Observatorio Economía Latinoamericana. ISSN: 1696-8352
Ecuador


DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE COMPRAS Y PAGOS A PROVEEDORES DE LA EMPRESA TELECUATRO GUAYAQUIL C.A. (RTS CANAL 4) PERÍODO 2015-2016

Autores e infomación del artículo

Roberto Rosendo Flores Moncayo
Docente

Mariuxi Elizabeth Moran Miranda
Estudiante

Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil

mariuximoran1@hotmail.com

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RESUMEN

La empresa Telecuatro Guayaquil C.A dedicada a las Actividades de Producción en cinta en vivo y otro medio de grabación de programas en Estaciones de Televisión con señal propia a todo el territorio nacional. En la actualidad busca optimizar los controles administrativos y sistematizar procesos. Se encuentra en la búsqueda de  mejorar los procedimientos internos para reducir costos, cumplir con las obligaciones tributarias y de nuestros proveedores, no cuenta con un Manual de procedimientos internos, el cual permita el control de compras y pagos a proveedores, es por esto que el proyecto desarrollado busca proporcionar a la empresa procesos y procedimientos para el manejo y control de pagos a proveedores. De esta manera se busca que la empresa optimizará los controles administrativos y contables del departamento de Compras y Pagos ayudando al desenvolvimiento ideal del giro del negocio de manera eficaz; para ello se ha investigado la situación de la empresa, y se ha desarrollado una propuesta con el fin de facilitar a la gerencia una opción que permita el buen funcionamiento de las actividades dentro de la organización. Finalmente se exponen las conclusiones y recomendaciones del caso.
Palabras claves: proceso, procedimientos, manual, control, ejecución.

ABSTRACT

The company Telecuatro Guayaquil C.A, dedicated to production activities and other live tape recording medium programs on television stations with its own signal to the entire national territory. Currently he seeks to optimize administrative controls and systematize processes. It is in seeking to improve internal procedures to reduce costs, comply with tax and our suppliers obligations, does not have a Manual of internal procedures, which allows control of purchases and payments to suppliers, is why the developed project seeks to provide processes and procedures for the management and control of payments to suppliers to the company. This way the company seeks to optimize the administrative and accounting controls Purchasing Department and Payments helping the ideal development of the line of business effectively; for it has been investigated the situation of the company, and has developed a proposal in order to provide management an option that allows the smooth running of the activities within the organization. Finally, conclusions and recommendations of case exposed.

Keywords: process, procedures, manual, control, execution.



Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:

Roberto Rosendo Flores Moncayo y Mariuxi Elizabeth Moran Miranda (2016): “Diseño de un manual de procedimientos para el control de compras y pagos a proveedores de la empresa Telecuatro Guayaquil C.A. (RTS Canal 4) período 2015-2016”, Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, Ecuador, (diciembre 2016). En línea:
http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/ec/2016/telecuatro.html

http://hdl.handle.net/20.500.11763/ec16telecuatro


Introducción

Con la finalidad de optimizar los controles administrativos y automatizar procesos de una manera adecuada, se realiza la propuesta a la empresa Telecuatro Guayaquil C.A de diseñar e implementar manuales de procedimientos internos que permitan reducir costos y ayuden a cumplir obligaciones tributarias, desempeñando un buen talento humano, ya que en la empresa no llevan un control efectivo en las diferentes áreas, donde existen omisiones de parte de los procesos, esto demostrado en área de compras, como es el caso de esta empresa.

Mejorar la productividad en las empresas es una laborar que se busca en la actualidad, efectivizando el trabajo del talento humano, respectando las normas y las leyes que la regulan el funcionamiento de la empresa. Con un mejor control de las actividades se puede llegar a optimizar el tiempo y ahorrar dinero en los diferentes departamentos que tiene la organización, estableciendo un proceso que no rompa ninguna etapa de su objetivo. Razón por la cual se propone un diseño de Manual de Procedimientos internos.

Otra parte de la investigación de este proyecto, es la fundamentación teórica que sirve como referencia para diseñar la propuesta, basado en autores de teorías administrativas, de gestión empresarial, y de investigación de mercado mediante fuentes primarias realizando un estudio exploratorio descriptivo que demuestre la importancia de esta implementación en la empresa, mediante la recopilación de información necesaria entre los empleados, identificando características, conductas y actitudes de las personas investigadas y las opiniones acerca de la necesidad.

Se determina una muestra finita, ya que se conoce la población, siendo un 50% de probabilidad de éxito y 50% de fracaso, con un 5% de error muestral y 95% de nivel de confianza, con lo que se obtiene 66 encuestados de los 66 empleados que se encuentran en el área administrativa relacionándose directamente con compras y pagos a proveedores, siendo identifica el área con la necesidad de uso de un manual

Objetivo General

Elaborar un Manual de Procedimientos Internos para la empresa Telecuatro Guayaquil C.A. (RTS Canal 4) el cual permita el control de compras y pagos a proveedores de los programas de TV en vivo.
Hipótesis
El diseño de un manual de procedimientos internos optimizará los controles administrativos y contables del departamento de Compras y Pagos en la empresa Telecuatro Guayaquil C.A.

Desarrollo

La empresa Telecuatro Guayaquil C.A. fué constituida en el año 1977 en la ciudad de Guayaquil ubicada en 2do. Pasaje 32h NO. y calle 18H N.O. en Lomas de Prosperina, dedicada a las Actividades de Producción en cinta en vivo y otro medio de grabación de programas en Estaciones de Televisión con señal propia a todo el territorio nacional.

Busca optimizar los controles administrativos y sistematizar procesos. Se encuentra en la búsqueda de mejorar los procedimientos internos para reducir costos, cumplir con las obligaciones tributarias y de nuestros proveedores; a la vez obtener un buen desempeño del talento humano.

La problemática que se presenta a menudo en la empresa es por tener una programación en vivo, saltándose procesos al momento de hacer adquisiciones de bienes y/o servicios por parte de personas encargadas de dirigir las producciones de los programas y de los demás departamentos administrativos, que tienen urgencias en cualquier momento.

Así mismo se detecta la ausencia de una planeación estratégica empresarial, desde la cual se identifique completa coordinación con la misión, visión, objetivos y estructura organizacional. Se espera la mejora de los procedimientos, y por esta razón se ha puesto la misión de diseñar su planeación estratégica con el fin de organizar a la capacidad instalada, y desarrollar un manual de funciones.

 Los centros de costos de forma recurrente omiten el proceso de adquisiciones que realiza el departamento de compras ya que surgen compras inesperadas generadas por las producciones en vivo y debido a esto se produce una inestabilidad en los procesos.

Por lo consiguiente, es necesario aplicar  políticas a través de un Diseño de un  Manual de Procedimientos de la empresa Telecuatro Guayaquil C.A., con la finalidad de sistematizar, corregir y superar las grandes necesidades de procedimientos  administrativos y operativos, que logre facilitar y encaminar los objetivos organizacionales enfocados hacia una mejor rentabilidad.

Formulación del Problema
¿Cuáles son los procesos que se requieren identificar e implementar en la empresa Telecuatro Guayaquil C.A. para la obtención de mejores resultados a nivel administrativo y operativo de las compras y pagos a proveedores de los programas de TV en vivo?

Sistematización Del Problema

¿La empresa Telecuatro Guayaquil C.A. cuenta con un manual de procedimientos internos?
¿La estandarización de los procesos contribuirá al logro de los objetivos de la empresa?
¿De qué manera se podrán implementar los procedimientos internos sin que afecten a las producciones de programas de TV en vivo de la empresa?
¿Qué beneficios obtendrá la compañía por la implementación de procesos en la empresa?
¿Se obtendrá información más veraz para uso contable y financiero mediante la elaboración del Manual de Procedimientos?
¿El Manual de Procedimientos es la herramienta que facilitará la selección de personal y la designación de las actividades inherentes a los cargos?

Justificación de la investigación

En Ecuador, es muy importante conocer la ley de comunicación, ya que tratar de buscar el mejoramiento organizacional con proyectos actuales que ayuden a efectivizar el trabajo y el uso adecuado del talento humano aplicando al motor financiero de la organización, con sus respectivas normas y leyes que rigen en el país.

Las responsabilidades para cada uno de los procesos, deben ser descritas y debidamente plasmadas en las actividades de cada proceso, permitiendo a la empresa la destinación de implementados en la organización, al mismo tiempo que se ayuda con la multiplicidad de actividades y/o funciones al igual que compartir estas responsabilidades en su ejecución de forma que se obtiene un mejor control interno.

Cabe resaltar los beneficios que traerán la implementación del Manual de Procedimientos a la empresa para realizar acciones encaminadas a la mejora de la productividad, con la finalidad de optimizar el tiempo de labor, en cada una de las distribuciones por departamentos dentro de la organización.

El diseño del manual de Procedimientos internos de la empresa Telecuatro Guayaquil C.A. está destinado a la reorganización de las actividades relacionadas con todas las adquisiciones de bienes y/o servicios por parte de los proveedores, para poder cumplir con requerimientos de la administración tributaria y gerencial de la empresa.

Se evidencia la importancia de realizar esta investigación, ya que el Manual de Procedimientos entregará a la empresa el proceso interno paso a paso de cómo se desarrollan las compras y pagos a los proveedores, sus instrumentos y recursos tantos humanos como tecnológicos.

Delimitación o alcance de la investigación

El presente estudio se realizará en la empresa Telecuatro Guayaquil C.A., en la ciudad de Guayaquil con domicilio en 2do. Pasaje 32H N.O. y calle 18H N.O.
Se utilizará como base los datos proporcionados por la empresa en los 2 últimos años, ya que han incrementado sus ingresos y gastos debido al excelente rating que mantiene la estación televisiva. La delimitación de la presente investigación se estima en un tiempo de 3 a 6 meses para finalizarla.

Metodología de la Investigación

Este estudio es de tipo exploratorio descriptivo por cuanto se parte de la observación e información suministrada por las personas involucradas. Mediante la observación se puede realizar un diagnóstico que nos permita llevar a cabo un análisis de los procesos.

Enfoque de investigación

Estudio exploratorio
Es un estudio exploratorio por cuanto su contenido se construye dentro de un marco de referencia teórico y práctico, partiendo de un problema previamente conocido por el investigador, y se guía de trabajos realizados por otros investigadores, además, se conseguirá información no escrita que poseen las personas que trabajan en la organización, por medio, de sus relatos, que nos ayudaran a reunir y sintetizar sus experiencias laborales.

Estudio Descriptivo
Esta investigación es posible que se lleve a un conocimiento más profundo de tipo descriptivo, porque, identifica características, conductas y actitudes de las personas que se encuentran dentro de la investigación, establece comportamientos dentro de la institución, procesos, bases de autocontrol, comportamientos concretos, se acude a técnicas específicas para la recolección de información, como lo es la observación y las entrevistas, tomando en cuenta, los objetivos y el objeto de estudio de la investigación.

Técnicas o instrumentos

Dentro de este proyecto de investigación se utilizarán fuentes y técnicas de investigación para obtener y recolectar la información necesaria con el fin de realizar cada uno de los procesos; se realizarán entrevistas a los funcionarios del medio comunicativo y la observación directa mediante una ficha técnica, a las diferentes actividades realizadas en el canal de televisión.

Fuentes Primarias:
En este proyecto se utilizó un formato de encuesta, el cual se realizó al 100% del personal administrativo del canal televisivo.

Fuentes Secundarias:
La fuente de información secundaria que se utilizaran en el proyecto de investigación son:

  • Guías de procesos bajadas por internet
  • Mapa de procesos de una empresa de Medio Impreso
  • Mapa de procesos de una empresa de servicios

Población

El estudio se realizará en una empresa dedicada a las Actividades de Producción en cinta en vivo y otro medio de grabación de programas en Estaciones de Televisión con señal propia a todo el territorio nacional la población objeto de estudio es de 66 colaboradores situada en la ciudad de Guayaquil.
La población a estudiar corresponde al personal administrativo que labora en Telecuatro Guayaquil C.A.

Los cargos directivos, administrativos y técnicos más importantes en el canal son: Presidente, Director Administrativo Financiero, Gerente Comercial, Director de Noticias y Deportes, Director de Producción y Programación, Gerente Técnico y de Sistemas, Gerente de Recursos Humanos, Contadora General, Jefe de Cobranzas, Jefe de Compras, Técnicos, Secretarias, Analistas y asistentes departamentales.

Muestra

Para el desarrollo de la muestra, se considera un 50% de probabilidad de éxito y 50% de probabilidad de fracaso, con un 5% de error muestral y 95% de nivel de confianza, aplicando la encuesta a funcionarios encargados de áreas tanto administrativas y operativas.

Tamaño de la muestra

Para el desarrollo del proyecto de investigación la muestra es igual a la población ya que el estudio se aplicara a la totalidad de los cargos mencionados en la Población.

Análisis de los resultados

El análisis que se realiza a continuación, presenta los resultados del estudio cuantitativo ante 66 empleados del canal televisivo Telecuatro Guayaquil C.A identificada como la muestra, los cuales son colaboradores de las áreas administrativas relacionadas con el área de compras y pagos a proveedores.

Como datos generales de los encuestados, se desea conocer el tiempo que tiene el empleado en la organización, a que área pertenece y conocimiento sobre la aplicación de procedimientos.

Propuesta

Desarrollo de la propuesta

Se desarrolla un diseño de Manual de Procedimientos para el control de Compras y Pagos a Proveedores de la empresa Telecuatro Guayaquil C.A, con el cual se logre llevar un departamento más organizado y controlado de acuerdo a las actividades que desempeñan en esta área, ya que en la actualidad no existe un manual que permita demostrar todas las acciones que realiza el departamento, y que ayude a los nuevos integrantes a conocer de una manera formal dichas acciones. Razón, por la que se necesita la elaboración del manual de procedimiento.

El proceso de compra comienza con el requerimiento de los diferentes departamentos que tiene la empresa, los cuales pasan al departamento de compras para ser atendidos, haciendo uso de documentos como la orden de compra, el cual pasa a contabilidad para revisión y ser entregada a gerencia, quien autoriza su pago para culminar este proceso en tesorería, donde hacen el pago al proveedor.

Conclusiones

Con la finalidad de optimizar los procesos en la empresa, y mejorar los procedimientos internos para reducir costos, de manera que se cumple las obligaciones tributarias, las normas y políticas de la empresa, se realiza una investigación exploratoria descriptiva que demuestre los motivos de que la empresa Red Telesistema RTS necesita  implementar manuales de procedimientos en los algunos departamentos que la conforman, debido a que actualmente se saltan procesos, esto reflejándose en la adquisición de bienes y servicios por parte de las personas encargadas de dirigir las producciones de programas vivos y áreas administrativas que requieren alguna compra. Así también se ve en la necesidad de esta investigación, ya que se carece de planificación estratégica con el objetivo de organizar al personal y enfocarse a mejorar la rentabilidad, ya que con compras programadas acogidas a un proceso, se puede obtener proveedores calificados y con mayores beneficios.
Se concluye que actualmente la empresa Telecuatro Guayaquil C.A. no cuenta con un manual de procedimientos de todos los pasos que realiza al momento de comprar y tratar a los proveedores con sus pagos, por ello al implementar un manual de procedimiento se facilita las diferentes actividades principales y secundarias de la empresa, con lo que exista un procesamiento adecuado de la información tanto contable como financiero.
En cuanto a los hallazgos de la investigación, el 86% de la muestra conoce que es un manual de procedimiento, donde el 45% del personal encuestado cuenta con una antigüedad de uno a cinco años, y 40% de seis a diez años, siendo los rangos más relevantes, de los cuales el 49% dicen que realizan un control por manuales de procedimiento anualmente pero no se ejerce presión, ya que no están registrados por un ente ISO. Por ello se propone esta implementación de manual en áreas de más necesidad, como es el caso de compras y pagos, dado que obtuvo el 44% de participación en las áreas que necesitan el uso obligatorio de manuales y se observa un 26% de insatisfacción en el mismo proceso, a causa de su falta de organización y desorden al momento de realizar compras de improviso.
Recomendaciones
Se recomienda, no solo realizar manual de procedimiento al área de compras y pagos, sino también a áreas como: comercial, recursos humanos y de producción siendo las actividades principales de la empresa, lo que permita tener una empresa más organizada y optimizando tiempo y dinero. Por lo que no es necesario que exista un acontecimiento que afecte a una de estas áreas para tomar las medidas necesarias, así también no se salten actividades que tengan que ver con cada proceso. Los manuales deberán ser registrados y regulados de manera formal con el castigo debido por faltas cometidas en dichos procedimientos.
En el caso del manual de compras y pagos, se recomienda la revisión identificada como “auditoría” cada seis meses por personal interno de la compañía calificada en un curso ISO, y de forma anual por una empresa certificadora y calificada externa a lo que se identifica como “auditoria externa”. Es importante el uso de este ente, ya que puede ser un proceso que tenga medidas correctivas o preventivas que obliguen a ser cambios en el proceso, para una mejor satisfacción.

Se recomienda el uso de indicadores de satisfacción en el caso de clientes, así mismo indicadores que permitan mensualmente llevar un control del comportamiento de compras, margen de rentabilidad, tiempos en producción, atención de requerimientos hacia un cliente, como también el nivel de capacitaciones que se ofrece a los empleados, cuentas por cobrar, cuentas por pagar. En los cuales se proponga un porcentaje de satisfacción, estableciendo un patrón a seguir que puede ser de 90 a 100%, y su cumplimiento, con el fin de controlar los procedimientos establecidos.

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Recibido: 26/09/2016 Aceptado: 21/12/2016 Publicado: Diciembre de 2016

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