9.6. Homologación de software de digitalización

La Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, “contempla la digitalización certificada de facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos y establece que las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que le sirvieron de base.”

Este proceso debe garantizar “una imagen fiel e íntegra de cada documento firmado con firma electrónica, así como la organización de la digitalización en torno a una base de datos documental con determinadas garantías, tanto para ésta como para su conservación. La validez de la imagen digitalizada requerirá disponer de los procedimientos y controles necesarios para garantizar tanto la fidelidad del proceso, como la calidad de la imagen obtenida y de sus metadatos. El conjunto de dichos procedimientos y controles recibe la denominación de Plan de Gestión de Calidad, que deberá ser presentado junto con la solicitud de homologación del software de digitalización.

La Resolución entiende por Plan de Gestión de Calidad, “el conjunto de operaciones de mantenimiento preventivo y comprobaciones rutinarias que permitan garantizar mediante su cumplimiento que, en todo momento, el estado del software de digitalización y los dispositivos asociados producen imágenes fieles e íntegras. El objetivo es velar por la correcta calidad de la imagen obtenida y de sus metadatos, independientemente del momento de tiempo en el que se haga uso del software de digitalización”.

Se establecen unos Formatos estándares de uso común, y se admiten como tales, aquellos que estén publicados en la página web de la Agencia Tributaria. La técnica de compresión empleada, en su caso, debe ser sin pérdida de información.

Para garantizar la independencia de la plataforma tecnológica y evitar su obsolescencia, los formatos utilizados deben ser autodocumentados y autosuficientes en contenido para asegurar el acceso a las imágenes.

Se establece que el Nivel de Resolución de la imagen digital codificada (resolución espacial de la imagen obtenida debe ser como mínimo de 200 ppp (píxeles por pulgada).

Se exige la Garantía de imagen fiel e íntegra, es decir, un único fichero digital distinto para cada factura. La imagen obtenida debe respetar la geometría del original en tamaños y proporciones.

Para la representación de metadatos, la Agencia Tributaria establece como referencia la especificación estándar denominada XMP (Extensible Metadata Platform). El fichero, con la imagen resultante y sus metadatos, debe permanecer inalterado desde este instante. La validez de la imagen digitalizada de la factura requerirá disponer de los procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad de la imagen con el documento digitalizado en el procedimiento de digitalización certificada.

El resultado de la digitalización certificada debe organizarse en torno a una base de datos documental, conservándose por cada documento digitalizado un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los artículos 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, además de un campo en el que se contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la contenga, en ambos casos con la firma electrónica de la imagen del documento.

La firma de la base de datos puede ser realizada mediante cualquiera de los sistemas de firma electrónica contemplados en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.

Las entidades desarrolladoras que deseen homologar software de digitalización deberán presentar una solicitud dirigida al Director del Departamento de Informática Tributaria de la Agencia Tributaria, el cual, una vez verificada la documentación aportada y el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Orden EHA/962/2007, procederá a acordar, en su caso, la homologación solicitada. El software de digitalización homologado será incluido en una lista que se hará pública en la página web de la Agencia Tributaria.