Jaime Luis Rojas Moya
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4.5.3. Plan de Comunicación
A este efecto se deben realizar:
Para transmitir la nueva filosofía y el modo en que va a llevarse a cabo la implantación, es fundamental en esta fase definir un Plan de Comunicación, que sería responsabilidad de la Dirección de cada institución, y que debe contemplar:
Acciones de comunicación sobre la marcha del proyecto a usuarios y profesionales.
Acciones de comunicación entre los profesionales implicados en los procesos.
Acciones de comunicación con los profesionales de servicios no implicados.
La estructura de comunicación dependerá de los canales, herramientas y recursos disponibles en cada institución, y debe procurarse que sea lo más fluida posible .
4.5.3.1. Divulgación del marco filosófico en que se fundamenta la calidad
Esta etapa conduce a la obtención de una visión panorámica de las nuevas realidades, haciendo énfasis a la excelencia en el servicio al usuario, enmarcado en la productividad, la eficiencia y la seguridad.
Es responsabilidad de la alta gerencia, no solo, crear la visión/misión, sino generar un proceso mediante el cual se obtenga el compromiso de todo el capital humano con el marco filosófico y crear estrategias de divulgación, de manera que todos en la organización lo conozcan, lo comprendan y lo apliquen.
4.5.3.2. Sensibilizar los niveles locales, regionales y central
Se pretende en esta etapa obtener el apoyo e involucrar a las jefaturas de la Institución, mediante la presentación, interpretación, análisis y patrocinio del marco filosófico de la calidad; así como el empleo de un proceso intencionado de discusión y análisis del enfoque de mejoramiento continuo de la calidad y sus perspectivas de desarrollo en la Institución.
La estrategia a emplear será el desarrollo de seminarios-taller de análisis conceptual, de motivación y discusión de posibles alternativas de apoyo directivo al proceso de desarrollo del mejoramiento continuo de la calidad, así como el empleo de un proceso intencionado de discusión y análisis del enfoque de mejoramiento continuo de la calidad y sus perspectivas de desarrollo en la Institución.
4.5.4. Cronograma
Debe establecerse una serie de criterios de priorización para la implantación y, en virtud de los mismos, realizar un cronograma razonable y realista, que será analizado y justificado por la Dirección de cada institución.
Los criterios de priorización pueden definirse en función de los recursos disponibles para la implantación, del impacto previsto sobre el usuario, del impacto previsto sobre la satisfacción de profesionales, del acuerdo alcanzado con los órganos de planificación, ... Así, sería absurdo implantar un proceso si aún no se dispone de los recursos necesarios para su puesta en marcha. Ante un caso así, sería preferible priorizar otro proceso, por ejemplo, uno que busque mejorar la coordinación entre profesionales implicados.
