1.2.5 TRANSPORTE DE LA CINTA

Las cintas deben ser transportadas con mucho cuidado para asegurarse que no sean dañadas. Cuando se transportan los soportes magnéticos, las temperaturas no deben exceder los 43° C.

Las cintas y los cassettes se deben embalar en la misma orientación que se almacenan —sobre su pie— con el peso del rollo sostenido por el núcleo del carrete. Las cintas que se embalan en una posición horizontal son particularmente propensas a dañarse al caer o sufrir otras formas de impacto.

Las cintas deben protegerse de daños debido a impactos empaquetándolas en materiales que amortigüen los golpes, utilizando etiquetas especiales y transportándolas en vehículos adecuados. El envoltorio que absorbe los impactos a menudo ofrece la ventaja adicional de proporcionar un aislamiento que ayuda a proteger este soporte de las grandes variaciones de temperatura y humedad.

La exposición a fuertes campos magnéticos debe evitarse también para prevenir las pérdidas de información.

1.2.6 COPIAS MÚLTIPLES DE CINTA

Para evitar la pérdida información, vale mencionar el uso de copias múltiples. La información puede perderse debido a que el medio sobre el cual está registrada se haya deteriorado al punto de no poder ser reproducida. La información puede perderse también si la cinta en la que está grabada desaparece (se extravía, la roban, es destruida por el fuego, o una inundación). Ambos tipos de pérdida pueden evitarse manteniendo más de una copia de esta información y almacenándolas en lugares diferentes.

Las cintas más valiosas y con mayor posibilidad de ser usadas deben duplicarse y los originales deberían colocarse en un ambiente de archivo. En casos en que la información se considere extremadamente valiosa, se pueden hacer varias copias del original y guardarse junto a esta en el archivo.

No todas las instituciones de información disponen de presupuesto necesario, personal, tiempo o espacio para mantener dos copias de un mismo original. En este caso, el valor y los requerimientos de uso de las cintas deberían evaluarse y establecerse prioridades.

1.2.7 REFRESCAMIENTO

Para prolongar la vida útil de las cintas se hace necesario proporcionarles un refrescamiento periódico. Este no es un término normalizado en el ámbito de la grabación de cintas, que se puede representar también como “retensionamiento” o “regrabación de cinta”. En el contexto de esta investigación los términos de retensionamiento y regrabación serán usados asociados al de refrescamiento.

Normalmente, se recomienda el retensionamiento en los casos en que el rollo ha sido sometido a presiones prolongadas que pueden haber causado daño a la cinta. Algunos fabricantes han recomendado que las cintas se desenrollen y se rebobinen a intervalos regulares (a menudo, cada tres años) para redistribuir la presión en la cinta y evitar los deslizamientos de la misma, los enredos internos y la deformación del soporte de la cinta. Y otros se refieren al proceso de retensionamiento como ejercitación de la cinta.

La regrabación se refiere a que los datos sean leídos y grabados en la misma cinta periódicamente y con ello refrescar la señal magnética y evitar la pérdida de información.

La transcripción, es decir, el copiado de una cinta a otra, también se conoce como refrescamiento.

La transcripción es el término que se prefiere para este proceso. Las cintas compradas hoy en día, generalmente, utilizan carretes de cinta de poco diámetro y pigmentos magnéticos de alta coercitividad, por lo que a menudo no requieren de retensionamiento o de regrabado en forma periódica.

En ciertos casos específicos, es posible que los fabricantes de cinta recomienden que se tense periódicamente la cinta. Resulta mejor verificar con el fabricante para determinar si el retensionamiento de la cinta es necesario.

Finalmente, el refrescamiento no debería confundirse con la restauración. El refrescamiento es un procedimiento de mantenimiento preventivo. La restauración se refiere al reacondicionamiento de una cinta, dañada o degradada, con la finalidad de permitir su reproducción. La restauración es un procedimiento de reparación o de recuperación de daño.