MARCO NORMATIVO DEL R?GIMEN CONTRIBUTIVO

CAPITULO III. Proceso de compensación

Artículo 6º. Proceso de compensación. Las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y demás Entidades Obligadas a Compensar, EOC, realizarán el proceso de compensación mediante la presentación de la declaración de giro y compensación, que involucre la totalidad de los recaudos por cotizaciones obligatorias de los apor tantes y pagos de cotizantes adicionales, así:

1. Al valor total recaudado en las cuentas registradas se le deducirán los valores correspondientes a Unidades de Pago por Capitación, UPC, adicionales, demás valores pagados por los cotizantes dependientes o afiliados adicionales de que tratan los Decretos 1703 y 2400 de 2002 y los intereses de mora por cotizaciones extemporáneas, y se le sumarán los valores que por incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad y paternidad descontaron los empleadores en sus autoliquidaciones. Esta suma corresponderá al valor total de las cotizaciones recaudadas durante el mes.

2. Al valor total de las cotizaciones recaudadas durante el mes se le deducirán los siguientes valores y porcentajes:

a) Un punto porcentual del ingreso base de cotización correspondiente al valor total de las cotizaciones recaudadas durante el mes, que corresponden al aporte del régimen contributivo a la Subcuenta de Solidaridad del Régimen de Subsidios en Salud del Fosyga y que deberá girarse a dicha Subcuenta conforme a lo establecido en el presente decreto;

b) El monto de la cotización obligatoria definido por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud con destino a la promoción de la salud y prevención de la enfermedad que deberá girarse a la Subcuenta de promoción del Fosyga o incluirse en el proceso de compensación de promoción y prevención cuando a él haya lugar;

c) El monto de la cotización obligatoria determinado por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud reconocido a las EPS y demás EOC para que asuman y paguen las incapacidades originadas por enfermedad general de los afiliados cotizantes.

3. Al resultado, después de realizar las operaciones señaladas en el numeral anterior, se le deducirá:

a) El valor total que las EPS y demás EOC hayan pagado, mediante giro o descuento en las autoliquidaciones de aportes, por concepto de licencias de maternidad y paternidad en el mes inmediatamente anterior.

Las licencias de maternidad y paternidad se presentarán para cobro en los procesos de compensación que se realicen dentro de los seis (6) meses siguientes a su reconocimiento y pago y se reconocerán en dichos procesos de acuerdo con los medios y formatos que establezca el Ministerio de la Protección Social;

b) Una doceava (1/12) del valor anual de las unidades de pago por capitación, UPC, vigentes en el mes al que corresponde la cotización, reconocidas por el Sistema General de Seguridad Social en Salud a las EPS y demás EOC, para garantizar la prestación del plan obligatorio de salud a cada uno de sus afiliados, previa su identificación en la declaración de giro y compensación y en los medios magnéticos o electrónicos soporte.

Cuando el afiliado, por inicio o terminación de una relación laboral, cotiza durante una fracción de mes, la unidad de pago por capitación, UPC, se reconocerá en proporción al número de días cotizados.

Parágrafo 1°. Integrarán el proceso de compensación el total del recaudo integral y efectivo de las cotizaciones pagadas por los aportantes o cotizantes independientes, sin perjuicio de involucrar aquellos casos en que por disposición legal la cotización pueda ser inferior al porcentaje establecido o corresponda a un Ingreso Base de Cotización, IBC, inferior a un salario mínimo legal mensual vigente. Se entenderá por recaudo efectivo aquel cuya disponibilidad no está sujeta a confirmación bancaria o de un tercero y están plenamente identificados el pago y los afiliados a los cuales corresponde.

Parágrafo 2°. Las diferencias matemáticas entre el resultado de aplicar el porcentaje de cotización obligatoria al Ingreso Base de Cotización y el valor total de la cotización pagada de cada uno de los registros incluidos en el proceso de giro y compensación, no constituirán causal de glosa del registro cuando esta diferencia no supere el 0,30% de la cotización que corresponda de acuerdo con el IBC, sin que en ningún caso este monto supere el 10% de un salario mínimo diario legal vigente. En todo caso, las diferencias deberán guardar concordancia con las aproximaciones previstas en el proceso de recaudación de aportes. Lo anterior sin perjuicio de la verificación por parte de las entidades de control y vigilancia.

La EPS o EOC deberá realizar la gestión de cobro de esa diferencia matemática por lo menos una vez al año y el aportante estará obligado a cancelar dicha suma. Los valores recaudados por la EPS o EOC deberán ser consignados en las Subcuentas del Fosyga en el formato que para tal efecto defina el Ministerio de la Protección Social.

Parágrafo 3°. Las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y demás Entidades Obligadas a Compensar, EOC, apropiarán una doceava (1/12) del valor anual de las unidades de pago por capitación, UPC, vigentes en el mes al que corresponde el pago, definida para el grupo etáreo del afiliado adicional y el valor correspondiente a las actividades de promoción y prevención y girarán a la Subcuenta de Solidaridad del Fosyga el aporte de solidaridad como lo establecen los Decretos 1703 y 2400 de 2002. Cuando se reciban sumas superiores a la UPC que corresponde al afiliado adicional, la EPS o EOC girará el valor restante a la Subcuenta de Compensación del Fosyga a través del proceso de compensación, en el formato que para el efecto defina el Ministerio de la Protección Social.

Saldos de cuentas registradas para el recaudo de cotizaciones

Artículo 7º. Saldos en las cuentas registradas para el recaudo de las cotizaciones. Cualquier suma recaudada por concepto de cotizaciones y UPC adicionales que no haya sido objeto del proceso de compensación, en las fechas establecidas en el presente decreto, se girará a las diferentes Subcuentas del Fosyga, de acuerdo con los porcentajes establecidos en las normas vigentes, a más tardar en la fecha prevista para la presentación del primer proceso de compensación del mes siguiente al que se recaudó, incluyendo la totalidad de los recursos de la cotización que se destinan a la subcuenta de solidaridad del Fosyga. En esta fecha no podrán existir en las cuentas de recaudo recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud correspondientes al mes en que se recaudó y que es objeto del cierre. Deberá informarse el giro de los recursos en los formatos que para el efecto defina el Ministerio de la Protección Social.

Cuando del análisis de las conciliaciones se establezca que no se giraron a las Subcuentas del Fosyga o no se incorporaron en el proceso de compensación oportunamente los recursos provenientes de las cotizaciones, el Fosyga, a través de su administrador fiduciario, requerirá su giro inmediato junto con los rendimientos que hubiere generado más los intereses moratorios definidos en el artículo 4° del Decreto-ley 1281 de 2002 e informará el hecho a la Superintendencia Nacional de Salud para lo de su competencia.

Presentación del proceso de giro y compensación

Artículo 8º. Presentación del proceso de giro y compensación. Las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y demás Entidades Obligadas a Compensar, EOC, presentarán dos (2) procesos de compensación; el primer proceso, el día 11 hábil del mes y el segundo proceso el día 18 hábil del mismo mes, hasta las 3:00 p.m.

En cada proceso deberá incluirse el recaudo efectivo de cotizaciones en el mes, independientemente del período al que correspondan y los recaudos ya identificados que no fueron incluidos en las declaraciones de giro y compensación anteriores y que de acuerdo con las normas del presente decreto no hubiesen sido compensados.

En cada proceso se presentará una declaración de giro y compensación en medio magnético con la información sobre todos los afiliados a compensar, período a compensar e información de los recursos cuando se trate de compensación de recursos que ya han sido girados previamente al Fosyga, independientemente del período al cual correspondan las cotizaciones y en el formato que establezca el Ministerio de la Protección Social, se presentará un resumen del contenido del medio magnético con la información sobre las sumas a consignar resultantes del proceso de compensación. No se podrá compensar sobre afiliados que no se encuentren registrados en la base única de afiliados.

Giro de recursos a favor del Fosyga

Artículo 9º. Giro de los recursos a favor del Fosyga y reconocimiento de recursos resultantes del proceso de compensación. El Fosyga, a través de su administrador fiduciario, verificará y validará el proceso de compensación presentado y comunicará el resultado de los registros aprobados a las EPS y EOC, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la presentación de la declaración de giro y compensación por parte de las EPS y EOC

Además de las validaciones que se establezcan por parte del Ministerio de la Protección Social, la información sobre los afiliados presentados en cada proceso de giro y compensación se validará por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga contra la Base de Datos Unica de Afiliados generada a partir de las Resoluciones 890 y 1375 de 2002 o las normas que las modifiquen o adicionen.

La comunicación escrita que contenga el resultado del proceso de compensación deberá indicar el número de registros aprobados por periodo compensado, los valores a reconocer a la EPS y aquellos que deben girar a cada subcuenta del Fosyga por los registros aprobados; adicionalmente, la comunicación debe indicar los registros glosados. A esta comunicación se anexará un medio magnético que contenga el detalle de los registros glosados, indicando las causas de glosa. El formato de la comunicación será definido por el Ministerio de la Protección Social.

El representante legal de las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y demás EOC, en caso de aceptar el resultado del proceso informado por el Fosyga, suscribirá la comunicación y la presentará al Administrador Fiduciario del Fosyga dentro de las 24 horas siguientes, anexando copia de las consignaciones realizadas a las diferentes subcuentas del Fosyga. Una vez presentada la comunicación de aceptación, las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y demás Entidades Obligadas a Compensar, EOC, podrán disponer de los recursos a que tengan derecho.

Los recursos a favor de las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y demás Entidades Obligadas a Compensar, EOC, resultantes del proceso de compensación que deba reconocer el Fosyga, se girarán a través de su Administrador Fiduciario, el mismo día en que reciba la aceptación por parte de la EPS o EOC del resultado del proceso de compensación y previo el giro a las diferentes subcuentas del Fosyga de la totalidad de los recursos resultantes del proceso, incluyendo los correspondientes a los registros glosados.

Una vez aceptado el resultado del proceso de compensación por parte de las EPS y EOC y surtido el proceso previsto en el presente decreto, se considerará aprobada la Declaración de Giro y Compensación. El conjunto de las declaraciones de giro y compensación presentadas durante una vigencia fiscal, quedarán en firme dos (2) años después de la fecha límite para presentar la declaración de renta del respectivo período fiscal.

Parágrafo. Las EPS o EOC en ningún caso podrán apropiarse de recursos de la Unidad de Pago por Capitación sin el cumplimiento del procedimiento establecido en el presente artículo.

Compensación de registros glosados

Artículo 10. Compensación de registros glosados. Los registros glosados serán retirados en el proceso de validación de la declaración de giro y compensación, y serán compensados posteriormente, de ser procedente, previa corrección o aclaración en los términos definidos en el artículo 8º del presente decreto, identificando el período de compensación al cual corresponden. La información sobre los registros glosados por multiafiliación deberá señalar las entidades con las cuales se encuentre multiafiliado.

Los registros glosados por multiafiliación y afiliados fallecidos se podrán presentar en los procesos de compensación nuevamente, una vez solucionado cada caso y establecido el derecho de la EPS o EOC, con base en los procedimientos establecidos por el Ministerio de la Protección Social para su aclaración y el correspondiente giro de los recursos a que hubiere lugar. En este evento deberá indicarse el número de la declaración con la cual fueron girados los recursos.

Causales de no aceptación de la declaración de giro y compensación

Artículo 11. Causales para la no aceptación de la declaración de giro y compensación. Se consideran causales para la no aceptación de la declaración de giro y compensación:

a) La presentación de fallas en el medio magnético que soporta la declaración, o de errores de estructura que imposibiliten su lectura y cargue y que se hayan originado desde la Entidad Promotora de Salud, previa la verificación y prueba efectuada al momento de la presentación de la misma y siempre que dicha verificación establezca la imposibilidad de su lectura y cargue;

b) La presentación de tachones o enmendaduras en el formato que acompaña el medio magnético de las declaraciones de giro y compensación;

c) La no presentación de la certificación por parte del Revisor Fiscal de la declaración del mismo proceso del mes inmediatamente anterior, o cuando esta presenta salvedades en las cuales se evidencie la no devolución de saldos a favor del Fosyga resultantes de procesos de compensación anteriores.

Parágrafo. Las entidades a las que no se les haya aceptado la declaración de giro y compensación de acuerdo con las causales previstas en el presente artículo, podrán presentar la declaración y sus anexos en la siguiente fecha establecida para la presentación del proceso de compensación de acuerdo con el artículo 8º del presente decreto.

El Fosyga, a través de su Administrador Fiduciario, informará sobre las declaraciones no aceptadas y las causas de rechazo, a la Superintendencia Nacional de Salud dentro de los tres (3) días calendario siguientes a la fecha de la presentación de la declaración no aceptada, para que se adelanten las investigaciones pertinentes y de ser procedente se impongan las sanciones que correspondan.

Presentación de información

Artículo 12. Presentación de información. Las EPS y EOC deberán presentar, durante el cuarto y quinto mes siguientes a la vigencia del presente decreto, la información relativa al proceso de compensación en el previsto, con las especificaciones y en los formatos definidos por el Ministerio de la Protección Social, con el fin de verificar la aplicación y desarrollo del nuevo proceso y efectuar los ajustes operativos a que hubiere lugar.

Declaraciones de corrección

Artículo 13. Declaraciones de corrección. A partir del proceso de compensación que se ejecute el día 11 hábil del sexto mes siguiente a la vigencia del presente decreto, la declaración de corrección se presentará únicamente sobre los registros aprobados a corregir, el 16 día hábil de cada mes; una vez aceptado el registro, este se sustituirá integralmente y en consecuencia también sustituirá el resultado de la declaración que corresponda. La EPS y EOC presentará la declaración de corrección en medio magnético con la información correspondiente a los registros a corregir y en medio impreso se presentará un resumen del contenido del medio magnético y la información sobre las sumas a consignar resultantes del proceso de corrección si hubiere lugar a ello.

El Fosyga, a través del Administrador Fiduciario, verificará la información presentada por la EPS o EOC del medio magnético y del resumen, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la presentación de la declaración y comunicará dentro de este mismo plazo el resultado de las verificaciones por escrito.

Las diferencias en los resultados de la compensación, a favor del Fosyga o de las EPS y EOC que resulten de la corrección de declaraciones anteriores y la apropiación de recursos a que hubiere lugar, se efectuará de acuerdo con los procedimientos establecidos en el artículo 9º del presente decreto.

La entidad declarante tendrá un plazo máximo de seis (6) meses para solicitar corrección de registros compensados, salvo en los casos en que la corrección se cause por efecto de correcciones de autoliquidaciones o por solicitud de los entes de vigilancia y control o por orden judicial.

Bajo ninguna circunstancia la declaración de corrección podrá utilizarse para cobrar al Fosyga licencias de maternidad o paternidad. Estas se cobrarán al Fosyga en los formatos que defina el Ministerio de la Protección Social o en los procesos de compensación de que trata el artículo 8º de este decreto.

Cotizaciones giradas al Fosyga sin compensar

Artículo 14. Cotizaciones giradas al Fosyga sin compensar. Cuando las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y demás Entidades Obligadas a Compensar, EOC, giren al Fosyga cotizaciones recaudadas sobre las cuales no se adelantó el proceso de compensación, podrán incluirlas en declaraciones posteriores. En este caso se presentarán las declaraciones de giro y compensación indicando los valores y fecha en que se giraron los recursos de la cotización a las diferentes subcuentas del Fosyga.

Cuando las EPS y EOC hayan consignado en el Fosyga saldos que no correspondan a cotizaciones o UPC adicionales, la EPS o EOC podrá solicitar el reintegro conforme a los formatos que defina el Ministerio de la Protección Social.

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud, el Fosyga, a través de su Administrador Fiduciario, deberá pronunciarse por escrito sobre la solicitud, efectuando la devolución automáticamente a la cuenta que señale la EPS o EOC si a ello hubiere lugar. Estas solicitudes deberán efectuarse en la fecha de presentación de la declaración de corrección.

Medios magnéticos o electrónicos

Artículo 15. Medios magnéticos o electrónicos. Los medios magnéticos o electrónicos que soportan la declaración de giro y compensación deberán presentarse conforme lo defina el Ministerio de la Protección Social, para garantizar, de conformidad con las normas legales, la realización del proceso de compensación.

Las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y demás Entidades Obligadas a Compensar, EOC, deberán validar la información, con el validador de estructuras definido y entregado por el Ministerio de la Protección Social a través del Administrador Fiduciario del Fosyga.

El Ministerio de la Protección Social, Fosyga, actualizará el validador de estructuras por cambios en la normatividad o cuando se considere necesario, previa la realización de las pruebas respectivas, proceso en el que podrán participar las EPS y EOC. Una vez definida la respectiva actualización, se pondrá a disposición de las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y demás Entidades Obligadas a Compensar, EOC, ya sea en medio magnético o electrónico, con una anticipación mínima de ocho (8) días hábiles al siguiente proceso de compensación de conformidad con las disposiciones legales vigentes y de acuerdo con los lineamientos metodológicos a utilizar en cada validación, definidos por el Ministerio de la Protección Social.

En la validación se verificarán todos los aspectos y se realizarán los cruces necesarios para establecer el cumplimiento de todas las disposiciones referentes al Sistema General de Seguridad Social en Salud y en particular al proceso de compensación.

Parágrafo. El validador aportado es propiedad del Ministerio de la Protección Social y sólo podrá utilizarse para los fines definidos en el presente decreto. Este validador no suple los controles internos que deben implementar las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y demás Entidades Obligadas a Compensar, EOC, para evitar pagos sin justa causa y garantizar el cumplimiento de las normas sobre afiliación y recaudación de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, ni las exime del cumplimiento de sus obligaciones en relación con estos procesos.

Certificación de declaraciones de giro y compensación

Artículo 16. Certificación de las declaraciones de giro y compensación. El Revisor Fiscal de la entidad respectiva o quien haga sus veces, cuando la misma no esté obligada a tener revisor fiscal, presentará ante el Fosyga la certificación relacionada con cada uno de los procesos de compensación dentro del mes siguiente a la fecha de presentación de la declaración de giro y compensación. La certificación debe indicar y contener:

1. Que la entidad correspondiente, en los procesos de afiliación, recaudo y compensación que soportaron la declaración, observó íntegramente las normas legales.

2. Que la información en ella contenida corresponde a la realidad de acuerdo con los registros, archivos y soportes, en poder de la entidad.

3. Que la disposición de los recursos fue realizada con base en los recaudos efectuados en las cuentas registradas para el efecto y las declaraciones de giro y compensación presentadas y aprobadas.

4. Que los recursos correspondientes a las diferentes Subcuentas del Fosyga fueron girados previamente a la disposición de recursos.

5. El total de afiliados activos correspondientes al mes por el que se presenta la certificación.

6. El total de afiliados con acuerdos de pago vigentes correspondientes al mes por el que se presenta la certificación.

7. El total de afiliados con cotizaciones en mora que cumplen requisitos del artículo 22 del presente decreto que se están compensando, correspondientes al mes por el que se presenta la certificación.

8. El total de afiliados compensados.

Parágrafo 1°. En el evento de presentarse alguna inconsistencia o incumplimiento de las disposiciones que rigen el proc eso de compensación, el Revisor Fiscal o quien haga sus veces en las EPS o EOC que no están obligadas a tener Revisor Fiscal, informará a la Superintendencia Nacional de Salud y demás autoridades a que hubiere lugar, acompañando copia de los soportes en su poder.

Parágrafo 2°. En el evento de presentarse inconsistencias entre la declaración de giro y compensación y la certificación expedida por el Revisor Fiscal, el Fosyga a través de su administrador fiduciario, deberá informar inmediatamente a la entidad y dará traslado a la Superintendencia Nacional de Salud, indicando detalladamente los hechos para que se adelanten las acciones del caso y se dé aplicación a las sanciones a que haya lugar.

Proceso de compensación de promoción y prevención

Artículo 17. Proceso de compensación de promoción y prevención. El proceso de compensación para promoción y prevención se realizará observando las mismas reglas y plazos establecidos para la presentación del proceso de compensación definidos en el presente decreto y de acuerdo con lo siguiente:

1. Al valor del ingreso base de cotización correspondiente al valor total de las cotizaciones recaudadas durante el mes se le aplicará el porcentaje definido por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud con destino a la promoción de la salud y prevención de la enfermedad.

2. A dicho valor se le deducirá el valor de las UPC reconocidas para promoción y prevención.

3. Una vez aceptada la declaración de giro y compensación, las EPS y EOC girarán, en las fechas establecidas en el presente decreto, los recursos que resulten a favor del Fosyga.

4. Los recursos a favor de las EPS y EOC serán girados por el Fosyga a través de su administrador fiduciario, de acuerdo con los plazos establecidos en el presente decreto.

En el proceso de compensación para promoción y prevención se incluirán las personas sobre las cuales se recaudaron unidades de pago por capitación, UPC, adicionales.

Artículo 18. Bases de datos de afiliados y aportantes. Las bases de datos de aportantes y afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud serán actualizadas mensualmente por el Fosyga a través de su administrador fiduciario, con fundamento en la información proveniente de las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y demás Entidades Obligadas a Compensar, EOC, de las direcciones territoriales de salud, de las administradoras del régimen subsidiado, ARS, y de los regímenes de excepción, con fundamento y los procedimientos establecidos en las Resoluciones 890 y 1375 de 2002 y demás normas que las adicionen o modifiquen. Estas bases de datos podrán ser consultadas para efectos de la afiliación, traslado de las personas y acreditación de derechos de los usuarios, por registro individual sobre el nombre, el número de identificación, la EPS, EOC, ARS o entidad exceptuada del Sistema General de Seguridad Social en Salud y la condición de afiliado activo o no, con las fechas correspondientes.

Parágrafo. Las entidades promotoras de salud, EPS, las demás entidades obligadas a compensar, EOC, las direcciones territoriales de salud, las administradoras del régimen subsidiado, ARS, y los regímenes de excepción son responsables de la veracidad de la información incorporada a las bases de datos de aportantes y afiliados de que trata el presente artículo.

Control de pagos de UPC sin justa causa

Artículo 19. Control de pagos de UPC sin justa causa. El Fosyga, a través de su Administrador Fiduciario, realizará los cruces y validaciones para evitar pagos sin justa causa de UPC y, en todo caso, realiz ará la verificación de la inexistencia de duplicados en el proceso de compensación para recaudos correspondientes a cotizaciones de los periodos que se presentan en el proceso.

En caso de evidenciarse pagos de UPC sin justa causa, el Fosyga, a través de su Administrador Fiduciario, o el Ministerio de la Protección Social, requerirán de la respectiva entidad la devolución de los correspondientes recursos en poder de la entidad promotora de salud, EPS, o demás Entidades Obligadas a Compensar, EOC, de acuerdo con lo establecido en el artículo 3º del Decreto-ley 1281 de 2002 y deberá dar traslado de los hechos y soportes documentales a la Superintendencia Nacional de Salud, sin perjuicio de la responsabilidad del Administrador Fiduciario de Recursos del Fosyga por efectuar pagos sin justa causa.

Intereses a cargo de la entidad fiduciaria del Fosyga

Artículo 20. Intereses a cargo de la entidad fiduciaria que administra los recursos del Fosyga. Cuando la entidad fiduciaria administradora del Fosyga no gire los recursos que correspondan a las EPS y EOC en el proceso de compensación, en las fechas establecidas en el presente decreto, deberá reconocer intereses con cargo a sus propios recursos liquidados a la tasa de interés moratorio establecida para los tributos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.