Daniela Choez Chalén
Estudiante
Ricardo Salcedo Lascano
Docente
Universidad Laica VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil
danielajanechoez@hotmail.com
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RESUMEN: Debido a los cambios en el entorno empresarial, es de vital importancia que las empresas posean una estructura fuerte mediante un adecuado sistema de control que involucre a todos los procesos de la entidad. De tal manera, la contabilidad sea aplicada correctamente y permita reflejar información financiera razonable. Esta investigación tiene el objeto de verificar y evaluar el control interno de Tecnofluido y su incidencia en los saldos presentados en los estados financieros, con la finalidad de asesorar a la administración para un mejor manejo y control de las actividades diarias para así tomar mejores decisiones.
ABSTRACT:
Due to changes in the business environment, it is vital that companies have a strong structure through an adequate control system that involves all processes of the entity. In such a way, the accounting is applied correctly and allows to reflect reasonable financial information. This research is aimed at verifying and evaluating the internal control of Tecnofluido and its impact on the balances presented in the financial statements, in order to advise the administration for a better management and control of daily activities in order to make better decisions.
PALABRAS CLAVE: Auditoría operativa, contabilidad, procesos, control interno.
KEY WORDS: Operational audit, accounting, processes, internal control.
Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:
Daniela Choez Chalén y Ricardo Salcedo Lascano (2017): “Auditoría operativa a los procesos contables y su presentación en los estados financieros”, Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, Ecuador, (junio 2017). En línea:
http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/ec/2017/empresa-tecnofluido.html
http://hdl.handle.net/20.500.11763/ec17empresa-tecnofluido
INTRODUCCIÓN
La mayoría de las pequeñas empresas tienen riesgos internos y externos elevados debido a su carencia de controles en todos sus procesos, lo que impide que estas empresas tengan información financiera confiable. Generalmente las grandes empresas cuentan con sistemas que permiten controlar minuciosamente sus labores con vigilancia constante para asegurar el cumplimiento eficiente de los procedimientos establecidos, lo que reduce errores y proporciona información veraz para una correcta toma de decisiones. Esta actividad es denominada auditoría operativa, la cual puede ser aplicada en todo tipo de compañía para mejorar sus procesos y reflejar transparencia en sus Estados Financieros.
En el caso de TECNOFLUIDO S.A. que es una pequeña empresa que factura en el año menos de un millón de dólares, con el cambio de administración que se efectuó recientemente se han detectado errores en el manejo de inventarios, cartera vencida, cuentas por pagar en mora y otras situaciones que afectan al flujo de la compañía y a sus operaciones.
En lo que respecta a la bodega existen incongruencias en las entradas y salidas manipuladas por el personal que conllevarán a rectificaciones posteriores y ajustes necesarios con el fin de reflejar la situación real del inventario, lo que ha perjudicado en la toma de decisiones en el periodo anterior.
Además, como desde sus inicios la empresa ha realizado sus operaciones de forma empírica, sin políticas ni lineamientos que regulen y guíen los procesos de cada departamento existente, es posible que el personal no tenga claramente definidas sus funciones lo que implica que existan errores y no se cumpla eficientemente con las labores encomendadas a cada colaborador, de tal forma que los riesgos para la empresa aumentan y perjudican su operatividad.
Con dichos antecedentes, es necesario efectuar una evaluación para conocer la situación actual de la empresa y verificar que ésta sea la que se refleje en la información financiera.
DESARROLLO
En relación con el problema de investigación tiene como Objetivo General efectuar una auditoría operativa a los procesos contables a fin de comprobar su incidencia en la presentación razonable de los estados financieros.
Y como objetivos específicos:
Justificación de la Investigación.
Como se ha mencionado anteriormente, las pequeñas y medianas empresas poseen un riesgo alto que en gran porcentaje ha afectado su permanencia en el mercado, entre unas de las razones de que no hayan podido manejar sus riesgos se debe a una mala gestión operativa pues si existen falencias en un área y no se controla o corrige, ésta afecta al resto de áreas induciendo a un bajo rendimiento y afectando a los resultados de la empresa.
Mediante este análisis se busca minimizar los riesgos internos y externos que puedan afectar a la presentación razonable de los Estados Financieros y continuidad de la empresa debido a la carencia de controles y procedimientos erróneos en las áreas relacionadas.
En el caso de TECNOFLUIDO S.A. es una microempresa que a la fecha de estudio cuenta con 7 empleados y ha bajado sus ventas comparando con los años anteriores lo que ha afectado su flujo de caja impidiendo el cumplimiento de sus obligaciones corrientes, como su deuda a proveedores de $112.981,37. Además, la compañía posee inventario de baja rotación, el cual representa un 28.19% del total de sus activos lo que perjudica la obtención de nuevos ingresos. Y acorde a lo que la gerencia y contador indicaron ellos son nuevos en sus cargos y han detectado falencias en el control de inventarios y carencias de reportes que dificultaron la toma de decisiones.
La realización de auditoría operativa es fundamental para este tipo de casos con el fin de detectar las falencias y mejorar la productividad de la empresa, permitiendo a la compañía desarrollar sus actividades de la forma correcta. Probablemente si continúa así sus riesgos se maximicen y una forma de evitar ese panorama desfavorable es efectuando cambios precisos y estableciendo los lineamientos y correctivos necesarios en cada uno de los procesos; más aún en este mundo globalizado, donde todas las organizaciones deben contar con una estructura fuerte para poder desarrollarse y competir en el mercado, inclusive es necesario contar con información oportuna, veraz y confiable para tomar decisiones correctas; sin lo cual el camino es incierto incrementando los riesgos internos y haciendo vulnerable a la entidad a los riesgos externos.
Ideas a Defender.
Con los controles respectivos a cada proceso inherente de las pequeñas empresas, éstas pueden mejorar su situación financiera, mitigar riesgos y presentar estados financieros razonables; lo cual permite una oportuna toma de decisiones y el cumplimiento de sus obligaciones comerciales, laborales y tributarias.
El marco teórico que sustenta mi proyecto de investigación tiene entre sus fundamentos los trabajos siguientes:
Auditoría.
La información financiera que se genera con la actividad económica de las empresas es de vital importancia no tan solo por la obligatoriedad de la misma, sino por lo que representa para la administración en la toma de decisiones, es decir, que ésta es la fuente de información para los usuarios internos y externos de una organización con la que da a conocer la situación de la entidad y orienta a la gerencia en la administración de sus recursos de acuerdo a sus necesidades y objetivos.
Tipos de auditoría
Debido a la necesidad de las organizaciones y la diversidad de las mismas han surgido diferentes campos de aplicación de la auditoría que ha llevado a los profesionales a involucrarse en la amplia red de actividades que maneja una entidad.
En el siguiente cuadro sinóptico se mostrarán los principales tipos de auditoría existentes.
Auditoría operativa.
La presente investigación se limita a la auditoría operativa, por lo que profundizaremos en este tema, Sánchez (2014) afirma. “La auditoría operativa tiene por objeto la revisión de los sistemas administrativos de la empresa, así como de los controles existentes sobre los mismos conforme a unas normas y procedimientos apropiados” (p.38).
Este tipo de auditorías es de vital importancia para el desarrollo de todo de tipo de empresas debido a su alcance dentro de la organización, permitiendo fortalecer su estructura y afrontar los riesgos externos a los que se enfrenta y reduciendo los riesgos inherentes a su actividad. Con la auditoría operativa, las entidades detectan las falencias existentes en sus procedimientos sea del área operativa, comercial o de gerencia; como los procedimientos son los que permiten efectuar y cumplir con las funciones del personal es de vital importancia la revisión exhaustiva de ellos con el fin de garantizar eficiencia y eficacia en cada departamento. Al contar con parámetros establecidos el talento humano poseerá una herramienta para cumplir a cabalidad y correctamente sus actividades y de esta forma la información que se genera podrá ser confiable.
La mayoría de expertos en el tema relacionan la auditoría operativa con la auditoría interna, así como el Instituto de Auditoría Interna español, quienes manifiestan que, la auditoría interna (como auditoría operativa) es una función independiente de control, establecida como un servicio dentro de una organización para examinar y evaluar sus actividades.
Ámbito de aplicación de la auditoría operativa
Como se ha mencionado con anterioridad, la auditoría tiene un campo de aplicación amplio y así mismo la auditoría operativa debido a la amplitud de objetivos que la compañía desea conseguir y relacionado directamente con el tamaño, la estructura y la actividad.
Entre los principales aspectos que se analizan y consideran en la auditoría operativa están: “los sistemas de control interno, los procedimientos de gestión de riesgos, los sistemas de información financiera, la comprobación de transacciones y operaciones, el acatamiento de las leyes y reglamentos en vigor” (Sánchez, 2014, p.54).
Objetivos de la auditoría operativa
En el caso de la auditoría operativa ésta busca en general corregir los errores internos de la empresa y establecer lineamientos para el correcto funcionamiento de todo el sistema interno de la compañía.
Cada compañía posee un sistema de control que para el correcto funcionamiento debe enfocarse inherentemente en todos sus procesos, “del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la información económico-financiera” (Sánchez, 2014, p.53).
Planificación de auditoría
La planificación de auditoría es una base fundamental para que el auditor realice su trabajo; como tal debe definir el alcance, tiempo y objeto de estudio. En sí la planificación es el establecimiento de la estrategia que se seguirá mientras la empresa es auditada, para lo cual el auditor deberá realizar un análisis previo de la entidad que le permita conocer los aspectos generales de ella, como su actividad, estructura, tamaño y necesidad.
Para Abolacio (2013), “la planificación de la auditoría supone el desarrollo de una estrategia global en base al objetivo y al alcance del encargo y la forma en que se espera que responda la empresa auditada.” (p.91).
Materiales y Métodos
Para poder realizar la auditoría operativa a los procesos contables se aplicaron los siguientes tipos de investigación:
Investigación documental: Para Bernal (2010), la investigación documental consiste en un análisis de la información escrita sobre un determinado tema, con el propósito de establecer relaciones, diferencias, etapas, posturas o estado actual del conocimiento respecto al tema objeto de estudio.
Este tipo de investigación consiste en efectuar un análisis de la información relacionada a un tema para utilizarla como referencia y aporte al objeto de la investigación; entre las principales fuentes de información tenemos a los libros, periódicos, revistas, entre otros.
Esta herramienta fue de gran relevancia para la investigación realizada porque permitió recopilar y evaluar la información necesaria para sustentar el tema de estudio, como fueron los procesos contables de TECNOFLUIDO S.A.
Investigación descriptiva: Es uno de los tipos de investigación más utilizados, según Bernal (2010), muchos expertos describen a la investigación descriptiva como un nivel básico de investigación, el cual se convierte en la base de otros tipos de investigación donde se reseñan las características de la situación u objeto de estudio.
Con este tipo de investigación se revelan las particularidades del objeto de estudio, utilizando técnicas como la entrevista, la encuesta y la revisión documental. A través de esta técnica se recopiló toda la información de primera mano, permitiendo conocer los procesos contables existentes de acuerdo a las principales cuentas que se analizan, los controles aplicados y su influencia en los resultados, así como la razonabilidad de los estados financieros de TECNOFLUIDO S.A.
Enfoque de la investigación.
El enfoque consiste en definir el método que utilizará el autor para recopilar y analizar la información, en la investigación realizada se aplicaron los siguientes enfoques:
Enfoque cualitativo, cuyo objetivo es la recopilación de datos que permitan establecer una opinión sobre el objeto de estudio. Para Bernal (2010), los investigadores que utilizan el método cualitativo buscan entender una situación social como un todo, teniendo en cuenta sus propiedades y su dinámica.
Por este enfoque se pudo comprender el entorno de la compañía y su forma empírica de ejecutar sus funciones, permitiendo identificar sus procesos y controles no documentados, lo cual fue posible mediante los cuestionarios de control interno aplicados. Con este método se cualifica, no se mide los datos del entorno.
Enfoque cuantitativo, mediante el cual se recopilan datos que sean medibles para reflejar su relevancia permitiendo analizar e interpretar la información.
En el caso de estudio, TECNOFLUIDO S.A., se pudo recolectar datos medibles mediante la encuesta, la cual permitió efectuar un análisis estadístico de los procesos contables, controles y situación de la empresa.
Técnicas de investigación
Para la recolección de datos e información se han utilizado varios instrumentos de gran importancia para la base de esta investigación que fueron aplicados a toda la población. A continuación, se explica las herramientas utilizadas.
Revisión documental, esta técnica consiste en la revisión y análisis de toda la documentación relacionado al tema de investigación. Con esta herramienta, se recaudó información referente a los procesos contables de las áreas a analizar que son: caja, bancos, inventarios, cuentas por cobrar, propiedad y equipo, cuenta por pagar; considerando los archivos y los estados financieros de la empresa. Toda la documentación contable fue proporcionada por el contador de la empresa.
Encuesta, es la herramienta mediante la cual se efectúan preguntas, previamente establecidas, a una muestra representativa de un conjunto, con el fin de recaudar información sobre un tema. El objetivo principal de la encuesta es recopilar información de primera mano del personal, con esta herramienta se pudo evaluar la aplicación de controles, la información transmitida al personal, los procedimientos establecidos, las funciones de cada integrante y la existencia de manuales.
Entrevista, por medio de esta herramienta se establece contacto directo con una persona de gran relevancia para la investigación que permita obtener datos de interés relacionados al tema estudiado, aunque la entrevista está basada a un cuestionario de preguntas como la encuesta, ésta es más flexible y permite profundizar en el caso. Mediante la entrevista que se efectuó al gerente y contador de la empresa se pudo obtener directamente información de los controles, políticas y la gestión administrativa y contable que se aplica.
Inventarios, es la herramienta que consiste en efectuar inventario físico de los bienes y mercancías que tenga la empresa. Cuyo objetivo es verificar y corroborar la información que se registra contablemente. Por medio de esta herramienta se pudo identificar y comprobar la existencia, estado y sustento de adquisición de la mercadería y equipos que posee la empresa.
Cuestionarios, una herramienta de investigación cualitativa y de auditoría que permite evaluar el control interno que se aplica en una entidad en las diferentes áreas que lo conforman. Cuyo objetivo es identificar las falencias existentes y eficiencia de los controles aplicados en la empresa. Mediante los cuestionarios de cumplimiento se obtuvo información directa de los controles a los procesos contables de las áreas analizadas en esta investigación.
Resultados
La primera entrevista fue realizada al Gerente General de TECNOFLUIDO S.A., quién por su función conoce el manejo de la empresa y los lineamientos bajo los que se opera.
Considerando la información proporcionada por el Gerente de la empresa, podemos identificar que, a pesar de ser una empresa pequeña con menos de 10 empleados, sus transacciones comerciales y diarias se encuentran registradas mediante un sistema contable, lo que permite contar con información oportuna para la toma de decisiones, sin embargo, debido a que no se posee manuales ni políticas registradas la información posiblemente no sea la correcta. El gerente con la ayuda del contador controla que la información financiera sea analizada de forma continua para detectar errores y conocer la situación de la empresa, pero por su parte no efectúa una evaluación de esta información periódicamente si no de forma irregular. Es decir, que se carece de monitoreo exponiendo a que los procesos no sean confiables y el personal no cumpla debidamente con sus funciones. Pero se debo tomar en cuenta que el Gerente está recién posicionado en dicho cargo por lo cual la empresa posiblemente enfrente cambios en su gestión.
El contador es parte del personal externo de la empresa y recientemente se posicionó en este cargo, por lo que de forma objetiva y con los antecedentes revisados nos informó y corroboró que las actividades en la compañía se han efectuado desde sus inicios de forma empírica, lo que no ha sido un inconveniente para que el personal realice sus actividades. Además, indica que constantemente revisa la información financiera de la empresa para detectar errores y verificar la información que se presentará a las entidades regulatorias. Es decir, que la empresa en la actualidad está en evaluada lo que implicaría que posiblemente se apliquen nuevos controles y se mejore la gestión.
Además, se pudo verificar la existencia de los archivos que sustentan las transacciones de la empresa durante el periodo 2015 y de la misma manera se revisó los diarios generados por los módulos del sistema contable. Con los auxiliares obtenidos se detectaron diferencias entre los saldos.
De acuerdo la tabla anterior existe una diferencia entre el saldo de inventarios reflejado en el Estado de Situación Financiera y el reporte del sistema. Es decir, que en el costeo de la mercadería existe una variación; sin embargo, dicha variación no es material ya que representa casi un 2,45% lo que significa que los saldos presentados son razonables y representan el valor de la mercadería que posee la empresa.
Y existe una diferencia no significativa en los saldos de propiedad y equipo según la información proporcionada por la empresa, tal como se muestra en la tabla anterior la diferencia es de apenas un 0.26% lo que revela que el saldo presentado en los estados financieros es razonable.
Se efectuó el cálculo de la depreciación correspondiente al periodo 2015 con el fin de verificar los valores presentados en el Estado de Resultados de dicho periodo y se detectó una diferencia que no es significativa, pero si relevante debido a que se está depreciando de más a ciertos equipos que posee la empresa.
En la siguiente tabla se muestra un resumen del análisis efectuado de las cuentas por cobrar al 31/12/2015 de acuerdo al auxiliar proporcionado por la compañía.
Mediante el auxiliar y análisis efectuado, ver anexo 13, el saldo de las cuentas por cobrar presentado en el estado de situación financiera al 31/12/2015 no es razonable debido a que incluye anticipos y saldos a favor de sus clientes a más de facturas a su nombre que fueron emitidas por autoconsumo y por garantías a clientes. Por lo que dichos valores de anticipos deben ser reclasificados a la cuenta correspondiente y las cuentas por cobrar por autoconsumo deben ser saldadas, efectuando los ajustes correspondientes.
Además, revela que la empresa posee un valor significativo que se encuentra vencido y afecta su liquidez lo que representa un 16% del total de su cartera, de los cuales el 36% corresponde a saldos vencidos de 31 a 60 días, mientras que el 32% son de 1 a 30 días y en el mismo porcentaje de 61 días en adelante.
Considerando las hojas de trabajo elaboradas se han detectado algunos ajustes que deben efectuarse los cuales en su mayoría corresponden a reclasificaciones y otros a diferencias detectadas pero que no son significativas.
CONCLUSIONES
Mediante la investigación realizada y análisis de información con los métodos mencionados anteriormente, se obtienen las siguientes conclusiones:
RECOMENDACIONES
De acuerdo al análisis realizado en la presente investigación, se obtienen las siguientes recomendaciones:
BIBLIOGRAFÍA
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Este artículo es editado por Servicios Académicos Intercontinentales S.L. B-93417426.