Observatorio de la Economía Latinoamericana


Revista académica de economía
con el Número Internacional Normalizado de
Publicaciones Seriadas ISSN 1696-8352

Economía de México


SISTEMATIZACIÓN Y DIFUSIÓN DE LOS PROCESOS EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS CON RESPECTO A UNA ORGANIZACIÓN PÚBLICA EN MÉXICO





Juan Carlos Reyes Alvarado (CV)
rjcarlos2002@yahoo.com.mx
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía



RESUMEN
Al aterrizar las aplicaciones en base a las normas que regulan al acceso a la información de manera nacional  e internacional, mediante implementaciones en desarrolladores  de software a nivel de la infraestructura de red de computadoras de la organización, así como medular la parte de Intranet, Extranet e Internet permite lograr aspectos de difusión de la información de los acervos documentales de los Archivos de Concentración.


Palabras clave: procesos de organización de archivos, difusión, información, ISAD-G, IFAI, INTRANET. 


SUMMARY
Landing the applications based on the rules governing access to information way national and international, through implementations in software developers at the level of the Organization computer network infrastructure, as well as core part of Intranet, Extranet and Internet can achieve aspects of dissemination of the information in the documentary collections of the archives of concentration.


keywords: processes of organization of files, broadcasting, information, ISAD-G, IFAI, INTRANET.

Para ver el artículo completo en formato pdf comprimido zip pulse aquí


Reyes Alvarado, J.: "Sistematización y difusión de los procesos en la organización de archivos con respecto a una organización pública en México", en Observatorio de la Economía Latinoamericana, Nº175, 2012. Texto completo en http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/mx/


Introducción


En México se está trabajando en la  organización de  Archivos, considerando sus  fases. Como  el organizar  archivos que cumplan con normas además  de  estándares internacionales y nacionales  para lograr  que la información una vez   validada y normada bajo aspectos  por ejemplo  de las normas ISAD(G), ISO 3166 y los procedimientos del Cuadro General de Clasificación  que emanan del AGN (Archivo General de la Nación). De esta manera se considera  lo anterior para lograr que los diferentes niveles de usuarios puedan mediante la infraestructura de redes de computadoras de las organizaciones y el poder  contar con el recurso valioso de  tener acceso a la información resguardada en los acervos documentales de manera digital. 


La implementación de las normas y los aspectos jurídicos con respecto a la catalogación y difusión de la información mediante el aspecto de las telecomunicaciones en las infraestructura de red, permite la sociabilización del conocimiento en  los diferentes niveles de usuario, para conforme a sus necesidades   puedan tener acceso a la información;  en este caso de  un archivo de concentración o histórico.


Aspecto Jurídico y Estándares


Como marco normativo se considera al AGN (Archivo General de la Nación) y al IFAI (Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos)  que son las instituciones que regulan y norman la clasificación  documental  y acceso a la información en México, que    conforme a la primera las Unidades de Información y las dependencias de gobierno difunden la información clasificada  de  carácter público  ya que los aspectos de información confidencial y reservada están normados y protegidos por  la ley que se emitió  en base a La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental. Consideramos al   respecto a la clasificación documental que  refleja en su estructura al cuadro general de clasificación documental que se analizara  mas adelante.


Por ende se va a partir en este trabajo de hacer un planteamiento en  la investigación    considerando  el acceso a  la información clasificada como pública, haciendo énfasis en como se ha estado manejando la información en   México, de forma tal que la información en las Unidades de Información  precisan los procesos de la clasificación documental en cuanto a la  ordenación, clasificación,  y de ser arropadas bajo normas internacionales y locales para su difusión y manejo en los archivos de las entidades de gobierno;  así como en  las Unidades de Información.


Considerando  los entornos de los acuerdos presidenciales que dieron pauta a que el Archivo General de la Nación desde 1980, fuera el órgano rector en el manejo de archivos a nivel de la República Mexicana (AGN, 2009)1   con respecto a la clasificación documental y conforme a lo que maneja el IFAI  retomando  y normando los aspecto del acceso a la información pública.


En México se ha estado trabajando en la Organización de  Archivos de las entidades  públicas y privadas, que conforme a lo que se retomara  haciendo  énfasis en la organización de los archivos para el acceso a la información retomaremos  aspectos del IFAI2 y del  AGN, manejaremos en este artículo  de investigación, únicamente avocándonos al caso de los archivos de las organizaciones públicas o entidades públicas del sector  gobierno.


Con respecto a la organización de archivos considerando como tal los soportes documentales  en  forma física, como parte medular del proceso, para partir de ahí a una sistematización que brinde un mecanismo de automatización  en el acceso a la información regulada bajo  procesos más datos que nos arroje  finalmente la información pública3 que precisa el usuario en carácter de investigador, estudiante o bien persona interesada incluso en su defecto de una  dependencia gubernamental.  Se va a  considerar el  manejo  de la Norma Internacional General de Descripción Archivística de sus siglas en inglés (ISAD-G)4, que retoma  haciendo  énfasis en la organización del archivo considerado el Fondo, Sección, Serie que comulga con el Cuadro de Clasificación Archivística.


Proceso Cuadro de Clasificación


Retomando los procesos de la Organización de Archivos, para que sus acervos documentales permanezcan   organizados y agrupados conforme a los contenidos, que permitan hacer una vinculación mediante la clasificación con más documentos en otras entidades ó secciones del archivo  y no se vean como elementos aislados para ello se contempla     la elaboración del Cuadro General de Clasificación que precisamente el AGN ha ido normando y regulando haciendo  énfasis con respecto a:5 Fondo, Sección, Serie, Sub serie, Expediente, Unidad Documental, que a continuación precisamos.


En cuanto al Fondo se va a considerar  como la unidad productora de la información  documental. 
La Sección son  las  áreas ó departamentos  que  contienen funciones propias y son reguladas en forma jerárquica,  por lo tanto se consideran como subdivisiones del fondo.


La Serie conlleva  la documentación  que es producida conforme a  las funciones  o tareas de la Sección, sobre eventos específicos los cuales pueden ser referenciados  con una   clave.
Sub serie conlleva  la  información que contienen  cada uno de  los  expedientes  que la conforman.
Expediente  contiene un tipo de información documental  sobre eventos  particulares o tema específico.


Unidad documental  es la entidad fundamental que corresponde a un tipo de documento, ya sea sonoro, gráfico, documento etc.


Acotando con respectos a la clasificación6 la vamos a considerar como los procesos que consideran la identificación de la información contenida en  los expedientes, que se han ordenado  y catalogado conforme a normas que precisan el acceso a la información que  ha tenido fases de  valoración como pública y se tiene bajo resguardo.


Proceso ISAD (G)


En cuanto al manejo y la implementación del estándar ISAD (G) ó Norma Internacional General de Descripción Archivística,  se considera precisamente el Cuadro de Clasificación Archivística, de esta manera se parte de  que  los expedientes deben de estar organizados y   clasificados conforme al fondo, sección, serie, según las áreas de la  organización.


Analizando el espíritu de la norma ISAD(G),     que trata de  ofrecer a investigadores, estudiantes, profesionistas y personas involucradas  en la materia en general; el que  tengan acceso a la documentación que ha sido valorado para su conservación en  las  entidades denominadas como Archivo Histórico ó de Concentración Documental.


Esta norma   pretende que haya una vinculación a nivel  Internacional, que permita   precisamente vincular  a las organizaciones mediante un código común   de clasificación, permitiendo   el acceso y cambio de información entre Archivos Históricos.  Para ello se complementa al  considerar     normas nacionales e incluso internacionales; como por ejemplo  la normas emanada de  ISO (Organización Internacional para la Estandarización)  para que de esta manera se estandarice mediante el empleo de las normas el acceso a la información por las personas interesadas en un tema especifico.


La documentación para hacerla accesible  en el Archivo Histórico o de Conservación precisa de los  procesos de  selección y valoración, por ende conforme a los profesionales de la información  en el argot archivístico, se requiere de  realizar un  expurgo de la información  y llevar un proceso de descripción conforme a la norma, para culminar con un proceso de  clasificación  y por ende pasar a   ordenar  la información.


Entrando en materia la norma ISAD(G), esta compuesta de  siete áreas que conllevan  26 elementos que a continuación  se irán   revisando    conforme  a sus áreas:  de: Identificación,  Contexto,  Contenido y Estructura,  Condiciones de  Acceso y Uso,  Documentación Asociada,  Notas y finalmente  el área de Control de la Descripción.


Conforme a el   Área de Identificación,  nos da  como referencia un marco en el que hace un compendio general de  reconocimiento del archivo, manejando    siete elementos que van desde la identificación del archivo; esto es el lugar geográfico considerando el código del país y región, así también el código del archivo e incluso   a que empresa pertenecía siguiendo la normatividad ISO 31667*. También se considera el Nombre de la Unidad de Información, periodo de acumulación de los documentos, la descripción de fondo, sección, serie hasta llegar al expediente del documento, y precisa también el  Cuantificar  la  documentación ya sea en metros lineales ó bien el total de expedientes que se consideran.


La segunda Área es la de Contexto, que  enmarca la procedencia de la información si está  proviene  de una  organización ó bien que forme parte de una colección privada sobre algún personaje en especial, contextualizando  también el marco histórico de la procedencia de la  documentación,  resaltando  los periodos de propiedad de los expedientes conforme a las organizaciones que lo han mantenido  resguardado; hace   énfasis en la integridad de la información, y conlleva un registro de  como se adquirió la documentación.


Con respecto a la Tercer Área que versa sobre el  Contenido y Estructura, enmarca  el período de tiempo de la documentación y el área de conocimiento proveniente de  la  información (de  profesiones  como: médica, contable, ingenieril, científica etc.)  Así   mismo con la documentación se  realiza una validación de la información en la que  conlleva un proceso de  expurgo de la información (para evitar duplicidad de información por exceso de fotocopiado, borradores etc.) en las que se conservan sobre todo  originales y no las copias o acuses  que se distribuyen para las diferentes áreas dentro de la organización. También se considera para su  registro si hay más ingresos  de documentación que pudiera provenir como complemento de alguna otra Unidad de Información (esto es: que la documentación estuviera dispersa) por ende se profundiza  más al estructurar la documentación y al realizar el cuadro de clasificación (plasma la jerarquización de las áreas de la organización) con lo anterior descrito se  da la  pauta para que se valla   ordenando   la documentación conforme se estipule en forma  cronológica, alfabética,  topográfica etc..


La Cuarta área corresponde a las  Condiciones de  Acceso y Uso, se debe  especificar el acceso a la información  conforme a los derechos de reproducción y señalando si la documentación es histórica por ende si  la convierte automáticamente  el acceso en pública o bien si presenta algunos aspectos de información reservada ó confidencial, para ello se precisa claramente si se tiene algún  impedimento que imposibilite  el acceso a la documentación. Se Enmarca  el idioma escrito en la que se presenta la información y tipología esto es si es  escrita, iconográfica, de abreviaturas etc. Acota al respecto   la entidad de la documentación si es en papel, si son listados de  base de datos etc. Denota   la información según el soporte físico u electrónico si requiere aspectos de  conservación, restauración o alguna plataforma en especial para su reproducción. Por último  presentar un informe de los expedientes amanera temática de forma general.  


Quinta Área hace hincapié en la  de Documentación Asociada,  al precisar  si son originales ó bien copias de la documentación,  debido a siniestros, robos   y por ende no se  cuenta con los originales.  Pone en Evidencia si en alguna otra organización, se cuenta  con copias de la documentación en soporte físico ó en alguna otra tipología  documental. Plantea también   si existe documentación anexa que tenga algún vínculo con la documentación del acervo hacer resguardada, hace  notas de las publicaciones  que se hayan empleado  en  la realización del análisis de la organización.


Sexta Área enmarca las  Notas, al precisar algunas notas  de interés relevantes.


Finalmente la Última Área hace énfasis en el  Control de la Descripción, en esta área se menciona a los profesionales de la información que estuvieron a cargo  de realizar el proceso, así como las  fuentes consultadas ya se han monografías, electrónicas, revistas  etc. Establece también las  normas que se implementaron desde la ISAD (G), ISO ó local,  etc. Hace mención de la fecha  en la que se llevó  a cabo el proceso y plasma el nombre del archivo,  así como también la entidad geográfica  donde se encuentra ubicado.
Cabe aclarar que la norma ISADG, permite que las normas nacionales, puedan emplearse en  la estructura y por ende en el contenido de la información.


Norma ISO 3166


Al respecto la  Norma ISO 3166, básicamente proporciona códigos para determinar y denominar a los diferentes países y dependencias administrativas, que permitan identificar la procedencia de la información, en un marco internacional, al ser empleados por alguna norma como por ejemplo la ISADG entre otras.


Para denominar  mediante esta norma ISO 3166, y hacer referencia a un país, maneja unas sub normas, que le dan una abreviación al país también. Como  por ejemplo  con   México, manejaría un  código 4848, denominado  bajo sus  sub normas de la misma  categoría con las siglas  MEX, MX para hacer referencia a los Estados Unidos Mexicanos que es como oficialmente se le conoce a este mi México Lindo y Querido.


De la misma forma para Brasil: le asigna una clave 076 y como referencia a este país. Le da las denominaciones en las sub normas de BRA y BR.


Por último para Canadá, le asigna un código de 124, y sus referencias en siglas con CAN y CA.
De esta manera clasifica y denomina bajo esta norma, a  todos y cada uno de los países en el  mundo. 


Difusión de la Información


Los aspectos de difusión en las organizaciones, cobran cada vez mas relevancia al ser implementados  en la infraestructura de red de comunicaciones en  las empresas,   al robustecer estas implementaciones de las norma ISAD(G) en forma conjunta con el Cuadro de Clasificación Archivística,  que para el caso de los Archivos de concentración redundaría en beneficios que finalmente coadyuvarían incluso con la conservación de originales al permitir ser consultados digitalmente,  una vez que se han digitalizado mediante la utilización de  Scanner  y siguiendo las políticas  que en marcan las normas internaciones  se complementaría  con las   nacionales y de esta manera se tendría la información a ser consultada siguiendo estas normas en el contexto internacional.


Una vez que se tienen ya previstas las oportunidades y el costo beneficio, se pude desarrollar la gestión de base de datos por medio de algún buen  administrador de Bases de Datos como  Sybase,  Informix, SQL Server, Oracle o bien DB2, que permite soportar  las transacciones que se realizan al retomar el aspecto multimedia, permitiendo con ello el  alojamiento   con el que se cuente en el acervo documental,  en cuanto a manejo y soporte de  archivos de sonido, archivos de imagen fija y dinámica más la información  que se resguarda. Se tiene que tomar en cuanto  cada vez el aspecto de archivos electrónicos que son parte de los acervos de los archivos de concentración, que pueden  caer en archivos sonoros, de archivos fija ó en movimiento.   Incluso en un momento dado, también   incorporar  video que es parte de la información que se pudiera precisar, para con ello maximizar    el ambiente  multimedia en los entornos de la infraestructura de red de computadoras y optimizar la consulta del acervo documental.


El acceso a la información  una vez realizado  el análisis, diseño  y desarrollo del sistema que permita la interacción entre los procesos más  datos, así de esta manera se puede  difundir la información permitiendo generar  conocimiento  mediante  la organización, y  las implementaciones se pueden llevar a cabo  en  desarrolladores  de aplicaciones como Visual Basic, Visual FoxPro o C; para  que con ello se interactúe  con aplicaciones en XML o Java, para ser  consultados  mediante Internet.


La gestión para su implementación se pude realizar, en una arquitectura cliente servidor, para tener un área que permita la gestión de información; al realizar  altas, bajas, modificaciones e incluso una consulta, que permita sustentar la aplicación, para que esta pueda desarrollarse más ampliamente en la difusión del conocimiento, al permitir ser difundida en un ambiente de red.  
Se puede también realizar la implementación a nivel de Intranet, ello se lograría al momento de poder ver  que los registros de las base de datos puedan ser difundidas y consultadas en el ambiente interno de la organización. Conforme a jerarquías incluso se pudiera consultar la información desde cualquier área de la empresa.


Para cuestiones del manejo de  proveedores, esto se puede lograr el  acceso a nivel de Extranet, que pudiera realizar una realimentación y manejar al respecto  niveles de seguridad para la apertura de clientes.


El acceso a público en general se puede canalizar nada más como consulta y que este fuese canalizado a nivel de  Internet9.


La sociabilización  del conocimiento  ha ido en desarrollo en las última décadas, esto permite gracias a la gestión de las bases de datos, ser complementadas mediante la infraestructura de telecomunicaciones en las redes de computadoras y así mismo con la incorporación de las redes inalámbricas,  de las que pudiera contar  la organización para  implementaciones a nivel de Intranet, Extranet o bien por default en un momento dado el Internet10 y así ir concluyendo esta parte de comunicaciones, para  permitir a los diferentes niveles de usuarios, el poder consultar la información de la Unidad de Información o bien en este caso en forma más particular de  los Archivos de Concentración.


Conclusiones


El aspecto de la utilización de normas a nivel internacional complementadas con  las nacionales y el desarrollo de aplicaciones a nivel de Internet, Intranet,  Extranet permite la sociabilización del conocimiento al lograr que la  difusión de la información sea consultada por los diferentes niveles de usuario que van desde Investigadores hasta posiblemente amas de casa.  Con ello el conocimiento se desarrolla mediante la infraestructura de red de computadoras que se va haciendo cada vez más cotidiano en la sociedad, sobre todo en las zonas urbanas, aun que ya hay en algunos lugares rurales que cuentan con avances significativos.

GLOSARIO DE ABREVIATURAS

AGN: de sus siglas Archivo General de la Nación
C: Lenguaje de programación y compilador.
EXTRANET: Es un sitio para el acceso a empleados y  proveedores mediante  la autentificación de una clave de acceso.
            INTERNET: interconexión de  computadoras a nivel mundial.
INTRANET: Se considera a la Red de una organización que es  propia. 
IFAI: Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos
ISAD (G):  de sus siglas en Ingles: Norma Internacional General de Descripción Archivística.
ISO: Organización Internacional para la Estandarización.
Unidad de Información: como tal almacenan, organizan, clasifican, conservan  y difunden la información como por ejemplo: los Archivos, Bibliotecas, Centros de Documentación, Hemerotecas etc.
Visual Basic: Lenguajes de programación
 Visual FoxPro: Manejo de bases de datos y lenguaje de programación.
WI-FI:  interconexión inalámbrica de dispositivos de cómputo.

BIBLIOGRAFÍA


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Ifai. Misión Visión Objetivos  [En línea] [Consulta Octubre 6 del 2011] Disponibilidad en http://www.ifai.org.mx/pdf/Folleto%20Mision%20Vision.pdf
MAESTROPIERRO, María del Carmen. Archivos Públicos, Ed. Alfagama Ediciones, Buenos Aires, 2008 p. 255-262

AGN. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION  [En línea] [Consulta Octubre 7 del 2011] Disponibilidad en http://www.agn.gob.mx/lineam/instructivo%20para%20el%20cuadro%20de%20clasificacion.pdf
Margarita Parra Betancourt. NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA ISAD (G) [En línea] [Consulta 17 de  OCTUBRE DEL 2011] Disponibilidad en http://www.adabi-ac.org/investigacion_arch_civil/articulos/arch_civil_anterior/06art_mpb02.htm

RUIZ RODRIGUEZ, Antonio. Manual de Archivistica, Ed. Síntesis, Madrid, 1995,  342 p.

LOZANO H., Leonor, Teoria y Práctica Archivonomía, Ed. ECA, México, pg. 71-86 

ISO. Special code elements not to be used in ISO3166-1. [En línea] [Consulta 19 de octubre del 2012] Disponibilidad en http://www.iso.org/home/standars/country_codes/special-code-elements-iso-3166#Reserved-code-elements

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Glosario.net.[En línea].[Consultado el 11 de enero del 2011]. Disponibilidad en: http://tecnologia.glosario.net/terminos-tecnicos-internet/
   

 


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