Observatorio de la Economía Latinoamericana


Revista académica de economía
con el Número Internacional Normalizado de
Publicaciones Seriadas ISSN 1696-8352

Economía de Cuba


TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERAS PARA UN MEJOR CONTROL DE LAS FINANZAS EN LAS EMPRESAS ESTATALES CUBANAS


Dania Cristina Corrales Fonseca (CV)
daniacf@ult.edu.cu
Filial Universitaria Colombia


Resumen
La administración financiera se ocupa de la planificación, organización, dirección y control de los recursos monetarios, la planificación cuenta con el control para saber si los resultados satisfacen los objetivos. El vínculo entre ambos garantiza que las actividades reales se ajusten a las planeadas de allí que el objetivo trazado en la investigación fuese: Mostrar las técnicas para el control financiero a corto plazo. Se proponen para mejor control el “Método directo” de Gitman, para los efectivos, los períodos de cobranza, diferimientos de las cuentas por cobrar y pagar respectivamente y rotación de inventario propuestos por el autor Weston, otras de nueva utilización como es la “cobertura material” de Vigoa Llanes todas con la posibilidad de aplicarse en cualquier entidad. Este sirvió de termómetro para medir la gestión financiera en el período. Se constató que el control en la unidad es débil y sin cultura del análisis financiero, influyendo negativamente en el cumplimiento de los principales indicadores monetarios proyectados, recomendándose proceder a capacitar el personal de el área económica sobre la utilización de estás técnicas de administración .

Palabras clave: administración, técnicas, finanzas, control, Eficiencia, Cobranza, diferimientos, Efectivos, inventarios, cobertura material.


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Corrales Fonseca: "Técnicas de administración financieras para un mejor control de las finanzas en las empresas estatales cubanas" en Observatorio de la Economía Latinoamericana, Nº 167, 2012. Texto completo en http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2012/

Introducción

La crisis financiera iniciada en Estados Unidos por el mercado hipotecario que ha derivado en una crisis mundial, fue inevitable que se extendiera al resto del mundo y Cuba no quedó exenta de sus consecuencias, sumando a ello el bloqueo impuesto por más de 50 años nos obliga a ser cuidadosos en el manejo de nuestros recursos financieros y a eliminar los riesgos sujetos a una globalización de las finanzas. La correcta administración financiera adquiere una mayor importancia, a partir de los años 90 por las profundas limitaciones económicas que se produjeron en Cuba con la desintegración de la entonces Unión Soviética.

En la actualidad Cuba realiza grandes esfuerzos por elevar el papel de la Contabilidad y las Finanzas en cada organización, como elemento imprescindible para el cumplimiento de los principios y sistemas en el control administrativo. La administración financiera se ocupa de la planificación, organización, dirección y control de los recursos monetarios, la planificación orienta las acciones en correspondencia con la estrategia trazada y cuenta con el control para saber si los resultados satisfacen los objetivos, de allí la necesidad de una observación estricta de lo ejecutado, comparándolo siempre con los objetivos y metas fijadas. El vínculo entre ambos ha de redundar en resultados más eficientes en cualquier actividad que lo requiera. De allí que la investigación centra su atención en las técnicas de la administración financiera para garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas.

En el municipio Colombia se presentan dificultades en el dominio de las técnicas de administración financiera, esto ha proporcionado que el control sobre los recursos financieros sea pobre, contribuyendo a ello, la no realización del Flujo de Efectivo, que ha reducido la medición de la gestión económica de la entrada y la salida del dinero, deficiente gestión de cobros por falta de conciliación con los clientes, ciclo de pago a proveedores fuera de término, además de una cobertura material insuficiente para la elaboración de algunos de sus surtidos.

Por todo lo antes expuesto se asume el siguiente problema de investigación: Insuficiencias en el control financiero a corto plazo por la poca utilización de técnicas de administración financiera.
Se reconoce como Objeto de estudio, el proceso de la Administración Financiera a corto plazo. Para dar respuesta al problema de investigación se plantea el siguiente objetivo general:

  • Mostrar técnicas de administración financiera para el control financiero a corto plazo.

Atendiendo al problema planteado se sitúa como campo de acción: Técnicas de administración financiera.

Se parte de la hipótesis de que: si se aplica técnicas de administración financiera en control financiero a corto plazo, entonces se contribuirá a mejorar los proceso de

Todo el trabajo de investigación se realizó sobre la base filosófica y metodológica general que ofrece El Materialismo Dialéctico e Histórico, concepción científica del mundo que permite el análisis multilateral de los fenómenos sociales en general, los métodos utilizados, además, fueron del nivel
TEÓRICO:
- Histórico y lógico ha estado presente en toda la indagación para analizar la evolución y el comportamiento del objeto de investigación en sus diferentes momentos.
- Inducción y deducción se utilizó para extraer regularidades, particularmente las referidas a los requerimientos, tanto de orden teóricos como metodológicos exigidos al diseño.
- Análisis y síntesis, presente en todo el material recepcionado durante la indagación para arribar a los criterios y las conclusiones expuestas en la tesis.
- Hipotético – deductivo este permitió formular la hipótesis por deducción y predecir lo que posteriormente sería sometido a verificaciones empíricas.
EMPÍRICO
- Observación científica para precisar las irregularidades en la información en Estados Financieros, Submayores de cuentas, fichas de costos, para la recolección de datos en el diagnóstico.
- Análisis documental para la revisión de actas del consejo de dirección e informes de análisis financieros.
- Entrevistas, a técnicos del departamento contable y dirigentes de la economía global a fin de verificar la utilización por parte de estos respecto a las técnicas de administración en función del control
- Encuestas, a los obreros de las distintas unidades productoras para constatar el conocimiento de técnicas de administración financiera que estos poseen.

La novedad científica de la investigación está dada por la adopción de técnicas de administración financiera como instrumento de control financiero de su gestión económica, de esta forma se puede comprobar el esfuerzo sistemático, el desempeño real de la actividad y tomar las medidas que garanticen que los recursos financieros de la empresa se utilicen de la forma más eficaz y eficiente. Con este control se puede prever el riesgo de insolvencia, además de facilitar la selección de una estructura de financiamiento adecuada, capaz de cubrir el déficit existente actualmente en muchas otras entidades.

CAPÍTULO I: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL
En el presente capítulo se abordan algunos fundamentos teóricos acerca del eje conceptual que ocupa esta investigación, la administración financiera, su evolución histórica, el proceso de control financiero, así como sus técnicas más utilizadas en las partidas a corto plazo seleccionadas.

I.1 Antecedentes históricos de la Administración Financiera en el mundo y Cuba. El control Financiero. Concepto y principios
La terminología administración se deriva del latín AD- MINISTRARE donde Ad significa Al y ministrare significa servicio de lo que se deduce la idea de estar al servicio de algo o alguien, por otra parte el término finanzas proviene del latín Finis que significa acabar - terminar o sea, tienen su origen en la finalización de una transacción económica con la transferencia de recursos financieros; estas tratan el tema relacionado con la obtención y gestión del dinero. Por consiguiente ambas terminologías significarían un mayor servicio a la sociedad con los recursos financieros, haciéndolos más productivos (Eficiencia) para el cumplimiento de sus objetivos (Eficacia). Queda determinado entonces por lo antes expuesto que la administración financiera es la ciencia de “administrar el dinero”.
A continuación se realiza el análisis histórico de la “ciencia de gestión del dinero”, para ello se sustenta el criterio de Weston (2006: 7/9), parte de establecer lo siguiente:
Primera etapa, desde 1930 hasta 1950: emerge como un campo separado, se ponía énfasis a los aspectos de las fusiones, la formación de nuevas empresas y los diversos tipos de valores que estas podían emitir para obtener capital. Durante la depresión de los años treinta, se centró en las bancarrotas y las reorganizaciones, sobre la liquidez corporativa y las regulaciones de los mercados de valores.

Segunda etapa, desde 1960 hasta 1990: el foco de atención cambia y se centra en aquellas decisiones administrativas que se relacionaban con la elección de activos y pasivos que maximizaran el valor de las empresas. Se hacía hincapié sobre la valuación continua, hasta la década de los ochentas, pero el análisis se amplió e incluyó la inflación y sus efectos sobre las decisiones de negocios. La desregulación de las instituciones financieras, el incremento de la tecnología de las computadoras revoluciona la toma de decisiones y las operaciones entre los negocios.

Para esta tercera etapa, desde 1990 hasta los momentos actuales, se potenció lo planteado por los autores J.C. Prego Regalado y M.C Alfonso (2005: 15-16), los que plantean que la política económica que acompaña esta etapa es la globalización neoliberal, donde toda la regulación de la economía queda en manos de las leyes del mercado, el Estado no interviene, sino queda solamente como guardián de los intereses del libre mercado. Este en la actualidad al igual que en sus inicios, mantiene su hegemonía sobre el Estado mediante las privatizaciones a gran escala, fundamentalmente en los renglones básicos de la economía, lo que permite actuar libremente en función de sus intereses, que responden a la obtención de superganancias con el menor costo posible.

Si se ubica a Cuba en estos mismos períodos se observaría que en el primer intervalo se emplazaría en una pequeña colonia de los Estados Unidos, mono-productora y mono-exportadora, con un envío de utilidades hacia ese país. En la segunda etapa, con el triunfo de una revolución socialista, se gestaron una serie de cambios con vistas a luchar contra el burocratismo, pero también errores por inexperiencias, entre ellos se suprimió el Ministerio de Hacienda, se redujo al mínimo el papel del dinero, de los precios y las finanzas; se suprimieron los cobros y pagos entre las entidades, eliminándose además la contabilidad y el presupuesto, se establecieron numerosas gratuidades. Se llegó a un grado extremo de centralización con un fuerte enfoque de movilización política, que solo trajo resultados desfavorables económicos y sociales.

En el 1975 se produce un perfeccionamiento de la planificación, a partir de del análisis de los errores cometidos, se eliminan gratuidades, se efectúa un saneamiento financiero, se fortalece la capacidad inversionista y se realiza un desarrollo más proporcionado de los sectores, la infraestructura y las obras sociales. En 1985, se introdujo un modelo más integral; conocido como el cálculo económico, incorporándose los mecanismos financieros-mercantiles; que incluyó la adaptación de la contabilidad, la estadística y las finanzas, la reestructuración del sistema empresarial. El endeudamiento creció ostensiblemente, la situación mostraba los síntomas clásicos de una economía limitada en oferta y acaeció un estancamiento de esta.

Se comienza a partir de 1990, con la proclamación del período especial se tomaron medidas atípicas, sin renunciar a su esencia socialista, se abrió un mayor espacio a mecanismos de mercado para reactivar la producción y los servicios. Por todo esto, la dirección del país comenzó un conjunto de reformas con vista a buscar la recuperación de la economía cubana y la reinserción de la misma en la economía mundial; en los momentos actuales se está realizando una actualización del modelo económico, sujeto a buscar alternativas de desarrollo con la sustitución de importaciones, para detener el proceso de descapitalización y elevar la infraestructura cubana.

Al respecto Fidel Castro, expresaría en agosto de 1995 ideas medulares sobre estos temas, al señalar: “Nosotros no podemos guiarnos por el criterio de lo que nos guste o no nos guste, sino de lo que es útil o no es útil a la nación en estos momentos tan decisivos para la historia de nuestro país (...)”. “Hemos dicho que estamos introduciendo elementos de capitalismo en nuestro sistema, en nuestra economía, eso es real, lo hemos hablado, incluso de las consecuencias que observábamos del empleo de estos mecanismos”.

A criterio de la autora, la evolución de la administración financiera ha estado sujeta a términos como fusiones, bancarrotas, liquidez corporativa, inflación, avances científicos en las transacciones, globalización y crisis económica de allí que el modelo económico cubano no ha estado ajeno a la incidencia de todos estos factores, de allí que sea necesario la introducción en la economía de elementos que proporcionen mayor control sobre los recursos financieros previsto en los planes, lo que permite una gradual actualización de las técnicas utilizadas hasta el momento en función del aumento de la eficiencia productiva y la toma de decisiones.

Respecto a la administración financiera se exponen criterios sustentados por diferentes especialistas, entre ellos figuran Douglas R Emery (2009: 3), el que plantea al respecto “Es el área de las finanzas que aplica principios financieros dentro de una organización para crear y mantener valor mediante la toma de decisiones y una administración de los recursos”. Mientras Montelongo Díaz C. (2006:5) la sitúa como “El núcleo básico del terreno de las finanzas de las empresas. Se ocupa de mantener la solvencia de las empresas, obteniendo los flujos de caja necesarios para satisfacer las obligaciones y adquirir el financiamiento necesario para lograr los objetivos de la empresa”. Otros, como García Santillán A (2010:15), alude que “La administración es un proceso distintivo que consiste en planear, organizar, dirigir y controlar, desempeñando tareas para el logro de objetivos”.

Se observa que todos los autores de una forma u otra hacen referencia a la vigilancia que se debe ejercer sobre la utilización del dinero, para maximizar su utilización y lograr los objetivos sociales que definen la actividad, para la toma de decisiones inmediatas o futuras; esta función administrativa es “el control”, proceso que garantiza que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas.
El proceso control ha sido analizado desde diferentes autores que sustentan diferentes puntos de vista sobre el mismo. En ese sentido weston (2006: 413), dice “el control trata el proceso de retroalimentación y ajustes que se requieren para garantizar la adherencia a los planes y su oportuna modificación” otros, como Koontz H y Weihrich H (2008: 32), plantean que “Es la función de medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes”.

El autor García Santillán A (2010:18) considera además “El control administrativo suele ser percibido como un sistema de retroalimentación simple, similar al termostato doméstico común. Sin embargo, sin importar qué tan rápido se disponga de información sobre lo que ocurre, existen demoras inevitables en el análisis de desviaciones, desarrollo de planes para la puesta en práctica de acciones correctivas e instrumentación de estos programas.
Para Storner J (2007: 638) el control debe cumplir pasos para cumplir su objetivo:
1º Establecer parámetros y métodos para medir rendimiento. Establecer términos claros y mesurables que incluyen plazos específicos y objetivos definidos pues son diversas las personas que desempeñan los roles de control.
2º Medir el desempeño. En este paso se puntualizará la frecuencia del control, constante y repetitivo evitando que pase mucho tiempo entre una medición y otra.
3º Tomar medidas correctivas. De el depende que el hecho no suceda nuevamente y encontrar vías constructivas para su solución.

Otros autores como García Santillán A (2010:18) puntualizan algunos principios que el control debe cometer:
1.- Principio de propósito del control: es garantizar el éxito de los planes mediante la detección de desviaciones con respecto a ellos y la disposición de una base para emprender acciones destinadas a corregir desviaciones indeseables tanto potenciales como reales.
2.- Principio de los controles dirigidos a futuro: cuanto más se base en un sistema de control en la corrección anticipada, en lugar de la simple retroalimentación de información, mayores oportunidades tendrán los administradores para percibir, antes de que ocurran desviaciones indeseables respecto de los planes y para emprender a tiempo acciones destinadas a prevenir dichas desviaciones.
3.- Principio de responsabilidad de control: la responsabilidad básica sobre el ejercicio de control, recae en el administrador encargado del desempeño de los planes particulares implicados.
4.- Principio de eficiencia de los controles: las técnicas y métodos de control son eficientes si sirven para detectar y aclarar la naturaleza y causas de las desviaciones respecto de los planes con un mínimo de costos u otras consecuencias inesperadas.
5.- Principio de reflejo de planes: mientras más claros, completos e integrados sean los planes y mejor sean diseñados (los controles a fin de que sean el reflejo de esos planes), más eficazmente responderán éstos a las necesidades de los administradores.
Después de realizado un análisis crítico sobre las diferentes opiniones vertidas por los autores weston, Koontz H y Weihrich H, García Santillán A y Storner, sobre el proceso de control, la investigadora se identifica con el criterio que al respecto este ultimo sustenta, por cuanto además de exponer en qué consiste el mismo, propone pasos para su ejecución.

Considera además que en la empresa estatal cubana, el control financiero descansa fundamentalmente en el arte de la administración, en la habilidad práctica para comprobar la marcha de situaciones específicas en los planes, en el caso de la investigación son las partidas representativas del capita de trabajo (Efectivo, cuentas por cobrar, inventarios y cuentas por pagar), en los Estados financieros existen otras partidas dentro de los activos y pasivos circulantes pero se seleccionaron estas por ser las de mayor influencia en los momentos actuales de los resultados financieros negativos de las entidades.
I.2 Técnicas de administración del efectivo.
El concepto de efectivo ha sido expuesto por diferentes especialistas de la contabilidad, pero es Maldonado (2006: 39), el que a juicio de autora define con mayor precisión cuando expresara: "representa el dinero que tiene la empresa para una fecha determinada, ya sea en monedas, billetes o cheques recibidos a favor de la empresa". Más adelante plantea que el banco "representa el efectivo que tiene la empresa depositado en una institución bancaria, y que debe tener como característica que la empresa lo pueda retirar en cualquier momento, es decir, que se encuentre disponible; generalmente este dinero está depositado en cuentas corrientes
Para Santander Suástegui M.G (2010:30): Las Estrategias básicas que debe utilizar la empresa en el manejo del efectivo son:

  • Recaudar las cuentas por cobrar tan rápidamente como sea posible, sin perder ventas futuras por el hecho de emplear técnicas de cobranza de alta presión.
  • Cancelar las cuentas por pagar tan tarde como sea posible, sin deteriorar su reputación crediticia.
  • Rotar el inventario tan rápidamente como sea posible, evitando agotamiento de existencias que puedan ocasionar el cierre de la línea de producción o una pérdida de ventas.

La autora asume este criterio para la investigación y realizar el procedimiento a aplicar, pues considera que el orden de presentación de la estrategia responde a los objetivos trazados en la investigación y presupone que vinculando ambas cuestiones técnicas de administrar y control, el procedimiento sea factible para la empresa en cuestión.

A continuación se explican algunos métodos para calcular el saldo óptimo de efectivo a mantener como una de las principales técnicas administrativas: Modelos econométricos: Modelo de Baumol y Modelo de Miller-Orr.
Baumol fue el primero en proveer un modelo de administración de caja en 1952, reconociendo la similitud entre los problemas de inventarios y los de tesorería desde el punto de vista financiero. Es importante puntualizar que este modelo parte de supuestos para proceder a su aplicación: como son que la empresa debe tener una demanda estable de efectivo, los gastos ocurren en uniformidad a lo largo del tiempo y obtener su efectivo mediante la venta de valores negociables. Al reflexionar sobre esto se considera algo difícil para la empresa cubana aplicarlo de forma real y útil pues en las condiciones de escasez de recursos por la que atraviesan es imposible lograr los dos primeros y el último en nuestro modelo económico no existe.

Posteriormente, el modelo Miller – Orr (1966) considera, solo los activos relativos a las disponibilidades, propiamente efectivo, y un portafolio de inversiones temporales, estableciendo dos límites, uno superior y otro inferior, cuya intersección del costo de oportunidad de retener efectivo y la inversión en valores negociables, lo consideran el punto óptimo para administrar el saldo en caja. Este modelo ha sido diseñado para determinar el momento y el tamaño de las transferencias entre las cuentas de efectivo y los valores negociables, según el proceso de decisión, además se basa en los elementos del costo de transferencia de valores negociables a efectivo y el costo de oportunidad de mantener efectivo. Los argumentos referidos ponen en evidencia el porqué en nuestras empresas no procede su utilización, por no contar con la información necesaria para el cálculo de estos indicadores.
Otros como el Método porcentual de ventas: es un método empírico, lo determina la dirección del negocio y consiste en mantener un porciento determinado de las ventas anuales en la caja o banco de la empresa a criterio de los directivos del negocio y el Método de Gitman (método directo) Parte de que el saldo de efectivo que se va a mantener es el promedio que se necesita para hacer frente a las operaciones. Se determina: Saldo promedio de efectivo = salidas anuales totales / rotación de caja.
Donde:
Rotación de caja = número de días del ejercicio / ciclo promedio de caja.
Ciclo de efectivo = ciclo de rotación de Inventario + ciclo de cobro – ciclo de pago

Este modelo se centra en el plazo de tiempo que corre desde que la empresa hace pagos hasta que recibe los flujos de entrada de efectivo, y en su tratamiento se usan los siguientes términos: período de conversión del inventario, cobranza de las cuentas por cobrar y el de diferimiento de las cuentas por pagar. En los posteriores epígrafes se explicará cada uno más detalladamente, pero sí se debe comprender que es el tiempo que trascurre entre los gastos reales de efectivo de la empresa erogados para pagar los recursos productivos y las entradas del mismo provenientes de la venta de los productos, por lo tanto, es el plazo promedio de tiempo durante el cual un peso queda invertido en activos circulante.

De acuerdo a este modelo la magnitud de efectivo depende en última instancia del ciclo de caja. Esta técnica es mucho más práctica que el modelo Miller –Orr y de fácil adaptabilidad a las características de cualquier empresa. Si el Efectivo de la empresa es superior a este cociente, significa que la empresa se encuentra en condiciones de invertir pues cuenta con efectivo ocioso. Si contrariamente, el saldo del Efectivo de la empresa fuera inferior al resultado de este cociente, entonces la empresa debe solicitar un financiamiento.

Generalmente las empresas tienen un ciclo de efectivo grande, por lo que requieren financiamiento para los inventarios y para las cuentas por cobrar. Cuanto mayor sea el ciclo de efectivo, mas financiamiento se requerirá. Entre mas corto sea el ciclo de efectivo menor será la inversión en inventario y cuentas por cobrar y por consecuencia el total de activo rotará más. El ciclo de conversión de efectivo puede usarse para trazar políticas de inversión en activos circulantes, partiendo de que la política de capital de trabajo se refiere a dos aspectos básicos: definir el nivel apropiado de activos circulantes y la forma en que estos serán financiados.

Para el desarrollo del procedimiento se tomará el Método de Gitman (método directo) donde se necesita conocer las salidas totales de efectivo por lo que propone además la realización del flujo de caja de la autora Demestre Castañeda A. donde se toman los saldos reales de los estados financieros y submayores de cuentas. Combinando ambos métodos se conocerá el saldo final del efectivo para compararlo con el calculado (saldo óptimo) por el método antes expuesto
Según Quintero Pedraza j.C. (2010:2.), plantea que dentro de los elementos claves en el proceso de control financiero está la elaboración de flujos de caja. Sin un nivel adecuado de efectivo y pese al nivel que presenten las utilidades la empresa está expuesta al fracaso. Para la salud financiera de la empresa no basta con la utilización eficiente del resto de los activos, sino es necesario disponer de efectivo en las cuantías necesarias para cumplir con las necesidades de compras y las obligaciones de pago en los plazos convenidos. La existencia de efectivo en la cantidad necesaria es expresión de solidez y liquidez real de las entidades.
Sobre el objetivo del flujo de efectivo la Resolución 235/2005 plantea que la información relacionada con los Flujos de Efectivo es útil porque suministra a los usuarios de los Estados Financieros información para evaluar la capacidad que tiene la entidad para generar Efectivo y equivalentes al Efectivo, así como sus necesidades de liquidez; instrumentos necesarios para tomar decisiones económicas.

Otros autores como Seijo Sánchez S (2005:106), consideran que el “flujo de efectivo constituye una herramienta indispensable en toda empresa que administre adecuadamente su dinero”.Además, al respecto la autora Demestre Castells A (2001:129), reflexiona que con todas las entradas y salidas previsibles de efectivo, se puede calcular el flujo neto de efectivo para cada mes, deduciendo los desembolsos de las entradas obtenidas, este resultado (el flujo neto de efectivo) se agrega al efectivo inicial del período considerado y se obtiene el saldo final de efectivo para cada subperíodo.

La investigadora se identifica con este último criterio por considerar que este permite controlar el efectivo en la empresa de forma más exacta, valorando las entradas y las salidas de forma real y luego agregando el saldo inicial en efectivo según balance, con la posibilidad de compararlo con el saldo óptimo calculado por “método directo” y saber si durante el período se trabajará con déficit o superávit y la necesidad de recurrir a un préstamo bancario en caso que así lo requieran.

I.3 Técnicas de administración de las cuentas por cobrar
Las partidas por cobrar al igual que cualquier activo, son recursos económicos propiedad de la empresa, las cuales generaran un beneficio futuro, entre las principales tenemos: Cuentas por Cobrar a cliente. Para Jesús Villa (2008:37)” Son las cuentas que provienen de la actividad normal de la empresa, ya sea por la venta de mercancía o la prestación de servicios a crédito”. Autores como Meigs y Meigs (2001: 256), plantea “ninguna entidad desea vender a crédito a un cliente que demuestre que es incapaz de pagar su cuenta o no quiere hacerlo…. se analizarán sus estados financieros para determinar su capacidad financiera y la tendencia de los resultados de su operación”

Sin embargo Quintero Pedraza j. c. (2010: 8), advierte que la administración de cuentas por cobrar es otra variable a considerar en la planificación financiera a corto plazo. Esta dada por la política de otorgamiento de crédito a los clientes y el seguimiento al vencimiento de las facturas… La política de cobranza, que se mide por la liquidez en el seguimiento de las cuentas de pago lento.

Para Weston T. F (2006: 522-524) Un sistema de control de las cuentas por cobrar es importante porque, sin el las cuentas se acumularían hasta niveles excesivos, los flujos de efectivo disminuirían y las cuentas malas cancelarán las utilidades sobre las venta… y se establecen mediante dos factores: el volumen de las ventas a créditos y el plazo promedio de tiempo entre venta y las cobranza.

Para Weston T. F (2006: 583) se debe hacer énfasis en el período de cobranza de las cuentas por cobrar que no es más que el plazo promedio de tiempo que se requerirá para convertir el efectivo que resulta también de una venta. Este período de tiempo se conoce también como días de venta pendientes de cobro.

  • Saldo promedio de las cuentas por cobrar / promedio de ventas al crédito por días.

El monto total de cuentas por cobrar pendientes de pago en cualquier fecha determinada se establece mediante dos factores: a) el volumen de ventas a crédito y b) el plazo promedio de tiempo entre las ventas y los cobros, lo que se puede expresar de la siguiente forma:

  • Cuentas por cobrar = Ventas a crédito por día x Longitud del período de cobranza.

Si cambian tanto las ventas a créditos como el período de cobranza, tales cambios se verán reflejados en las cuentas por cobrar.

Una de las formas para detectar estas prácticas cuestionables es el cálculo de los días de venta pendientes de cobro que se calcula como un promedio ponderado de los términos de pago. Por otro lado calculando el promedio de ventas diarias, como el total de ventas anuales entre 360, y este resultado se multiplica por los días pendientes de cobro, se puede conocer el total de cuentas por cobrar que normalmente debe tener esta empresa.

Otra de las técnicas empleadas a estos fines lo constituye la confección del reporte de antigüedad de las cuentas pendientes de cobro, documento que clasifica las cuentas por cobrar de una empresa con base en la edad de cada cuenta. Estos reportes no pueden construirse a partir del tipo de datos sumarios que se reportan en los estados financieros, sino que deben desarrollarse a partir del sub-mayor de cuentas por cobrar de la empresa.

Actualmente, en las empresas que han computarizado sus registros de cuentas por cobrar les es muy sencillo determinar la antigüedad de cada factura, clasificarlas electrónicamente por categorías de edad, con estos datos, generan el reporte de antigüedad de las cuentas pendientes.

Otra acción según Santander Suástegui M (2010: 60) consiste en verificar el importe de las Cuentas por Cobrar según las edades y verificar su variación respecto a las ventas lo que también puede verificarse a través del siguiente cociente:

  • Flujo de Efectivo en operaciones / Ventas netas.

Si este cociente es superior a la unidad, nos informa la medida en que los ingresos contables han sido cobrados. Asimismo esta misma línea de cálculo se puede aplicar para las utilidades

  • Utilidad del período / Flujo neto de Efectivo

No obstante lo anteriormente señalado, aunque un cambio en los días pendientes de cobro o en el reporte de antigüedad debe ser una señal para que la empresa investigue su política de crédito, un deterioro en cualquier de estas medidas no necesariamente indica que la política de crédito de la empresa se haya debilitado, por lo tanto, la cuestión fundamental que se debe tomar en cuenta al decidir sobre un cambio propuesto en una política de crédito es la siguiente: ¿aumentarán los ingresos por ventas más que los costos, ocasionando con ello que los flujos de efectivo aumenten, o será el incremento en ventas capaz de exceder costos más altos?

La política óptima de crédito y por lo tanto el nivel óptimo de las cuentas por cobrar, depende de las condiciones operativas de la empresa, las cuales son de naturaleza única. Por ejemplo, una empresa que tuviera un exceso de capacidad y costos variables de producción de nivel bajo, debería extender crédito de una manera más liberal, y mantener un nivel más alto de cuentas por cobrar, que una empresa que operara a toda capacidad con un margen de utilidad muy pequeño.

Sin embargo, aun cuando las políticas óptimas de crédito varían entre las empresas o cuando pueden variar en una misma empresa a través del tiempo, es muy útil analizar la efectividad de la política de crédito en un sentido general y agregativo. Los funcionarios de préstamos bancarios - deberían prestar una estrecha atención a la administración de las cuentas por cobrar ya que los estados financieros pueden ser engañosos y ello puede ocasionar que posteriormente se sufran serias pérdidas sobre una inversión.

Cuando se hace una venta al crédito, ocurren los siguientes eventos: 1) los inventarios se ven reducidos por el costo de los bienes vendidos, 2) las cuentas por cobrar se ven incrementadas por el precio de ventas y 3) la diferencia constituye una utilidad, la cual se añade a las utilidades retenidas. Si la venta es en efectivo, la utilidad queda definitivamente ganada, pero si la venta es a crédito, la utilidad no se ganará a menos que, y hasta que, la cuenta sea cobrada. Es conocido que algunas empresas tienden a facilitar “ventas” a clientes muy débiles con el objeto de reportar altas utilidades. Esto podría impulsar el precio de las acciones de la empresa, por lo menos hasta que las pérdidas causadas por la concesión del crédito empezaran a disminuir las utilidades en cuyo momento el precio de las acciones disminuirá.

Por otro lado la optimización de las cuentas por cobrar se puede obtener minimizando el valor de las mismas a través de su venta a otra empresa denominada “factor”, cuya actividad es precisamente la de comprar “cuentas por cobrar” y proceder a su cobranza en el momento oportuno. Para ello cobra una comisión cuya cuantía depende si la venta es con recurso o sin recurso. Esta técnica es también mundialmente conocida como una forma de factoraje

El factoraje con recurso no asume el riesgo de impago del deudor, solo el servicio de cobranza y en el caso que esto no sea posible, el factor tiene la posibilidad de devolver al dueño original, las cuentas no cobradas. Tanto uno como otro, el factor puede anticipar a la empresa el importe de la venta de la cuenta factorada que, no es más que un descuento por el interés del dinero entre el tiempo que media la fecha del anticipo y la establecida para el cobro al deudor.

En este caso, la empresa minimiza el saldo de sus cuentas por cobrar en el momento en que estas se generan, factorando la totalidad de las mismas y eliminando así los costos administrativos en el área de cobros. De esta forma, la empresa no solo anticipa efectivo procedente del cobro de sus cuentas, sino que adicionalmente a ello, le permite reducir pagos de intereses bancarios, al no tener la necesidad de recurrir a este tipo de crédito y ahorra tiempo que dedica a su gestión principal: la venta de su producto o servicio. Este método aún no ha sido aplicado en las empresas cubanas.

En este aspecto sobre las cuentas por cobrar en la investigación se utilizará primeramente las técnicas propuestas por weston los período de cobranza, promediándose las ventas a créditos diarias, así como el promedio ponderado por cliente para obtener un saldo óptimo de cuentas por cobrar esto incluye el reporte por antigüedad y la otra acción tomada para la propuesta se basará en la autora Santander Suástegui M, donde se calcula la medida en que los ingresos contables han sido cobrados, con la utilización del resultado del flujo de caja calculado anteriormente.

I.4 Técnicas de administración de las cuentas por pagar
Este epígrafe hace referencia a las técnicas de administrar las cuentas por pagar se comenzará por el concepto que el autor Villa Quintero J (2008: 37), la considera, “Los importes pendientes de pago a proveedores por productos o servicios que se compran en la denominada cuenta abierta por ser las cuentas por pagar los pasivos circulantes más representativos y de mayor influencia en el resultado de liquidez de la empresa”

Otros como Quintero Pedraza j. c. (2010: 10), considera importante también las cuentas por pagar ya que “representan las cuentas por cobrar de otras empresas que nos han otorgado crédito comercial. El crédito comercial es una fuente espontánea de financiamiento ya que surge de las transacciones ordinarias de los negocios. Otra forma de financiarse con las cuentas por pagar es retardando el pago de las facturas tanto como sea posible pero sin llegar a perder la credibilidad ante los proveedores”.

Según la autora Montelongo Díaz C. (2006:97) “Las cuentas por pagar incluyen todas las transacciones en las cuales se compran mercancías pero no se firma un documento formal para dejar constancia de la obligación del comprador con el vendedor. Las condiciones de pago que se ofrecen en tales transacciones, se establecen en la factura del proveedor que acompaña las mercancías despachadas, este estudio de las cuentas por pagar se presentará desde el punto de vista del comprador y no del proveedor”
A criterio de la autora las cuentas por pagar son una fuente espontánea de financiamiento, pero implican la obligación de pago en un término que no afecte la credibilidad financiera de los factores, de allí la necesidad de conocer los período de diferimiento de las mismas, en cuanto a este aspecto el autor Weston (2006:485), considera que el período de diferimiento de las cuentas por pagar, es el plazo promedio de tiempo que transcurre entre la compra de los materiales y el pago efectivo por los mismos. Se calcula dividiendo el saldo promedio de las cuentas por pagar entre las compras a crédito diarias, de esta forma se puede conocer la dilación de las cuentas por pagar y recurrir a los préstamos a corto plazo sin garantía específica que se negocian generalmente o se obtienen de los bancos.

Otra técnica no utilizada en Cuba pero que Weston menciona con énfasis con resultados positivo es el “descuento por pronto pago”, opción de la empresa para estimular la rapidez de los pagos, esta tiene dos posibilidades: La primera es tomar el descuento por pronto pago, esto implica que la empresa pague más pronto y que requiera tener el dinero en ese momento y por tanto que las cuentas por pagar no sean fuente de financiamiento. La segunda, es renunciar al descuento, lo que implica que las cuentas por pagar sean fuentes de financiamiento, pero esto tiene el costo de renunciar a la oportunidad de pagar menos por sus compras.

En aquellos períodos en los que se presenta un exceso de capacidad la empresa pueden optar por hacer sus pagos de forma extemporánea o ampliación de las cuentas por pagar con la posibilidad de quedar catalogados como clientes de pagos lentos o incumplidores. En Cuba esto es sancionado, por lo que se recomienda el análisis del “períodos de antigüedad por días” utilizados en el epígrafe anterior de cuentas por cobrar, donde se calcula un promedio a tener de ellas, en este caso sería de cuentas por pagar, para no caer en discrepancia con la empresa proveedora o el Banco de crédito.

Esta política de otorgamiento de crédito está regulado por el banco como organismo rector que otorga este recurso y apoyados en la Resolución 245/ 2008 regula todos las transacciones para agilizar los cobros y pago entre empresas. El crédito o la utilización de una promesa de pago futuro, es un complemento valiosísimo del dinero en la actualidad, la mayor parte de las transacciones económicas se hacen mediante instrumentos crediticios más que con monedas. Los depósitos bancarios se introducen generalmente en la estructura monetaria de un país; el término ‘oferta monetaria’ refleja el dinero en circulación más los depósitos bancarios.

A criterio de la autora el método que sea utilizado siempre debe estar en función de dar cumplimiento a la política de cobros y pagos establecida en la Resolución antes mencionada del Banco Nacional de Cuba, donde se establecen instrumentos mercantiles para agilizar estos procesos y nuestras empresas lo omiten o se rehúsan al uso del crédito bancario por el interés a pagar que esta implica.

Un ejemplo de lo antes expuesto es el Artículo 3, donde se propone se utilicen los instrumentos de pago y títulos de créditos como son las trasferencias bancaria, cheques nominativos, certificados, cartas de créditos, letras de cambio, pagarés y se explica en artículos posteriores su utilización, otro de interés es el Artículo 36: Cada organismo de la Administración Central del Estado, o Consejo de Administración Provincial, queda responsabilizado con establecer el control necesario con el fin de que las transacciones realizadas por las personas jurídicas de propiedad estatal de sus respectivos sistemas, se realicen según la legislación vigente.

En caso de continuar la deuda pueden recurrir a los préstamos autoliquidables el objetivo del banco es suministrar financiamiento a la empresa para cubrir necesidades estacionales, como por ejemplo, aumentos estacionales de inventarios o cuentas por cobrar. Los préstamos autoliquidables tienen simplemente por objeto ayudar a la empresa en períodos estacionales de máxima necesidad financiera y se espera que a medida que los inventarios y cuentas por cobrar se conviertan en efectivo, se generan automáticamente los fondos necesarios para pagar el préstamo.

El método de la Confirmación o gestión sobre cuentas, es menos utilizado y consiste en la solicitud del cliente a la institución financiera que se encargará de gestionar el pago de las deudas contraídas por la empresa compradora. Se llama así, porque la institución financiera asume y asegura el pago de las facturas a los proveedores. Este tipo de servicio financiero brinda alternativas de cobro para los proveedores, con un mínimo de costo. Para el comprador es también ventajoso, pues simplifica el registro de las obligaciones de pago a los proveedores y mejora la gestión de tesorería.

La autora se acogerá a la técnica de administración sobre los períodos de diferimiento y los análisis de la antigüedad por proveedor que permitirá calcular un promedio de cuentas por pagar a mantener en un período más largo sin perder la credibilidad monetaria considerando que la política de cobros y pago en Cuba tiene el mismo término para ambos proceso ,30 días.

I.5 Técnicas de administración de los inventarios
En este aspecto se analizará la administración del inventario por representar uno de los activos más importantes y de mayor peso en empresas productoras; constituye la mayor fuente de ingresos e influye significativamente en el resultado del período y la situación financiera. Para Meigs y Meigs (2001: 288), Inventario significa “la suma de aquellos artículo tangibles los cuales, están disponible para la venta o en proceso de producción para tales venta o disponibles para el consumo corriente en la producción de bienes o servicios”.

El autor Quintero Pedraza j. c. (2010: 9), plantea que los inventarios son esenciales para las ventas y estas a su ves necesarias para las utilidades. Una deficiente administración de inventario afecta la rentabilidad del negocio, ya que entre el 20% y el 40% de los activos totales son inventario, esta deficiencia puede dar como resultado inventarios excesivos, los cuales pueden llevar a una tasa baja de rendimiento sobre el capital invertido. Las decisiones sobre los inventarios tienen efecto sobre el ciclo de conversión de efectivo, ya que puede aumentarlo o disminuirlo.

Por otro lado, la administración de inventarios tiene efecto sobre el ciclo de conversión del efectivo que se expuso anteriormente. Se debe recordar que uno de los componentes del ciclo de efectivo, es el período de conversión del inventario. Naturalmente, mientras más grande sea el nivel de inventario, y por lo tanto más prolongado el ciclo de conversión del inventario, más prolongado será el ciclo de conversión del efectivo, este consiste en el plazo promedio de tiempo que se requerirá para convertir los materiales en productos terminados y posteriormente para vender esos bienes. Se calcula dividiendo el inventario promedio que se trate (materias primas, materiales principales y auxiliares, producción en proceso y producción terminada) entre las ventas promedio diarias.

El autor Weston (2006: 555), hace énfasis además en la rotación de los Inventarios que indica la rapidez de la empresa en efectuar sus ventas, la celeridad de consumo de materias primas o materiales y la terminación de producción. A mayor rotación corresponderán mayores utilidades, menos recursos aplicados al mantenimiento de inventarios. Por lo tanto la rotación del inventario constituye una valiosa medida de la eficiencia administrativa en el campo de las ventas y de la calidad de las mercancías vendidas.

Más adelante sobre este mismo tema de control de los inventarios Emery Douglas R; (1996: 614) plantea que otro de los sistemas de control de inventario es el “justo a tiempo” (JAT) reducen considerablemente los inventarios, la filosofía de este sistema es que los materiales deben llegar justo en el momento en que se necesitan en el proceso de producción. Esto requiere de una planificación cuidadosa y una cooperación entre los proveedores. Esto indudablemente tiene un riesgo para la empresa que toma la decisión de sustituir sus inventarios por contratos de abastecimiento justo a tiempo, por el posible incumplimiento por parte de la empresa suministradora.

La reducción de la cuantía física del inventario se puede lograr mediante modelos matemáticos, mientras que la disminución del importe financiado con los recursos propios de la empresa puede sustituirse por contratos con empresas suministradoras que se dedican a prestar este servicio con el compromiso de suministrar “justo a tiempo” las necesidades de inventario. Sin embargo, la diversificación permite reducir todo tipo de riesgo. La empresa debe realizar contratos con varias empresas suministradoras. También se puede recurrir al seguro pues el riesgo de incumplimiento de un contrato de abastecimiento puede perfectamente cubrirse con una empresa aseguradora.

Otra vía es expuesta por Weston (2006: 556-572), en la administración del inventario consiste en identificar todos los costos implícitos en la compra y en el mantenimiento del inventario… Aquellos que se asocian al mantenimiento de inventarios, con el pedido y la recepción y los que se asocien con el hecho de faltantes, los costos de mantenimientos generalmente aumentan en proporción directa al monto promedio de inventarios que se adquieran y este dependerá de la frecuencia de las órdenes. Los costos de faltante se manejan añadiendo márgenes de seguridad.

Esta ecuación permite llegar al modelo EOQ o tamaño económico de la orden, modelo que se basa en la premisa de que algunos costos aumentan conforme el inventario se vuelve más grande mientras que otros costos diminuyen y existe un tamaño óptimo de la orden (y un inventario promedio asociado) el cual minimiza los costos totales del inventario.

Como se observa a criterio de la autora, este es un modelo determinista, ya que se basa en los siguientes supuestos:
1) las ventas pueden ser pronosticadas perfectamente.
2) las ventas se distribuyen uniformemente a través de todo el año.
3) las órdenes se reciben en el momento en que se esperan.

Otro autor como Quintero Pedraza (2010:14), considera para determinar la cantidad económica de la orden existen modelos matemáticos que tienen en cuenta variables como: punto de reorden, mercancías en tránsito, inventario de seguridad y otros que pueden ser agregados por interés de quien usa el modelo. También existen sistemas computarizados de control de inventario, que permiten un aprovechamiento más eficaz con los inventarios.

Por otra parte Weston sobre el mismo tema (2006: 572), propone el Método ABC, bajo el mismo la empresa analiza cada partida de inventario sobre la base de su costo, la frecuencia de consumo, la seriedad de los faltantes, el plazo de tiempo de punto de reorden y otros criterios más. Los artículos costoso, que ocasionan serias consecuencias cuando falta inventario y que implican plazos de tiempos prolongados para el punto de reorden se ponen en la categoría A, los de menor importancia se colocan en la B, los menos importante se categorizan en C. La administración revisará con frecuencia las tasas de consumo de artículos A, sus posiciones de inventario y sus plazos de entrega y ajusta la cantidad económica del pedido y los puntos de reorden a medida que sea necesario. Los B con menos frecuencia y los C aún con menos.

De tal forma la administración se debe concentrar en las áreas en las que produzca el mayor beneficio. Respecto a este método la investigadora considera que se puede aplicar en entidades donde la clasificación de los inventarios así lo permita, otras con inventarios escasos y clasificados de importancia todos, prácticamente es imposible relegar a B y C; cuando el ciclo de producción es continuo y se necesitan varios para la producción por lo que en la unidad seleccionada seria difícil esa separación, proporcionaría menos control para algún inventario que podría sustraerse o deteriorarse.

El autor Vigoa LLanes C (2010:107), propone una técnica más novedosa para controlar el nivel de inventario diario, a través de los indicadores de índice de cobertura y días de cobertura, el primero representa el nivel de respaldo físico del consumo que se asegura con las existencias de un producto y se calcula dividiendo el monto del inventario de un producto determinado entre el nivel de consumo, por su parte los días de cobertura se expresa en días , el plazo de tiempo que está asegurado y se calcula multiplicando el índice de cobertura por los días de un año. Para prever este nivel de inventario debe tenerse en cuenta tanto las características del producto, su perdurabilidad, las capacidades existentes de almacenaje y su origen, que pueden ocasionar largos períodos de travesía.

A criterio de la autora para la propuesta del procedimiento se acogerá en primer lugar a la técnica de “rotación de inventarios” y en segundo lugar se propone el método de índice de cobertura material, uno proporcionará la rapidez de consumo de materias primas, el otro facilitará conocer la cantidad en días de disponibilidad de una materia prima determinada para un producto y no se entraría en modelos matemáticos de difícil cálculo que por desconocimiento y difícil aplicación evitarían el control de los mismos de manera rápida y operativa.

En este capítulo se ha expuesto los fundamentos teóricos esenciales para la compresión del tema. En el primer epígrafe se hizo énfasis en algunos aspectos fundamentales de la administración financiera como la ciencia de la gestión del dinero, se pueden aseverar ha estado sujeta a una evolución constante y Cuba no a estado exenta de esa influencia, a ello se debe agregar los errores cometido que han afectado el desarrollo de un modelo económico atípico. Se muestra también el control, como el proceso que garantiza que las actividades reales se ajusten a las actividades planeada, se destacan además las principales técnicas de la administración financiera en las partidas de efectivo, cuentas por cobrar, pagar y los inventarios especificándose las que la investigadora asumirán para la realización del procedimiento, entre ellas el “método directo” de Gitman, los período de cobranza, diferimiento y rotación de inventario de Weston, el “índice de cobertura material” formulado por Vigoa Llanes, de más utilización en Cuba, todos encaminados a un mejor proceso de control financiero.

CONCLUSIONES
Como resultado de la investigación realizada se arribaron a las conclusiones siguientes:

  • El estudio de los antecedentes históricos, posibilitó revelar que su desarrollo a nivel mundial ha transitado, desde la fusión de capitales, pasando por la desregulación de las instituciones financieras, hasta la globalización y la economía de mercado, que sin lugar a dudas influyen en la economía cubana que no puede estar ajena a esos procesos. Este marco referencial sirvió de base para la mejor comprensión de interrelacionar ambos proceso (administración financiera – control) y la selección de técnicas eficaces para el control financiero de las partidas seleccionadas de mayor importancia.
  • Se muestra técnicas de administración entre ellas el método directo interrelacionándolo con el flujo de efectivo, los períodos de cobranza sujetos a los porciento que representan los clientes, para un saldo promedio de cuentas por cobrar a tener, el período de diferimiento relacionado con los proveedores por edades de cuenta y conocer un resultado aproximado de ellas, para no perder credibilidad financiera y por último el control en los inventarios calculando su cobertura material en días, con posibilidad de aplicar por etapas o total a necesidad de la entidad .

  • Al aplicar las “técnicas de administración en función del control financiero”, se percató de la necesidad de su implementación para detectar los problemas financieros que afectan la unidad y con ello poder tomar medidas efectivas, a tiempo, para poder revertir la situación en un corto plazo y lograr una mejor interpretación de la información.

RECOMENDACIONES

  • Capacitar el personal del área económica sobre la utilización de las técnicas de administración en función del control financiero.
  • Realizar periódicamente controles financieros profundos que permitan conocer a través de las técnicas adecuadas la situación financiera de la unidad.
  • Divulgar las experiencias y resultados obtenidos en la investigación para que se puedan aplicar a otras empresas dentro del municipio.

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