MARCO NORMATIVO DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO

MARCO NORMATIVO DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO

Consultor: Julio Mario Orozco Africano

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CAPITULO II. Obligaciones y deberes formales (de los aportantes)

Artículo 4º. Obligados a cumplir los deberes formales. Los aportantes deberán cumplir las obligaciones y deberes formales establecidos en la ley o el reglamento, personalmente o por medio de sus representantes.

Inscripción en el Registro Único de Aportantes

Artículo 5º. Inscripción en el Registro Único de Aportantes. Los obligados al pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral deberán inscribirse en el registro que, para los distintos riesgos que administren, conformarán las entidades administradoras.

Quienes inicien actividades deberán inscribirse, e inscribir sus Sucursales y Centros de Trabajo, dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de iniciación de sus operaciones y, en todo caso, previamente a la vinculación de sus trabajadores al Sistema.

Aquellos aportantes que cesen definitivamente las actividades cuya realización pueda dar origen a obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, deberán informar de tal hecho a las entidades administradoras de los riesgos por los cuales tenían la obligación de pagar aportes. Dicha información deberá suministrarse dentro de los treinta (30) días siguientes al cese definitivo de actividades. Con base en la misma, y previa verificación por parte de la entidad administradora, se procederá a la cancelación de la inscripción en el registro de que trata el presente artículo.

Los aportantes estarán igualmente obligados a reportar toda novedad que se presente con relación a su identificación en el registro, tales como cambios de dirección, razón social, cambio de actividad económica, apertura o cierre de sucursales o centros de trabajo. Dicha información deberá suministrarse dentro de los treinta (30) días siguientes a su ocurrencia.

La información relativa a la actividad económica se suministrará de conformidad con la clasificación adoptada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, sin perjuicio de la aplicación que, para efectos de la liquidación de aportes en materia de riesgos profesionales, deba hacerse de la clasificación de actividades económicas establecida por el Decreto 2100 de 1995, y las demás normas que lo modifiquen o adicionen.

Administración y fines del Registro Único de Aportantes

Artículo 6º. Administración y fines del Registro Único de Aportantes. Con base en las especificaciones técnicas que han establecido las Superintendencias Bancaria y de Salud, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público adelantará las gestiones que permitan llevar a cabo el desarrollo del Registro Único de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral de que trata el artículo anterior, y su puesta en operación, de acuerdo con lo establecido el inciso 3º del artículo 91 de la Ley 488 de 1998. Dicho registro podrá servir de base, si así se estableciere en el futuro, de un Sistema Unificado de Recaudo de los aportes en materia de Seguridad Social.

Las Superintendencias Bancaria y de Salud establecerán, conjuntamente, las condiciones y requisitos que deberán cumplir las entidades administradoras para efectuar el suministro de información que manejen en sus registros, a fin de garantizar que el Registro Único de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral cuente con información completa, confiable y oportuna, y se convierta en una herramienta para el control del cumplimiento de las obligaciones que la ley establece en materia de Seguridad Social, y para la lucha contra la evasión y elusión de aportes y la multiafiliación.

El Registro Único de Aportantes se desarrollará en forma modular. El módulo básico del mismo deberá contener, como mínimo, la información a que aluden los literales a) al c) y f) del artículo 9º del presente decreto. Este módulo básico podrá ser completado posteriormente con la información obtenida a través de la inscripción en el registro; al igual que con aquella relativa a las fechas de afiliación al sistema; el tipo y estado de la misma; la identificación del departamento y municipio en que aparece registrado el afiliado y sus beneficiarios, según el riesgo de que se trate, y en general toda la información que se estime conveniente para el logro de los fines que con tal registro se persiguen.

Declaraciones de autoliquidación

Artículo 7º. Declaraciones de autoliquidación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. Los aportantes al Sistema deberán presentar, con la periodicidad, en los lugares y dentro de los plazos que corresponda conforme a su clasificación, una declaración de autoliquidación de los aportes correspondientes a los diferentes riesgos cubiertos por aquél, por cada una de las entidades administradoras. Dicha declaración deberá estar acompañada con el pago íntegro de los aportes autoliquidados, bien sea que tal pago se haga conjuntamente con el formulario de autoliquidación o mediante comprobante de pago. Sin el cumplimiento de esta condición, la declaración de autoliquidación de aportes al Sistema no tendrá valor alguno.

Cuando una misma entidad administre más de un tipo de riesgo, la declaración de autoliquidación y el pago de aportes podrán efectuarse en un formulario integrado. Dicho formulario podrá utilizarse igualmente en el evento que varias administradoras hayan acordado una alianza estratégica para la recaudación de los aportes. En todo caso, la información contenida en el respectivo formulario deberá garantizar la adecuada separación de los recursos recaudados por cada riesgo.

La obligación de presentar la declaración de autoliquidación de aportes subsistirá mientras el aportante no cumpla con la obligación de reportar el cese definitivo de sus actividades, según se señala en el inciso 3º del artículo 5º anterior.

Formulario único

Artículo 8º. Formulario único. Las Superintendencias Bancaria y de Salud, de conformidad con sus propias competencias, adoptarán el Formulario Único de Autoliquidación de Aportes al Sistema, el cual será de obligatoria utilización por parte de los aportantes. Dicho formulario único podrá tener el carácter de integrado, en los eventos y para los casos que contempla el inciso 2º del artículo anterior.

Artículo 9º. Contenido de la declaración de autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. El formulario para la declaración de autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral deberá incluir la razón social y el NIT de la entidad administradora a la cual se presenta, y deberá contener, al menos, la siguiente información:

a) Apellidos y nombres o razón social del aportante, con indicación de su respectivo NIT.

Cuando la declaración corresponda a una sucursal deberá indicarse, adicionalmente, el código que permita su adecuada identificación;

b) Período de cotización, el cual corresponde al mes calendario de la nómina sobre la cual se calculan y pagan las respectivas cotizaciones, o durante el cual se perciben los ingresos sobre los cuales las mismas se efectúan. Cuando el aportante pague cotizaciones por períodos atrasados, deberá diligenciar un formulario de autoliquidación por cada uno de ellos;

c) Apellidos, nombres y documento de identidad de cada uno de los afiliados;

d) Novedades del período de cotización;

e) Días cotizados para cada uno de los riesgos por los cuales se aporta;

f) Ingreso Base de Cotización;

g) Liquidación de aportes a los diferentes riesgos cubiertos, al igual que al Fondo de Solidaridad Pensional;

h) Valor de las incapacidades o licencias que, por cada riesgo, hayan sido pagadas por el aportante por cuenta de la administradora y que son objeto de deducción;

i) Cuando se trate de una corrección, el código que así lo señale, al igual que el número de radicación de la declaración que se corrige;

j) Liquidación de sanciones que resulten procedentes;

k) Firma del aportante, o de su representante legal o apoderado, según sea el caso.

Cuando la autoliquidación de aportes se presente en formulario magnético, la entidad administradora deberá reemplazar la firma a que alude el presente literal, con medios alternos de identificación propios del manejo computacional de datos.

Parágrafo 1º. En las declaraciones de autoliquidación de aportes correspondientes al SGSSS, se deberá incluir el valor de las UPC correspondientes a los afiliados adicionales dependientes y que se paguen mediante la respectiva nómina. En todo caso, la desafiliación del cotizante principal hará perder la calidad de beneficiario dependiente a aquel por el cual se están pagando las UPC adicionales, sin perjuicio de los reembolsos a que pueda haber lugar. Igualmente deberá presentarse, en forma discriminada, la información relativa a los aportes que se liquiden al 8% y al 12%.

Declaración de aportes por medios electrónicos

Parágrafo 2º. La declaración de aportes al Sistema podrá realizarse a través de medios electrónicos, en las condiciones y con las seguridades que establezca el reglamento. Cuando se adopten dichos medios, el cumplimiento de la obligación de declarar no requerirá para su validez la firma autógrafa del documento.

Artículo 10. Aproximación de los valores contenidos en las declaraciones de autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. Los valores a incluir en los formularios previstos en el presente decreto o en los comprobantes para el pago de aportes, según sea el caso, deberán aproximarse en la siguiente forma:

1. El monto del Ingreso Base de Cotización correspondiente a cada afiliado, al múltiplo de mil más cercano.

2. El valor de los aportes liquidados por cada afiliado y el valor de los intereses, al múltiplo de cien más cercano.

Para los efectos de lo dispuesto en el presente artículo, la fracción igual o menor a quinientos (500) y cincuenta (50) se deducirá.

Las inconsistencias que se generen dentro de los procesos de compensación que contempla el Sistema Integral de Seguridad Social en Salud, y que tengan origen en las aproximaciones de valores a que alude el presente artículo, no darán lugar a glosas por parte de las entidades encargadas de efectuar tales compensaciones.

Certificaciones de contadores y revisores fiscales

Artículo 11. Certificaciones de Contadores y Revisores Fiscales. Los aportantes obligados a llevar libros de contabilidad que, de conformidad con lo establecido por el Código de Comercio y demás normas vigentes sobre la materia, estén obligados a tener Revisor Fiscal, deberán exigir que dentro de los dictámenes que dichos revisores deben efectuar sobre los estados financieros de cierre e intermedios, se haga constar claramente si la entidad o persona aportante ha efectuado en forma correcta y oportuna sus aportes al Sistema.

Igual obligación existirá para los demás aportantes obligados a llevar libros de contabilidad, cuando el patrimonio bruto en el último día del año anterior, o los ingresos brutos del mismo período sean superiores a trescientos cincuenta millones de pesos ($350. 000. 000). En este evento, la certificación a que alude el inciso anterior deberá hacerse por parte del respectivo contador.

La obligación que se establece mediante el presente artículo no será aplicable con respecto a la Nación, los departamentos, municipios, Distritos Especiales y el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá.

Parágrafo. Los valores absolutos expresados en moneda nacional en el presente artículo, se reajustarán anual y acumulativamente en el cien por ciento (100%) del incremento porcentual del índice de precios al consumidor para empleados que corresponde elaborar al Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, entre el período comprendido entre el 1º de octubre del año anterior a aquel en el cual se deban expedir las certificaciones a que el mismo alude, y la misma fecha del año inmediatamente anterior a éste. Al realizar el reajuste de que trata el presente parágrafo, se efectuarán las aproximaciones de que trata el artículo 10 anterior.

Artículo 12. Efectos de la Certificación expedida por el Contador Público o Revisor Fiscal. Sin perjuicio de las facultades de verificación de que gozan las entidades administradoras y los órganos de control del Sistema para asegurar el cumplimiento de las obligaciones para con el mismo, y de las obligaciones que existen en cabeza de los aportantes de mantener a disposición de las administradoras y de los órganos de control la información y pruebas necesarios para corroborar la veracidad de los datos contenidos en las declaraciones de autoliquidación de aportes presentadas, así como el cumplimiento de las obligaciones que sobre contabilidad exigen las normas vigentes, la certificación del contador público o revisor fiscal en los estados financieros del aportante, hará constar los siguientes hechos:

1. Que la información contenida en las declaraciones de autoliquidación de aportes al Sistema, y en particular la relativa a los afiliados, y la correspondiente a sus Ingresos Base de Cotización es correcta.

2. Que el aportante no se encuentra en mora por concepto de aportes al Sistema.

El contador público o revisor fiscal que encuentre hechos irregulares en la contabilidad de los cuales puedan derivarse inconsistencias o inexactitudes con relación a la información a que aluden los numerales 1 y 2 anteriores, o que determine la existencia de incumplimiento de las obligaciones para con el Sistema o la elusión, evasión o mora en el pago de los aportes que financian el mismo, podrá dejar las pertinentes salvedades en el dictamen a los respectivos estados financieros, precisando los hechos que no han sido certificados y la explicación completa de las razones por las cuales no lo fueron. Dichas salvedades estarán a disposición de las respectivas entidades administradoras, al igual que de los órganos de control.

Artículo 13. Declaraciones que se tienen por no presentadas. No se entenderá cumplido el deber de presentar la declaración de autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, en los siguientes casos:

a) Cuando la declaración no se presente en los lugares señalados para el efecto;

b) Cuando no se suministre la identificación del aportante, o se haga en forma equivocada;

c) Cuando no contenga la información a que aluden los literales b) al g) del artículo 9º anterior;

d) Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar.

Parágrafo. En el Sistema General de Seguridad Social en Salud, la declaratoria de no presentada que, con fundamento en lo dispuesto en el presente artículo, se haga con relación a una determinada declaración de autoliquidación de aportes, no obstará para que se puedan efectuar las compensaciones sobre saldos no conciliados de que tratan las disposiciones especiales sobre la materia.

Reserva de la declaración

Artículo 14. Reserva de la Declaración. La información respecto de las bases y la autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral que figuren en las declaraciones respectivas, tendrá el carácter de información reservada; por consiguiente, los funcionarios de las entidades administradoras sólo podrán utilizarla para el control del cumplimiento de las obligaciones existentes para con el Sistema, para el reconocimiento de las prestaciones asistenciales o indemnizatorias que éste contempla y para efectos de informaciones impersonales de estadística.

Los bancos y demás entidades que, en virtud de autorizaciones o convenios para recaudar aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, conozcan las informaciones y demás datos de las declaraciones de autoliquidación de aportes, deberán guardar la más absoluta reserva con relación a ellos y sólo los podrán utilizar para los fines del procesamiento de la información que demanden los reportes de recaudo y recepción exigidos por las administradoras.

A igual reserva en el manejo de la información estarán sometidos los funcionarios de los órganos de control, quienes podrán acceder a ella en los términos y para los fines que establezcan las normas que definen sus competencias. Similar situación existirá con relación a los funcionarios de la entidad que maneje el Registro Único de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral.

Lo anterior no obsta para que las declaraciones puedan ser examinadas por cualquier persona que se encuentre autorizada al efecto.