6.5. INSTRUMENTALIZACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE: LOS LIBROS DE CONTABILIDAD.

Los libros contables que recogen las diferentes anotaciones de registro llevadas a cabo en el proceso contable son: el Libro Diario, el Libro Mayor y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

Libro Diario. Recoge las anotaciones, ordenadas cronológicamente, de los diferentes hechos contables mediante asientos contables:

- Comienza con el asiento de apertura al inicio del ejercicio contable,

- Continua cronológicamente en función de las distintas operaciones y

- Finaliza con los asientos de regularización y cierre llevados a cabo a 31 de diciembre (o fecha de finalización del ejercicio contable si es irregular).

Será valida la anotación conjunta por períodos no superiores a un mes, siempre que el detalle de las operaciones aparezca en otros libros específicos.

Libro Mayor. Recoge las anotaciones correspondientes a cada uno de los elementos del patrimonio mediante anotaciones en las diferentes cuentas.

El registro se realiza trasladando las anotaciones recogidas en el diario a las respectivas cuentas.

Libro de inventarios y balances. Recoge información correspondiente a diferentes estados de patrimonio y resultados obtenidos. Normalmente se incluyen:

- Balance o Inventario Inicial detallado.

- Balances de comprobación de sumas y saldos trimestrales. Se trata de un Balance realizado a partir de los datos contenidos en el Libro Mayor para verificar que las sumas y los saldos deudores (DEBE) y acreedores (HABER) coinciden.

- Inventario final del período. Listado de los elementos constitutivos del patrimonio. Se corresponde con el inventario inicial del período siguiente.

- Cuentas Anuales. Formadas por el Balance de Situación Final; la Cuenta de Pérdidas y Ganancias; El Estado de cambios en el Patrimonio Neto, el Estado de Flujos de Efectivo y la Memoria.

El Código de comercio en su art. 25, regula la obligatoriedad de todo empresario de llevar la contabilidad de acuerdo a determinados criterios: “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un Libro de Inventario y Cuentas Anuales y otro Diario”.

De esta afirmación se extra que:

Los tres libros anteriores [Diario, Mayor e Inventarios y Balances ] son denominados fundamentales porque son necesarios desde un punto de vista técnico-contable para el desarrollo completo del sistema de información contable.

Pero son obligatorios por Ley en España el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Balances.

• El libro Mayor es voluntario y junto con otros libros son llevados por las empresas en función de sus necesidades.

• Entre otros libros pueden destacarse:

- Libros auxiliares que detallan de forma más específica algunas operaciones (facturas emitidas, facturas recibidas, etc.) que aparecen contabilizadas en el diario o el mayor.

- Libros registro que recogen el registro concreto de ciertos elementos (inmovilizado) o documentos (efectos comerciales) relacionados con las operaciones contables.

Asimismo, dependiendo de la naturaleza mercantil de la compañía, está estará obligada a elaborar Libro de Actas, Libro de Registro de socios, etc.