BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales


LA IDENTIDAD NO ES SOLO EL LOGOTIPO: TODO COMUNICA

Miguel Santiesteban Amat



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II. Manual de identificación de la organización

• Razón social: domicilio social, número de identidad fiscal, número del registro industrial, fecha de fundación • Forma jurídica: estructura • Capital social: • Estatutos • Actividad de la Organización : sector, principales productos o servicios, problemática general • Marcas y patentes de la Organización • Breve historia: hechos relevantes desde la fundación • Participación de otras organizaciones: acuerdos, vinculación de trabajo, operaciones • Apoyos institucionales: ayudas recibidas de otras instituciones

• Volumen de exportaciones e importaciones: porcentaje sobre el total • Factores que influyen en la situación de la Organización • Equipo directivo.

III. Manual de políticas de compras

Sirve para definir el alcance de compras y para definir la función de compras y los métodos para otras funciones de la Organización que están afectadas por sus actividades. Por consiguiente, es también un instrumento de Relaciones Públicas que ayudan a evitar las posibles diferencias entre los departamentos.

Parte I. Responsabilidades y objetivos de compras.

A. Responsabilidades principales (Esbócense las funciones generales de compras). Evítense las descripciones de las tareas específicas: Formular la política de compras, los planes, los procedimientos.

Recopilar material e información sobre el mercado Manejar las compras.

Otros, por ejemplo, distribución de los excedentes, recepción, tráfico, etc.

Excepciones, por ejemplo, la publicidad de compras, seguros.

B. Objetivos principales.

Estas deben ser las metas generales de compras, un poco filosóficas, quizás de las que se derivan toda política: Servir económicamente a la Organización y contribuir a las utilidades.

Adquirir los materiales al precio más bajo posible, compatible con la calidad y el servicio Mantener las fuentes adecuadas Mantener los inventarios a los niveles esenciales Mantener a la administración informada de las condiciones del mercado, de los problemas de compras, etc.

Cooperar con otras unidades de la organización Explorar la estandarización Buscar materiales nuevos y mejorados Estar al corriente de los métodos y las técnicas de compras Parte II. Política. Defínanse sólo las actitudes.

A. Política general 1. Determinación de la necesidad, especificaciones, cantidades.

2. Compromisos de compras.

3. Contactos con los proveedores.

B. Política de compras 1. Compras centrales o locales.

2. Seleccionar las fuentes de suministro.

3. Fuentes múltiples contra fuente única.

4. Reciprocidad.

5. Compras a los accionistas 6. Consideración de los negocios pequeños 7. Negociación.

8. Ofertas competitivas.

10. Compras clasificadas.

11. Compras especulativas.

12. Compras al extranjero.

13. Compras entre fábricas 14. Compras de los empleados C. Política de precios y pagos D. Relaciones con otros departamentos 1. Cooperación con los que hacen las solicitudes 2. Autoridad delegada 3. Ordenes de urgencia 4. Difusión de la información sobre los precios.

5. Inspección 6. Recepción y tráfico 7. Ayuda legal 8. Ayuda de crédito 9. Decisiones de fabricar o comprar.

E. Relaciones con los proveedores 1. Recibir y entrevistar a los vendedores.

2. Evaluación de las perspectivas del proveedor.

3. Avisar a los cotizadores rechazados 4. Aceptar las sugerencias de los proveedores 5. Visitar las fábricas de los proveedores 6. Atención de las quejas y de los rechazos 8. Enfoque de las cancelaciones F. Ética Parte III. Deberes y organización

A. Deberes específicos del departamento de compras.

Seleccionar los proveedores Colocar las órdenes de compras Expeditar Comprobar las facturas Mantener expedientes de órdenes Mantener expedientes de catálogos Mantener tarjetas de precios Difundir la información sobre los productos Informar a la administración Preparar estadísticas

B. Organización Posición del departamento de compras en la organización Organigramas C. Guías de puestos 1. Guía para cada puesto clave: Director de compras Expeditores Agente de compras Administradores Analistas, etc.

a) ¿Ante quién es responsable el hombre? b) ¿A quién supervisa? c) Deberes específicos del puesto d) Autoridad, sus límites y extensión Parte IV Procedimientos

A. Procedimientos de compras B. Prácticas de archivo C. Contratos D. Procedimientos especiales En el futuro, a la función de compras se le impondrán probablemente nuevas y pesadas responsabilidades a fin de mantener la posición de la Organización en el mercado.


 

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