David F. Camargo Hernández
 

1. La Planificación del Personal

Puede ser de dos tipos: Una dinámica y otra estática. La primera hace referencia a la previsión de necesidades humanas de todo orden y al estudio previo de la problemática que se producirá en determinado lapso de tiempo. La segunda se orienta al conocimiento de los seres humanos de la empresa en el presente y la utilización de los recursos disponibles y los análisis pasados que se hayan podido llevar a cabo(1) .

JOHN Alan James estima que hay cuatro puntos claves para llevar a cabo una efectiva planificación de personal (2):

1-Determinar los requerimientos de personal en términos de la planificación integral de la empresa.

Es necesario que las instituciones estatales dimensionen el personal necesario para realizar una buena gestión . No se puede caer en imprecisiones que impidan el buen uso de los fondos del Estado, aumentando una planta global que ya de por sí no es muy operante. En la medida que se crean más cargos sin una adecuada planificación nada más que por ubicar cuotas burocráticas, genera traumatismos para la consecución de metas previamente establecidas.

2-Definir las funciones de los nuevos puestos que hayan de surgir y planes futuros.

Se debe dar un adecuado tratamiento a la conformación de nuevos puestos de trabajo, es decir obedezca a necesidades reales de las instituciones, efectuando estudios con el fín de conocer los pros y los contras de su creación.

3-Evaluar la efectividad y potencial del personal actual.

Es importante entrar a verificar cual es el grado de preparación del recurso humano, explorando sus posibles potencialidades para el futuro beneficio personal y de las instituciones. También se deben identificar las falencias del personal para corregirlas oportunamente por medio de una adecuada capacitación.

4-Establecer un sistema de coordinación entre planificación de personal y operaciones diarias.

Se trata de hacer seguimiento al trabajo de los funcionarios, con el objeto de lograr una mayor eficiencia en las labores que llevan a cabo, evitando la improvisación a la hora de la entrega de resultados.

1.1 Los Fines de la Planificación del Personal(3) :

1-La mejor utilización del recurso humano dentro de un buen clima de trabajo.

El ambiente de trabajo es definitivo para que el personal sea más productivo. Cuando un funcionario encuentra la ¨calidéz¨ que anhela en un puesto de trabajo, por más que éste sea intensivo, se sentirá satisfecho por cumplirlo. Cuantas veces un funcionario se levanta de su cama pensando en buscar otras alternativas para no tener que ir a su lugar de trabajo, porque sabe que le espera un día lleno de situaciones desagradables, bien sea porque está rodeado de personas complicadas que objetan y critican toda labor que realice, o bien sea que las instalaciones por sus condiciones son un suplicio por la incomodidad para laborar.

2-Asegurar el suministro de personal directivo, técnico y de cualquier otro orden, necesario para cumplir con los objetivos de desarrollo planificados.

3-Conseguir que el personal se sienta más satisfecho al ser valorado periódicamente y tenido en cuenta para vacantes de mayor responsabilidad.

La iniciativa que tengan las instituciones orientadas al desarrollo del personal imprimiéndole movilidad a la pirámide organizacional, es de vital importancia para que el recurso humano se mantenga constantemente motivado y realice una labor cada vez más productiva.

4-Combinar los ascensos del personal y la actividad de formación y desarrollo.

En la medida que de la formación suministrada a los funcionarios dependa su posibilidad de ascenso, hace que todo el personal participe activamente y se mantenga en constante evolución. Es casi seguro, que nadie se rehuse a prepararse si tiene la certeza de que sus esfuerzos van a tener respuesta.

5-Integrar la actividad de planificación del personal dentro de la planificación general.

Así como se efectúan planes de desarrollo institucional, de la misma manera se debe planear buscando el desarrollo del recurso humano, pero esa planeación no debe ser separada, por el contrario, debe haber armonía en lo que las entidades aspiran para sí, con lo que los individuos desean alcanzar.

6-Colaborar con la empresa en la obtención de beneficios.

La colaboración que se preste a las instituciones en la obtención de resultados positivos, requiere el concurso de todos los funcionarios, por tal razón institución y funcionarios deben caminar juntos hacia la consecución de objetivos y metas que se tracen.


1.2 Los Problemas de la Planeación

Se pueden enunciar los siguientes problemas(4) :

1-La falta de apoyo de la alta administración. A las personas se les reúne de forma improvisada cuando sobreviene alguna crisis.

El problema de algunas entidades, es que cuando están bien no toman precauciones para que perdure dicho bienestar y en los momentos de crisis se inicia todo un proceso de improvisación, con el afán de mantenerse en la cima. Pero esto puede ser catastrófico porque todo intento que se haga por mejorar sin seguir unos lineamientos establecidos previamente en un plan, conducirá irremediablemente al fracaso. Por lo tanto, se debe brindar apoyo a la alta gerencia en la planeación oportuna de todas sus actividades.

2-Por lo general es unidimensional y unilateral.

El problema de la planeación en muchas oportunidades ha sido ir en una sola dirección ( de arriba hacia abajo) es decir que no se tiene en cuenta el recurso humano, desaprovechando su potencialidad. Así como asumen ese reto de planear sin participación compartida, de la misma manera deberán afrontar las situaciones negativas que se lleguen a presentar respondiendo por sus actuaciones.

Hay unilateralidad en las opiniones, por lo general son los jefes quienes toman las decisiones y los subalternos pasan a ser figuras decorativas.

3- Se hace sin conocer bien la compañía, su historia.

Cuando una institución no es conocida a fondo por sus integrantes, corre el riesgo de que fracasen sus políticas. Las directivas están en la obligación de hacer conocer a todo el personal los fines y objetivos que persigue, la historia y el motivo de su creación, para que estos se identifiquen con ella y con su proceder. Aquellos funcionarios que no conocen bien su institución terminan por cometer irregularidades en detrimento de su imagen y de las instituciones a que pertenecen. La planeación es dejada a un lado porque la consideran un pasatiempo.

Muchas organizaciones subestiman el valor que tiene la planificación del desarrollo personal e institucional y cuando por fuerza mayor deben llevarla a cabo, lo hacen como si se tratara de algo que no amerita mucha importancia. Cuando se dan cuenta de su error es demasiado tarde.
 

 1.Peña Baztár, Manuel. Dirección de Personal Organización y Técnicas. España 1977, p. 487.
2.Ibid, p. 488
3.Ibid, p. 490.

4.Proyecto de Desarrollo Institucional. Taller Autodiagnóstico y Propuesta. Proyecto DIAN-GTZ, julio de 1995, p.35.