David F. Camargo Hernández
3. Esquema de Riesgos por Puestos de Trabajo
Es un esquema que tiene como objetivo prevenir los riesgos funcionales y
espaciales en los puestos de trabajo.
3.1 Esquema Funcional.
Hace referencia a la prevención de riesgos en las funciones de cada puesto de
trabajo, ubicando las actividades vulnerables para efectuar los ajustes
correspondientes. Con cierta periodicidad se debe diseñar un esquema funcional
de riesgos por cada funcionario y ser remitido al jefe inmediato, para que
esté al tanto de la evolución del puesto de trabajo. Es posible que algunos
puestos no evolucionen demasiado, pero hay otros que tienen una gran dinámica
y presentan labores de alto riesgo, como por ejemplo: la prescripción de
términos o la entrega de títulos valores, entre otros.
Cada funcionario es conocedor de sus actividades y responsabilidades, de ahí
la importancia del esquema, lo que representa un mayor control y proyección
hacia el futuro evitando posibles imprevistos (ver formato al final del
capítulo).
Los funcionarios públicos tienen cierta movilidad de sus cargos, lo que hace
necesario que quien reemplace a quien se va porque renuncia, es retirado del
cargo, cambia de labor, sale a vacaciones o se incapacita, reconozca el
terreno y mantenga la continuidad del puesto sin crear mayores traumatismos.
En oportunidades se observa que quien cambia de labor, no esté interesado en
dar inducción a quien llega a reemplazarlo, simplemente entrega y se va. Se
puede tratar de un procrastinador que acumuló trabajo y nunca lo realizó,
dejando pendiente una carga que posiblemente quien llega desconozca hasta
cuando se presente una dificultad.
El funcionario que ha recibido el puesto puede ser muy organizado, pero
mientras se apersona de su nuevo cargo transcurre un tiempo que puede ser
vital para llevar a cabo alguna tarea o continuar otras que exijan permanente
seguimiento. Si se conocieran los pormenores de las actividades y los riesgos,
se podrían solucionar los problemas que surgieran.
La razón de efectuar un esquema de riesgos funcionales, permitiría la
actualización del puesto de trabajo de la cual conocerán tanto el jefe como el
subalterno y permitiría diagnosticar para la toma de de decisiones. Cuando un
funcionario cambia de cargo o es separado, deberá rendir un informe de las
condiciones en que entrega el puesto, haciendo énfasis en los puntos críticos,
el cual deberá estar totalmente actualizado y si omitiera alguno o presentara
otros que no lo son, deberá dar las explicaciones del caso, así no labore en
la institución.
Definitivamente con el esquema de riesgos funcionales por actividad, los
funcionarios estarían contribuyendo con una auténtica planeación hacia el
futuro.
3.2 Esquema Espacial.
Cada funcionario realizaría un esquema espacial de su puesto de trabajo, que
defina los lugares de alto riesgo en el ejercicio de las funciones por la
importancia de los documentos que se manejan, el volumen y el espacio que
ocupan.
Riesgos consistentes en los posibles accesos de personas ajenas a cada puestos
de trabajo, que faciliten la huida de vándalos que quieran apropiarse de algún
tipo de información. El riesgo de destrucción de registros o expedientes (ver
formato al final del capítulo).
Si se le preguntara a un funcionario público por los riesgos que puede sufrir
su puesto de trabajo, posiblemente sugeriría algunas modificaciones; es él
quien mejor conoce el lugar y tiene el suficiente conocimiento para descubrir
las debilidades en materia de seguridad. No basta una llave, ni un candado,
porque en las dependencias hay continua movilidad de personal, se requeriría
la competencia del mismo funcionario para advertir, lo que puede suceder, si
no se toman los correctivos necesarios. No solo hay riesgos para los
documentos, también los hay a las bases de datos de las Instituciones con el
fin de obtener información confidencial. Cuántas veces no escuchamos que en
una entidad desaparecieron documentos o se quemaron. La seguridad no es
solamente colocar vigilantes, es necesario que cada funcionario con base en la
experiencia de su puesto de trabajo, aporte mecanismos de control que se
puedan ejecutar inmediatamente y que posiblemente sean poco costosos. Hay que
dejar que la imaginación del funcionario ¨vuele¨ y precise lo que hace falta,
para que su sitio de trabajo no sea vulnerado, evitando que se incube la
corrupción.
La corrupción no solamente es inducida por las personas, sino por el medio. Si
una oficina pública y específicamente los puestos de trabajo no tienen la
seguridad necesaria, entonces la corrupción puede aparecer disfrazada y
alguien que no sea culpable lo puede llegar a ser, simplemente porque no
comunicó los riesgos en que incurría su lugar de trabajo y dejó que alguien se
percatara de ello e hiciere de las suyas.
Con el esquema espacial de riesgos por puestos de trabajo, los funcionarios
estarían salvando su responsabilidad si sus sugerencias no son tenidas en
cuenta, de ahí lo importante de permitir que cada quien asuma su papel de
protector de los bienes del Estado, preservando las instituciones de quienes
quieran hacer mal uso de ellas. Se estaría haciendo patria. No se trataría de
que los funcionarios se volvieran detectives o arquitectos, se buscaría
mejorar la seguridad en los puestos de trabajo.