MARCO NORMATIVO DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO

MARCO NORMATIVO DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO

Consultor: Julio Mario Orozco Africano

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4. PROCEDIMIENTO PARA DEVOLUCIÓN DE RECURSOS DE AFILIADOS GLOSADOS POR DOCUMENTOS INCONSISTENTES

Este procedimiento corresponde a la devolución de recursos de afiliados glosados dentro del proceso de compensación, debido a que la identificación registrada no es consistente con los archivos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

4.1 Devolución de recursos por identificación inconsistente.

4.1.1. Actuaciones por parte de las EPS y EOC

a) Presentar ante el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga, certificación del Representante Legal y del Revisor Fiscal, sobre los valores consignados por este concepto, de acuerdo con el formato de certificación Anexo número 4.1, el cual debe venir acompañado de las respectivas copias de las consignaciones y del archivo magnético, cuya estructura y especificaciones deben corresponder a las establecidas en el Anexo número 4.1.A. Los recursos que deberá consignar corresponden a:

▪ Las UPC para cubrir el POS o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

▪ La UPC de Promoción y Prevención o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

▪ La provisión para cubrir el pago de incapacidades.

▪ Valor de las cotizaciones recaudadas no compensadas por multiafiliación;

b) Actualizar la base de datos de afiliados de la EPS o EOC de la cual se retira, la novedad de retiro por cédula inconsistente.

Nota: Frente al afiliado, el reconocimiento del valor de las incapacidades es responsabilidad de la EPS o EOC a la cual se le reconoce la UPC y demás recursos del sistema por el período de ocurrencia de la incapacidad.

4.1.2. Actuaciones por parte del Administrador Fiduciario

a) Registrar y validar las certificaciones y los valores reintegrados por la EPS o EOC, identificándolos según el concepto del reintegro (UPC o intereses), la subcuenta del Fosyga y demás criterios que faciliten su identificación, validación y cruces posteriores, incorporando la información reportada en los anexos de este procedimiento;

b) Recibir y procesar la información remitida por parte de la EPS y EOC para la solución de este caso;

c) Conciliar los valores consignados con base en las consignaciones realizadas por la EPS o EOC y los saldos del proceso de compensación de la declaración en la cual fueron presentados inicialmente los afiliados reportados con identificación inconsistente;

d) Establecer los controles para garantizar que, una vez detectado el afiliado identificado como inconsistente, no se reconocerá UPC y demás recursos que reconoce el SGSSS a partir de dicha fecha a ninguna EPS o EOC;

e) Actualizar el Histórico de Afiliados Compensados (HAC) y las tablas correspondientes con los casos identificados;

f) Informar de cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente instructivo al Ministerio de la Protección Social.

4.2 Afiliados confirmados como no inconsistentes por parte de las EPS o EOC.

Este procedimiento aplica para los casos de afiliados que una vez verificados por las EPS o EOC, se confirma que por errores en la identificación, se presentó la inconsistencia.

4.2.1. Actuaciones por parte de las EPS o EOC

a) Definir la situación del afiliado, estableciendo la identificación completa y correcta del afiliado, en la EPS y EOC en que permanece vigente la afiliación;

b) Preparar los Anexos número 4.2 y número 4.2 A CORRECCION DE DATOS DE IDENTIFICACION DE AFILIADOS REPORTADOS COMO INCONSISTENTES mediante el cual se reportan las correcciones;

c) Actualizar la base de datos de afiliados de la entidad, registrando la novedad de cambio de identificación. Las posteriores compensaciones deberán ser presentadas con la identificación correcta del afiliado;

d) Actualizar con la identificación correcta del afiliado, los archivos soporte de las DGYC de adición de los afiliados reportados como inconsistentes;

e) Liquidar y presentar la DGYC de adición correspondiente a los Afiliados a quienes se les corrigió su identificación, acompañada de los archivos soporte de acuerdo con las Resoluciones 1493 y 2309 de 2000. Estos documentos se enviarán acompañados de oficio remisorio, aclarando por parte del Representante Legal, que corresponden a DGYC de adición de Afiliados no inconsistentes. La EPS o EOC identificará la declaración como declaración de Adición No inconsistentes (ANI) con el objeto de que el Administrador en su proceso de validación no las glose por inconsistencia entre la DGYC y las consignaciones que deben acompañarlas, autorice las respectivas apropiaciones y gire a las EPS o EOC los recursos correspondientes a UPC, UPC de Promoción y Prevención y provisión para el pago de incapacidades;

f) Presentar por parte de la EPS o EOC que corrige la identificación del afiliado y en la cual permanece vigente la afiliación, de acuerdo con lo establecido en el literal a del numeral 3 del artículo segundo del Decreto 1013 de 1998 (Formato L2), las reclamaciones por licencias de maternidad o paternidad de los afiliados cotizantes reportados con identificación inconsistente, aclaradas por las EPS o EOC;

g) Acompañar la DGYC de adición de afiliados sobre quienes se aclaró la situación de una certificación del Representante legal informando:

i) Número de radicación y fecha de presentación de la DGYC con la cual se giraron al Fosyga los recursos correspondientes a:

▪ Solidaridad.

▪ Los excedentes de Compensación.

▪ Los excedentes de Promoción y Prevención

ii) Fecha de giro al Fosyga y número de certificación de los recursos que se mantenían en las cuentas de las EPS o EOC correspondientes a cotizaciones por reporte de afiliados inconsistentes correspondientes a:

▪ Las UPC o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

▪ La UPC de Promoción y Prevención o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

▪ La provisión para incapacidades.

▪ Valor de las cotizaciones recaudadas no compensadas por multiafiliación

h) Presentar las DGYC de Adición con la identificación correcta, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1013 de 1998.

4.2.2. Actuaciones por parte del Administrador Fiduciario

a) Recibir y validar los Anexos número 4.2 y número 4.2 A, Certificación para la corrección de datos de identificación de afiliados reportados como inconsistentes y Estructura de Datos para la corrección de identificación de afiliados reportados como inconsistentes;

b) Verificar la estructura y existencia del afiliado en la tabla de identificaciones inconsistentes. Reportar a las EPS o EOC las inconsistencias detectadas, en un término de tres días hábiles;

c) Conservar en una tabla acumulada, las novedades reportadas por las EPS o EOC con la corrección de los documentos de identidad de los afiliados;

d) Actualizar las tablas del sistema de información con los casos resueltos, identificando los casos que corresponden a solución por corrección de documento de identidad;

e) Recibir la DGYC de adición de la EPS o EOC en la cual se resuelven estos casos y sus archivos soporte según Resoluciones 1493 y 2309 de 2000;

f) Validar la estructura y consistencia interna de los archivos soporte entregados de la DGYC. Generar y reportar inconsistencias a la EPS o EOC si hay lugar a ello, verificando que la EPS o EOC haya reintegrado los recursos que inicialmente habían mantenido en sus cuentas;

g) Verificar los archivos soporte contra la DGYC. Generar la "Guía". Verificar la Guía contra DGYC presentada;

h) Registrar las consignaciones adicionales efectuadas por las EPS o EOC;

i) Conciliar los valores de la DGYC de Adición No inconsistentes (ANI) con base en las consignaciones realizadas por la EPS o EOC y los saldos del proceso de compensación de la declaración en la cual fueron presentados inicialmente los afiliados reportados como inconsistentes;

j) Girar las UPC, provisión de incapacidades y demás recursos que resulten a favor de la EPS o EOC a la que corresponde el período glosado una vez efectuada la conciliación de acuerdo con los plazos establecidos en el Decreto 1013 de 1998 o las normas que lo modifiquen, adicionen o complementen;

k) Actualizar el Histórico de Afiliados Compensados (HAC) y las tablas correspondientes con los casos identificados;

l) Informar al Ministerio cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente instructivo.