GENERALIDADES EN LA AUDITORÍA


Roberto Gómez López

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Toda actividad empresarial se reduce, a una actividad planificadora, y de ahí muestra definición de empresa como un sistema de coordinación central, una unidad de dirección o planificación.

La mayoría de los acontecimientos que tienen relevancia para una organización productiva pueden ser medidos y registrados, esto es, contabilizados. Los sucesos o eventos que son registrados constituyen lo que se denomina dato, los cuales constituyen el elemento fundamental de la información.

Un sistema de información es un conjunto de procedimientos utilizados para reunir datos, codificarlos, para convertirlos en información, almacenarlos y utilizarlos para la toma de decisiones.

Cuando una empresa decide informatizar su contabilidad y determinar las áreas de la gestión, el trabajo que antes se realizaba entre varias personas pasa a ser realizado por una única computadora.

La asignación de dos funciones o tareas sucesivas de una misma transacción a un mismo empleado le daría a éste la posibilidad de cometer fraudes con menores dificultades o de ocultar sus propios errores, mientras que una computadora adecuadamente programada carece de motivación para cometer fraudes o ocultar sus propios errores. Los errores suelen ser responsabilidad generalmente de las personas que la manejan y no de la propia computadora.

Consiguientemente, la mayoría de los errores de una computadora provienen del inputs o datos de entrada equivocados o de errores en los propios programas, para ello hay una separación o segregación de funciones:

- director o gerente del departamento de informática

 - división de análisis de sistemas

- división de programación

- división de operaciones y manejo

 - biblioteca de programas y archivos

- división de revisión y control

- personal competente y de confianza

Las tecnología para el tratamiento electrónico de la información han venido siendo cada vez más complejas. Para manejar esas tecnologías se necesitan personas competentes y capacidad para ello. Pero tan importante como la competencia y la capacitación es la confianza, pues de poco valdría un sistema informático con un diseño técnico perfecto sin las personas que lo manejan y que carecen de una apropiada deontología profesional. Sistema de autorizaciones En un sistema contable manual los auditores pueden analizar la bondad del sistema de autorizaciones examinando el trabajo de los empleados de la empresa. Para evaluar el grado de idoneidad del sistema de autorizaciones, a los auditores no les basta con examinar el trabajo de los empleados, tienen que verificar además, el contenido o el conjunto de instrucciones del programa.

En un sistema contable manual la supervisión de los diferentes empleados por parte de sus jefes resulta generalmente fácil, ya que todos ellos suelen trabajar en el mismo lugar o en dependencias muy próximas. En un sistema contable informatizado, en cambio, las cosas son un poco diferentes. La informática hace posible hoy, que los empleados puedan estar cerca de sus clientes y lejos de las oficinas centrales de la empresa, lo cual hace, que la supervisión por parte de los directivos se dificulte.

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