Arnulfo Arturo García Olivares
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Apéndice 7: La preparación de un evento
Con la finalidad de ejemplificar el tipo de preparación que se tiene que dar en un evento sea este social o deportivo, se describe una lista de control que puede ser útil como base para la preparación de eventos similares; este plan tiene la ventaja de que crea una conciencia ecológica entre la audiencia y genera ingresos al mismo tiempo (por medio de la venta de estos materiales). De manera que todos ganan, tal y como se describe en las Recomendaciones del capitulo 4 (Inciso 4.4).
A7.1.- Preparación del pre-evento
Identifique a los grupos involucrados y haga un compromiso con respecto a su plan de reciclaje. Sus involucrados (stakeholders) incluyen a proveedores, personal, voluntarios, contratistas, patrocinadores, participantes y la comunidad en general.
Acciones:
1. Nombre a un coordinador.
2. Decida si usted necesita comprometer a contratistas para realizar cualquiera de las acciones siguientes. Asigne cada acción al personal, voluntarios, o contratista.
3. Si contratistas serán comprometidos para manejar la colección y levantamiento de reciclables y otra basura, incluya una cláusula en su contrato como:
Colección y Levantamiento de desperdicios y Reciclables
Los contratistas deben:
1. Asegurarse que el sistema de colección en áreas públicas y áreas de venta, sea diseñado y manejado para aumentar al máximo la recuperación de materiales reciclables.
2. Entregar materiales a los recicladores o sus depósitos, y la pérdida residual a la basura.
3. Someter un informe a los organizadores del evento después de una semana de la realización del evento que incluye evidencia por escrito de los recicladores y operadores del basural de los tonelajes recibidos.
4. Diseñe un plan de reciclado apuntado a la maximización de recuperación de los recursos de las áreas públicas y en áreas comerciales.
5. Decida si se usa un sistema de dos contenedores inorgánicos y orgánicos, o un sistema de tres contenedores para composta, reciclables y otra basura.
6. Prepare un mapa de las posiciones de los contenedores. Asegurese que todas las situaciones de contenedores públicos tienen el mismo sistema de 2 o 3 contenedores. El reciclaje aumentará al máximo si los visitantes enfrentan opciones idénticas a cada situación.
7. Asegure que todos los contenedores son claramente marcados acerca de sus contenidos intencionales.
8. Asegurese de etiquetar con carteles visuales los contenedores.
Toda la comida, platos del papel, envolturas de comida de papel
Tazas, botellas, latas, cartones, todos los recipientes plásticos, el papel limpio, cartón,
Bolsas de plásticos, envolturas de papel aluminio o plástico, colillas, otros no reciclables
9. Identifique en su plan de sitio, un área de servicio (no accesible al público), donde se pondrán contenedores más grandes para recibir los volúmenes que se generen en el evento. Ponga en orden los recipientes y asigne el personal necesario, ponga identificación clara en todos los lados accesibles que indican qué materiales serán depositados en que recipiente.
10. Comprometa a los contratistas u organice al personal o los voluntarios para vigilar la colocación, uso y colección de contenedores así como el levantamiento final de los desperdicios y los otros materiales.
11. Si bolsas plásticas son usadas para los contenidos, considere señalizar o codificar con un color las bolsas de tal una manera que los contenidos sean identificables a su personal y a los contratistas de la colección.
12. Comunique su plan a todos los involucrados.
13. Trabaje con el personal para asegurar que todos los puntos están cubiertos. Usted puede necesitar planear una colección trastienda de cartón y otros materiales como el aceite de cocción y los recipientes de bebidas.
14. Asegure que la venta/distribución de los materiales por el personal son consistentes con su sistema de reciclado. Aconseje al personal de productos inaceptables y proporcione la información de donde pueden comprarse estos artículos preferentes (esto con el fin de asegurar materiales reciclables dentro de todas las instalaciones).
15. Recuerde que el re-uso es incluso mejor que el reciclado, por ejemplo usando un lavaplatos y contratando vajillas y cuchillería es mejor que comprar productos biodegradables.
16. Cite a un agente de los medios de comunicación para que este informado totalmente en todos los aspectos del evento, incluso los objetivos de minimización de desechos y el funcionamiento de su sistema de reciclado.
17. Promueva el sistema de reciclado en los boletos, folletos, guías de evento, carteles y comunicados de prensa.
A7.2.- Durante el evento
Acciones:
1. Ponga los contenedores identificados correctamente en los lugares y posiciones identificados en su plan de sitio antes del evento empiece. Asegurese que el sitio este limpio y ordenado.
2. Promueva su sistema de reciclado a través de anuncios por el altavoz, estandartes, letreros y programas del evento.
3. Intercambie contenedores vacíos a las frecuencias apropiadas para evitar sobrellenar, y deposité los contenidos en los recipientes más grandes en el área de servicio.
4. Supervise el uso de los contenedores y ajústelos, si es necesario para cubrir áreas de uso con altos volúmenes.
5. Busque la retroalimentación del personal, voluntarios y los contratistas para compartirles sus éxitos y problemas, y haga ajustes como sea necesario.
6. Haga una colección trastienda de materiales, sobre todo de cartón que por sus dimensiones no quepa en los contendores.
7. Haga una colección de comida no vendida por una organización caritativa, si es aplicable.
8. Agradezca a todos los involucrados.
A7.3.- Después del evento
Acciones:
1. Limpie el sitio y asegurese que todos los materiales se lleven al área de servicio.
2. Diga a todo el personal o a los contratistas que aseguren que todo el material reciclable se llevo a un depósito de reciclaje y los residuos al basural.
3. Interrogue a los involucrados y haga notas de lo que debe aprender para ser mejor la siguiente vez.
4. Mantenga un informe de cuales fueron los tonelajes recolectados de reciclables y desperdicios (puede ser de utilidad para promoción o para obtener el apoyo de algunas ONG´s).
5. Gane una publicidad positiva para sus eventos a través de los medios de comunicación locales que pueden estar interesados en historias de éxito.
PLANEACIÓN DE UN EVENTO - LISTA DE CONTROL
PREPARACIÓN DEL EVENTO ¿QUIÉN ES RESPONSABLE? ¿PARA CUÁNDO?
1. Nombre al coordinador El comité de organización para seleccionar a un miembro 3 meses antes
2. Use a un contratista o al personal El coordinador coloca las citas de contratistas para reciclaje o colección. 2 meses antes
3. Incluya una cláusula del contrato El coordinador hace el contrato 6 semanas antes
4. Diseñe el plan de reciclaje El contratista en consulta con el coordinador 4 semanas antes
5. Elegir sistema de 2 o 3 contenedores N/A 4 semanas antes
6. Plan de sitio de contenedores El contratista en consulta con el coordinador 4 semanas antes
7. Identificación de contenedores N/A
8. Consiga los letreros de identificación de los contenedores El contratista 4 semanas antes
9. Identifique las áreas de servicio y organice la identificación para los recipientes grandes El contratista en consulta con el coordinador 1 semana antes
10. Organice colocación, uso y colección de contenedores El contratista 1 semana antes
11. Codifique las bolsas de acopio El contratista 1 semana antes
12. Comunique el plan a los involucrados El coordinador 2 meses antes
13. Plan de colecciones trastienda El coordinador consulta con los vendedores y aconseja al contratista 1 semana antes
14. Chequeo de materiales usados por los vendedores en el evento El coordinador 2 meses antes
15. Identifique oportunidades de re-uso El coordinador 1 semana antes
16. Cite al portavoz de los medios de comunicación El coordinador 2 meses antes
17. Promueva actividades de reciclaje El portavoz de los medios de comunicación Empiece 2 meses antes
DURANTE EL EVENTO
1. Ponga los contenedores temprano según el plan en el sitio limpio El contratista Día antes
2. Verifique que la identificación de los contenedores sea correcto El coordinador y el personal Día antes
3. Promueva actividades de colección El coordinador A lo largo del evento
4. Intercambie los contenedores llenos por vacíos y entregue los contenidos en el área de servicio El contratista A lo largo del evento
5. Supervisión de los contenedores El contratista A lo largo del evento
6. Comunique con el personal El coordinador en consulta con el contratista A lo largo del evento
7. Supervisión en trastienda El contratista A lo largo del evento
8. Coleccione la comida no vendida El coordinador y los voluntarios Al cerrar
9. Agradezca a todos El coordinador Al cerrar
ANUNCIE EL RESULTADO
1. Limpieza El contratista Día después
2. Entregue el material a los depósitos y el basural El contratista vía contratistas subalternos Día después
3. haga una retroalimentación El coordinador Semana después
4. Recopile los informes de reciclaje El coordinador Semana después
5. Continuación con los medios de comunicación El portavoz de los medios de comunicación Semana después
