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Nuevas formas organizativas

Época de los Sistemas

Dos ideas fundamentales resumen la aplicación, comprensión y desarrollo de las organizaciones como sistemas.

La primera, es la analogía con los organismos biológicos, de manera que es esencial la forma en que los organismos se adaptan al entorno externo.

La segunda, procedente de la Teoría General de los Sistemas, es la interdependencia entre los elementos; insumos, procesos y productos, relaciones, agrupaciones y norma sociales.

Esto obliga, exige, concebir, diseñar, medir y dirigir, no sólo los elementos técnicos, sino en integrar los elementos técnicos con los Relacionales y Comunicacionales.

Al hablar de sistemas, de enfoques sistémicos, de pensamiento sistémico, estamos obligados a no seguir pensando en las organizaciones como espacios administrativos, de controles sola y prioritariamente, en los que todos los fenómenos se analizan de manera fragmentada y de forma lineal.

Ya no se trata de llevar sólo el análisis hasta el elemento más pequeño, sino de buscar la síntesis de las partes. No se trata de que el conocimiento de las partes no sea importante, sino que es necesario concebirlo como las partes de un todo, de características diferentes, y por lo tanto cualquier cambio en una de sus partes va a tener repercusión y cambios en las interrelaciones entre las partes y en el todo.

Esto tiene profundas y revolucionarias repercusiones en la concepción del proceso de trabajo en las organizaciones, en la empresa.

Lo que era considerado como todo era sólo una parte, puesto que el reduccionismo y el mecanicismo buscaban el elemento más pequeño separable para analizarlo, siguiendo la máxima de Descartes, R. de que para entender cualquier cuestión “debe descomponerse en tantos elementos simples como sea posible”. Ha sido la máxima del análisis del trabajo y el establecimiento de métodos de trabajo hasta nuestros días.

Esto daba respuesta cuando la relación de causalidad era unidireccional y entre dos variables, pero de ninguna manera es suficiente cuando se enfoca hacia los conjuntos, a la interacción de los componentes, o cuando el problema implica muchas variables con multidireccionalidad y con elementos externos del sistema, que es casi siempre cuando se trata de las organizaciones.

Es el biólogo alemán Von Bertalanffy quien desarrolla en 1950 el concepto de sistemas, a la cual contribuyen, entre otros: Shannon,C. (1949) desde el lenguaje como pieza integral de la comunicación, sentando las bases de la Ciencia de la Comunicación; Wiener, N. (1947) con el control de los símbolos que lleva a la creación de la Cibernética como ciencia del control a través de la comunicación, y las elaboraciones sociológicas en el campo de las Organizaciones de Parsons,T. (1951); o más recientemente Forrester, J. (1961) con las leyes de la dinámica de sistemas.

Comienza el desarrollo de la filosofía de los sistemas, la era de los sistemas, el desarrollo de la Teoría General de Sistemas.

Al definir el Sistema como un conjunto de elementos en interacción dinámica entre sí y con el medio o entorno que los contiene, organizados en función de un objetivo, contiene propiedades tales como:

• El comportamiento o la naturaleza de cada elemento o del entorno tiene efecto sobre las propiedades o comportamientos o la naturaleza del sistema tomado como un todo.

• Las propiedades y el comportamiento de cada elemento y la forma que afectan al conjunto, dependen de al menos otro elemento del conjunto, por lo que ningún elemento tiene efecto independiente sobre el todo.

• Cada posible subgrupo de elementos del conjunto, o subsistema, tiene un efecto no independiente sobre el todo, por lo que el sistema no puede dividirse en subsistemas independientes, pues pierde sus condiciones esenciales, por lo que hay una interdependencia e interrelación entre los mismos.

Estas propiedades y la llamada sinergia, o en otras palabras, que el sistema representa más que la suma de sus componentes (“el todo es mas que la suma de las partes” de Aristóteles), hacen que sea posible dividir el sistema estructuralmente, pero no funcionalmente. Esto marca diferencias esenciales en la manera en que se dirige, gestiona y organiza.

Los problemas ya no se aíslan, ni fragmentan, ni simplifican, ni analizan por separado, sino se consideran parte de un conjunto mayor, de un sistema mayor. Cada elemento se considera en relación a los demás y al conjunto, puesto que cuando se aísla, pierde las características que tiene en su conjunto, o como sistema.

Este nuevo paradigma, el enfoque sistémico, contrasta con el tradicional análisis lineal causal, analítico y mecanicista, y es exigencia seguir una metodología mínima necesaria para hablar si no de pensamiento sistémico, al menos de enfoque sistémico:

• Visualizar el “todo” compuesto por el sistema entorno o supersistema

• Desagregar el sistema en los subsistemas componentes

• Sintetizar los subsistemas considerándolos como un “todo”

Un Sistema es una totalidad percibida. Del griego sunistánai que significa “causar una unión”, incluye la percepción unificadora del observador, otra razón para trabajar con las actitudes y las necesidades psicológicas y sociales de las personas.

Hoy, cuando se habla de sistemas en nuestra empresa, hay dos errores generalizados que se repiten una y otra vez. Uno, de pensar en la Estructura, es decir, en la Dimensión técnica, por demás, concebido por áreas organizativas o por funciones, se concibe dividido estructural y funcionalmente. Son pocos los que conciben la Estructura como la configuración de las interrelaciones entre los componentes claves. El hecho que sea dividida la Estructura en unidades, no significa que se pierdan o no se vean las interrelaciones funcionales.

Pero al mismo tiempo que se concibe la Organización, este Sistema Social, como Estructura, y a la vez se aplica un enfoque sistémico, se entra en una gran contradicción, puesto que la Organización como Sistema Social no tiene límites de amplitud, y la Estructura sí lo tiene; como Sistema Social existe una vinculación concreta entre las personas, y es independiente de la Estructura, su estructura y funcionamiento es una misma cosa, cosa que no sucede con la Estructura física, ni siquiera con enfoque sistémico.

Pero el hecho de que con enfoque sistémico, la Organización se puede dividir estructuralmente pero no funcionalmente, acerca la Organización en la integración Dimensión Técnica-Dimensión Social.

Dos, que del sistema debe encargarse una persona, un especialista, o un grupo de ellos. Así se propone o concibe un “sistematizador” como la persona que va a resolver el problema de agrupar, organizar y darle curso a la información en una organización, jerárquica y administrativo - burocrática. Pretender trabajar el pensamiento sistémico, e implantar el enfoque sistémico a través de un cargo, es como querer llegar a la luna en un barco de vela.

Para que el cuerpo de conocimientos y herramientas lleguen a integrar a nivel de toda la organización, es necesario, imprescindible la participación de todos y cada uno de los trabajadores, entrenados en pensamiento sistémico; por eso, es importante concebir la gestión de conocimientos sin excluir a nadie.

Por otro lado, como señala Senge,P.: “los principios sistémicos se pueden transformar en excusas para la inacción, para no hacer nada en vez de tomar decisiones contraproducentes o decisiones que empeoran las cosas. Esto es un ejemplo clásico de que es peligroso saber poco…”, y continúa, “… las implicaciones de la perspectiva sistémica no llevan a la inacción sino a un nuevo tipo de acción arraigada en un nuevo modo de pensar. El pensamiento sistémico es mas desafiante y mas auspicioso que nuestra manera habitual de abordar los problemas”.

Es como una inercia que frena la evolución análisis-síntesis y frena los cambios. Es necesario superar el estilo inactivo, conservador, anclado al presente sin querer saber nada del futuro. La Organización puede trabajar mucho, incluso elementos nuevos fragmentados, pero no ocurrirá nada nuevo, mucho menos no habrá resultados cualitativamente superiores.

Al referirse a los esfuerzos por mejorar la calidad y la productividad, Deming,E. decía: “El esfuerzo y los métodos para el mejoramiento de la calidad y la productividad en la mayoría de las compañías y de los organismos oficiales son fragmentarios, sin un lineamiento general competente, sin un sistema integrado para el mejoramiento continuo”.

Es decir, no se puede alcanzar Calidad Total sin una organización general para la calidad total. Tampoco se alcanzan las NFO sin una forma nueva de organización general de la empresa, en la que se traten al mismo nivel y con la misma atención la dimensión social y la dimensión técnica.

Creemos conveniente volver a citar a Senge,P.. “Por debajo de todos los problemas se encuentra una característica fundamental de los sistemas humanos complejos, la ‘causa’ y el ‘efecto’ no están próximos en el tiempo y el espacio”.

Se trata de entender la “complejidad dinámica” en la cual lo obvio no produce resultados esperados. El método analítico conllevó a que histórica y habitualmente uno busca el problema, es decir, el efecto, sin analizar la causa que puede no estar a la mano, o se analiza la causa más próxima en tiempo y espacio. No es habitual que un problema en una línea de producción se busque más allá del área, o más allá de los procedimientos técnicos. Lo que está a la mano puede ser una solución utilitaria del momento, pero lo más probable es que no sea la verdadera solución.

Mencionaremos brevemente la “Dinámica de sistemas” desarrollado por Forrester, J. que ha tenido gran influencia en las últimas décadas.

Los Principios del Pensamiento Sistémico son:

• Interconectividad (o interdependencia entre los factores que lleva a la comprensión del conjunto de variables)

• Complementariedad

• Incertidumbre

• Cambio

Por su parte, las “Leyes de la Dinámica de Sistemas” son:

• Fragmentación (si se divide un sistema pierde dinámica, así la departamentalización de forma tradicional reduce la dinámica empresarial)

• Presiones (cuanto más se presiona un sistema mas presiona este en sentido inverso)

• Mejoras aparentes (cuando presionamos un sistema este mejora para después empeorar)

• De las demoras (existe un tiempo entre la decisión y el resultado)

• De los ciclos (un ciclo positivo será seguido de un ciclo negativo, luego de otro positivo)

• Límite al crecimiento ( todo sistema tiene por lo menos un límite al crecimiento)

• De la palanca (si eliminamos el límite más importante o más potente el sistema ganará dinamismo en forma más que proporcional)

En cuanto a la concepción del funcionamiento de la empresa, de cada una de sus funciones principales de dirección, o unidades estructurales, los sistemas marcan tendencia a partir del último cuarto del siglo XX, por exigencias de la gestión como función genérica y global de las organizaciones.

La Gestión, o la acción con conocimiento, o la aplicación del saber, se expande como una función de gestión, aplicado al quehacer de la empresa para dar respuesta a mejoras constantes y permanentes, al diseño de las estrategias, a las cooperaciones, a las respuestas globales de toda la organización.

De la gestión de jerarquía y poder, se pasa a la gestión del saber, pero el saber, convertido en recurso esencial, y las organizaciones del saber también están jerarquizadas. Asi, no es de extrañar, que con la aparición y desarrollo del concepto de “empresa flexible” (Atkinson, 1984), se hable de un núcleo central de trabajadores permanentes a tiempo completo, que serían los que piensan más, y desde luego dirigen, y trabajadores periféricos a tiempo parcial o temporal. La esencia del problema se mantiene. En definitiva, dice Drucker,P. que “la función de la organización es hacer que los saberes sean productivos”, y no hay otras preocupaciones.

Organizar a las personas en grupos de trabajo efectivos ha sido uno de los objetivos principales de la Administración. Al concebir el entrono de la empresa como un sistema, y extender la denominación de Organización, no sólo a la propia empresa sino a las agrupaciones formales constituidas dentro de ella, se reconoce y se asume la dimensión social junto con la dimensión técnica como fundamental, puesto que la Organización es, ante todo, un sistema social, un sistema de relaciones de un grupo humano que realizan la actividad de trabajo con un cometido común. Es un sistema social en el que la comunicación es el factor que le otorga consistencia a las relaciones entre las personas de un grupo o colectivos.

Por tanto, y es una idea que prevalece al momento de pensar y desarrollar las NFO con nuevos contenidos; la organización moderna no puede ser una organización de jefes-subordinados, sino una organización en la que prima una participación cooperativa. La posición de cada uno de los trabajadores está determinada por su contribución a la consecución común de los objetivos.

Por tanto, una organización en enfoque sistémico, es, ante todo, un sistema social que tiene una filosofía y herramientas de trabajo, en las que se impone la definición de una misión clara y precisa, centrada en un objetivo común, y con definición clara de los resultados a alcanzar. La voluntariedad para pertenecer a una organización es base para que las motivaciones, reconocimientos, recompensas, sirvan para satisfacer las necesidades e intereses de los miembros integrantes.

Como señala Drucker,P.: “A partir de ahora la “lealtad” no podrá obtenerse por medio del sueldo; tendrá que ganarse demostrando a los empleados del saber que la organización que en ese momento los emplea ofrece oportunidades excepcionales para ser eficaz y funcionar. No hace mucho hablábamos de “mano de obra”, cada vez hablamos mas de ‘recursos humanos’; esto implica, especialmente en lo que afecta a la gente del saber, que es cada empleado individual quien en gran medida decide lo que él o ella aportan y lo importante que puede o debería ser el rédito de su saber”.

Interpretado en su justo significado, sin pretender con el autor que los trabajadores en la sociedad capitalista del saber, poseen colectivamente los medios de producción y que los propios capitalistas se convierten en empleados y piensan como tales, aunque actúen como capitalistas, como dice el autor, lo cierto es que en una Organización con NFO cada persona individualmente hace la Organización.

Si en el capitalismo, la expansión del trabajo dotado de mayor dimensión intelectual y la ampliación de las capacidades de los trabajadores y la utilización de sus saberes que imponen las NFO, obliga a formas mas sofisticadas de explotación, en la sociedad socialista debe servir para cada día un desarrollo más pleno de las personas.

Esto impone romper con las reglas y principios de establecidos en una sociedad regida por el capital que “debe estar estructurada antagónicamente de una manera específica, ya que las funciones productivas y controladoras del proceso de trabajo deben estar radicalmente divorciadas una de la otra y asignadas a diferentes clases de individuos” (Meszaros,…).

 


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