Observatorio de la Economía Latinoamericana

 


Revista académica de economía
con el Número Internacional Normalizado de
Publicaciones Seriadas  ISSN 1696-8352

 

Economía de Cuba

 

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DEL COMBUSTIBLE EN LA EMPRESA DE SUMINISTROS Y TRANSPORTE AGROPECUARIOS DE SANCTI SPÍRITUS 

 

Raúl Comas Rodríguez
Profesor Asistente. Universidad de Sancti Spiritus “José Martí Pérez”. Cuba
Dianelys Nogueira Rivera
Profesora Titular. Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos”. Cuba
Eberto Pablo Gutiérrez Morales
Profesor Titular. Universidad de Sancti Spiritus “José Martí Pérez”. Cuba
Félix Romero Bartutis
Profesor Asistente. Filial Universitara de Trinidad. Sancti Spíritus
raul@fch.suss.co.cu
 

 

RESUMEN

En la investigación se realiza el diseño y la implementación de un sistema de información para el control del combustible en la Empresa de Suministros y Transporte Agropecuarios de Sancti Spíritus. Se construye el marco teórico referencial que se centró en la revisión y análisis de la bibliografía sobre los sistemas de información y el control. Se propone un procedimiento general para la confección de sistemas de información que transita por cuatro fases. A partir del procedimiento propuesto se diseña e implementa el sistema de información para el control del combustible en la empresa y con su implementación: mejora el control del combustible, se perfecciona el proceso de toma de decisiones, mejora la fiabilidad de los datos, se fortalece la función de control, se racionalizan las operaciones básicas y disminuye el tiempo de realización de las actividades. Es necesario destacar el ahorro de 53 000 litros de diesel y el crecimiento de un 4,6% en los valores por transportación en el 2009 en la empresa. Esta investigación presenta un valor metodológico importante porque el procedimiento propuesto es aplicable a cualquier sistema de información teniendo las características específicas del objeto de estudio.

Palabras Claves: Sistema de Información, Control, Combustible
 

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Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:

Comas Rodríguez, Nogueira Rivera, Gutiérrez Morales y Romero Bartutis: "Diseño e implementación de un sistema de información para el control del combustible en la empresa de suministros y transporte agropecuarios de Sancti Spíritus" en Observatorio de la Economía Latinoamericana, Nº 144, 2011. Texto completo en http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2011/


INTRODUCCIÓN

En el mundo de hoy existen grandes problemas: el medio ambiente continúa deteriorándose, la contaminación aumenta, la proliferación de guerras genocidas y la situación financiera precaria afecta a gran parte de la población mundial.

La situación actual de la economía cubana tiene características excepcionales en cuanto a la complejidad de los retos que enfrenta, así como el adverso panorama internacional, agravado con la actual crisis financiera, en el que actúa. En nuestro país la ciencia y la innovación tecnológica juegan un papel primordial como fuerza motora del crecimiento económico y del desarrollo social.

Hoy en día, la transformación tecnológica de la agricultura cubana no es posible sin una preparación sistemática de los especialistas y técnicos que ella necesita de todas las ramas del conocimiento. La Empresa de Suministros y Transporte Agropecuario de Sancti Spíritus (ESTASS) tiene como misión “Producir y comercializar con eficiencia los productos e insumos agropecuarios, así como la prestación de servicios, con trabajadores y directivos con alto sentido de pertenencia, disciplina y laboriosidad, respondiendo a las exigencias de nuestros clientes, priorizando al Ministerio de la Agricultura”.

La ESTASS es importante para el fortalecimiento y desarrollo del sector agrícola en la provincia de Sancti Spíritus, siendo hoy en día potenciada con un alto número de inversiones hechas y en proceso. Nunca antes, la empresa había tenido que enfrentar cambios tan radicales de sus procesos y funciones empresariales, ni desenvolverse en mercados tan competitivos y cambiantes, estas razones por sí solas determinan la necesidad de reorientar las acciones dirigidas al logro de competitividad, que permita a la empresa tomar el camino de la excelencia y el éxito.

Para alcanzar el éxito es necesario conocer cual es la situación actual de la empresa, especialmente en aquellos puntos débiles que pueden impedir el mantenimiento de las ventajas competitivas alcanzadas o que suponen barreras para su consecución futura. A pesar de los logros materializados y de los cambios introducidos en todas sus áreas, se evidencian un conjunto de situaciones que dificultan resultados mejores y más rápidos entre los que se encuentran: el uso ineficiente de los indicadores fundamentales para la gestión del transporte, inadecuado uso del software automatizado para la gestión del transporte, necesidad de capacitación del personal, la dirección no cuenta con todos los elementos para tomar decisiones por falta de información acertada y en tiempo real sobre el gasto de los combustibles y lubricantes y no existe contrapartida por parte de la empresa de la situación de la UEB en cuanto al control del combustible.

A partir de la situación problemática anterior, fue planteado el siguiente problema científico: El inadecuado sistema de información para el control del combustible en la ESTASS.

El objetivo general de la investigación es:

Diseñar e implementar un sistema de información que mejore el control de combustible en la ESTASS.

Se plantea como Hipótesis de la investigación la siguiente:

Si se diseña e implementa un sistema de información entonces se racionalizarán las operaciones básicas en el control del combustible en la ESTASS.

DESARROLLO

Marco teórico de la investigación

Las investigaciones realizadas para la elaboración del presente trabajo, sobre el estado del arte y la práctica del objeto de estudio, permitieron establecer el marco teórico referencial de la investigación y contribuyó en su valor metodológico y práctico. Para ello se sigue el hilo conductor de la investigación que se muestra en la figura 1.

Durante siglos, el hombre ha acumulado una inmensa cantidad de datos, los cuales necesita relacionar y poner al alcance de los especialistas que los utilizan como fuentes de información para su trabajo cotidiano. Hasta el siglo XX, incluso actualmente en algunas organizaciones, estos datos se encontraban en formato de papel que con el tiempo se deterioran, o en medios de almacenamiento no confiables y de muy bajo nivel de gestión, por lo que realizar cualquier condensación de estos datos requería de tiempo, los vínculos entre datos eran difíciles de actualizar y en ocasiones al buscarlos no existían.

Hoy en día, cuando se habla de un sistema de información, el resultado final que se espera del mismo, será la confección del software que responda a sus requerimientos y que ayude al procesamiento de la información. El sistema de información se empareja con las tecnologías de la información por ser un sistema dinámico. Las tecnologías de la información sirven para construir los sistemas de información y son la herramienta básica para diseñarlos.

Un sistema de información es “un sistema para convertir datos en información y para comunicar ésta adecuadamente a quien la necesite dentro o fuera de una organización facilitando la toma de decisiones acertadas y oportunas para la planeación, organización, dirección y control de las actividades a realizar”.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

 Entrada: es el proceso mediante el cual el sistema de información toma los datos que requiere para procesar la información.

 Almacenamiento: El almacenamiento de la información, antes de existir las computadoras, se realizaba en papel. Actualmente con la informatización es posible el almacenamiento de datos a lo largo del tiempo para su utilización en medios digitales. Para el almacenamiento de la información la principal herramienta que existe es la base de datos.

 Procesamiento: es la capacidad del sistema de información de transformar los datos almacenados en información que se utiliza para la toma de decisiones y hace posible un análisis efectivo y real de los datos.

 Salida de información: la salida de la información es la posibilidad de mostrar la información procesada. La salida de un sistema de información puede constituir la entrada a otro.

Una de las principales aportaciones, que para los SI ha traído consigo la informática, es la base de datos (BD), pues supone una disciplina en la organización y acceso a los datos que posee la organización, según las necesidades que aparezcan en cada caso

La BD nos sirve para:

 Agrupar los datos necesarios para el sistema de información en un único lugar.

 Evitar duplicaciones, evitando equívocos, al no repetirse los datos.

 Estructurar los datos de una única forma a lo largo del tiempo.

 Proporcionar un acceso fácil a los datos.

Situación actual en el control del combustible

La planificación y distribución de los combustibles en el territorio ha transitado por varias etapas, desde aquellas donde las Direcciones de Economía y Planificación respondían por el balance íntegro de la provincia y los municipios, incluyendo los diferentes Organismos de la Administración Central del Estado (OACE), hasta la actualidad, donde básicamente se responde por el combustible perteneciente a las entidades del Consejo de Administración Provincial, del Municipal y aquellas actividades rectoradas por los gobiernos en cada territorio.

No solo la distribución y balance de combustible sufrió cambios en el universo de planificación, sino en los propios sistemas de distribución, los que se realizaban desde la refinería hacia la totalidad de pistas y servicentros de cada uno de los OACE y las entidades del Poder Popular, enclavadas en el municipio, llevándose a cabo después su distribución por el llamado bono de combustible.

La labor que en el año 2005 desarrollan los trabajadores sociales en el país conllevó a una revolución en la distribución y planificación de los combustibles, cambiando radicalmente los mecanismos existentes hasta esa fecha.

Este trabajo conllevó a realizar un reordenamiento de la distribución de los combustibles llegándose a eliminar la mayoría de las pistas internas de los OACE y Órganos Locales del Poder Popular del territorio, pasando a realizar la comercialización de los mismos en las Cadenas de Servicentros CIMEX y CUBALSE, eliminándose además los vales bono y pasando cada organismo a la tarjeta magnética, mecanismo que conlleva a un mejor control de los combustibles.

En todo este proceso existe un eslabón fundamental que parte desde cada una de las entidades en el territorio y termina en el Ministerio de Economía y Planificación relacionado con la demanda de combustibles. Esta demanda debe realizarse mensualmente justificando las actividades a realizar en el mes siguiente, proceso que a pesar de su alta importancia hoy no constituye un elemento en la toma de decisiones al carecer de profundidad en el análisis y no existir en la mayoría de las entidades el personal preparado para realizar la misma y el país no contar con un análisis en los índices de consumos por actividades, teniendo en cuenta las características de cada una de las provincias del país.

El control del combustible enfrenta varias dificultades que conspiran contra el desarrollo de las actividades de la ESTASS, entre las que se encuentran: errores en la confección del 5073, problema en la distribución del combustible entre los diferentes vehículos en los centros de costo, problemas en la confección de la demanda, no existencia de una contrapartida por parte de la empresa de la situación real en cada UEB; errores a la hora de realizar el cierre de la información en cuanto a entradas, transferencias entre unidades y salidas del combustible; no existencia de un software automatizado para los controles del combustible y necesidad de preparación del personal.

Todas estas afectaciones se producen por no disponer de “instrumentos de medición” en cada una de las UEB, que por sus características son disímiles y que requieren de un gran dinamismo.

Premisas para el sistema de información

Para el diseño e implementación de un SI existe un grupo de premisas a cumplir las cuales se fundamentan a continuación:

 Compromiso de la dirección de la empresa con el proceso.

 Conocimientos básicos de las tecnologías de la informática y las comunicaciones por el personal.

 El trabajo en equipo y la participación de los responsables y usuarios del SI en su diseño.

 Capacitar al personal implicado en el funcionamiento del SI.

 Para la realización de la entrada de los datos al SI es necesario que los mismos sean fiables, y esto se logra verificando por parte del usuario la veracidad de los mismos.

Procedimiento para el diseño e implementación del sistema de información

En el momento de la conformación de un SI, resulta indispensable involucrar al usuario final desde las etapas iniciales del análisis y diseño del SI; contribuyendo a que el sistema sea de mayor provecho para ellos.

En la confección del procedimiento se propone la utilización de un grupo de herramientas utilizadas por diseñadores de software que contribuyen a un mejor análisis y diseño de un SI. La utilización de estas herramientas ayudarán a entender mejor cual es el producto final que se pretende lograr y una mejor comunicación con los usuarios para su confección.

El procedimiento propuesto para el diseño e implementación de un SI cuenta con cuatro fases:

1. Fundamentación de las necesidades del SI.

2. Diseño del SI.

3. Implementación del SI

4. Implantación y evaluación

Fase 1: fundamentación de las necesidades del SI

Esta primera fase del procedimiento tiene el objetivo de definir y organizar el SI que se va a confeccionar, determinar los responsables, buscar los requerimientos que debe cumplir el SI y elaborar el plan de desarrollo para el trabajo.

A partir de los problemas existentes en el control del combustible se seleccionan las necesidades del SI realizando una tormenta de ideas con expertos de la organización; considerando las siguientes necesidades básicas del SI:

 Conciliación eficiente de las transferencias entre las unidades.

 Preparación del personal.

 Confección de modelos estándar para toda la documentación que se tramita.

 Conocer en tiempo real la existencia de combustibles en las unidades.

 Disminuir el tiempo de trabajo en el momento de confeccionar los informes.

 Racionalizar las operaciones básicas para la confección de las informaciones.

 Conocer el gasto de combustibles por centro de costos, carros y por actividades en un período determinado.

 A partir del gasto de combustible por carros y sus kilómetros recorridos, verificar el índice de consumo del vehículo en un período.

 Confección de los comprobantes de contabilidad relacionados con el combustible.

 Ejecución del cuadre del combustible mensualmente y confección de un informe consolidado de todas las unidades.

Se determina que los procesos claves de la organización afectados por el SI son: fumigación, transportación, producción y construcción de viviendas.

Los factores claves de éxito que inciden en el SI son: perfeccionamiento de la planificación, organización del trabajo, capacitación del personal e incremento de las utilidades

Se definen como objetivos del SI los siguientes:

1. Automatizar el proceso de control del combustible en la empresa, logrando estandarizar los informes y racionalizando las operaciones básicas.

2. Capacitar al personal que trabaja con los controles del combustible.

3. Mejorar la administración del tiempo por parte de los usuarios del SI.

4. Incrementar la fiabilidad de la información.

5. Fortalecer la función de control en la empresa.

Fase 2: Diseño del Sistema de Información

Para el proceso de diseño del SI, a partir de las necesidades obtenidas anteriormente, se desarrolló un prototipo del software a confeccionar. Un prototipo es una representación visual del software que soportará el SI.

Con la realización de un prototipo del software se puede: disminuir los tiempos de puesta de acuerdo con el usuario, facilitar la comunicación y una estrategia común de desarrollo, y minimizar los ajustes y modificaciones después de la programación. Este proceso se realiza de forma iterativa donde partimos de un primer prototipo, se discute con los usuarios, se refina y se vuelve a analizar.

Después de tener un prototipo final se definen los actores (usuarios y entidades que interactúan con el SI y no son parte del mismo) y los casos de uso (como los actores interactúan con el SI). En el momento de definir los actores no solo se tienen en cuenta las personas, hay que tener también en cuenta los dispositivos que pueden interactuar con el SI como son: impresoras, fotocopiadoras, otro SI, etc.

Cuando se tienen los actores y casos de uso, se confeccionan los diagramas de casos de uso con los que se muestran, a través de diagramas, la relación existente entre los diferentes casos de uso y los actores. Es común que los usuarios saben más que lo que dicen, con los diagramas de casos de uso, se ayuda a romper el hielo y lograr que fluya la información que se necesita.

Al transitar por toda la etapa de diseño anterior se tiene una idea más acabada de qué debe ser el SI y por lo tanto existen las condiciones de realizar el diseño de la base de datos que soportará la información, principal recurso del sistema.

Una vez terminado el diseño el mismo es revisado y aprobado por el responsable en la empresa del SI y pasamos a su implementación

Fase 3: Implementación del SI.

Teniendo en cuenta los resultados del diseño se confeccionó una base de datos relacional en la que se integran estos datos de manera que puedan ser procesados y aporten la información necesaria para la realización del proceso de toma de decisiones.

Después de realizada la base de datos y a partir del prototipo del sistema propuesto, se realizó el software que soporta el SI, el mismo cuenta con una interfaz amigable y fácil de trabajar por parte de los usuarios con vistas a su rápida familiarización por ellos. (Figura 2)

En el software se conformó un menú principal en el cual se insertaron las siguientes opciones:

 Entradas (Se insertan todas las posibles formas en que entra combustible en la empresa o cualquiera de sus Unidades Empresariales de Base)

o Entrada de Combustible (Acción de cargar las tarjetas en FINCIMEX) Figura 3

o Transferencia de Entrada (Transferencias internas entre las distintas unidades)

Figura 3 Ventana de entrada de Combustible. (Fuente: elaboración propia)

 Salidas (Se insertan todas las posibles formas en las que se le da salida para el gasto al combustible)

o Vales de Consumo (A través de esta ventana se introduce el gasto del combustible en el que incurre un medio de transporte determinado, donde se le añade el centro de costo en el que incurre el gasto y la actividad para la que se destina el combustible). Figura 4.

Figura 4 Venta de vales de consumo. (Fuente: elaboración propia)

o Transferencia de Salida (Transferencias Internas entre las distintas unidades)

 Submayor

o Tarjeta de Inventario (A través de esta ventana se lleva un control de los movimientos que se realizan en cada tarjeta magnética) Figura 5

Figura 5 Submayor de Inventarios (Fuente: elaboración propia)

o Saldo Inicio (Se utiliza para dar entrada a los datos de las tarjetas para comenzar a trabajar por primera vez el sistema)

o Ajustes (Para la corrección de posibles errores en los datos, dejando una traza en el sistema)

 Contabilidad

o Cuadre Contable. (Se revisa que las tarjetas no tengan problemas y se cumpla que: saldo inicio + entradas + transferencia de entradas +/- ajustes – salidas – transferencias de salida = saldo final. Dentro de la propia opción se imprime el reporte del cuadre contable y se exporta al fichero que se entrega en contabilidad al cierre de la información) figura 6.

Figura 6 Cuadre del mes. (Fuente: elaboración propia)

o Generar comprobante (a partir de las operaciones realizadas en el mes se realiza el comprobante de contabilidad).

o Importar desde una unidad (Se importa la información que se trae desde otra unidad perteneciente a la empresa).

o Consolidado (Se consolida la información de todas las unidades y se saca el reporte de la información total de la empresa).

 Clasificadores

o Datos de la empresa (Datos Generales de la empresa que se utilizan en los reportes)

o Centros de Costo (Distintos Centros de Costo de la empresa a los que se encuentran asociados las personas)

o Listado de Tarjetas (Control de las tarjetas magnéticas) Figura 7

Figura 7 Control de tarjetas magnéticas. (Fuente: elaboración propia)

o Listado de carros y personas (Control de los medios de trasporte y las personas responsable de los mismos)

o Tipos de Combustible (Control de los tipos de combustibles y sus precios)

 Reportes (En este menú se insertan todos los reportes de salida que brinda el sistema y que se utilizan para la toma de decisiones)

o Existencias (Control en tiempo real de las existencias que quedan en las tarjetas)

o Registros (Se encuentran los registros de cada uno de los diferentes informes primarios que vimos anteriormente: entradas, transferencia de entradas y salidas, ajustes y salidas)

o Conciliaciones (Se encuentras los informes necesarios para la realización de las conciliaciones entre las unidades de las transferencias: Transferencias de Entrada, Transferencias de Salida y Informe de Conciliación)

o Históricos (Existencias y tarjetas de submayores de períodos anteriores)

o Listado de carros por centro de costo (informe con el listado de todos los medios de transporte organizados por centro de costo)

o Listado de tarjetas. (listado de todas las tarjetas organizadas por tipo de combustible.)

Además de estas opciones se encuentran otras de administración del sistema como son la salva y restaura de la base de datos y los cierre de períodos.

Al culminar su confección se realizó una prueba de su funcionamiento por un período de tres meses en la Dirección General y la Unidad Empresarial de Base Comercial.

Fase 4: Implantación y control.

Como todo sistema a implantar, en el presente también hubo resistencia al cambio, una tendencia natural de toda persona es resistirse al cambio. Para minimizar su impacto se involucró a todo el personal que fue posible en el proyecto, para que lo hicieran suyo, lo apoyaran y el impacto fuera menos.

Otro punto fundamental durante esta etapa fue la capacitación de todo el personal, si los usuarios no se encuentran bien capacitados, el sistema fallará.

Durante todo el proceso se evalúa el desempeño del SI para verificar que cumpla las expectativas creadas en el momento de su definición

Resultados alcanzados

A continuación se exponen los principales resultados de la aplicación con los cambios en el sistema de información para el control del combustible en ESTASS:

 El análisis de la fiabilidad de los datos por los usuarios, como premisa para la entrada de la información juega un papel trascendental para garantizar la veracidad de la información.

 Con el sistema de información se introduce la informática como una herramienta útil para mejorar el control del combustible.

 La carencia del dominio de la computación por parte del personal encargado del procesamiento de la información dejó de ser un punto crítico en el control de combustible.

 La función de control se fortalece con la aplicación de los cambios porque:

• Se estandariza la información en todas las unidades.

• Se puede conocer la existencia de combustible en tiempo real.

• Se tiene un control estricto de los gastos en que se incurre por centro de costo, por vehículos y actividades.

• Se mejora el proceso conciliatorio de la transferencia de combustible entre las unidades.

• El cierre de información se realiza de forma automatizada evitando la posibilidad de errores de cálculo al procesar la información.

 El sistema de información aporta una mejor administración del tiempo por parte de los usuarios, disminuyendo el tiempo de realización de las diferentes actividades y racionalizando las operaciones básicas. A partir de mediciones realizadas en tiempo real de las diferentes actividades se obtienen los resultados que se muestran en la tabla 1.

Actividad/Horas Antes Después

Proceso Conciliatorio 2 hrs 45 min

Cierre UEB Transporte 8 hrs 1 Hr 30 Min

Cierre Otras UEB 2 hrs 20 min

Cierre Información Mes 4 hrs 30 min

Tabla 1. Tiempo de algunas actividades antes y después de utilizar el SI. (Elaboración propia)

 Del sistema de información se considera como uno de los aspectos más favorables luego de los cambios la posibilidad de un mayor seguimiento y control del gasto del combustible, así como su movimiento desde que se carga en las tarjetas magnéticas hasta su destino final.

 Los cambios introducidos en el sistema de información contribuyen a la toma de decisiones adecuadas y oportunas favoreciendo la ejecución de las tareas orientadas.

Entre los análisis más significativos de los indicadores económicos se tienen:

 En el año 2009 se reciben por concepto de transportación $61 942.00 pesos más que en el año 2008 con un 15,2% de vehículos menos que en igual período y con 53 000 lts menos de consumo de diesel.

 El ahorro de 53 000 lts de combustible significa un ahorro de $37 100.00 a la empresa y de 25 940.00 USD al país valorando el precio establecido a nivel internacional en el mes de enero de 2010 (80.00 el barril)

 Los valores aportados en los servicios de transporte crecen en un 4.6%, cumpliendo con los planes previstos y aportando $1 398 991.00 MN.

 El índice de eficiencia del transporte disminuye en 10 puntos con respecto a 2008 (50 y 60) representando un ahorro de 10 ton de combustible por cada millón de toneladas de mercancías transportadas por kilómetros recorridos.

 La productividad de cada vehículo aumenta en $565.00 mensual teniendo una productividad de 2413 en 2008 y 2978 en el 2009.

 Se recorren 28 800 km menos que en el año 2008.

 Se disminuye la cantidad de kilómetros recorridos sin carga por los vehículos en 10 600 km.

CONCLUSIONES

1. Se propone un procedimiento que resulta novedoso al incluir en el mismo, elementos de ingeniería de software para la realización del análisis y diseño de los sistemas de información y al fundamentar cada uno de sus pasos es posible utilizarlo para la confección de otros sistemas de información.

2. Se valida el procedimiento, y se corrobora la hipótesis al implementar el sistema de información para el control del combustible en la ESTASS.

3. Se valoran los beneficios de la implementación del sistema de información soportado en herramientas infotecnológicas para el control del combustible de la ESTASS y se obtienen buenos resultados en el proceso, al lograr un mejor control del combustible y racionalizar las operaciones básicas.

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