9. Conferencia magistral

Señoras y señores, amigos todos. Me han designado como moderador de esta reunión y en primer lugar, les doy la más cordial bienvenida.

Permítanme presentarme. Mi nombre es Marco Antonio, soy el supervisor de este curso y mi código es el 013. En los 6 meses que vienen, a todos ustedes conoceré personalmente porque mi trabajo es viajar a cada una de sus ciudades, ver como están llevando las prácticas de los cursos y organizar el trabajo que tendremos después con los que quieran continuarlo.

Aquí conmigo están varias personas a las que quiero que conozcan. Primero la belleza...

• ...y la calidad, dijo una de las tres chicas que estaban sentadas a su costado en el escenario de la tele conferencia.

El ambiente era el de un pequeño auditorio familiar e informal. Había un público de no más de 10 personas sentadas. De pie había 4 técnicos que eran dos camarógrafos, el encargado de luces y el encargado de sonido. Aún no se tenía una sala de grabación con instalaciones automáticas. El productor estaba en la otra sala, la sala de control.

En el escenario estaban Brako, el conferencista; Diana, Raquel e Imelda, las tres tutoras; Gustavo, el comercializador para la exportación de los artículos de plata, que además es especialista en finanzas; y Marco Antonio, el ingeniero industrial supervisor de la producción y maestro de ceremonias de las conferencias de Brako. Había cortinas, plantas, un reloj, una pantalla gigante para ver las fotos, videos, esquemas y gráficos que utilizaría Brako en sus exposiciones; y las habituales mesas con sus monitores, teclados y bebidas gaseosas para todos los que quisieran.

En la pantalla se veía simultáneamente varias ventanas. La sala de conferencias, los contenidos de las presentaciones de power point que se usaban, la ventana del chat escrito entre los participantes del taller y sus tutoras y un acceso al glosario de términos y al Centro de Documentación.

Así me había hecho la idea de las conferencias magistrales, pensaba Daniel.

[[ Brako, profesor 008 ]] ….De ahí que se tenga que armar un Sistema Operativo integrado por dos niveles, el local y el central, con tres sub sistemas:

 El Sub Sistema de Exportación,

 El Sub Sistema de Financiación y Monitoreo y

 El Sub Sistema de Comunicación y Capacitación.

Mientras hablaba Brako sobre el sistema operativo de la Escuela Virtual, aparecían en la pantalla del escenario las ayudas visuales, los esquemas.

El Sub Sistema de Exportación, tiene cuatro agentes locales y dos agentes centrales:

• El primer agente local es el promotor empresario. Para lo que estudian ustedes. Es el organizador del trabajo local. Recibe los pedidos, compra los insumos, encarga la producción, recibe los productos, los entrega a la exportadora, cobra y paga.

• Luego está el productor. Nosotros decimos que es el segundo principal beneficiario de todo este servicio. El primero, por supuesto, es y siempre será el cliente.

Este productor es contactado, motivado y evaluado por ustedes, los promotores empresarios y lo incorporamos a nuestra lista de micro empresarios productores, cuando ustedes lo digan.. Hace productos de muestra, que los revisa un técnico. Esta producción de muestra se envía a nuestros distribuidoras del extranjero. Y cuando llega un pedido, ustedes lo aceptan y sub contratan al productor. En estos meses, se va a realizar este trabajo, como prácticas del curso; y además, para que ustedes vayan formando su capital de trabajo.

Hay otros dos agentes locales. Veámoslos.

• El técnico especialista, es el que evalúa los productos de muestra y orienta al productor. Recibe los pedidos y los reparte entre ustedes, puede proveerles de los insumos y herramientas que necesiten para que ustedes se las den a sus productores. Luego recibe los productos que ustedes le dan, les hace el control de calidad y los clasifica. Tiene que ser un especialista en artesanías en plata.

• Y el otro agente local es el mensajero. Obviamente, se encarga de la distribución de los mensajes. Pero también y según sea necesario, de los insumos, de las herramientas y equipos, y de recoger los productos. Estos mensajeros son la base de toda la red de acopio, que parte del mensajero, llega al centro de acopio central; y de aquí se embarca a nuestras tiendas en el extranjero.

Estos son los cuatro agentes locales para este producto. Y así es como se organiza el trabajo. La organización es similar cuando se fabrican productos terminados, en domicilio, y que son de fácil transporte.

En el ámbito central, tenemos:

• Al supervisor, que ustedes ya conocen, y que más que agente central es un agente viajero, el cual debe conocer los pros y contras de todos los micro empresarios de su línea.

• Y al exportador, que es el que tiene el centro de acopio y que ahora es una empresa, cuyo flamante gerente es Gustavo.

El otro Sub Sistema es el de Financiación y Monitoreo, que facilita los recursos como créditos o como inversión de riesgo y que organiza y hace el seguimiento a todo el trabajo. Aquí, los agentes locales son la agencia local de un banco comercial, con el que tenemos convenio, y cada uno de ustedes como coordinadores de sus grupos de micro empresarios.

Y el tercero es el Sub Sistema de Comunicación y Capacitación, en producción y gestión. Aquí los agentes locales son la cabina pública de Internet y, en algunos lugares, se tienen estudiantes asistentes. Son alumnos de nuestros cursos de pre grado que están haciendo sus prácticas pre profesional.

Raquel, la tutora, estaba atenta a su pantalla. Todos podían remitirse mensajes privados pero sólo Guillermo hablaba con su amigo Daniel.

[ Daniel, 99-0552 ] Te voy a proponer para que seas coordinador del grupo.

[ Guillermo, 99-1455 ] ¿Y qué hace el coordinador?

[ Daniel, 99-0552 ] No sé pero suena importante.

[[ Brako, profesor 008 ]] Estos son los componentes del sistema operativo. Recordando la administración clásica, la teoría clásica de la administración del occidente, especialmente a Fayol, más que Taylor, las funciones de la administración son planeamiento, organización, dirección, coordinación y control. Estas funciones describen la operatividad de los subsistemas.

En lo sustantivo, esto se mantiene en el enfoque sistémico.

 Para el planeamiento existe el sistema de planificación. Este puede proyectarse al largo plazo, con la planificación estratégica. Al mediano plazo, con la planificación de coyuntura y contingencia. Y al corto plazo, con la programación de tareas.

 Para la organización existe el sistema operativo. Este puede verse en un enfoque sincrónico, diagramando la estructura orgánica, funcional y personal y formalizándolas en el reglamento de organización y funciones, ROF; en el manual de organización y funciones, MOF; y en el manual de procedimientos administrativos y operativos. Y también puede verse en un enfoque diacrónico, diagramando los procesos centrales y de apoyo, desde un nivel general, con la cadena de valor; hasta los niveles de detalle, con los flujos de los procesos operativos, que permiten los cálculos de tiempos y movimientos, y con los flujos de los procesos administrativos, que para los diseños de formatos y registros han evolucionado en su diagramación, de los flujogramas a los diagramas de burbujas.

 Para la dirección, además de una buena cantidad de herramientas para la toma de decisiones y de las evaluaciones de las políticas y de los estilos de dirección, existe el sistema de información (SI). Este incluye el relevamiento de las bases de datos a tener y de los flujos de información, el cual puede desarrollarse en programas, software, aplicando las tecnologías de la información (TI). De ahí la íntima vinculación entre SI/TI.

 Para la coordinación, además de los análisis de motivación y liderazgo, existe el sistema de compensación e incentivos. Este abarca a todo el personal, pero no se restringe a él. Incluye la satisfacción del cliente, entendiendo que existe el cliente externo y el cliente interno, el cual es aquel personal que usa los productos de uno como insumos para el trabajo que realiza, en su tramo del proceso de producción de bienes o de prestación de servicios.

 Y para el control existen los sistema de control, enriquecidos por el concepto de calidad total, que se aboca a la calidad de todos los procesos y todos los productos en todo momento. Y que no se restringe, por tanto, al control de la calidad de la producción o al control financiero.

 Todos estos sistemas se dan en un entorno sistémico, expresado en la cultura organizacional.

La tele conferencia era de 4 temas en 2 horas.

Se trataba cada tema durante 15 minutos, con 15 minutos más para los diálogos con las tutoras y el supervisor; y para responder las preguntas que los participantes del curso les habían hecho, por escrito, antes de pasar al tema siguiente.

[ Guillermo, 99-1455 ] ¿Qué te parece?

[ Daniel, 99-0552 ] Aburrido. En vez de escuchar esto mejor me leo un manual de teoría de la organización. Además, así no son las cosas.

[ Guillermo, 99-1455 ] Lo que pasa es que somos muchos.

[ Daniel, 99-0552 ] No. Un gerente no planifica tanto. En las transnacionales encontraron que los gerentes generales veían unos 600 asuntos diarios, en su mayoría a máximo 9 minutos por asunto.

[ Guillermo, 99-1455 ] Lo que puedes hacer, es enviar preguntas escritas vía las tutoras.

[ Daniel, 99-0552 ] Son teóricos. Aquí interesa la puntualidad, la organización. Todas las actividades están programadas. Más parece que estamos en la segunda ola, la industrial; y no en la tercera, la post industrial.

Y seguía Brako con 4 temas en 2 horas. Tratando cada tema durante 15 minutos, dejando 15 minutos a sus diálogos con las tutoras para responder las preguntas que los participantes les habían hecho por escrito, antes de pasar al tema siguiente. Quien quería podía ver los cuatro temas y participar enviando mensajes por chat escrito dirigido a sus tutoras, o podía ver sus grabaciones en momentos siguientes.

[ Guillermo, 99-1455 ] ...míralo así, gordo. Estos, más que nada, son los resúmenes de las lecturas que tenemos que cubrir en la quincena y de los temas programados para los discutirlos en los talleres y en los grupos de trabajo

[ Raúl, 00-0084 ] sí, es largo y difícil de entender pero los estoy grabando para leerlos después con más detenimiento.

[ Daniel, 99-0552 ] pero... aún así... será porque estamos comenzando pero...

[ Guillermo, 99-1455 ] Esto no es educación abierta y a distancia sino programada y a distancia. Y es más rígida. Más se usa el chat que el foro.

[ Daniel, 99-0552 ] pensé que esto iba a ser más práctico

[[ Brako, profesor 008 ]] Y para terminar esta primera tele conferencia, recordemos estas dos reglas de oro que deben guiar nuestro trabajo.

Primera regla: El cliente siempre tiene la razón.

Segunda regla: Si el cliente no tiene la razón, cumpla usted la primera regla.