9.7. FASES EN EL ANÁLISIS DE COSTES

La determinación de costes comprende cuatro fases perfectamente diferenciadas que representan sucesivas etapas en la elaboración de esta magnitud económica y son:

1.-Clasificación y reclasificación de los costes.

2.-Localización del coste de los factores entre los centros de costes.

3.-Imputación de los costes de los factores o de los centros a los productos.

4.-Determinación de márgenes y resultados.

1.-Clasificación y reclasificación de los costes.

El objetivo de esta fase es identificar el conjunto de costes externos e internos que se ponen a disposición de la empresa para desarrollar su actividad funcional. Los costes externos se reflejan en la contabilidad de costes por el traslado de la información proveniente de la contabilidad financiera. Los costes calculados en la contabilidad de costes o costes internos no se toman como reflejo de operaciones externas sino que obedecen a cálculos en sentido económico como pueden ser las amortizaciones, las diferencias de inventario y los costes de oportunidad. Respecto a la reclasificación tiene como objetivo ordenar los costes de forma que se facilite su imputación a los centros operativos de la empresa. Esta ordenación estará en función del modelo de costes elegido, si la empresa utiliza el direct cost deberá realizar una reclasificación en costes fijos y variables.

2.-Localización del coste de los factores entre los centros de costes.

En ocasiones las empresas para realizar su actividad se dividen en centros de costes, que pueden definirse como unidades contables donde se localizan los costes de los factores antes de su imputación a la determinación del coste de los productos, no existen centros de costes legalmente establecidos para todas las empresas, sino que cada empresa dependiendo de su actividad, tamaño, y otros factores, utilizará aquellos centros de costes que considere oportunos, de forma general e indicativo podemos hacer referencia a los siguientes centros de costes: centro de costes de aprovisionamiento, centro de costes de transformación, centro de costes de comercialización, centro de costes de administración. Esta forma de organización interna de la empresa mediante centros de costes y secciones a partir de los cuales se determina el coste de los productos terminados se denominan modelos orgánicos, frente a los modelos inorgánicos que no tienen en cuenta la estructura organizativa de la empresa de tal forma que el coste del producto se configura con los factores que han intervenido como: materiales, mano de obra y otros. Los centros de costes pueden ser los siguientes:

Centro de aprovisionamiento: en este centro va a recogerse el valor de todas las operaciones que tengan relación con los materiales utilizados posteriormente en el proceso productivo y los costes propios del aprovisionamiento de la empresa tales como costes de personal relacionados con el almacenamiento, energía eléctrica, alquileres del almacenamiento, etc.

Centro de transformación: recogerá el valor de todas las operaciones realizadas como consecuencia de la fabricación o del desarrollo del ciclo productivo de la empresa, finalizando sus funciones como tal al pasar los productos terminados a su correspondiente almacén.

Centro de comercialización: los costes de este centro no entrarán a formar parte del coste de los productos y en él se recogerán todos los costes derivados de la comercialización y venta de los productos fabricados, tales como los de marketing y publicidad.

Centro de administración: recogerá los costes producidos como consecuencia de las tareas que exige el proceso administrativo, se trata de costes que integran la estructura general de la empresa.

Las empresas para realizar esta etapa se apoyará en un cuadro que se denomina cuadro de localización del coste de los factores en los centros de costes o cuadro de reparto de los costes indirectos, que se realizará en la estadística de costes y es un cuadro de doble entrada donde aparecen todos los centros de costes que tenga la empresa y todos los costes de factores y tiene la siguiente estructura:

Centros de coste

Costes de factores

Total Centro de aprovisi. Centro de transfor. Centro de comerci. Centro de adminis.

Coste sueldo y salario

Coste suministros

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Total

Este cuadro representa el reparto primario, puede suceder que determinadas empresas (normalmente las más grandes) dividan sus centros de costes en otras unidades contables más pequeñas que se denominan secciones. Así por ejemplo el centro de aprovisionamiento puede dividirse en dos secciones que pueden denominarse: sección de compras y sección de almacén de materias primas; el centro de transformación puede dividirse en diferentes secciones: sección de cortado, sección de acabado, sección de montaje, sección Taller I, sección de pintado, etc.; el centro de comercialización también puede dividirse en diferentes secciones: sección de transportes de ventas, sección de publicidad, sección de marketing, sección de gastos de ventas, etc.; y el centro de administración también puede dividirse en secciones: sección de personal, sección de contabilidad, sección de secretaría, etc. Cuando la actividad de la empresa aparece así dividida no solamente se tiene que realizar el reparto primario, además hay que realizar lo que se denomina sobreparto o reparto secundario donde se definen las secciones principales que son aquellas más relevantes para la empresa y las secciones auxiliares que se consideran menos relevantes.

El reparto secundario puede ser en cascada y por prestaciones recíprocas. En cascada es el más sencillo y se debe de realizar cuando una sección reparte sus costes entre otras secciones pero no recibe nada de ellas, por el contrario el reparto por prestaciones recíprocas se produce cuando dos o más secciones reparten sus costes entre otras secciones y al mismo tiempo reciben costes de ellas, en este caso se plantea un sistema de ecuaciones de n incógnitas tantas como secciones participen en el sobreparto. El cuadro anterior deberá ampliarse para representar las secciones y el reparto secundario.

3.-Imputación de los costes de los factores o de los centros a los productos.

En esta etapa la empresa tratará de terminar el coste de los productos que fabrica, así como el coste unitario. Habrá que diferenciar diferentes situaciones.

-Que la empresa no tenga centros de costes, entonces se pasará de la etapa 1 a esta etapa, en este caso no se tendrá que realizar la etapa nº 2 de localización. También tendremos que diferenciar si la empresa tiene o no tiene productos en curso de fabricación. En el caso de que la empresa no tenga productos en curso de fabricación coincidirá el coste de la producción con el coste de los productos terminados y lo determinaremos teniendo en cuenta los consumos de materias primas más otros costes de factores que se utilizan para fabricar el producto o productos terminados, posteriormente los reflejaremos en el inventario permanente de productos terminados. En el caso de que la empresa sí tenga productos en curso de fabricación el proceso es más largo que representaremos en cuatro anotaciones contables. En primer lugar determinaremos el coste de la producción del periodo sumando los consumos y otros costes de factores, en segundo lugar el coste de la producción la reflejaremos en el inventario permanente de productos en curso de fabricación, en tercer lugar determinamos el coste de los productos terminados teniendo en cuenta las existencias iniciales y finales de productos en curso de fabricación, y por último lo reflejamos en el inventario permanente de productos terminados.

-Que la empresa si tenga centros de costes, también tendremos que diferenciar si la empresa tiene o no tiene productos en curso de fabricación. En el caso de que la empresa no tenga productos en curso de fabricación coincidirá el coste de la producción con el coste de los productos terminados y lo determinaremos teniendo en cuenta los costes de los centros productivos (aprovisionamiento y transformación) más los consumos si nos los hemos incluido en aprovisionamiento y los costes directos de los factores posteriormente los reflejaremos en el inventario permanente de productos terminados. En el caso de que la empresa sí tenga productos en curso de fabricación el proceso es más largo que representaremos en cuatro anotaciones contables. En primer lugar determinaremos el coste de la producción del periodo sumando los costes de los centros productivos(aprovisionamiento y transformación) más los consumos si nos los hemos incluido en aprovisionamiento y los costes directos de los factores, en segundo lugar el coste de la producción la reflejaremos en el inventario permanente de productos en curso de fabricación, en tercer lugar determinamos el coste de los productos terminados teniendo en cuenta las existencias iniciales y finales de productos en curso de fabricación, y por último lo reflejamos en el inventario permanente de productos terminados.

4.-Determinación de márgenes y resultados.

Esta última etapa consiste en determinar los diferentes márgenes y resultados y comprobar mediante los asientos de cierre que el proceso de contabilidad interna, único mecanismo que la empresa tiene para conocer todos los datos del ámbito interno de la empresa lo ha realizado correctamente

-Reflejo de los ingresos por ventas, mediante esta anotación la empresa contabiliza los ingresos que obtiene por la venta de sus productos en el mercado que será igual al número de unidades vendidas por el precio de venta.

Ejemplo de aplicación para una compañía aérea, en este tipo de empresas el importe neto de la cifra de negocios corresponde a diferentes partidas como:

-Ingresos de pasaje

-Ingresos de carga

-Handling (despacho de aviones y servicios en aeropuerto)

-Asistencia técnica a compañías aéreas

-Ingresos por acuerdos comerciales

-Ingresos recuperación de billetes caducados

-Otros ingresos

-Reflejo del margen industrial, comprobamos la diferencia positiva o negativa entre los ingresos por ventas (número de productos vendidos a precio de venta) y el coste de las ventas (número de productos vendidos a precio de coste información que obtenemos del inventario permanente de productos terminados) y obtendremos un margen industrial positivo o negativos que reflejaremos contablemente.

-Reflejo del margen comercial, representa la diferencia entre el margen industrial y los costes de comercialización, ventas o publicidad del producto, la diferencia será un margen comercial positivo o negativo.

-Reflejo del resultado de la contabilidad analítica de la actividad, diferencia entre el margen comercial y los costes de administración.

-Reflejo del resultado de la contabilidad analítica del periodo, diferencia entre el RCAA y los costes de subacticidad.

Se puede representar mediante el estado demostrativo de resultados:

Ingreso por ventas

-Devoluciones sobre ventas

-Rappels sobre ventas

Ventas netas

-Coste industrial de las ventas o coste de los productos vendidos

Margen industrial

-Costes comerciales

Margen comercial

-Costes de administración

Resultado de la contabilidad analítica de la actividad

-Costes de la subactividad

Resultados de la contabilidad analítica del periodo