CAPÍTULO III. Del Registro Contable de las Operaciones

Artículo 33.- La contabilidad gubernamental deberá permitir la expresión fiable de las transacciones en los estados financieros y considerar las mejores prácticas contables nacionales e internacionales en apoyo a las tareas de planeación financiera, control de recursos, análisis y fiscalización.

COMENTARIO

Del contenido de este artículo se desprende que la contabilidad gubernamental debe ser útil como instrumento para la administración, pues debe apoyar las tareas de:

Planeación financiera

Control de recursos

Análisis y

Fiscalización

Artículo 34.- Los registros contables de los entes públicos se llevarán con base acumulativa. La contabilización de las transacciones de gasto se hará conforme a la fecha de su realización, independientemente de la de su pago, y la del ingreso se registrará cuando exista jurídicamente el derecho de cobro.

COMENTARIO

Se conoce como base acumulativa : la base contable en que los ingresos se asignan al periodo contable en que se ganan, independientemente de que se reciba o no el efectivo; según este criterio, los gastos en que se incurre para ganar los ingresos se deducen de dichos ingresos, sin importar si el efecto fue desembolsado o no para su pago.16

Base de registro acumulativa. También conocida como “criterio de devengo”. Mediante su utilización es posible proporcionar a los usuarios de la información los valores totales de los recursos financieros, activos físicos o de capital y pasivos financieros, incluyendo las provisiones; así mismo, se presentan todos los costos y gastos relacionados con los riesgos reportados, incluyendo las depreciaciones. En esta base de registro se fundamenta la contabilidad patrimonial. 17

La contabilidad sobre una base de devengación (también llamada, “contabilidad sobre una base acumulada” o “contabilidad sobre una base de acumulación”) no sólo capta transacciones, transformaciones internas y eventos pasados que representaron cobros o pagos de efectivo, sino también, obligaciones de pago en el futuro y recursos que representan efectivo a cobrar en el futuro. Las normas particulares determinan cuándo y bajo qué circunstancias serán objeto de reconocimiento contable. 18

Registro Contable de las Operaciones

Se llevarán con base acumulativa

La contabilización del gasto se hará conforme a la fecha de su realización, independientemente de la de su pago,

La del ingreso cuando exista jurídicamente el derecho de cobro.

La contabilidad deberá contener registros auxiliares que muestren los avances presupuestarios y contables, que permitan realizan el seguimiento y evaluar el ejercicio del gasto público y la captación del ingreso, así como el análisis de los saldos contenidos en sus estados financieros

16 http://www.eco-finanzas.com/diccionario/B/BASE_ACUMULATIVA_DE_CONTABILIDAD.htm

17 Instituto Mexicano de Contadores Públicos

18. CINIF. Normas de Información Financiera (NIF) NIF A-2 Postulados Básicos

Artículo 35.- Los entes públicos deberán mantener un registro histórico detallado de las operaciones realizadas como resultado de su gestión financiera, en los libros diario, mayor, e inventarios y balances.

COMENTARIO

La presente disposición establece para los entes públicos la obligación de mantener un registro histórico detallado de las operaciones realizadas y se refiere específicamente a los libros: diario, mayor e inventarios y balances, aunque esta disposición no señala por cuánto tiempo es obligación mantener dichos registros.

Artículo 36.- La contabilidad deberá contener registros auxiliares que muestren los avances presupuestarios y contables, que permitan realizar el seguimiento y evaluar el ejercicio del gasto público y la captación del ingreso, así como el análisis de los saldos contenidos en sus estados financieros.

COMENTARIO

Se señala expresamente la obligación de llevar registros auxiliares que muestren avances contables y presupuestales, que permitan evaluar y dar seguimiento al ingreso y al gasto público, así como el análisis de saldos contenidos en los estados financieros y obviamente en la balanza de comprobación.

Artículo 37.- Para el registro de las operaciones presupuestarias y contables, los entes públicos deberán ajustarse a sus respectivos catálogos de cuentas, cuyas listas de cuentas estarán alineadas, tanto conceptualmente como en sus principales agregados, al plan de cuentas que emita el consejo. Para tal propósito, se tomarán en consideración las necesidades de administración financiera de los entes públicos, así como las de control y fiscalización. Las listas de cuentas serán aprobadas por:

I. En el caso de la administración pública federal, la unidad administrativa competente en materia de contabilidad gubernamental de la Secretaría de Hacienda, y

II. En el caso de la administración centralizada de las entidades federativas, municipios, demarcaciones territoriales del Distrito Federal y sus respectivas entidades paraestatales, la unidad administrativa competente en materia de contabilidad gubernamental que corresponda en cada caso.

COMENTARIO

Este artículo expresa que para el registro de las operaciones presupuestarias y contables, los entes públicos de los estados y municipios deben ajustarse a las listas de cuentas aprobadas por la unidad administrativa competente en materia de contabilidad gubernamental que corresponda, debiendo estar alineadas dichas listas de cuentas (catálogo de cuentas) al plan de cuentas que emita el consejo.

Esta disposición expresa una situación sumamente importante, que los entes públicos deben ajustarse a sus respectivos catálogos de cuentas y que para tal efecto se tomarán en consideración las necesidades de administración financiera, de control y fiscalización de dichos entes públicos. Es de esperarse que las referidas unidades administrativas competentes en materia de contabilidad gubernamental, tomen en cuenta el contenido textual de la presente norma, no imponiendo catálogos de cuentas arbitrariamente y autoritariamente; sino tomando en consideración las necesidades reales de cada ente público.

Artículo 38.- El registro de las etapas del presupuesto de los entes públicos se efectuará en las cuentas contables que, para tal efecto, establezca el consejo, las cuales deberán reflejar:

I. En lo relativo al gasto, el aprobado, modificado, comprometido, devengado, ejercido y pagado, y

II. En lo relativo al ingreso, el estimado, modificado, devengado y recaudado.

COMENTARIO

Las diferentes etapas del presupuesto que vayan reflejando su ejercicio, se deberán revelar en las cuentas presupuestales de conformidad con el plan de cuentas que establezca el consejo. Dichas etapas se encuentran definidas en el artículo 4 fracciones VIII, XIV, XV, XVI, XVII Y XIX de la propia Ley.

De igual manera se tomará en consideración el acuerdo del CONAC publicado en el Diario Oficial de la Federación, con fecha 20 de agosto de 2009, denominado: Acuerdo por el que se emiten las Normas y Metodología para la determinación de los momentos contables de los egresos.

Aprobación del Listado de Cuentas

Catálogos de cuentas (listados, instructivos y guías contabilizadoras) alineados al plan de cuentas;

Las Listas de Cuentas serán aprobadas por:

En el caso de la administración centralizada de las entidades federativas, municipios, demarcaciones territoriales del Distrito Federal y sus respectivas entidades paraestatales, la unidad administrativa competente en materia de contabilidad gubernamental que corresponda en cada caso.

Los registros contables de los entes públicos se llevarán con base acumulativa. La contabilización de las transacciones de gasto se hará conforme a la fecha de su realización, independientemente de su pago 19

El momento contable del gasto aprobado, es el que refleja las asignaciones presupuestarias anuales comprometidas en el Presupuesto de Egresos

El gasto modificado es el momento contable que refleja la asignación presupuestaria que resulta de incorporar, en su caso, las adecuaciones presupuestarias al presupuesto aprobado.

El gasto comprometido es el momento contable que refleja la aprobación por autoridad competente de un acto administrativo, u otro instrumento jurídico que formaliza una relación jurídica con terceros para la adquisición de bienes y servicios o ejecución de obras. En el caso de las obras a ejecutarse o de bienes y servicios a recibirse durante varios ejercicios, el compromiso será registrado por la parte que se ejecutará o recibirá durante cada ejercicio.

El gasto devengado es el momento contable que refleja el reconocimiento de una obligación de pago a favor de terceros por la recepción de conformidad de bienes, servicios y obras oportunamente contratados; así como de las obligaciones que derivan de tratados, leyes, decretos, resoluciones y sentencias definitivas.

El gasto ejercido es el momento contable que refleja la emisión de una cuenta por liquidar certificada (CLC) o documento equivalente debidamente aprobado por la autoridad competente.

El gasto pagado es el momento contable que refleja la cancelación total o parcial de las obligaciones de pago, que se concreta mediante el desembolso de efectivo o cualquier otro medio de pago.

19 Acuerdo del CONAC por el que se emiten las Normas y Metodología para la determinación de los momentos

contables de los egresos.

Artículo 39.- Serán materia de registro y valuación las provisiones que se constituyan para hacer frente a los pasivos de cualquier naturaleza, con independencia de que éstos sean clasificados como deuda pública en términos de la normativa aplicable. Dichas provisiones deberán ser revisadas y ajustadas periódicamente para mantener su vigencia.

COMENTARIO

Conforme al Boletín C-9 emitido por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, relativo a:

Pasivo, Provisiones, Activos y Pasivos Contingentes y Compromisos; las provisiones son pasivos en los que su cuantía o vencimiento son inciertos.

Así mismo, se afirma en este Boletín que todos los Pasivos de la entidad necesitan ser valuados y reconocidos en el balance general. Para efecto de su reconocimiento, deben cumplir con las características de ser una obligación presente, donde la transferencia de activos o prestación de servicios sea virtualmente ineludible y surja como consecuencia de un evento pasado.

Artículo 40.- Los procesos administrativos de los entes públicos que impliquen transacciones presupuestarias y contables generarán el registro automático y por única vez de las mismas en los momentos contables correspondientes.

COMENTARIO

El registro automático y por única vez de las transacciones presupuestarias y contables, otorgará a los entes públicos la ventaja de tener registros e información financiera oportuna.

De conformidad con la NIF A-4, la información financiera debe emitirse a tiempo al usuario general, antes de que pierda su capacidad de influir en su toma de decisiones.

La información no presentada oportunamente pierde, total o parcialmente, su relevancia.

El IMCP con relación a la armonización contable gubernamental, en tratándose de los Sistemas de Información opina que: 20

Sistemas de información. Se seleccionan herramientas de última generación, de bajo costo y con tecnología de punta a nivel mundial, incluye equipos, lenguajes de programa, esquemas de operación de bases de datos y el ambiente de redes. Se aplican modernos principios de administración pública:

a. Las diversas dependencias trabajan en línea.

b. Cada dependencia opera su propio presupuesto.

c. Los usuarios no requieren conocimientos de contabilidad, debido a la práctica de registro automático mediante la contabilidad por eventos.

d. Se desconcentra el trabajo de las tesorerías.

e. Los movimientos se capturan donde se originan.

f. Se produce de manera automática la contabilidad.

g. Se obtiene información de tiempo real, tanto financiera como programática y presupuestal.

h. Los saldos contables y presupuestales están permanentemente conciliados.

i. Se promueve la utilización de formatos de uso múltiple.

j. Pueden operarse en entidades de diferente tamaño, volumen de operaciones o ubicación geográfica.

Artículo 41.- Para el registro único de las operaciones presupuestarias y contables, los entes públicos dispondrán de clasificadores presupuestarios, listas de cuentas y catálogos de bienes o instrumentos similares que permitan su interrelación automática.

20 http://www.imcp.org.mx/spip.php?page=imprimir&id_article=105

COMENTARIO

En opinión del IMCP21 , la Estructura Financiera, es la definición del catálogo de cuentas a nivel de mayor, con el objeto de homologar las cuentas contables y la técnica presupuestal de los entes públicos para garantizar su correcta clasificación, proceso y salida de datos, así como la elaboración de informes y estados financieros.

La Estructura Financiera requiere de la predefinición de los siguientes elementos:

a.Principios de Contabilidad o Normas de Información Financiera (Postulados básicos)

b.Contabilidad por Eventos

c.Base de Registro Acumulativa

d.Guías Contabilizadoras

Artículo 42.- La contabilización de las operaciones presupuestarias y contables deberá respaldarse con la documentación original que compruebe y justifique los registros que se efectúen.

El consejo aprobará las disposiciones generales al respecto, tomando en cuenta los lineamientos que para efectos de fiscalización y auditorías emitan la Secretaría de la Función Pública, la Auditoría Superior de la Federación y sus equivalentes a nivel estatal.

COMENTARIO

Esta medida es sumamente relevante, ya que respaldar las operaciones contables y presupuestarias con la documentación original, permitirá la obtención de la evidencia suficiente y competente por parte de los órganos fiscalizadores competentes, para efectos de fiscalización y auditoría.

En algunos entes fiscalizadores de la República, se ha tomado como costumbre requerir la documentación soporte de las operaciones contables y presupuestales de los entes públicos, únicamente en fotocopia, lo que ha contribuido a fomentar actos de corrupción en la comprobación del uso y destino de los recursos públicos.

21 Ídem

Artículo 43.- Los entes públicos estarán obligados a conservar y poner a disposición de las autoridades competentes los documentos, comprobatorios y justificativos, así como los libros principales de contabilidad, de conformidad con los lineamientos que para tal efecto establezca el consejo.

COMENTARIO

Los lineamientos que emita el Consejo respecto de la conservación e información de la documentación comprobatoria ante las autoridades competentes, son relevantes, pues seguramente indicarán el tiempo de conservación de la misma por parte de los entes públicos, los procedimientos y términos para presentarla ante autoridades competentes, así como el tiempo que la autoridad la tendrá en su poder o custodia, entre otros.