MARCO NORMATIVO DEL R?GIMEN CONTRIBUTIVO

ANEXO TÉCNICO

El presente anexo técnico está dividido en tres partes. La primera contiene la estructura y especificaciones de los archivos de control, maestros y de novedades que de acuerdo con el régimen deben remitir al Administrador Fiduciario del Fosyga los obligados por la presente resolución. La segunda parte contiene glosario de variables de afiliados, asegurados y aportantes, especificando para cada una de ellas los valores permitidos. La tercera parte contiene características de los medios magnéticos y el formato como se deben remitir.

I. DATOS QUE LAS ENTIDADES OBLIGADAS POR ESTA RESOLUCION DEBEN SUMINISTRAR AL ADMINISTRADOR FIDUCIARIO DEL FOSYGA PARA LA CONFORMACION DE LA BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS

Las entidades a que se refiere el artículo 2° de esta resolución deberán enviar al Administrador Fiduciario del Fosyga, en las fechas y con la periodicidad definidas en la misma, los archivos de control y de datos de acuerdo con l as estructuras que a continuación se definen.

1. ARCHIVOS DE CONTROL

Todos los archivos de datos deben venir acompañados de su correspondiente archivo de control según especificaciones y diseño contenidos en las tablas siguientes.

Nombres de los archivos de control

En general para la interpretación de los nombres de archivos se deben tener en cuenta las siguientes siglas:

CODENTIDAD Longitud = 6 Código de la entidad que reporta la información.

DDMMAAAA Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo

de separador Ej:15062002 para 15 de junio de 2002.

DTO Longitud = 2 Código del departamento según codificación

DANE.

MCPIO Longitud = 3 Código del municipio según codificación DANE

V Número de volúmenes enviados (medios magnéticos)

TABLA 1

Nombres de archivos de control

1.1 Diseño del archivo de registros de control

TABLA 2

Diseño registros de control

2. ARCHIVOS DE DATOS

Contiene los datos que deben reportar las entidades obligadas por esta resolución para cada régimen según se detalla a continuación; los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el aparte II Glosario de este anexo técnico.

Nombres de los archivos de datos (diferentes de régimen subsidiado).

TABLA 3

Nombres de archivos maestros de datos diferentes al régimen subsidiado

Las tablas de departamentos y municipios serán dispuestas en la Web del Ministerio de Salud (www.minsalud.gov.co) y del Fosyga (www.fosyga.gov.co) además de la posibilidad de su consulta en la página Web del DANE (www.dane.gov.co).

2.1 Régimen contributivo.

2.1.1Archivo maestro de contributivo afiliados.

Diseño de los Registros de datos

TABLA 4

Maestro contributivo

2.1.2 Información de Aportantes

Diseño de los Registros de datos:

TABLA 5

Maestro Aportantes

2.2 Régimen subsidiado

2.2.1 Archivo maestro de afiliados

Donde MS Maestro afiliados subsidiado

MT Maestro contratos

TABLA 6

Nombres de archivos de datos Afiliados Régimen Subsidiado

Diseño de los Registros de datos – Maestro de Subsidiado

TABLA 7

Maestro subsidiado

2.2.2 Archivo de contratos

Diseño de los Registros de datos

TABLA 8

Maestro de contratos

2.3 Regímenes de excepción

2.3.1 Archivo maestro de afiliados a regímenes de excepción

Diseño de los Registros de datos

TABLA 9

Maestro afiliados régimen de excepción

Para los aportantes relacionados con los afiliados cotizantes se deben remitir los archivos, según nombre y especificaciones definidas para aportantes en la tabla 5. Maestro de aportantes.

2.4 Medicina prepagada y seguros de salud

2.4.1 Archivo maestro de afiliados a sistemas de medicina prepagada y seguros de salud

Diseño de los Registros de datos

TABLA 10

Maestro medicina prepagada o seguros de salud

2.4 Reporte de Novedades

Aplica para todos los regímenes, contributivo, subsidiado, exceptuados, medicina prepagada y seguros de salud.

Nombre de los archivos de novedades

TABLA 11

Nombres de archivos de novedades

2.5.1 Novedades de ingreso

Los obligados por la presente resolución deberán reportar las novedades de ingreso utilizando el diseño de los registros y los nombres de los archivos de datos: maestro de contributivo, maestro de subsidiado, maestro de aportantes, maestro regímenes de excepción y maestro medicina prepagada y seguros de salud.

2.5.2 Novedades de actualización de datos y de modificación, retiro, traslado, suspensión, interrupción y desafiliación

Las Entidades a que se refiere el artículo 2° de esta resolución deberán mantener actualizada la información mediante el reporte de novedades, identificando el tipo y fecha de la novedad y conservando la información histórica.

Cuando con el envío de novedades se cambie un solo campo de los registros del archivo maestro, se asignará en “código de la novedad” el código del campo a afectar definido en el glosario de la parte II de este anexo. Cuando la novedad afecte más de un campo en el registro del afiliado, aportante o asegurado, se debe tener en cuenta la codificación contenida en la tabla 12, la cual en la columna “Variables que actualiza”, registra el código de cada uno de los campos que se afectan con la novedad. En las columnas “Contributivo”, “Subsidiado”, “Regímenes de excepción” y “Prepago y seguros salud”, se marca con una “X” el régimen al que aplica la novedad.

TABLA 12

Códigos de novedades

2.5.3 Diseño del registro de actualización de datos y novedades de modificación, traslado, retiro, suspensión, desafiliación y reactivación.

Las entidades obligadas por la presente resolución deben enviar al Administrador Fiduciario del Fosyga como novedades, las modificaciones a los datos reportados en los archivos maestros seleccionados en las tablas 4, 5, 7, 8, 9 y 10 y los códigos de novedades contenidas en la tabla 12, de acuerdo con la estructura definida a continuación.

Las entidades promotoras de salud EPS, EOC, ARS y entidades que administren regímenes de excepción, conformarán el archivo maestro de afiliados con los registros de afiliación de fecha más antigua. Los demás registros deben generarse como novedades con la estructura, definida en la tabla 13.

Las entidades de medicina prepagada y las que administren seguros de salud enviarán como maestro, la información correspondiente a los contratos y pólizas vigentes. A partir de la entrada en vigencia de esta resolución deberán reportar las novedades de ingreso o actualización.

Tabla 13

Estructura archivo de novedades

Se debe diligenciar un registro por cada novedad.

Para el régimen subsidiado los afiliados correspondientes a contratos suscritos en la modalidad de continuidad en la afiliación, se deben reportar como novedades.

II GLOSARIO

El siguiente es un glosario de los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al Administrador Fiduciario del Fosyga para la conformación de la base de datos única de afiliados. En la columna Código se registra consecutivo asignado a cada variable, en la columna Concepto la descripción de la variable, en la columna Longitud el tamaño máximo que puede tomar la variable y en la columna Valores Permitidos se registran los valores aceptados para cada variable y su descripción.

Tabla 14: Datos que las entidades obligadas por esta resolución, deben mantener en su sistema de información, independiente de los demás previstos en los formularios de afiliación y de todos los necesarios para mantener plenamente identificados y localizados a los afiliados, así como para atender los requerimientos especiales de la Superintendencia Nacional de Salud para el ejercicio de las labores de vigilancia, inspección y control.

III. ESPECIFICACIONES TECNOLOGICAS PARA LA REMISION DE INFORMACION

1. MEDIOS.

La información debe presentarse en medio magnético o electrónico. Los siguientes son los formatos tecnológicos de los medios aceptados:

a) CD-ROM, de 74 minutos, 650 Megabytes o superior;

b) Disquete ZI P, 120 MB o superior;

c) Disquetes de 3.5”, alta densidad;

d) Transferencia Electrónica.

2. CARACTERISTICAS DE FORMATO

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos en archivos planos, con extensión .txt;

b) Los nombres de archivos y los datos en general deben ser grabados en letras mayúsculas;

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin; Cuando el dato no lleve valor (blanco), se debe incluir el campo separado por comas (,,);

d) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial;

e) Los campos tipo fecha deben tener el formato dia/mes/año (dd/mm/aaaa) incluido el carácter slach (/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos;

f) Los campos numéricos deben venir sin separación de miles y no deben traer decimales.

g) El número total de registros por cada volumen no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magnético;

h) Para optimizar el proceso de envío de los archivos se pueden comprimir con formato ZIP;

i) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de registro;

j) Las longitudes contenidas en los cuadros de esta resolución se deben entender como el tamaño máximo del campo;

k) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres;

l) Tener en cuenta que cuando el código de entidad trae CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la letra ‘o’ la cual es un carácter diferente a cero.

Bogotá, julio de 2002