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DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL SISPOA

Arturo Garcìa Santillàn

 

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Situación actual

Uno de los grandes problemas que se presentan en la administración publica, es la falta de aplicación real y objetiva de la planeación de su gestión, así como la carencia de sistemas de evaluación que nos permita contar con información confiables para la toma de decisiones. A menudo las organizaciones gubernamentales desarrollan grandes esfuerzos en la elaboración de planes y programas de desarrollo, al inicio de cada ciclo de administración gubernamental, los gobiernos emiten planes y programas institucionales en los cuales se establecen las líneas de acción y metas en diferentes ámbitos a plazos que van de medianos (6 años) a largos (20 a 25 años).

Esta planeación generalmente se encuentra bien planteada y fundamentada, soportadas por foros regionales de consulta con los diferentes sectores de la sociedad entre otros mecanismos, sin embargo, la ejecución de los programas y líneas de acción no es de lo más deseado, provocando en la mayoría de los casos que la operación vaya con rumbo distante a la planeación, quedando únicamente como un documento político todo aquel esfuerzo de planeación planteado al inicio de las gestiones.

Asimismo, en casos exitosos en los cuales se ha logrado la implantación de la estrategia, se carece de sistemas confiables de evaluación y control de la gestión, que nos permitan en base a la información proporcionada, tomar las decisiones mas adecuadas sobre el rumbo de las instituciones.

Al llevar a cabo un análisis de la gestión de las organizaciones gubernamentales, se ha detectado que a pesar de que se logra implantar las líneas estratégicas, estas no son evaluadas al corto plazo, o en el caso mas optimista, son evaluadas con sistemas de control poco efectivos, lo cual ocasiona que se cuente con poca información o con información falsa para la toma de decisiones. Esta situación es delicada, ya que como bien sabemos la planeación a mediano plazo se realiza suponiendo escenarios a futuro, programado en diferentes vertientes de atención, sin embargo al paso del tiempo estos escenarios van presentándose de diferente manera a como fueron previstos. Esto requiere una evaluación y en su caso una reorientación de programas, acciones y metas. En un modelo tradicional de administración esta evaluación de la gestión se lleva a cabo en periodos de corto plazo (un año) a través de los denominados Programas Operativos Anuales, y es ahí donde se requieren de sistemas planeación, evaluación y control que nos permitan identificar realmente que es lo que esta pasando en nuestra organización y contar con información confiable para la toma de decisiones.

Es a partir de finales del año 2000, cuando el nuevo CONALEP VERACRUZ, elabora su primer plan estratégico, contemplando en él proyectos, estrategias, líneas de acción y metas proyectadas al 2004 y partiendo como base de referencia y medición el año 2000, todo esto en atención a la naturaleza y a la razón de ser de este organismo.

El trabajo en aquel entonces no fue nada fácil, hubo que aprender a diseñar el rumbo y sello particular de este Colegio y estamparlo en un documento estratégico a mediano plazo. La tarea se cumplió habiendo elaborado entonces el primer documento que marcaba el rumbo estratégico del Colegio. (Programa Estratégico 2000-2004 del CONALEP Veracruz).

Derivado de este plan a mediano plazo, se elaboró también en su primera edición su correspondiente Programa Operativo Anual, el cual estableció las líneas de acción y metas a cumplir en el corto plazo (ejercicio fiscal).

Así pues el CONALEP VERACRUZ contaba ya con un documento de planeación, programación y presupuestación, que trataba de estar acorde y a la medida de su razón de ser y a las características jurídicas que lo componen.

El primer programa operativo anual que se implementó oficialmente fue en el año 2001, contando con 3 grandes proyectos que se conformaban por subprogramas, líneas de acción y metas. Este documento de control fue totalmente estático y rígido, en el, no se permitía registrar una gran cantidad de actividades además de que se carecía de una guía que indicara la forma del registro de las actividades realizadas por el Colegio.

Los resultados de este programa no fueron realmente importantes, el organismo no tenía ni la cultura, ni los conocimientos del registro de sus actividades. Por tanto la operación real del Colegio no fue registrada, finalizando el ejercicio fiscal con un gran número de metas estadísticamente sin cumplir.

En los años subsecuentes, se llevaron a cabo diferentes etapas de perfeccionamiento de dicho programa, incorporando en él, un documento denominado Catálogo de Indicadores. Este documento funcionaba como una guía de registro, ya que citaba las variables y su forma de medir en cada uno de los subprogramas de los diferentes proyectos que conforman el POA.

Para el año 2005, fue elaborado el Programa Estratégico 2005-2010 del Conalep-Veracruz, esto en cumplimiento de lo establecido en la Ley de Planeación del Estado de Veracruz, este programa se realizó mediante un ejercicio de planeación estratégica que parte de una evaluación de su Programa Estratégico 2002-2006, con la finalidad de incorporar los objetivos, estrategias y acciones específicas del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010 y del Programa Veracruzano de Educación y Cultura 2005-2010.

Su marco legal es la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Ley General de Educación, el Plan Nacional de Desarrollo 2000 – 2006, el Programa Nacional de Educación 2000 – 2006, el Programa Institucional 2000-2006 del Sistema Nacional de Colegios de Educación Profesional Técnica, la Constitución Política del Estado de Veracruz, así como los ordenamientos supracitados: Ley de Planeación, Plan Veracruzano de Desarrollo 2005 - 2010 y Programa Veracruzano de Educación y Cultura 2005 - 2010.

Para su formulación se realizaron doce foros de consulta en los siguientes lugares: Coatzacoalcos, Juan Díaz Covarrubias, San Andrés Tuxtla, Carlos A. Carrillo, Veracruz (dos foros), Xalapa, Orizaba, Potrero municipio de Atoyac, Papantla, Poza Rica y Tuxpan.

En estos foros participaron representantes de los sectores productivos, prestadores de servicios profesionales y personal directivo académico de los planteles Conalep; de estos foros se recibieron valiosas aportaciones que han sido incorporadas a este programa.

Se consideraron asimismo cinco objetivos estratégicos con los que se da cumplimiento a los fines del Colegio y se contribuye al logro de los diez ejes rectores del Programa Veracruzano de Educación y Cultura, que a su vez hacen suyo el compromiso asumido por el ciudadano Gobernador del Estado de generar el desarrollo educativo y cultural, que propicie y apoye la innovación y la creatividad, promueva los valores cívicos y contribuya a la convivencia pacífica; este compromiso esta planteado en el Plan Veracruzano de Desarrollo como uno de los diez criterios básicos que dan sustento a los objetivos, estrategias y acciones específicas de ese Plan.

Como se puede apreciar en el Colegio se ha entendido y desarrollado de una manera adecuada la planeación estratégica a mediano plazo teniendo para ello un documento que nos da vigencia y precisión de los rumbos que debe llevar la institución, asimismo, como ya fue citado anteriormente la planeación a corto plazo establecida en los Programas Operativos Anuales de cada año nos permite visualizar las metas y registrar los resultados o alcances obtenidos al final de cada ejercicio fiscal, sin embargo en este ciclo de gestión administrativa existe un aspecto que se presentan como debilidades de la institución, específicamente este aspecto es la evaluación de la gestión.

Desde la creación del Colegio Estatal, la evaluación de la gestión se ha llevado a cabo de manera poco formal, ausente de sistemas o programas calendarizados específicos para el análisis de resultados obtenidos durante un cierto periodo. Es precisamente el POA el instrumento que en base a resultados, se van dando en cada uno de sus indicadores, los cuales se analizan y se determinan acciones a desarrollar, sin embargo existen algunos aspectos que hacen que los resultados registrados en el POA no sean confiables y por consiguiente se carece de información contundente para la toma de decisiones.

Por otro lado, no obstante que el Programa Operativo Anual del Colegio enmarca los 5 objetivos institucionales de la planeación estratégica de la institución, considerando programas, líneas de acción y metas, es necesario contar con un instrumento que fuera completo e integral para el usuario y que nos permita medir de manera mas eficiente la gestión así como contar con información mas precisa y confiable acerca del resultado de las gestión del Colegio para la toma de decisiones.


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