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DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL SISPOA

Arturo Garcìa Santillàn
Víctor Alberto Lamadrid Landa

 

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DESCRIPCIÓN DE LOS INDICADORES

Con respecto a la accesibilidad, es importante generar un sistema que sea de uso sencillo, de fácil acceso y que el manejo del mismo permita que el usuario interactúe con el sistema de forma lógica, precisa y con la confianza de estar desarrollando las acciones de manera adecuada, es por ello que el sistema debe contemplar etapas, bloques o secciones y en cada una de ellas, las partes o procesos que les competen, con esta estructura lógica el acceso al sistema será mas sencillo. De igual forma que sea un sistema al que tengan acceso, no solo los responsables de cargar los datos correspondientes, sino de todos los usuarios que la organización considere pertinente. Además que sea viable de operarlo desde el punto de vista de revisión, análisis, seguimiento, así como de verificar la información vaciada al sistema correspondiente al área del usuario, entre otros usos por lo que se requiere que la operación y consulta sea de manera accesible para los usuarios del Sistema de Control Integral.

El sistema debe de ser congruente con los apartados de la planeación estratégica del Colegio, es decir que las acciones, seguimiento, control, medición y evaluación correspondan exactamente o en lo más significativo entre el sistema y la planeación. Con ello el sistema dará respuesta oportuna a los resultados alcanzados, de manera correlacionada con los proyectos estratégicos, que son la parte fundamental, no solo se debe contar con un sistema, sino con un instrumento de control integral que retroalimente a la planeación con los resultados en el momento oportuno y de manera confiable.

Es significativo integrar en el sistema todos aquellos lineamientos necesarios para el desarrollo de la planeación por las unidades administrativas y por el Colegio Estatal, que faciliten su lectura, y disponibilidad de los mismos en el momento que se requiera, estos documentos van desde el Plan Veracruzano de Desarrollo 2005 – 2010, el Programa Sectorial de la Secretaría de Educación 2005 – 2010, así como por el Programa Estratégico 2005 – 2010 del Conalep del Estado de Veracruz, pasando por aquellos documentos a nivel local de las unidades administrativas, así como por los resultados logrados en el año anterior, como principales documentos.

Cabe hacer mención que uno de los problemas identificados es la falta de uso y de disponibilidad de los documentos, a la hora de realizar la planeación, lo que conlleva a retrasos, o a la omisión de algunos puntos importantes por falta de consulta de las políticas públicas dictadas y que competen al Colegio, contribuir mediante sus acciones. Es por ello necesario llevar a cabo una planeación.

Resulta importante que en el sistema se designen las personas responsables en cada una de las unidades administrativas, que en forma coordinada con su equipo de trabajo, planeen, desarrollen, informen y evalúen los resultados alcanzados de manera individual como unidad, y en su momento con los resultados que refleje el sistema, para poder tomar las decisiones oportunas en el momento preciso, es decir, aquellas personas que son responsables de la correcta operación y uso del sistema, en todos sus elementos que lo integren.

En el mismo orden, en que se han señalado los anteriores puntos, se resalta que en la búsqueda de la funcionalidad del sistema, se considera viable que el sistema le permita a los responsables operar adecuadamente al contar con instrucciones de trabajo muy precisas para cada uno de las vertientes que contenga el sistema, que no correspondan a instrucciones generales sino muy especificas, desde como abrir un archivo, guardarlo, hasta cual es el uso principal de cada parte que lo integran. Esto deriva de que en muchas ocasiones nos hemos enfrentado a sistemas, que tienen un manual de usuario, manual de instalación, manual de posibles problemas del sistema, entre otros, que no son consultados por el operador o responsable, por ser muy amplios, o por que se hace uso del sistema directamente, ya que los manuales hay que imprimirlos, o buscar información que corresponda lo que resulta tedioso.

Por ello se considera, que las instrucciones de operación del sistema deben ser claras y precisas, pero estar descritas en cada uno de los apartados del sistema, es decir, que el usuario no tenga que acudir a otro lugar a consultar como se opera sino que ahí mismo pueda leer y recordar las instrucciones precisas para el momento que lo requiere, no contar con manuales extras o de difícil consulta. Es mas sencillo y más enriquecedor contar con la información por parte del responsable en el momento necesario, ya que aunque conozca el proceso al hacer y ver si así lo desea, las instrucciones comprueban su correcta aplicación.

Toda vez, que el sistema integral sea accesible, congruente, que contenga los lineamientos de planeación, señale responsables e instrucciones de trabajo, es necesario iniciar la etapa de operación y seguimiento dentro del mismo sistema. Por esta razón el sistema debe incluir un apartado donde se plasme la planeación a corto plazo (1 año), de cada uno de los proyectos y sur vertientes de manera anual y mensual, lo anterior para establecer la meta correspondiente al año que se planea y de manera mensual para no solamente definir metas mensuales, sino que permitan dar el seguimiento oportuno a los alcances de la meta anual.

Esta planeación anual debe ser de fácil llenado y uso constante para verificar los avances y en caso de ser requerido, consultar lo plasmado en dicha planeación. Este apartado debe incluir todas las variables, e interrelacionarse con aquellos documentos donde sea necesario contar con la meta anual o mensual, que permitan la acumulación de los resultados esperados por periodos, por proyectos y de manera integral.

Otro aspecto fundamental, lo constituye el registro de las acciones y de los resultados logrados para cada una de las variables, grupo de variables o vertientes que integren el sistema, ya que el sistema por si solo no constituye elemento de eficiencia, sino la cultura y la aplicación correcta de los elementos de la planeación, así como la correcta operación del sistema como un instrumentos esencial en el seguimiento de lo planeado. Para ello, y en atención a esa falta de cultura de registro de las acciones que se realiza en las diferentes unidades administrativas, y que dificultan la consolidación de las acciones, se requiere que el sistema contemple un apartado donde se efectué el registro detallado de las acciones sin llegar a burocratizar el proceso que demerite y limite los tiempos de realizar las acciones con el registro. Es decir un apartado para registros de manera detallada y simple que contenga las características más sobresalientes de las acciones que se busca registrar y que individualice o agrupe acciones.

Con esto se espera que los responsables de operar el sistema tengan: elementos de medición, evitar duplicidad en reportar acciones, y recordar en caso de ser necesario cuales fueron las acciones que se realizaron y en que momento se llevaron a cabo. Con ello les facilitará la planeación posterior sobre todo en aquellas acciones que se realizan de manera periódica o esporádica. De igual forma si existe el registro adecuado, no solo los responsables sino aquellos usuarios que lo deseen pueden consultar las acciones realizadas en cada uno de los proyectos.

El Sistema debe incluir la parte del seguimiento de la planeación a corto plazo, además cabe hacer mención que si la estructura de la Planeación es anual y mensual, el seguimiento debe ser en los mismos periodos, para ello debe contemplar aspectos de informes mensuales que contengan los resultados alcanzados, mismos que quedaran plasmados a través de cifras y registros detallados como se mencionó en el párrafo anterior. De igual forma con estos controles mensuales, se podrá obtener información que atienda: a los resultados logrados o en su defecto, que señale si se encuentran por debajo de lo planeado. Los informes mensuales deben integrar cada uno de los proyectos congruentes con el programa estratégico del Colegio, y ser comparados con las metas establecidas para ese mismo mes que se informa, contra la meta anual, y a su vez contra las metas acumuladas según el mes de que se trate. De igual forma deberá presentar los resultados tanto en números como en porcentajes, lo que facilitaría su lectura y comprensión sobre la situación que refleja el informe mensual.

El vaciado de los datos en el informe mensual debe ser sencillo, que permita al responsable interactuar entre los proyectos y que oriente en cada momento con las instrucciones necesarias, tal y como se ha venido mencionando en cada paso sobre el llenado del informe.

Entre otros aspectos que deberá contener el informe mensual se encuentran: detallar oportunamente el periodo, los responsables del llenado, la fecha de llenado, contener espacios que permitan manifestar comentarios u observaciones sobre cada una de las variables que integran el proyecto y a la que se le de seguimiento en acciones, y que el cálculo que se realice dentro del informe, no se haga de manera manual, sino de manera directa por el sistema al cargar información. Esto último le permitirá al responsable estar seguro de los resultados presentados y le dará espacio y tiempo para realizar otras acciones dentro del sistema que requiera de análisis o seguimiento.

Otro aspecto importante, es el que se refiere a la evaluación de los resultados de la planeación, esto es, con la obtención de los documentos y los propios datos, (entre otros elementos que faciliten dicha evaluación), el sistema deberá contemplar aspectos gráficos de seguimiento por cada uno de los proyectos y variables, así como por los periodos anuales y mensuales que se planean, y que en correspondencia, es lo que permitirá la evaluación.

Por la integralidad que se busca en el sistema, debe existir y operar un bloque para que el usuario, posterior al vaciado de las metas anuales y mensuales, así como al vaciado de los informes mensuales, pueda accesar a bloques que le permitan visualizar de manera oportuna los resultados, imprimirlos en caso de ser necesarios o hacer el uso que considere pertinente el responsable o el personal directivo que hará uso de dichos resultados para su análisis por área, por indicador, por proyecto o por la organización a nivel local o estatal.

Cabe resaltar que los análisis se pueden presentar por periodos normales (mensual, anual) o en caso acumulativo (por el periodo que se desea analizar, ejemplo: enero – agosto). Este rubro permitirá realizar el análisis para la toma de decisiones de manera oportuna en base a información confiable y detallada, ya que en caso de requerirlo como se plasmo anteriormente deberá el proceso de análisis complementarse con la parte de registro detallado para consulta, con la planeación anual, con lineamientos de las políticas públicas e institucionales, es decir, este apartado será la punta de lanza con resultados para efectuar el análisis adecuado y que permita eficientar en lo posible, la operación del Colegio hacia los resultados planteados.

Cada uno de los puntos señalados anteriormente, se requiere que contemple el sistema que se viene sugiriendo. Que de atención a todas esas necesidades, limitantes y oportunidades que han sido manifestadas a lo largo de este trabajo, ya que con ello permitirá 3 razones fundamentales para su creación e implementación como lo son:

• El sustento, • La trazabilidad • La integral.

Sustento por contemplar todos los elementos legales, históricos, de registro y seguimiento adecuado para eficientar el proceso de planeación y de los resultados esperados, y que en caso de ser requerido por la organización, por auditorias administrativas, de calidad, entre otros seguimientos legales o públicos, permitirá contar con el sustento de la planeación y de la presentación de los resultados de manera fidedigna ante cualquier situación que se presente.

Trazabilidad por contener desde su inicio hasta el final aspectos dentro del mismo sistema que permiten ir paso a paso en la periodicidad, en el registro acumulativo o consolidado, así como de manera lógica, oportuna y sencilla, da píe a regresar a la individualidad de manera ordena y clara. La interrelación, los vínculos, así como la estructuración de un sistema deben ser enfocados a la facilidad de consolidación y disgregación de sus componentes.

Integral al incluir todos los aspectos necesarios para eficientar la planeación en un solo sistema, que no requiere de otras acciones, (excepto el análisis directivo de los resultados que por sí solo el sistema no lo puede efectuar), y que va desde el inicio de análisis y lectura de las políticas públicas e institucionales, hasta la presentación de los resultados según el periodo que se solicite, buscando con ello lograr un sistema de control integral significativo.


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