1.2. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

1.2.1. Definición y Formulación del Problema.

La ETSUNP, es una entidad para el desarrollo de Estudios Profesionales de formación Técnica. Semestre a semestre, su población de estudiantes incrementa sustancialmente, lo que implica el manejo y proceso de grandes volúmenes de Información

La ETSUNP abarca anualmente el desarrollo de 02 semestres académicos, en cada semestre se obtiene la historia académica del alumno realizándose procesos académicos que incluye: la programación académica, matrícula de alumnos ingresantes, matrícula de alumnos regulares, inscripción por cursos, elaboración de horarios, procesos que se realizan de acuerdo a un Calendario Académico; además se actualizan los registros de notas, se elaboran historiales académicos y cuadros de mérito. Estos procesos exigen un adecuado tratamiento en un ambiente de seguridad, confiabilidad y rapidez.

Con la finalidad de almacenar los datos del semestre, específicamente de alumnos Matriculados y de alumnos inscritos por cursos, se crean nuevos archivos de trabajo (hojas de cálculo de Excel) sin considerar los resultados de semestres anteriores, siendo éstos los que permiten controlar el semestre actual. Para el tratamiento de la información se utiliza un Sistema de Información Académico Manual, ello origina que el proceso académico no se desarrolle en el tiempo establecido y la atención a los alumnos y docentes no sea de manera inmediata.

La información sobre los alumnos matriculados, son manejadas por personal académico-administrativo, según la función académica asignada, cada una trabajando con sus propios datos. Hecho que a pequeño o mediano plazo, da origen a una información no actualizada, duplicada y redundante.

En este sentido: la uniformidad, precisión (información correcta), oportunidad (Información disponible), plenitud (Información completa), significado (Información interpretable) e integridad (Información coherente), se ven seriamente afectadas al no ser aprovechados totalmente sus beneficios.

Como consecuencia de ello los informes de alumnos Matriculados y el registro de actas (alumnos inscritos por cursos) muchas veces no son coherentes.

La existencia de un sistema de información y una base de datos integra es la solución a dichos problemas.

La ETSUNP cuenta con una infraestructura y tecnología eficiente y adecuada, para mecanizar el área académica a través del desarrollo e implementación de un sistema de información que permita: afrontar con eficacia el control de los procesos académicos, contar con información precisa, oportuna, actualizada y fácil de obtener. La puesta en marcha del sistema y el buen uso de uno de los recursos mas importantes de toda organización: La Información, la ETSUNP alcanzará uno de sus objetivos: “El mejor servicio a los alumnos procurando la mejor atención posible a sus educandos”.

En este contexto, el presente trabajo de investigación, estudia y propone uniformizar los procesos académicos importantes y así mismo contribuir a dar solución a dichos problemas; mediante el desarrollo de un sistema de información que de soporte a la gestión académica, con los beneficios que una base de datos otorga, entre los que se encuentran: integrar la información manejada en las diferentes estaciones, otorgar seguridad de los datos, minimizar la redundancia de la información, entre otros beneficios. Ello retornará la importancia que posee la información en las organizaciones.