6.6. OBLIGACIONES LEGALES Y SUS CONSECUENCIAS

6.6.1. Legalización y conservación de los libros contables.

Los libros obligatorios deberán presentarse en el Registro Mercantil para su legalización. Estos podrán legalizarse antes (libros numerados correlativamente y en blanco) y después de su utilización (encuadernados para imposibilitar la sustitución de horas, numerados correlativamente y con los espacios en blanco debidamente anulados). La legalización posterior deberá hacerse antes de los cuatro meses siguientes al cierre de ejercicio.

Los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes al negocio se conservarán, debidamente ordenados, durante 6 años a partir del último asiento realizado, salvo que se establezca lo contrario por disposiciones. Este plazo deberá cumplirse aún en caso de cese de negocio, disolución de sociedades (asume la obligación los liquidadores) o fallecimiento del empresario (se traslada la responsabilidad a los herederos).

6.6.2. Formulación y depósito de las Cuentas Anuales

Los libros contables, a excepción de las cuentas anuales, son secretos salvo lo dispuesto en las leyes y mediante proceso iniciado de oficio o a instancia de parte. Sin embargo, de acuerdo con el artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil y el artículo 218 de la Ley de Sociedades Anónima, los empresarios y administradores deben dar publicidad a las Cuenta Anuales mediante su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio.

Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa (en formato ordinario o abreviado), que comprenderán:

- Balance

- Cuenta de pérdidas y ganancias

- Estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio

- Estado de flujos de efectivo (no será obligatorio cuando las empresas elaboren el Balance, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y la Memoria en formato abreviado).

- Memoria.

Estos documentos forman una unidad, y de acuerdo con la Ley de Sociedades Anónimas (artículo 172.2), deberán ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad. Puntualizando el Código de Comercio (34.2) que en •la contabilización de la operaciones se atenderá a su realidad económica y no sólo a su forma jurídica”.

Deberán ser firmados por todos los administradores, los socios o el propietario en caso de empresas individuales. Si faltase la firma de alguno de ellos se señalará, con expresa indicación, la causa.

El artículo 171 de la Ley de Sociedades Anónimas expone que los administradores de la sociedad están obligados a formular además de las cuentas anuales, el informe de gestión (en caso de las compañías no puedan formular Balance abreviado) y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.

El artículo 203 de la Ley de Sociedades Anónimas expone que las cuentas anuales y el informe de gestión deberán ser revisados por auditores de cuentas. Exceptuando de esta obligación a las sociedades que puedan presentar balance abreviado.

El plazo que legalmente se establece para la elaboración, aprobación y depósito de las cuentas anuales queda sintetizado en el cuadro siguiente:

Tabla 6.3. Plazos de elaboración y depósito de las cuentas anuales

Inicio del proceso 31/12/Año n Fecha de referencia para el cierre de las cuentas

Tres meses a partir de la fecha de cierre. 31/3/Año n+1 Plazo máximo para formular las cuentas anuales, la propuesta sobre asignación de resultados y el informe de gestión.

Mínimo de un mes, desde que reciben las cuentas anuales Plazo mínimo para que los auditores elaboren su informe.

Seis meses a partir de la fecha de cierre 30/06/Año n+1 Plazo máximo para la celebración de Junta General que apruebe las cuentas anuales.

Un mes desde la aprobación en Junta de las Cuentas Anuales 31/07/Año n+1 Plazo máximo para presentación en el Registro Mercantil de:

1. Cuentas Anuales.

2. Informe de gestión.

3. Informe de auditoría.

Un mes desde su depósito en el Registro Mercantil 31/08/Año n+1 Publicación del depósito en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORM)

6.6.3. Régimen sancionador para la sociedad

El artículo 221 de la Ley de Sociedades anónimas expone que el incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar las cuentas dentro del plazo establecido, dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista.

También dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Cuando la sociedad tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 de euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.

6.6.4. Régimen sancionador a los administradores

El artículo 290 del Código Penal expone que los administradores que falsearen las cuentas anuales u otros documentos que deban reflejar la situación jurídica o económica de la entidad, de forma idónea para causar un perjuicio económico a la misma, a alguno de sus socios, o a un tercero, serán castigados con la pena de prisión de uno a tres años y multa de seis a doce meses.

Asimismo, el artículo 310 del Código Penal regula determinados incumplimientos de obligaciones contables establecidas por Ley tributaria. Estableciendo que se castigará con la pena de prisión de cinco a siete meses al que estando obligado por Ley tributaria a llevar contabilidad mercantil, libros o registros fiscales:

a) Incumpla absolutamente dicha obligación en régimen de estimación directa de bases tributarias.

b) Lleve contabilidades distintas que, referidas a una misma actividad y ejercicio económico, oculten o simulen la verdadera situación de la empresa.

c) No hubiere anotado en los libros obligatorios negocios, actos, operaciones o, en general, transacciones económicas, o los hubiese anotado con cifras distintas a las verdaderas.

d) Hubiere practicado en los libros obligatorios anotaciones contables ficticias.

La consideración como delito de los supuestos de hecho, a que se refieren los párrafos c) y d) anteriores, requerirá que la cuantía de los cargos o abonos omitidos o falseados exceda, sin compensación aritmética entre ellos, de 240.000 euros por cada ejercicio económico.

6.6.5. Concurso de suspensión de pagos.

El artículo 164 de la Ley Concursal expone que el concurso se calificará como culpable cuando en la generación o agravación del estado de insolvencia hubiera mediado dolo o culpa grave del deudor o, si los tuviere, de sus representantes legales y, en caso de persona jurídica, de sus administradores o liquidadores, de derecho o de hecho.

En todo caso, el concurso se calificará como culpable cuando el deudor legalmente obligado a la llevanza de contabilidad incumpliera sustancialmente esta obligación, llevara doble contabilidad o hubiera cometido irregularidad relevante para la comprensión de su situación patrimonial o financiera en la que llevara.

Estableciendo el artículo 165, que se presume la existencia de dolo o culpa grave, cuando el deudor o, en su caso, sus representantes legales, administradores o liquidadores, obligado legalmente a la llevanza de contabilidad, no hubiera formulado las cuentas anuales, no las hubiera sometido a auditoría, debiendo hacerlo, o, una vez aprobadas, no las hubiera depositado en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso.

Si el concurso es declarado culpable, supondrá la inhabilitación de las personas afectadas por la calificación para administrar los bienes ajenos durante un período de dos a 15 años, así como para representar o administrar a cualquier persona durante el mismo período.