Susana de Lucía Fabre Campozano *
EstudianteManuel Antonio Tenesaca Gavilanez **
DocenteUniversidad Laica VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil, Ecuador
susi-queen@hotmail.comArchivo completo en PDF
Las Cooperativas de Ahorro y Crédito constituyen un pilar fundamental de la economía en las sociedades de Latinoamérica, es por esto que se considera importante y trascendental el estudio de las mismas. En Ecuador, se han convertido en fuente de satisfacción de necesidades económicas, culturales y sociales de sus socios en el transcurso del tiempo. No obstante, es importante reconocer que una de las debilidades que afecta a este tipo de instituciones financieras, es la baja recuperación de la cartera vencida por los créditos otorgados a sus socios. El objetivo del presente artículo es determinar la incidencia que tiene el control de las cuentas por cobrar en la liquidez de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “13 de Abril” y sugerir cambios operativos, contables y administrativos que ayuden a lograr la máxima eficiencia crediticia. El enfoque que se utilizó en la presente investigación fue cualitativo y se aplicó técnicas de recolección de datos tales como la entrevista y el análisis documental. Los resultados de la investigación contribuyeron a dar una respuesta al problema que afecta a esta institución, intentando reconocer los aspectos destacados con respecto al control interno de las cuentas por cobrar y su tratamiento, las provisiones a sus cuentas incobrables que mantiene actualmente y la incidencia que tienen en la liquidez de dicha entidad.
Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:
Susana de Lucía Fabre Campozano y Manuel Antonio Tenesaca Gavilanez (2017): "Control de las cuentas por cobrar y su incidencia en la liquidez", Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, Ecuador, (enero 2018). En línea:
http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/ec/2018/control-cuentas-cobrar.html
http://hdl.handle.net/20.500.11763/ec18control-cuentas-cobrar
El acelerado crecimiento organizacional, financiero y contable aunado a la complejidad de las operaciones de los agentes económicos contemporáneos, ha potenciado la importancia de los sistemas de control interno, incorporando al control dentro de la cadena de valor de las empresas. Ante lo expuesto, el presente artículo cubre el ámbito del control interno sobre el análisis de cuentas contables de un agente económico privado, por lo que el título del artículo académico es: “Control de las cuentas por cobrar y su incidencia en la liquidez” desarrollado para la institución financiera Cooperativa de Ahorro y Crédito 13 de Abril.
La administración de una organización se realiza en base al manejo de los recursos que ésta posea, entre ellos podemos orientar el análisis de las cuentas que se sitúan en el catálogo único de cuentas de Cooperativa de Ahorro y Crédito 13 de Abril, en donde sus rubros se mueven en base al proceso de intermediación financiera que se realice.
El desarrollo inadecuado de las actividades dentro de una empresa trae inconvenientes como el desperdicio del tiempo, las contrariedades en el manejo de efectivo, el mal servicio ofrecido e incluso el manejo de los distintos recursos, todas estas variables hacen que las empresas disminuyan sus utilidades provocando un severo retraso ante el desarrollo y la oportunidad de nuevos proyectos que beneficien económica y socialmente a la empresa. Es por ello la necesidad de políticas que permitan el control directo de las actividades en vistas de eliminar los inconvenientes suscitados normalmente.
En un mundo globalizado, las empresas que brindan servicios de índole financieras, se ven en la obligación de aplicar mecanismos eficientes que garanticen la cancelación de los créditos que han sido otorgados a los distintos clientes. En Ecuador, las cooperativas de ahorro y crédito se han convertido en fuente de satisfacción de necesidades económicas, culturales y sociales de sus socios en el transcurso del tiempo; por lo que en el año 2012 el gobierno decidió crear un organismo de control especializado, el mismo que se denomina “Superintendencia de Economía Popular y Solidaria” que se encarga de regular a estas instituciones financieras.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito 13 de Abril durante los últimos años ha mantenido un aumento en cuestión de lo que representa la cartera vencida, el área de contabilidad, suele ser uno de los sitiales más importantes de los inconvenientes suscitados dentro de una organización, por el debido énfasis de manejo de los recursos administrativos, materiales financieros y el tiempo; en donde las medidas básicas reflejan un control directo no sobre las cuentas por cobrar, sino en el manejo de los costos operativos que involucran un completo control en la aplicación de los recursos económicos.
Las causas y efectos inherentes al problema de la investigación dentro de la Cooperativa de Ahorro y Crédito 13 de Abril son las siguientes:
Las instituciones financieras constituyen un pilar fundamental de la economía en las sociedades de Latinoamérica, es por esto que se considera importante y trascendental el estudio de las mismas.
Una de las operaciones de la naturaleza de la Cooperativa de Ahorro y Crédito 13 de Abril, de acuerdo al giro de negocio propio de la institución, es el otorgamiento de créditos de diferentes tipos, tales como: Vivienda, Emprendimiento o en su defecto de consumo, se hace necesario examinar los procedimientos que se realizan para el otorgamiento de los mismos.
Es importante para el presente artículo comprender el problema y determinar la situación que atraviesa dicha institución; el mismo que busca un enfoque integrador en los diversos campos de acción, generando cambios que apunten a la eficiencia crediticia, y a una nueva visión para consolidar el crecimiento y la sostenibilidad del progreso de la institución financiera.
La investigación genera algunos valores agregados contables, inherentes a situaciones de control interno. Entre las principales se presenta la opción de la visión preventiva de orientar a la detección de las principales debilidades los registros y movimientos de las cuentas contables, errores que afecten a la estructura financiera de Cooperativa de Ahorro y Crédito 13 de Abril y que su ejecución esté acorde al nuevo cambio de información financiera que están experimentando las empresas en el Ecuador.
El presente estudio investigativo pretende determinar la incidencia que tiene el control de las cuentas por cobrar en la liquidez de la institución financiera y sugerir cambios operativos, contables y administrativos que ayuden a lograr la máxima eficiencia crediticia.
Aplicar un eficiente control de las cuentas por cobrar mediante la utilización de procedimientos definidos, llevar a cabo una correcta contabilización y el manejo adecuado de las provisiones de las cuentas incobrables, disminuirán la morosidad de la cartera vencida existente y conllevarán a obtener mejores resultados financieros, mejorando la liquidez actual de la Cooperativa de Ahorro y Crédito 13 de Abril.
Control Interno
El control interno es un conjunto de políticas y procedimientos establecidos en una entidad con el objetivo de proporcionarle un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos inherentes a la eficacia, fiabilidad del contenido financiero y el cumplimiento de leyes y otras normas aplicables. (Fowler Newton, 1991)
Mientras más grande es una compañía o entidad, ya sea esta pública o privada, mayor debe de ser la importancia del sistema de control interno que se utilice, en ocasiones se presentan varios casos en los que una compañía no sólo pertenece a un dueño, sino que la conforman la unión de varios socios, con diversos empleados y distintas obligaciones o tareas designadas es primordial contar con un control interno establecido.
"La importancia del control interno es de relevancia en las empresas que buscan institucionalizarse para alcanzar altos niveles de competitividad, por medio de la transparencia y la rendición” (Deloitte, 2010, pág. 27)
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que se logra precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
El control es el proceso de monitoreo, comparación y corrección del desempeño laboral. Todos los gerentes deberían controlar, aun cuando piensen que sus unidades están trabajando según lo planeado, no pueden saber cómo se están desempeñando las unidades a menos que hayan evaluado cuales actividades se han realizado y hayan comparado el desempeño real contra el estándar deseado. (Robbins & Coulter, 2010, pág. 398)
Se entiende por control interno al sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad. (Cuevas, 2010, p. 1)
Cuentas por Cobrar
Cuentas por cobrar es el nombre de la cuenta donde se registran los incrementos y los recortes vinculados a la venta de conceptos diferentes a productos o servicios, esta cuenta está compuesta por letras de cambio, títulos de crédito y pagarés a favor de la empresa, las cuentas por cobrar, por lo tanto, otorgan el derecho a la organización de exigir a los suscriptores de los títulos de créditos el pago de la deuda documentada, se trata de un beneficio futuro que acredita el titular de la cuenta, representan el total del crédito otorgado por una empresa a sus clientes, estas cuentas representan derechos exigibles originados por ventas, que luego pueden hacerse efectivos, el crédito representa para la empresa que lo otorga, un medio de dinero a futuro porque origina el cobro de sus cuentas en un período posterior a su venta. (Sarmiento, 2011, p. 12)
Objetivo de las cuentas por cobrar
Consiste en registrar todas las operaciones originadas por deudas de los clientes, fundamentalmente, se utilizan como un atractivo de mercadeo para promover las ventas; y su gestión debe contribuir a elevar las utilidades y el rendimiento de la inversión, para ello, es necesario comparar los costos y los riesgos de la política de crédito con las utilidades que se espera podrían generar; y si, el rendimiento de la inversión en cuentas por cobrar adicionales es inferior al costo de los recursos que se obtienen para financiarlas, se debe rechazar la inversión adicional de esas cuentas. (Fernández, 2011, p. 18, pág. 8)
Administración de cuentas por cobrar
La gestión de las cuentas que representan el crédito que conceden las empresas a sus clientes, esta gestión debe tener como objetivo coordinar eficientemente el crédito otorgado a los clientes con el fin de alcanzar los objetivos financieros con la mayor productividad posible, el crédito es un incentivo eficaz para las ventas, ya sea por los límites que se aprueban a los clientes, como por la mayor extensión de los plazos de pago. (Fernández, Nueva Contabilidad General, 2012, p. 19, pág. 7)
Liquidez
El grado en que una empresa puede hacer frente a sus obligaciones corrientes es la medida de su liquidez a corto plazo. La liquidez implica, por tanto, la capacidad puntual de convertir los activos en líquidos o de obtener disponible para hacer frente a los vencimientos a corto plazo. (Rubio Domínguez, 2013, pág. 16)
“En la ciencia existen diferentes tipos de investigación y es necesario conocer sus características para saber cuál de ellos se ajusta mejor a la investigación que va realizarse.” (Bernal Torres, 2010)
El presente artículo académico se centró en una investigación descriptiva, ya que intenta dar respuestas a una problemática existente en la organización a estudiar, mediante la aplicación de técnicas y herramientas necesarias para alcanzar los objetivos planteados.
Además, presentó un enfoque cualitativo, ya que tuvo un sentido analítico al momento de recolectar la información desde la entrevista, hasta los análisis de los estados financieros de la Cooperativa de Ahorro y Crédito 13 de Abril, a través de un proceso inductivo.
Las técnicas de recolección de datos que se emplearon fueron la entrevista y el análisis documental. Las entrevistas se realizaron con el objetivo de diagnosticar la actual gestión de las cuentas por cobrar. El análisis documental se aplicó mediante la revisión de los registros contables de las cuentas por cobrar y su afectación y el análisis de la información financiera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito 13 de Abril.
“La población es el conjunto de elementos, personas o individuos de los cuales queremos obtener un dato. Es el conjunto de información que caracterizan a un fenómeno.” (Cristóbal, 2010)
La población a investigarse fueron los integrantes de la Cooperativa de Ahorro y Crédito 13 de Abril, compuesta por 24 personas. Se tomó como muestra el Presidente del Consejo de Administración, la Gerente General y el Jefe del Departamento de Contabilidad de la institución, más dos especialistas en el tema, obteniendo una muestra no aleatoria de 5 personas.
Análisis de Resultados de las Entrevistas
Se realizó la entrevista a cada una de las personas seleccionadas como muestra de la población de estudio obteniéndose información relevante. A continuación se presenta un resumen y análisis de las respuestas de las personas que conformaban la muestra de la investigación:
Análisis de Estados Financieros
Se procedió a realizar diferentes tipos de análisis a los estados financieros de la Cooperativa de Ahorro y Crédito 13 de Abril. Se realizó el análisis del estado de situación financiera comparativo de los años 2015 y 2016. Además se realizó el análisis del estado de resultados integral comparativo de los años 2015 y 2016 y el análisis del Flujo de Efectivo con corte al 31 de diciembre de 2016.
Análisis de Cuentas
Se procedió a realizar análisis a los grupos de cuentas de la Cooperativa de Ahorro y Crédito 13 de Abril, objeto de investigación del presente trabajo, tales como: fondos disponibles, cartera de créditos y cuentas por cobrar.
Indicadores Financieros
El análisis a los estados financieros le permite a la administración tomar decisiones, que ayuden a mitigar el riesgo en el que se encuentre la cooperativa, a través de los indicadores se puede identificar la calidad de activos, particularmente los de mayor riesgo. Al 31 de diciembre del 2016 la cooperativa registra los siguientes indicadores:
Indicadores de Liquidez
El indicador de liquidez, permite a Gerencia, administrar el riesgo de liquidez en que puede incurrir o está inmersa la cooperativa, y mide la disponibilidad de recursos financieros con lo que cuenta la institución para atender los pasivos de mayor exigibilidad en el corto plazo, la relación mientras más alta es mejor. El índice de liquidez requerido por la cooperativa de acuerdo a los límites de indicadores financieros, aprobados por el Consejo de Administración el 19 de marzo del 2016, para administrar el Riesgo de Liquidez es del 18%. Al 31 de diciembre del 2016, la cooperativa registra el 11.96%. Este indicador, origina que la cooperativa se encuentre inmersa en un riesgo de liquidez, al no cumplir con los límites de riesgos aprobados por el consejo de administración.
Situación que contraviene el Art.44 numeral 13 del reglamento General de la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria que indica que el Gerente debe definir y mantener un sistema de control interno, que asegure la gestión eficiente y económica de la Cooperativa. (Dirección Nacional Jurídica, 2011, p. 8)
La administración informa que esta situación ha sido considerada en el año 2017 para su regularización. Lo ideal ante este hecho, sería activar el plan de contingencia, reduciendo el otorgamiento de crédito, incrementando las captaciones etc. hasta restablecer el activo líquido requerido.
Administración de la Liquidez
La liquidez es la capacidad de la entidad para responder a las necesidades de efectivo, sea para atender las solicitudes de crédito, retiros de ahorros, devolución de depósitos a plazo fijo, pago a proveedores y empleados, entre otros.
La cooperativa durante el período 2016 se mantuvo dentro de los límites prudenciales establecidos por el órgano de control, como se demuestra en el gráfico, en el que tanto la liquidez de primera línea como la liquidez de segunda línea se mantuvieron sobre el requerimiento mínimo del sistema financiero determinado por el Banco Central del Ecuador.
En el mes de diciembre se presentó una caída de nivel de liquidez, debido al pago de una cuota de la obligación financiera que se mantiene con la Corporación de Finanzas Populares y por la colocación de microcréditos agrícolas, cabe indicar que es la primera vez que la cooperativa responde con recursos propios sin financiamiento este requerimiento; no obstante, el período se cerró con un indicador de liquidez dentro de los límites prudenciales, como se puede apreciar en el gráfico de la liquidez ampliada, que relaciona las disponibilidades institucionales en relación con las obligaciones de corto plazo (90 días).
Discusión
Del Análisis de Resultados de las Entrevistas
Los hallazgos que se encontraron al analizar las respuestas fueron:
Del Análisis de los Estados Financieros
De los Indicadores Financieros
Luego de obtener y analizar los ratios financieros, se obtienen los siguientes hallazgos:
Referencias
Bernal Torres, C. (2010). Metodología de la Investigación (Tercera Edición ed.). Colombia.
Cristóbal, M. E. (2010). Manual de Estadísticas. Argentina: Omicron System.
Cuevas, C. (2010, p. 1). Contabilidad de Costo enfoque gerencial y de gestión. Colombia: Pearson Educación.
Deloitte. (2010). Guías de Referencias sobre Control Interno México. México.
Dirección Nacional Jurídica. (2011, p. 8). Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria. Quito.
Fernández. (2011, p. 18). Contabilidad Intermedia. México: Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
Fernández. (2012, p. 19). Nueva Contabilidad General. México.
Fowler Newton, E. (1991). Cuestiones Contables Fundamentales. Buenos Aires: Ediciones Macchi.
Robbins, S., & Coulter, M. (2010). Administración (Décima Edición ed.). México: Pearson Educación.
Rubio Domínguez, P. (2013). Manual de Análisis Financiero. JUan Carlos Martínez Coll.
Sarmiento, R. (2011, p. 12). Contabilidad General. Quito: Impresiones Andinas S.A.