EMPRENDURISMO, CULTURA, CLIMA Y COMUNICACI?N ORGANIZACIONAL Y SU APLICACI?N A LA PEQUE?A Y MEDIANA EMPRESA EN LA ZONA METROPOLITANA DE GUADALAJARA, M?XICO

5 Estudio de caso

En este apartado se presente el perfil de la empresa, el diagnóstico de su sistema comunicativo y una propuesta. Desde el punto de vista metodológico se utilizó una serie de encuestas y entrevistas a los principales actores de la empresa para desarrollar los diferentes apartados relacionados con el estudio de caso.

5.1 Perfil y antecedentes de la empresa

SS es una microempresa en el occidente de México, dedicada a la venta y distribución de material quirúrgico y equipo médico. Se establece en 2002 con el propósito de brindar servicios de calidad tanto al sector público como al privado de esta región del país. Sus clientes más representativos son hospitales privados y sus distribuidores y los hospitales de gobierno. Cuenta con personal capacitado tanto en almacén, oficinas y ventas, para brindar una respuesta profesional a las necesidades del mercado.

Fuente: Información de los directivos de la empresa y observación directa

El actual director general de SS, es el fundador de la empresa, y decidió incursionar en este giro porque tenía conocimiento y experiencia sobre este tipo de mercado.

5.2 Diagnóstico de la comunicación en SS

Con la información recabada de los cuestionarios que se aplicaron en esta empresa, se presentan los siguientes cuadros en los que se resumen los aspectos de la comunicación que son más aplicables, las que se encuentran en un término intermedio y las menos aplicables de la empresa bajo estudio.

De acuerdo a la información proporcionada por los miembros de la empresa, se puede señalar que el tipo de comunicación predominante es descendente, los mensajes se generan en la gerencia, el cual los transmite al supervisor y llega de la misma forma a los empleados, el proceso de comunicación es corto y fluido, debido a que laboran pocas personas, a pesar de ser una micro empresa la forma de comunicación es similar a las grandes empresas que tienen múltiples niveles jerárquicos y departamentos.

En lo que respecta a la existencia de los canales informales de la comunicación, esta empresa no es la excepción, algunos de los empleados mencionan que los mensajes se transmiten impersonalmente a través de rumores, los cuales se aclaran en las juntas que se llevan a cabo para eliminar la falta de información.

En cuanto a la comunicación con los públicos de la organización, se alude que mantienen buenas relaciones con los externos (proveedores y clientes en menor medida), los internos (todos los empleados) y con los especiales (los accionistas) contribuyendo sin duda, a la integración de la dinámica organizacional y con una mayor identificación de cada uno de estos públicos con la empresa.

La empresa se encuentra en un primer nivel de explicación o entendimiento del proceso de comunicación, concentrándose en las necesidades de la empresa, enfatizando en la calidad de la información y el uso de tecnología avanzada para lograr una mayor cobertura con sus proveedores, clientes y accionistas principalmente.

La incorporación de nuevas tecnologías de información es un aspecto muy importante en cualquier empresa, particularmente en SS. En el caso estudiado, existen dos canales de comunicación: el Internet y el teléfono, siendo más importante el Internet, pues tiene diversas formas para transmitir los mensajes a sus diversos públicos como es el correo electrónico, mensajes instantáneos, y además que todos los tipos de públicos pueden acceder a la página Web de la empresa (lo que trae beneficios publicitarios), entre otros.

Analizar el proceso de comunicación en SS desde el enfoque de sistemas, ha permitido observar su dinamismo y la influencia que sufre del entorno cada vez más cambiante, en este sentido, Katz y Kahn (1966) señalan que las empresas en tanto sistemas abiertos deben transformarse para poder sobrevivir en este medio complejo, convirtiendo en energía la información interna y externa de sus diversos públicos a su sistema, para que sea capaz de adaptarse a las nuevos retos.

5.3 Modelo de Comunicación para SS

El interés por la comunicación ha dado como consecuencia diversidad de modelos de los procesos comunicativos, con diferencias en cuanto a descripciones y sus elementos. Ninguno de ellos puede calificarse de exacto; sino que algunos serán de mayor utilidad o corresponderán más que otros en determinado momento. Pérez (2000) señala que no todos los modelos son aplicables a todo tipo de organizaciones.

El modelo de comunicación que se plantea para SS es el siguiente:

En este modelo el emisor, en este caso la gerencia, es la encargada de recopilar la información necesaria y codificarla para que pueda transmitir el mensaje a través de los diversos canales o medios que sean más adecuados (de acuerdo a cada circunstancia), para que llegue a su destino, ya sea a su público interno, como son sus empleados, accionistas o a su publico externo, proveedores, clientes, etc., y lograr que el objetivo del mensaje logre el resultado esperado, una vez obtenido el resultado del mensaje se da la retroalimentación y todo este proceso se vuelve cíclico en un ambiente de ruido en el entorno de la empresa, ya que se encuentra envuelta en un ambiente de constante evolución de la información.