INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN EMPRESARIAL. FUNDAMENTOS TEÓRICOS Y APLICACIONES PRÁCTICAS

Unidad 3- Relaciones dentro de la organización
Tema 12- Delegación de responsabilidades

En este Tema se estudian y determinan las responsabilidades de los gestores y los métodos de gestión mas adecuados. Se dan a conocer los principios básicos de la delegación e identifica los defectos más comunes en las prácticas actuales de gestión.

INTRODUCCIÓN

Un empresario que dirige su empresa personalmente, no tiene necesidad de delegar. Si emplea a otras personas podrá delegar en ellos algunas funciones, pero será él en definitiva quien tome las decisiones.

A medida que el negocio o empresa vaya creciendo, la situación cambiará y entonces tendrá que nombrar a un Director Gerente en el que delegará su actividad, responsabilidad y el control de gestión de la empresa.

Esta delegación de responsabilidades se contemplan en los convenios de colaboración interprofesional y otros documentos legales en los cuales se especifican con precisión la naturaleza exacta de esta delegación de funciones, por parte del empresario individual o del Consejo de Administración, si son más socios.

Son por tanto estos socios participes los que delegan poder en el Consejero Delegado para actuar en nombre de aquellos para que a su vez, los responsables que dependen de él, ejecuten las directrices que marca el Consejo, de la mejor forma posible y para la obtención de los objetivos generales de la empresa.

Este Consejero Delegado responde ante los demás socios de la gestión encomendada y a presentar con la periodicidad que se precise, un informe detallado de la gestión realizada y los resultados obtenidos.

Como hemos visto, el poder para la toma de decisiones reside en el Consejo de Administración, que en la mayoría de las empresas importantes delega la responsabilidad y autoridad, bien a un consejero delegado y/o director general, que a su vez delega en otros directivos o comités. Es lo que se denomina el “staff” de la dirección.

Recuerde siempre la frase anglosajona “you cannot delegate and forget it” –usted no puede delegar y olvidarse.

LOS CONCEPTOS DE LA DELEGACIÓN

Definimos el término delegación como: conceder a otra persona la autoridad necesaria para que actúe en nuestro nombre, tome decisiones y/o acciones especificas en la gestión empresarial.

Cuando concedemos esta autoridad y responsabilidad para que se actúe en nuestro nombre, hemos de comprometernos con la decisión tomada. Este es un principio fundamental que, paradójicamente, no siempre funciona en la práctica; pero es un principio que deberemos aceptar siempre que decidamos delegar nuestra autoridad en otra persona.


El concepto de responsabilidad se refiere a las tareas o trabajos que configuran la organización de una empresa.

A recibe autoridad y responsabilidad y éste a su vez delega en B
La naturaleza de la responsabilidad cambia de mano.

A es ahora responsable de comprobar que B ejecute el trabajo y que tiene la responsabilidad de realizarlo.

Si A delega en B , y este a su vez delega en C , B sigue rindiendo cuentas a A y C a B...


LAS BASES DE LA DELEGACIÓN

El empresario ha de tener presente que la función de delegar, obtener resultados y las tomas de decisiones, se basarán en tres aspectos:

1. La delegación refuerza la influencia del Gerente.
2. La delegación proporciona el medio para que este Gerente desarrolle el liderazgo a través de la experiencia.
3. La delegación aumenta el sentido de responsabilidad del Delegado.

El empresario no puede realizar por sí solo todo el trabajo de su empresa, por tanto tienen que delegar.

Algunos empresarios al sentirse imprescindibles, tienen cierta aversión a delegar. Esto estaría justificado si no encuentra a nadie que le sustituya en ciertas tareas significativas.

Pero desde un punto de vista práctico, los empresarios deben introducir ciertos cambios en su estructura que propicie la delegación a todos los niveles.

Los trabajos que el empresario debe delegar son:

• Asuntos rutinarios de menor trascendencia.

• Trabajos que eventualmente puedan poner a prueba la capacidad y experiencia del delegado o subordinado.

• Trabajos que el delegado pueda desarrollar óptimamente o que pueda precisar un cierto grado de especialización.

Por el contrario, el empresario no debería delegar nunca:

• Todo su trabajo.

• Todos aquellos asuntos que por su trascendencia o gravedad precisen la toma de decisiones correctas.

• Asuntos que puedan tener ciertas repercusiones para la vida de la empresa y su continuidad.

• Evaluación de recompensas o castigos al personal, tanto directivo, mandos intermedios y personal de apoyo.


¿COMO DELEGAR FUNCIONES?

El primer paso es hacerse las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es la necesidad a cubrir?
• ¿En qué departamento o sección?
• ¿Qué niveles de responsabilidad se precisan?
• ¿Qué medidas de control van a tomarse?
• ¿Quién es la persona idónea?

Antes de determinar la última cuestión, se deben analizar las cuatro primeras.

Desde estos puntos de vista podremos considerar finalmente que persona está capacitada técnicamente y psicológicamente, es decir quién aceptará la propuesta. Una vez tomada esta última decisión, habrá que exponer con claridad al delegado lo que esperamos de él, es decir, cual es el verdadero objetivo.

Posteriormente se tratarán conjuntamente los pormenores de la misión y se delimitarán las funciones de la delegación. Es necesario indicar con precisión hasta donde se le permitirá llegar a la persona en la ejecución de la tarea delegada.

El siguiente paso es verificar si se ha comprendido la misión, obtener la aceptación del delegado y fijar un método o sistema de información ascendente. Es necesario establecer un tiempo determinado para que el delegado informe de los resultados.

Todas las personas vinculadas directamente con la misión deben conocer las tareas delegadas y a quién se ha delegado. Los resultados deben ser revisados y evaluados periódicamente.

Siempre deberemos estar dispuestos para comentar y analizar la situación, pero no imponer nuestra decisión, ni siquiera de forma indirecta.


DELEGACIÓN Y ESTRUCTURA

Los conceptos tradicionales de autoridad y responsabilidad deben adaptarse continuamente al estilo de gestión más participativo y orgánico. Estas premisas se dan actualmente en la mayoría de las empresas.

La definición rigurosa de: estructura, autoridad y responsabilidad de la organización es un aspecto de la escuela clásica del pensamiento (ver Tema 24) y su contenido hoy, no se considera muy relevante entre los nuevos empresarios que aplican prácticas más contemporáneas.

Uno de los grandes problemas del estilo orgánico de gestión es la falta de atención que se presta a la estructura formal y la especificación del trabajo, y el problema es que muchos empleados se sienten inseguros, pues no saben con exactitud que se espera de ellos.

Hay una cualidad en los empresarios menos frecuente, mucho más sutil y fina, más rara que las habilidades: es la capacidad para reconocer el talento.

A través de mi experiencia como consultor he visto muchas empresas o negocios que luchaban por seguir adelante y en la que los empleados o trabajadores tenían la respuesta a los problemas, pero nunca se les pidió opinión.

La finalidad principal en toda empresa organizada es crear un marco efectivo para la delegación de responsabilidades y la coordinación de las mismas. No siempre la estructura es lo más importante, pues no es sino el marco donde las actividades de la empresa se hacen de forma adecuada.

El marco es lo más importante porque permite la delegación a través de la propia organización; lo que importa en este caso es una correcta delegación, más que una compleja estructura.

La delegación a través de una estructura organizada significa que todos los componentes de la empresa: Directores, Especialistas, etc. les han sido delegada autoridad y responsabilidad por la Dirección General.

Este a su vez, como ya hemos comentado, lo recibe directamente del Consejo de Administración, ante el cual deberá rendir cuenta de las actividades especificas, operaciones y servicios.

Si la estructura de la organización se ha subdividido, existe el peligro que dicha estructura pueda presentar, como así ocurre a veces, una actitud compartamentalizada (reinos de taifas).

Los delegados aceptarán la delegación en un doble papel de responsabilidad:

• Área especifica de responsabilidad y/o autoridad de su propio puesto.

• Parte de responsabilidad en el proceso general de la gestión, es decir, su responsabilidad corporativa.

Ambos aspectos se relacionan entre sí, y los dos son esenciales.


RESUMEN

1. En este tema hemos observado con detalle como funciona la delegación a nivel individual. Hemos visto los aspectos técnicos de la responsabilidad, autoridad e información sobre los resultados y la aplicación práctica de qué y cómo delegar.

2. Hemos analizado también, aunque brevemente, la relación existente entre estructura de la delegación y el concepto de delegación. El propósito de este tema ha sido ilustrar que la delegación es el fundamento principal de la organización de la empresa y que contempla todos los aspectos del proceso de gestión.

ANÉCDOTA HISTÓRICA

¿Cómo queréis que considere buen gobernante a un hombre que empobrece su reino para enriquecer el mío?. Anécdota de Bayaceto II, Sultán del Imperio Otomano al escuchar que un cortesano alababa la prudencia política de Fernando de Aragón, al expulsar los judíos de España.

Se podría aplicar al empresario que deja escapar de su empresa a personas válidas y de talento, a las que no ha dado la oportunidad de demostrar su autentica valía. Estas se marchan a otras empresas donde si son tenidas en cuenta y valoradas.

EJEMPLO PRÁCTICO

Un especialista en Marketing, joven, muy preparado, pero sin experiencia, recibió el encargo de su Director de organizar el lanzamiento de un nuevo producto: una cerveza sin alcohol.

El joven aceptó entusiasmado la oportunidad que se le presentaba, pero debido a su inexperiencia no aclaró o concretizó los preliminares básicos a tener en cuenta, los límites de su gestión, ni los recursos exactos con que contaba. Sus superiores no le habían aportado suficiente información o no habían determinado los recursos necesarios para que el joven pudiera tener éxito en su gestión. Es decir, habían fallado en su responsabilidad; o no habían previsto correctamente la situación; o no habían realizado una perfecta selección del candidato.

Los superiores tampoco habían discutido con él los puntos fuertes y débiles del proyecto ni habían determinado con claridad cual era el resultado que se esperaba. No se realizó un feedback para aclarar las expectativas. O los superiores estaban demasiado ocupados, o permanecían indiferentes para discutir y resolver los problemas que iban surgiendo.

EJERCICIO

¿Cómo resolvería usted el problema planteado en el ejemplo práctico anterior?

PREGUNTAS

1. ¿En quién delegan su autoridad y responsabilidad los miembros del Consejo de Administración de una empresa privada?
2. ¿Cómo y cuando debe informar el Consejero Delegado a los miembros del Consejo?
3. Defina brevemente el término “delegación”.
4. ¿Qué entendemos por la expresión “autoridad”?
5. ¿Cómo cambia el sentido de la responsabilidad cuando el empresario delega?
6. Defina que es “rendición de cuentas”.
7. ¿Qué efectos positivos aporta la delegación?
8. No querer delegar ¿es un fallo corriente de los empresarios?
9. ¿Cuándo no se debe delegar?
10. ¿Qué puntos ha de considerar el empresario antes de delegar?
11. ¿Porqué es necesario establecer un método de información reciproco entre el empresario y el delegado?
12. ¿Qué factores tiene que considerar el empresario para decidir en quién delegar?
13. ¿Qué disposición debe tener el empresario si el delegado desea tratar los asuntos que le han sido delegados?
14. ¿Cuál es el beneficio que aporta a la delegación una estructura organizada?
15. ¿Existe algún riesgo delegar a través de una estructura organizada?
16. ¿Qué entiende usted por “doble papel de responsabilidad?