MARCO NORMATIVO DEL R?GIMEN CONTRIBUTIVO

2. PROCEDIMIENTO OPERATIVO PARA LA SOLUCION DE CASO DE PRESUNTOS MULTIAFILIADOS PRESENTADOS EN LOS PROCESOS DE COMPENSACION

2.1 Reglas generales

Para la solución de los casos reportados como presuntos multiafiliados en los procesos de validación de las Declaraciones de Giro y Compensación, DGYC, se llevará a cabo el procedimiento que se describe a continuación, según se presente o no en cada entidad la situación de multiafiliación, sin desconocer, en ningún caso, los trámites hasta ahora adelantados. En los casos en que corresponda, las EPS y EOC, deberán:

a) Girar a las correspondientes subcuentas del Fosyga, las cotizaciones sobre las cuales no se ha establecido aún el reconocimiento de UPC a las EPS o EOC, y que corresponden a afiliados reportados por el Administrador Fiduciario como presuntos multiafiliados, tanto para el período glosado como para las cotizaciones que se recauden de períodos posteriores y hasta tanto se aclara la situación de la presunta multiafiliación. Este giro se aplica para cada uno de los afiliados reportados a partir de la vigencia de la Resolución 2309 de 2000 (Ver anexos 2.1 2.1 A). El giro incluirá los recursos de los cotizantes dependientes (UPC adicional) incluso en el caso en que el multiafiliado sea el cotizante principal;

b) El giro de las cotizaciones del período glosado por parte de la EPS o EOC deberá realizarse en forma simultánea con la aceptación de la Guía de Compensación en la cual se excluyen los registros glosados. Las cotizaciones ingresarán a las respectivas subcuentas del Fosyga, mientras se determina por parte de las EPS o EOC a quien corresponden las respectivas UPC;

c) La actualización de la base de datos que permitirá compensar los registros por los períodos glosados y a futuro se hará de acuerdo con el procedimiento establecido para cada caso e informado en el presente documento;

d) Para la apropiación o reconocimiento de los recursos de la UPC y demás valores del proceso de compensación siempre deberá presentarse una declaración de giro y compensación en la que se presenten los registros que habían sido glosados;

e) Certificar por parte del representante legal, los VALORES CONSIGNADOS POR CONCEPTO DE REINTEGRO POR MULTIAFILIACION, de acuerdo con el formato de certificación, Anexos números 2.1, el cual debe venir acompañado de las respectivas copias de las consignaciones y del archivo magnético, cuya estructura y especificaciones deben corresponder a la establecida en el Anexo número 2.1 A;

f) Las actas de solución deberán presentarse ante el Administrador Fiduciario, el tercer día hábil de cada mes. A su vez el Administrador Fiduciario deberá informar a la EPS o EOC, los resultados de la validación de estructura dentro de los tres días hábiles siguientes y entregará los resultados de todas las validaciones de contenido el último día hábil de cada mes.

2.2 Afiliados confirmados como multiafiliados por parte de las EPS y EOC

2.2.1 Multiafiliados sobre los cuales no se ha establecido reconocimiento de UPC

Una vez verificado por cada EPS o EOC, que el afiliado reportado por el Administrador Fiduciario como multiafiliado, se encuentra afiliado a más de una entidad, se procederá de la siguiente manera:

2.2.1.1. Actuaciones por parte de las EPS o EOC

a) Definir conjuntamente, de conformidad con las normas legales, la situación del multiafiliado, estableciendo a qué entidad corresponden las UPC por los períodos glosados. Se debe aclarar desde el primer período para el cual se estableció la multiafiliación. Para efectos de determinar los períodos correspondientes a cada entidad se deben consultar las disposiciones legales vigentes sobre la materia y consignar la aclaración en las correspondientes actas de acuerdo;

b) Preparar el acta y el medio magnético mediante la cual se define la situación del multiafiliado, anexos número 2.2.1 y 2.2.1.A;

c) Incluir en el acta y medio magnético que la acompaña, de conformidad con el modelo y estructura de medio magnético definidos por el Ministerio, al afiliado identificado como multiafiliado cuya situación se resuelve definiendo la EPS o EOC a la cual corresponden los períodos glosados;

d) Enviar el acta suscrita al Administrador Fiduciario del Fosyga a más tardar en la siguiente fecha dispuesta para la presentación de las actas;

e) Registrar inmediatamente en la base de datos de afiliados de la EPS o EOC de la cual se retira, la novedad de retiro por multiafiliación y comunicar al afiliado cómo quedó su situación con fundamento en la aplicación de la normatividad vigente;

f) Presentar por parte de la EPS o EOC a la cual le correspondan las UPC por el período glosado, la DGYC de adición de los afiliados a los cuales se definió la situación de multiafiliación, una vez aprobada el acta por parte del Administrador Fiduciario que administra el Fosyga, en las fechas preestablecidas para las DGYC, acompañada de los archivos soporte, de conformidad con las normas vigentes. La declaración de adición se enviará acompañada de oficio remisorio, aclarando por parte del Representante Legal, que corresponde a DGYC de adición por resolución de afiliados Multiafiliados, identificándola como Adición Multiafiliados (AM), con el objeto de que el Administrador en su proceso de validación no las glose por inconsistencia entre la DGYC y las consignaciones que deben acompañarlas, que autorice las respectivas apropiaciones y gire a las EPS o EOC los recursos correspondientes a UPC, UPC de Promoción y Prevención e incapacidades a que haya lugar y todos los recursos relacionados con las UPC adicionales;

g) En este caso el anexo técnico deberá incluir como referencia el número interno de la declaración en la cual fueron presentados los afiliados reportados como multiafiliados por el Administrador Fiduciario;

h) Consolidar la información de cada afiliado en el archivo anexo de las DGYC de adición a presentar por la EPS o EOC que tiene derecho a las UPC por el período glosado de los afiliados multiafiliados, verificando que el total de los días compensados no exceda lo establecido;

i) Presentar por parte de la EPS o EOC que tiene el derecho de recibir la UPC por el período glosado, de acuerdo con lo establecido en el literal a) numeral 3 del artículo 2º del Decreto 1013 de 1998 o demás normas que lo modifiquen, deroguen o adicionen, las reclamaciones por licencias de maternidad y paternidad de los afiliados cotizantes reportados como multiafiliados o presuntos multiafiliados, aclarados por las EPS o EOC, dependiendo de los períodos en que se originaron y la entidad en la cual se encontraban regularmente afiliados al momento de la ocurrencia de la licencia. Si las licencias de maternidad o paternidad ya fueron canceladas al afiliado, en la solución del caso deberá establecerse la forma del reconocimiento a la EPS o EOC que no tiene el derecho de recibir la UPC por el período glosado;

j) Acompañar la DGYC de adición de afiliados a los cuales se les definió la situación de multiafiliación de una certificación del Representante legal, informando:

i) Fecha, número de radicación y tipo de movimiento de la DGYC con la cual se giraron al SGSSS Fosyga los recursos correspondientes a:

▪ Solidaridad.

▪ Los excedentes de Compensación.

▪ Los excedentes de Promoción y Prevención.

ii) Fecha de giro, valor de los recursos que estuvieron congelados en las cuentas recaudadoras y número de certificación, por reporte de multiafiliación correspondiente a:

▪ Las UPC para cubrir el POS o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

▪ La UPC de Promoción y Prevención o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

▪ La provisión para cubrir el pago de incapacidades.

▪ Valor de las cotizaciones recaudadas no compensadas por multiafiliación;

k) Enviar dentro de los 30 días siguientes a la presentación de la declaración la certificación del Revisor Fiscal, para el proceso de compensación de afiliados multiafiliados relacionando la información suministrada por el representante legal;

l) Frente al afiliado, el reconocimiento del valor de las incapacidades causadas, es responsabilidad de la EPS o EOC a la cual le correspondió el período glosado de acuerdo con la normatividad vigente. Si las incapacidades causadas ya fueron canceladas al afiliado, en la solución del caso deberá establecerse la forma del reconocimiento a la EPS o EOC que no tiene el derecho de recibir la UPC por el período glosado.

2.2.1.2. Actuaciones por parte del Administrador Fiduciario

a) Adelantar todas las acciones a su alcance, de conformidad con las disposiciones legales vigentes y las instrucciones del Ministerio de la Protección Social, para resolver con la celeridad requerida y de manera definitiva los casos de multiafiliados con cada una de las EPS y EOC, con el objetivo fundamental de reconocer la UPC y demás valores que el sistema reconoce por el período glosado a la entidad en la cual se encontró válida y regularmente afiliado el multiafiliado detectado. El Administrador Fiduciario debe resolver operativamente todos los aspectos asociados a este proceso, sin que en ningún caso pueda aducir la inexistencia de instrucción por parte del Ministerio. En todo caso, debe obrar de conformidad con las disposiciones legales vigentes;

b) Registrar las consignaciones realizadas por la EPS y EOC;

c) Recibir el acta y los medios magnéticos entregados por la EPS o EOC a la cual le corresponden las UPC por los períodos glosados. Verificar su estructura y consistencia, reportando a las EPS o EOC dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo del acta los resultados de la validación de estructura y el último día hábil de cada mes, las inconsistencias detectadas previas todas las validaciones;

d) Actualizar la tabla de "Multiafiliados" con los casos resueltos, el período, la EPS o EOC a la cual corresponde el período glosado y la(s) EPS o EOC de donde se retira;

e) Actualizar la tabla "Afiliados tmp" (afiliados presentados a compensación) pasando a la tabla "Retirados por multiafiliación", los registros correspondientes a la EPS o EOC de donde se retira el afiliado multiafiliado que se está reportando. Identificar los registros correspondientes a la EPS o EOC donde permanece el período compensado. Construir y actualizar una tabla con los casos de multiafiliación resueltos, que se cruzará con nuevos casos de multiafiliación;

f) Estas actualizaciones deben hacerse en el momento de aprobación del acta de tal manera que se garantice que en el momento en que las EPS o EOC presenten la declaración de adición por multiafiliados, se cuente con las tablas debidamente actualizadas;

g) Recibir la DGYC de adición media nte la cual se resuelven los casos de multiafiliación de la EPS o EOC a la cual le corresponde el período glosado, así como sus archivos soporte. Validar estructura y consistencia interna de los archivos soportes entregados. Generar y reportar las inconsistencias a la EPS o EOC, si hay lugar a ello;

h) Cruzar el anexo técnico de la DGYC de adición por multiafiliados con el anexo técnico número 2.1 A (devolución de recursos multiafiliados);

i) Verificar los archivos soporte contra la DGYC. Generar la "Guía" y verificarla contra la DGYC presentada;

j) En las validaciones a efectuar, se debe tener en cuenta que un beneficiario cuya situación de multiafiliación ha sido resuelta puede no incluir en la declaración de Adición Multiafiliados (AM) a su cotizante, en el evento en que el cotizante no haya presentado problemas de multiafiliación. En caso de no tener cotizante, se debe validar si en declaraciones anteriores este ya ha sido compensado;

k) Validar la DGYC presentada, de acuerdo a los plazos establecidos en el Decreto 1013 de 1998 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen;

l) Conciliar los valores de la DGYC de Adición Multiafiliados (AM) con base en las consignaciones realizadas por la EPS o EOC y los saldos del proceso de compensación de la declaración en la cual fueron presentados inicialmente los afiliados reportados como multiafiliados;

m) Girar las UPC, provisión de incapacidades y demás recursos que resulten a favor de la EPS o EOC a la cual le corresponda el período glosado, una vez efectuada la conciliación en los plazos fijados en el Decreto 1013 de 1998 o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan;

n) Establecer los controles para garantizar que, una vez detectado el afiliado multiafiliado, no se reconocerá UPC y demás recursos que reconoce el SGSSS a partir de dicha fecha a ninguna EPS o EOC, por el período glosado ni por los períodos siguientes, hasta tanto no se aclare y determine mediante la respectiva acta a que EPS o EOC pertenece el período glosado. Lo anterior sin perjuicio de los derechos de los afiliados de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

o) Controlar el giro de las UPC y demás derechos que reconoce el Sistema a las EPS o EOC, que de acuerdo con las actas no debían apropiar recursos por afiliados multiafiliados.

p) Para todas las validaciones que deba efectuar el Administrador Fiduciario en lo que tiene que ver con devoluciones de recursos por concepto de multiafiliados, cédulas canceladas o multicompensados, deberá realizar los cruces a que haya lugar con la información que reportó en oportunidad a las EPS o EOC para estos efectos.

q) Informar al Ministerio de la Protección Social cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente documento.

2.2.2. Multiafiliados sobre los cuales se realizó reconocimiento de UPC

Este procedimiento aplica para los casos en que existió apropiación de UPC por parte de las EPS o EOC, para un período determinado por aplicación del procedimiento de declaración de giro y compensación vigente y que posteriormente se detectaron como multiafiliados con otra EPS o EOC para ese mismo período; adicionalmente, para aquellos casos que por efecto de la aplicación de las normas vigentes y del proceso de solución de multiafiliación, las EPS o EOC definen que el período glosado corresponde a la EPS o EOC que no apropió recurs os.

En estos casos procederá exclusivamente la devolución al Fosyga del valor recibido de la Unidad de Pago de Capitación y demás valores reconocidos por dicho afiliado (promoción y prevención y porcentaje de incapacidades), el cual se trasladará por el Fosyga a la entidad que debió recibir el giro conforme a los acuerdos y definiciones que se presentan en esta circular.

2.2.2.1. Actuaciones por parte de la EPS o EOC que debe reintegrar recursos

a) Determinar los valores a reintegrar y consignar a las subcuentas de compensación y promoción, los recursos apropiados y frente a los cuales se determinó con posterioridad que no les asistía el derecho, giro que aplica para cada uno de los afiliados reportados a partir de la vigencia de la Resolución 2309 de 2000, por concepto de:

i) UPC

ii) UPC de Promoción y Prevención.

iii) Provisión para incapacidades.

iv) Licencias de Maternidad y Paternidad;

b) Presentar ante el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga, el Acta de solución con su correspondiente archivo, anexos 2.2.1 y 2.2.1 A, certificación del Representante legal y del Revisor Fiscal, sobre los valores consignados por este concepto, de acuerdo con el formato de certificación Anexos números 2.1, el cual debe venir acompañado de las respectivas copias de las consignaciones y del archivo magnético, Anexos números 2.1 A;

c) El tiempo que tiene esta EPS o EOC para realizar la devolución de los recursos corresponde a tres (3) días hábiles después de recibir la comunicación por parte del Administrador Fiduciario. En caso de no devolver estos recursos dentro del plazo señalado, deberá comunicar tal hecho a la Superintendencia Nacional de Salud para que adelante las acciones correspondientes;

d) El Administrador Fiduciario deberá informar mensualmente al Ministerio de la Protección Social sobre las EPS o EOC que han incumplido con su obligación de giro dentro de los plazos estipulados;

e) Adoptar los procedimientos para devolver la totalidad de recursos apropiados sin justa causa;

f) Actualizar la base de datos de afiliados de la entidad, registrando la novedad de cancelación por afiliación múltiple. Las posteriores compensaciones deberán ser presentadas solo por parte de la entidad en la cual permanece vigente la afiliación.

2.2.2.2. Actuaciones por parte de la EPS o EOC a la que corresponde la UPC del período glosado

a) Presentar por parte de la EPS o EOC a la cual corresponde el período glosado, la DGYC de adición de los afiliados a los cuales se definió la situación de multiafiliación, una vez aprobada el acta referenciada en el punto anterior, por parte del encargo fiduciario que administra el Fosyga y se hayan reintegrado los recursos por la otra EPS o EOC, en las fechas preestablecidas paras las DGYC, acompañada de los archivos soporte, de conformidad con las normas vigentes. La declaración de adición se enviará acompañada de oficio remisorio, aclarando por parte del Representante Legal, que corresponde a DGYC de adición por resolución de afiliados Multiafiliados, identificándola como Adición Multiafiliados (AM), con el objeto de que el Administrador en su proceso de validación no las glose por inconsistencia entre la DGYC y las consignaciones que deben acompañarlas, que autorice las respectivas apropiaciones y gire a las EPS o EOC los recursos correspondientes a UPC, UPC de Promoción y Prevención e incapacidades a que haya lugar y todos los recursos relacionados con las UPC adicionales;

b) Consolidar la información de cada afiliado en el archivo anexo de las DGYC de adición a presentar por la EPS o EOC a la cual pertenece la UPC del período glosado de los afiliados multiafiliados, verificando que el total de los días compensados no exceda lo establecido;

c) Presentar por parte de la EPS o EOC a la que pertenece la UPC del período glosado, de acuerdo con lo establecido en el literal a) numeral 3 del artículo 2º del Decreto 1013 de 1998 o demás normas que lo modifiquen, deroguen o adicionen, las reclamaciones por licencias de maternidad y paternidad de los afiliados cotizantes reportados como multiafiliados o presuntos multiafiliados, aclaradas por las EPS o EOC, dependiendo de los períodos en que se originaron y la entidad en la cual se encontraban regularmente afiliadas al momento de la ocurrencia de la licencia;

d) Acompañar la DGYC de adición de afiliados a los cuales se les definió la situación de multiafiliación de una certificación del Representante legal, informando:

i) Fecha, número de radicación y tipo de movimiento de la DGYC con la cual se giraron al SGSSS Fosyga los recursos correspondientes a:

▪ Solidaridad

▪ Los excedentes de Compensación

▪ Los excedentes de Promoción y Prevención

ii) Fecha de giro, valor de los recursos que estuvieron congelados en las cuentas recaudadoras y número de certificación, por reporte de multiafiliación correspondiente a:

▪ Las UPC para cubrir el POS o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

▪ La UPC de Promoción y Prevención o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

▪ La provisión para cubrir el pago de incapacidades.

▪ Valor de las cotizaciones recaudadas no compensadas por multiafiliación

e) Enviar dentro de los 30 días siguientes a la presentación de la declaración la certificación del Revisor Fiscal, para el proceso de compensación de afiliados multiafiliados relacionando la información suministrada por el representante legal.

f) Frente al afiliado, el reconocimiento del valor de las incapacidades causadas, es responsabilidad de la EPS o EOC a la cual le correspondió la UPC del período glosado de acuerdo con la normatividad vigente.

2.2.2.3. Validación y actividades por parte del Administrador Fiduciario

a) Registrar las certificaciones y los valores reintegrados por la EPS o EOC, identificándolos según el concepto del reintegro: "Reintegro por afiliados multiafiliados compensados indebidamente por las EPS o EOC", el período al que corresponden, la subcuenta del Fosyga a la que se abonan y demás criterios que faciliten su identificación, validación y cruces posteriores, incorporando la información reportada en los anexos presentados en este procedimiento;

b) Efectuar las validaciones de estructura y consistencia interna de los archivos soporte entregados;

c) Liquidar los valores reconocidos por estos afiliados, de acuerdo con la tabla de multiafiliados del Administrador, validando la consistencia de la información del archivo enviado por la EPS o EOC con los valores efectivos a reintegrar según las UPC reconocidas y los recursos a reintegrar;

d) Solicitar a la EPS o EOC la devolución de los recursos dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la aprobación del acta de solución;

e) Verificar los valores a reintegrar, contra los valores consignados;

f) Comunicar a las EPS o EOC en el término de tres (3) días hábiles siguientes a la certificación del reintegro, los resultados de la verificación de que trata el literal inmediatamente anterior y las inconsistencias detectadas;

g) Cruzar el archivo de afiliados Multiafiliados resueltos enviado por la EPS o EOC con el de los afiliados Multiafiliados reportado por el Administrador Fiduciario, identificando los casos resueltos, tanto el correspondiente a la compensación que se reintegra como el registro de la compensación correcta;

h) Llevar un control de casos resueltos y pendientes, actualizando la tabla de casos reportados con un identificador según el tipo de solución dado por la EPS o EOC;

i) Actualizar el Histórico de Afiliados Compensados (HAC) y el histórico de multiafiliados con los casos resueltos;

j) Recibir el acta y medios magnéticos entregados por la EPS o EOC a la cual le corresponde los períodos glosados. Verificar su estructura y consistencia, reportando a las EPS o EOC en el término de tres (3) días hábiles siguientes a la presentación del acta, los resultados de la validación de estructura; y, a más tardar el último día hábil del mes, las inconsistencias detectadas y la aprobación o glosas al acta;

k) Actualizar la tabla de "Multiafiliados" con los casos resueltos, el período, la EPS o EOC a la cual corresponde el período glosado y la EPS o EOC de donde se retira;

l) Actualizar la tabla "Afiliados tmp" (afiliados presentados a compensación) pasando a la tabla "Retirados por multiafiliación", los registros correspondientes a la EPS o EOC de donde se retira el afiliado multiafiliado que se están reportando. Identificar los registros correspondientes a la EPS o EOC donde permanece el período compensado;

m) Estas actualizaciones deben hacerse en el momento de aprobación del acta de tal manera que se garantice que en el momento en que las EPS o EOC presenten la declaración de adición por multiafiliados, se cuente con las tablas debidamente actualizadas;

n) Recibir la DGYC de adición mediante la cual se resuelven los casos de multiafiliación, de la EPS o EOC a la cual le corresponde el período glosado, así como sus archivos soporte. Validar estructura y consistencia interna de los archivos soportes entregados. Generar y reportar las inconsistencias a la EPS o EOC si hay lugar a ello;

o) Cruzar el anexo técnico de la DGYC de adición por multiafiliados con el anexo técnico número 2.1 A (devolución de recursos multiafiliados);

p) Verificar los archivos soporte contra la DGYC. Generar la "Guía" y verificarla contra la DGYC presentada;

q) En las validaciones a efectuar, se debe tener en cuenta que un beneficiario cuya situación de multiafiliación ha sido resuelta puede no incluir en la declaración de Adición Multiafiliados (AM) a su cotizante, en el evento en que el cotizante no haya presentado problemas de multiafiliación. En caso de no tener cotizante, se debe validar si en declaraciones anteriores este ya ha si do compensado;

r) Validar la DGYC presentada, de acuerdo a los plazos establecidos en el Decreto 1013 de 1998 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen;

s) Conciliar los valores de la DGYC de Adición Multiafiliados (AM) con base en las consignaciones realizadas por la EPS o EOC y los saldos del proceso de compensación de la declaración en la cual fueron presentados inicialmente los afiliados reportados como multiafiliados;

t) Girar las UPC, provisión de incapacidades y demás recursos que resulten a favor de la EPS o EOC a la cual le corresponda el período glosado, una vez efectuada la conciliación;

u) Establecer los controles para garantizar que, una vez detectado el afiliado multiafiliado, no se reconocerá UPC y demás recursos que reconoce el SGSSS a partir de dicha fecha a ninguna EPS o EOC, tanto para el período glosado como para las cotizaciones que se recauden de períodos posteriores y hasta tanto no se aclare y determine mediante la respectiva acta a que EPS o EOC pertenece el período glosado. Lo anterior sin perjuicio de los derechos de los afiliados de conformidad con las disposiciones legales vigentes;

v) Controlar el giro de las UPC y demás recursos que reconoce el Sistema a las EPS o EOC, que de acuerdo con las actas no debían apropiar recursos por afiliados multiafiliados.

w) Para todas las validaciones que deba efectuar el Administrador Fiduciario en lo que tiene que ver con devoluciones de recursos por concepto de multiafiliados, cédulas canceladas o multicompensados, deberá realizar los cruces a que haya lugar con la información que reportó en oportunidad a las EPS o EOC para estos efectos;

x) Informar al Ministerio de la Protección Social cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente documento.

2.3 Afiliados confirmados como no multiafiliados por parte de las EPS oo EOC

Este procedimiento aplica para los casos de afiliados que una vez verificados por las EPS o EOC, se confirma que por inconsistencias en el tipo y/o número de identificación, se presentó el cruce como afiliado en más de una EPS o EOC, cuando en realidad se trató de personas diferentes.

2.3.1. Actuaciones por parte de las EPS o EOC

2.3.1.1. La EPS o EOC que tiene el error en la identificación del afiliado que pretende compensar debe:

a) Establecer la identificación completa y correcta del afiliado;

b) Preparar los Anexos números 2.3 y número 2.3 A, CORRECCION DE DATOS DE IDENTIFICACION DE AFILIADOS NO MULTIAFILIADOS, mediante el cual se reportan las correcciones en el tipo y/o número de identificación del afiliado;

c) Enviar los Anexos números 2.3 y número 2.3 A al Encargo Fiduciario;

d) Actualizar la base de datos de afiliados de la entidad, registrando la novedad de cambio de identificación. Las posteriores compensaciones deberán ser presentadas con la identificación correcta del afiliado;

e) Actualizar con la identificación correcta del afiliado, los archivos soporte de las DGYC de adición de los afiliados no multiafiliados cotizantes y beneficiarios a presentar por la EPS o EOC.

2.3.1.2. La EPS o EOC que tiene correctamente identificado el afiliado debe:

a) Verificar la identificación del afiliado contra los soportes disponibles en la EPS o EOC;

b) Enviar certificación del representante legal de acuerdo al Anexo número 2.3 ratificando la información reportada por la EPS o EOC con base en la verificación anterior;

c) Presentar las DGYC de Adición.

2.3.1.3. Las dos EPS o EOC involucradas en la situación por aclarar deben:

a) Liquidar y presentar la DGYC de adición correspondiente a los Afiliados a quienes se les corrigió su identificación, acompañada de los archivos soporte de acuerdo con las Resoluciones 1493 y 2309 de 2000. Estos documentos se enviarán acompañados de oficio remisorio, aclarando por parte del Representante Legal, que corresponden a DGYC de adición de Afiliados no Multiafiliados. La EPS o EOC identificará la declaración como declaración de Adición Nº Multiafiliados (AN) con el objeto de que el Administrador en su proceso de validación no las glose por inconsistencia entre la DGYC y las consignaciones que deben acompañarlas, autorice las respectivas apropiaciones y gire a las EPS o EOC los recursos correspondientes;

b) Presentar de acuerdo con lo establecido en el literal a) del numeral 3 del artículo segundo del Decreto 1013 de 1998 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen (Formato L2), las reclamaciones por licencias de maternidad y paternidad de los afiliados cotizantes reportados como multiafiliados o presuntos multiafiliados, aclaradas por las EPS o EOC;

c) Acompañar la DGYC de adición de afiliados sobre quienes se aclaró la situación de multiafiliación, con una certificación del Representante legal informando:

i) Número de radicación y fecha de presentación de la DGYC con la cual se giraron al Fosyga los recursos correspondientes a:

▪ Solidaridad.

▪ Los excedentes de Compensación.

▪ Los excedentes de Promoción y Prevención.

ii) Fecha de giro al Fosyga y número de certificación de los recursos que se mantenían en las cuentas de las EPS o EOC correspondientes a cotizaciones por reporte de multiafiliación correspondientes a:

▪ Las UPC o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

▪ La UPC de Promoción y Prevención o la proporción en el caso de que la declaración haya sido deficitaria.

▪ La provisión para incapacidades.

▪ Valor de las cotizaciones recaudadas no compensadas por multiafiliación.

2.3.2. Actuaciones por parte del Administrador Fiduciario

a) Recibir y validar los Anexos números 2.3 y número 2.3 A, CORRECCION DE DATOS DE IDENTIFICACION DE AFILIADOS NO MULTIAFILIADOS, mediante el cual se reporta la corrección de su identificación;

b) Recibir el certificado del representante legal de la EPS o EOC en la cual conste que el número de documento de conformidad con los soportes que reposan en la EPS o EOC es correcto;

c) Verificar la estructura y existencia del afiliado en la tabla MULTIAFILIADOS;

d) Reportar a las EPS o EOC las inconsistencias detectadas en un término de tres (3) días hábiles;

e) Actualizar con base en los archivos enviados por las EPS o EOC de devolución de recursos y de datos de afiliados el histórico de multiafiliados y las demás tablas relacionadas con el proceso con el fin de desmarcar los afiliados resueltos y garantizar que en el momento en que la EPS o EOC que tiene derecho al presentar la declaración de adición, se cuente con las tablas debidamente actualizadas. Cuando la aclaración provenga de la EPS o EOC que corrige, deberá desmarcarse el afiliado para las dos EPS o EOC. Si se recibe sólo el certificado de la EPS o EOC que lo tiene correcto, se desmarcará únicamente para esa EPS o EOC;

f) Conservar en una tabla acumulada, las novedades reportadas por las EPS o EOC con la corrección de los documentos de identidad de los afiliados;

g) Recibir la DGYC de adición de la EPS o EOC en la cual se resuelven los casos de multiafiliación y sus archivos soporte según Resoluciones 1493 y 2309 de 2000;

h) Validar la estructura y consistencia interna de los archivos soporte entregados para la DGYC de adición. Generar y reportar inconsistencias a la EPS o EOC si hay lugar a ello, verificando que la EPS o EOC haya reintegrado los recursos que inicialmente habían mantenido en sus cuentas;

i) Verificar los archivos soporte contra la DGYC. Generar la "Guía". Verificar la Guía contra DGYC presentada;

j) Reconocer y girar los correspondientes recursos de UPC y UPC Promoción y Prevención, de acuerdo a los plazos establecidos en el Decreto 1013 de 1998;

k) Registrar las consignaciones adicionales si es el caso, efectuadas por las EPS o EOC;

l) Conciliar los valores de la DGYC de Adición No multiafiliados (AN) con base en las consignaciones realizadas por la EPS o EOC y los saldos del proceso de compensación de la declaración en la cual fueron presentados inicialmente los afiliados reportados como multiafiliados;

m) Girar las UPC, provisión de incapacidades y demás recursos que resulten a favor de la EPS o EOC donde permanece vigente la afiliación, una vez efectuada la conciliación;

n) Informar de cualquier situación o inconsistencia no prevista en el presente instructivo al Ministerio de la Protección Social.