La formación de administradores

FORMACIÓN GERENCIAL para la eficacia escolar
Gerardo Daniel Juárez Martínez

La formación de administradores

1. El Administrador

Existe en el mundo de la teoría administrativa la discusión sobre qué es un administrador, qué es un líder, qué es un gerente; si todos equivalen a lo mismo o si existen diferencias, haremos algunas precisiones antes de ocuparnos de las labores de un administrador.

Un gerente o administrador es una persona que se encarga de dirigir las actividades de otros al logro de un objetivo, mediante la asignación óptima de recursos.

Líder es un concepto de teoría política, es aquel capaz de influir en otros aunque no necesariamente tenga autoridad formal para hacerlo. Aquí se puede señalar que el líder que no ejerce una función de administración es un líder informal, como puede serlo: la persona más antigua o una persona con alta competencia profesional, es decir, alguien a quien los demás le reconocen la capacidad de guiarlos.

Un administrador en cambio, posee la autoridad formal, la tiene por decisión de un gobernante, un Consejo o el dueño de un negocio, sin embargo, ello por sí solo no quiere decir que sea el líder de un grupo, podrá tener la autoridad y el poder, pero no necesariamente la capacidad de liderear, por tanto, es deseable que el administrador sepa convertirse en líder, o que la organización para la que trabaja, lo desarrolle como tal.

Existen incluso quienes creen que la capacidad de administrar una organización es congénita y personal, y que por tanto, es ocioso intentar formar personas para administrar. Sin embargo, las organizaciones se han vuelto tan complejas que se “hace indispensable el conocimiento sistemático y profundo de las mismas, sin el cual no es viable la adecuada conducción de grandes organismos. Además, debe tenerse presente la necesidad de formar estudiosos para fomentar el conocimiento de empresas y gobiernos, único medio para elevar el nivel de servicio de tales entidades" (Garcíacastillo: 1997), esto confirma la necesidad de formar administradores.

El administrador, es la persona encargada de la planeación, organización, dirección y control de actividades en una institución, maneja óptimamente los recursos materiales, humanos, financieros y tecnológicos que le son confiados, con la finalidad de conseguir los objetivos que la institución previamente se ha fijado.

Un administrador tiene personal a su cargo, y, de acuerdo al nivel en que se encuentre dentro de la organización, puede caracterizársele en alguno de los siguientes tipos (Stoner: 1982, 14):
* De Línea: Es aquel que supervisa personal operativo, es el administrador de más bajo nivel en cuanto a autoridad, responsabilidad y tramo de control. Algunos ejemplos de este tipo de administradores serían: Un Supervisor de Producción o un Director de Escuela.

* De Nivel Medio o Gerencia Media: Es aquel que supervisa personal gerente de un área o actividad específica, tienen autoridad, responsabilidad y control, sobre varios administradores de línea. Ejemplos de ello serían: Capitán del Ejército, Inspector de Zona Escolar o un Director Regional de una empresa.

* De Alto Nivel o Alta Gerencia: Es un número pequeño de ejecutivos que supervisa directamente a gerentes de nivel medio. La Alta Gerencia es la responsable de la implantación de los planes y programas y del control de la organización en su conjunto y de la interacción de esta con su medio. Ejemplos de este nivel serían: Secretario de Educación, Gobernador del Estado, Director General de una empresa y el Comandante del Ejército.

Como puede observarse, cualquier persona que tiene mando sobre otros y autoridad sobre el manejo de recursos es un administrador. Los principios de la administración son de aplicación general, sin importar el nivel jerárquico en que se encuentre el administrador o el tipo de organización en que se desenvuelve.

Otro aspecto que es importante considerar respecto a los administradores, es el nivel de destrezas que requieren para desempeñar su trabajo, Robert Katz realizó un estudio sobre el tipo de habilidades que requiere un directivo (Katz: 1983, 393 y subs.). Según ese estudio, un administrador debe tener destrezas de tipo Conceptual, Humanas y Técnicas. De acuerdo al nivel que ocupe el administrador dentro de la estructura organizacional, varía el tipo de destrezas que requiere para desempeñar su trabajo.

La habilidad técnica se refiere a la capacidad de usar herramientas, o procedimientos técnicos en un campo especializado.

La habilidad humana se refiere a la capacidad de interactuar con personas, trabajar con ellas, comprenderlas y motivarlas. Un administrador debe tener suficiente habilidad en el manejo de relaciones humanas y así poder conducir a los grupos humanos al logro de objetivos.

La habilidad conceptual se refiere a la capacidad de comprender las situaciones que afectan a la organización, concibiéndola como un todo, de manera que las decisiones que tome, sean benéficas al núcleo organizacional.

Según el estudio de Katz, los administradores necesitan las tres destrezas, las que requieren en distintas proporciones según el nivel o categoría que desempeñan en la organización.

Así, en los niveles bajos de la administración (de primera línea), se requieren en mayor grado las habilidades técnicas, en los niveles altos del organigrama, es más importante la habilidad conceptual para lograr el éxito organizacional. Estas habilidades, refiere Katz, pueden ser desarrolladas.

Según Miztenberg (Robbins: 1994, Cap.1), un administrador desempeña ciertos papeles en su función, estos papeles o roles administrativos, son categorías específicas de comportamiento de los administradores, Miztenberg categorizó el trabajo de los administradores para definir lo que hacen con base a la observación de administradores en sus trabajos, por lo que estimo que sus conclusiones son aceptables (Miztenberg: 1983). Los roles observados, los clasificó en: Interpersonal, informal y decisorio.

El rol interpersonal es la caracterización que tiene el directivo como símbolo, el rol informal, aquella que toma como comunicador y el rol decisorio, es la caracterización que toma como jefe, específicamente tomando decisiones.

Rol Interpersonal

§         FIGURA.- Actúa como representante de la organización.

§         LÍDER.- Contrata a los empleados, motiva y estimula.

§         ENLACE.- Trata con personas distintas de los subalternos y superiores (gente externa).

Rol Informal

§         COLECTOR.- El directivo busca información para tomar las mejores decisiones.

§         DISEMINADOR.- Proporciona a los subalternos información importante que no sería accesible para ellos.

§         VOCERO.- Transmite información de la organización fuera de ella o manteniendo informados a los superiores.

Rol Decisorio

§         EMPRESARIO.- Trata de mejorar su unidad, desarrolla e implanta proyectos.

§         COMPONEDOR.- Resuelve conflictos.

§         ASIGNADOR.- Responsable de decidir cómo y a qué se asignarán los recursos de la organización.

§         NEGOCIADOR.- Responsable de representar los intereses de la organización en negociaciones.

El enfoque administrativo actual impone la necesidad de conceptualizar y resolver los problemas de la organización, viéndola como una totalidad. Cuando comentamos las características del nuevo modelo educativo planteado por la modernización educativa, nos encontramos con que la exigencia al directivo se basa principalmente en el establecimiento de objetivos y el manejo y coordinación de equipos integrados (padres de familia, maestros, alumnos y comunidad), parte de lo que Peter Drucker, teórico de la administración, en su obra La Gerencia de Empresas (Drucker: 1979, cap.29), ya preveía como un nuevo enfoque gerencial necesario (en este caso aplicable a la gestión educativa) y propuso tareas para el administrador de la nueva era:
* Dirigir mediante objetivos.
* Calcular riesgos para elegir alternativas a largo plazo (pensamiento estratégico).
* Ser capaz de organizar equipos integrados, en el que todos miden su desempeño y resultados contra los objetivos de la organización.
* Ser capaz de transmitir información y de motivar a todos los miembros de la organización, a la participación responsable.
* Ver a la organización como un todo.

Mas adelante señala que el gerente del mañana no podrá seguir siendo intuitivo, debe dominar el sistema y el método, deberá concebir formas y sintetizar los elementos en todos, tendrá que formular y aplicar principios generales y estar dotado para ejercer la gerencia, situación ésta, que en el caso que nos ocupa, la autoridad educativa no posee un programa instrumentado.

Esta preparación para ejercer la función gerencial, no es algo simple y sencillo, debe aceptarse que la problemática de formar administradores se ve en todo tipo de organizaciones, pero en la institución escolar es algo ya necesario, debido a que el sistema educativo se enfrenta a un cambio estructural que debe ser adecuadamente manejado, para evitar situaciones problemáticas que dañen el proceso educativo y para obtener el mejor aprovechamiento de los insumos dedicados a la institución escolar.