BIBLIOTECA VIRTUAL de Derecho, Economía y Ciencias Sociales


DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL SISPOA

Arturo Garcìa Santillàn
Víctor Alberto Lamadrid Landa

 

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Sobre la Confiabilidad

Se puede definir como la capacidad de un producto de realizar su función de la manera prevista. De otra forma, se puede definir también como la probabilidad en que un producto realizará su función prevista sin incidentes por un período de tiempo especificado y bajo condiciones indicadas.

La necesidad de que el control de gestión evolucione hacia una concepción proactiva y que conjugue los aspectos internos y externos del organismo, aumenta a medida que estos organismos tratan de desenvolverse en un entorno en el que las condiciones competitivas que le son impuestas, exigen sacar el mayor provecho posible de la información interna y externa, para lograr el desarrollo de la estrategia.

Con el propósito de resolver estas cuestiones de vital importancia para las instituciones, surge en la década de los 90, el tablero de control de Kaplan y Norton, con el cual concluyen una investigación que llevaban realizando durante años. Aunque el tablero de control de Kaplan y Norton, es un modelo que por su validez se ha ganado su propio lugar dentro de las mejores técnicas y herramientas de la administración moderna, es importante reconocer que el camino de los instrumentos de control integrales para las empresas ha sido mucho más largo y arduo.

El diseño del SISPOA pretende contener lo mejor de estos instrumentos, con énfasis en: el uso de indicadores para lograr el monitoreo integral del Organismo de una manera más racional y simple, el carácter integrador y sistémico que es imprescindible en un sistema de control actual, la importancia de una organización donde todas las acciones estén coordinadas y donde todos los trabajadores, desde el alto mando hasta el nivel operativo, sepan cuales son los aspectos de relevancia dentro de la misma, para los cuales habrán de enfocarse. Cuando Kaplan y Norton, desarrollaron por primera vez su CMI , buscaban solamente crear una herramienta que permitiera medir los resultados tangibles e intangibles de una empresa. En aquel momento no suponían el gran alcance que tendría esta herramienta y las posibilidades que representaría como instrumento para medir el avance estratégico, característica del CMI que ha posibilitado que este se considere hoy como el instrumento más importante dentro de la gestión empresarial en los próximos 50 años. De esta manera el CMI proporciona una visión dinámica de los aspectos esenciales de la actividad permitiendo con ello, que se pueda observar la tendencia y la evolución de los indicadores esenciales, lo que permitirá anticipar y tomar decisiones estratégicas de una manera óptima.

El concepto del Cuadro de Mando Integral que establece Ballvé (2000:70) dice “Se le define como el conjunto de indicadores cuyo seguimiento periódico permitirá contar con un mayor conocimiento de la situación de la empresa o sector”.

Como se ha mencionado anteriormente, en el entorno empresarial actual, así como en los gobiernos, se deben dedicar importantes recursos de tiempo, energía, humanos y financieros tendientes a medir el trabajo que realizan para alcanzar sus objetivos estratégicos; cada vez mas, las empresas llegan a la conclusión de que medir los resultados de su actividad es mas crucial que nunca, pero que los sistemas utilizados para reunir, supervisar y compartir información sobre los resultados, contienen fallos estrepitosos. Asimismo en la economía actual, activos intangibles como la preparación de los empleados, relaciones con clientes (sociedad), y proveedores y las culturas innovadoras representan la clave para crear valor.

En este sentido y aquí la importancia de este trabajo de investigación, el tablero de control ha demostrado ser una herramienta de eficacia probada en el intento de captar, describir y traducir activos intangibles a un valor real que puedan comprender todas las partes interesadas de la empresa, y al mismo tiempo permitir que las organizaciones puedan poner en marcha sus estrategias diferenciadoras así como ser una herramienta de la gestión confiable y eficaz.

En el ámbito gubernamental la planeación a corto plazo es una obligación establecida en las leyes de planeación tanto federales como estatales, año con año, las organizaciones establecen su planeación a corto plazo (un año) en un POA, el cual regularmente se trata de unos formatos en Microsoft Word en los cuales únicamente se solicita que se establezca la planeación de actividades con su calendarización anual, sin embargo carece de la aplicación en la cual los funcionarios puedan en primera instancia registrar por cada indicador que planean, lo que abarca o las áreas que cubre esa programación, es decir, contar en el mismo instrumento o herramienta con una base de datos que muestre lo que soporta dicha planeación.

En una segunda instancia, los programas Operativos Anuales tradicionales carecen de un apartado de registro de logros y posterior graficación y evaluación de resultados, por ello se puede establecer de manera clara y precisa, que no existe un sistema similar al sistema que será desarrollado en el cual además de planear y programar, pueda saber el sustento de su programación y a la vez al momento de entregar reportes mensuales, el usuario pueda guardar los datos que sustentan su reporte y posteriormente contar con gráficos que muestren los avances reales.

Un acercamiento débil de sistematización de un Programa Operativo Anual, lo llevo a cabo el Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica a nivel federal en el año 2004, esta herramienta permitía en un nivel moderado y simple, correlacionar y contabilizar los avances en materia de cada uno de los proyectos que conformaban dichos programas, es decir, a través de una hoja de calculo sensibilizada, se iban acumulando mes con mes los resultados de la gestión y los enviaba a una celda denominada acumulado, con esta actualización se lograba contar con datos acumulados que visualizaban los avances al momento de cerrar los reportes mensuales. Esto mostraba una evolución con respecto a los formatos rígidos y fríos conocidos hasta esa fecha.

Existen también antecedentes de la implementación de tableros de control adquiridos a través de compañías dedicadas a la venta de software, por citar algunas se puede mencionar a Comisión Federal de Electricidad, Oficina de la presidencia de la republica en el sexenio 2000-2006 y PEMEX.

En la iniciativa privada, los tableros de control cuentan cada vez con mayor aceptación y penetración, habiendo casos de éxito en empresas de diferentes sectores, convirtiéndose en una herramienta que permite contar con información veraz para definir el rumbo de las empresas.

En resumen, a pesar de que existen diferentes productos de tableros de control en el mercado y que existen empresas tanto de sector publico como privado que han implementado este tipo de herramientas, no se ha encontrado un caso (en el sector educativo) de diseño y creación de un sistema propio que permita, planear, programas, registrar avances con sus respectivos soportes y con atributos que permiten llevar a cabo una evaluación de manera clara y sencilla acompañándose inclusive de gráficos y estadísticos y que principalmente ofrezca información confiable para el análisis y toma de decisiones.

Es a partir de un análisis del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010, de los programas veracruzanos de Educación y Cultura, Salud y Economía y del Programa Institucional 2000-2006 del CONALEP, que se realizó un diagnóstico en el que se pone de manifiesto las fortalezas y debilidades del Conalep-Veracruz, al tiempo que se reconocen las amenazas y oportunidades de su entorno. De este diagnóstico derivan problemas, retos y el propósito institucional.

Tomando en consideración los aspectos teóricos y empíricos anteriormente citados, así como la necesidad por contar con un Sistema que cubra e integre las limitantes y oportunidades para eficientar la paneación, el seguimiento, el control y la evaluación de los indicadores de gestión de la organización, ahora se resaltan los puntos más sobresalientes y que serán incluidos al sistema como lo son:

Accesibilidad, congruencia, registro, control, evaluación, temporalidad, responsabilidades, lineamientos de planeación, instrucciones de operación, sustento, trazabilidad e integrador, mismos que se describen a detalle cada uno de ellos, para su correspondiente inclusión al sistema.


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