Observatorio de la Economía Latinoamericana

 


Revista académica de economía
con el Número Internacional Normalizado de
Publicaciones Seriadas  ISSN 1696-8352

 

Economía de Cuba

 

AUDITORIA DE GESTIÓN PARA LOS TALLERES DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA GRÁFICA

 

Blanca Marrero Licea
Marnie Rodríguez Marrero
Disleidis Alcolea Zayas
Yuneicy Pérez Peña

marnierm@ult.edu.cu

 

El surgimiento de estructuras organizacionales cada vez más complejas, la especialización de las personas, hacen necesario la evaluación de la gestión en todos sus niveles y funciones, por lo que la auditoría constituye una herramienta de control y supervisión, permitiendo descubrir vulnerabilidades o fallas en las estructuras de la organización.

La Empresa Grafica objeto de estudio tiene un importante compromiso social como empresa productora teniendo en cuenta que el tema que se analiza relacionado con la Auditoría de Gestión en los procesos productivos; resulta significativamente actual e importante para el desarrollo estratégico de cualquier Institución productiva, fundamentalmente la Industria grafica; sin embargo, los estudios en este contexto aún resultan insuficientes, sobre todo en relación con el desarrollo continuo de los procesos sustantivos de la empresa.

La presente investigación permitirá realizar una correcta evaluación del control interno, y el grado de economía, eficiencia y eficacia en el proceso productivo logrando el cumplimiento del plan de producción en la empresa, conquistando la competitividad y la satisfacción de los clientes; aportando una herramienta de apoyo para el auditor en el control de los procesos productivos y el uso racional de los recursos.

Este programa puede ser utilizado en las empresas de la Poligrafía en todo el país teniendo en cuenta la similitud de los procesos que realizan y su elaboración permitirá a la organización un control más eficiente del proceso productivo y un exitoso cumplimiento del plan de producción diario y el cumplimiento de normas de calidad y tecnológicas. Además definirá y delimitará responsabilidades en este proceso.
 


Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:o:

Marrero Licea, Rodríguez Marrero, Alcolea Zayas y Pérez Peña: "Auditoría de Gestión para los Talleres de Producción de la Empresa Gráfica" en Observatorio de la Economía Latinoamericana, Nº 147, 2011. Texto completo en http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2011/11/


Permite, además, a los ingenieros y tecnólogos de la empresa que se encuentran ubicados en las direcciones funcionales de la misma, llevar acabo la tarea de inspección y control del flujo de producción y calidad del mismo, manteniendo un control permanente de la actividad productiva.

Programa de Auditoría de Gestión para los Talleres de Producción de la Empresa Gráfica

El Objeto Empresarial consiste en:

Mantener una producción estable y cumplir con su objeto social aprobado según Resolución No. 430/2007 del Ministerio de Economía y Planificación, el cual se define como:

• Producir y comercializar de forma mayorista libros, revistas, impresos comerciales, folletos, etiquetas, tarjetas varias, envases plegables, libretas. Así como otras Producciones de Ia Industria Gráfica en cualquier soporte en pesos cubanos y pesos convertibles.

• Brindar servicios de conversión de papel, cartón y cartulina plastificado y troquelado a entidades vinculadas al sistema de la Unión integración Poligráfica y a otras entidades en pesos cubanos y pesos convertibles.

• Brindar servicios de pre-prensa, digitalización, fotomecánica, revelado y pases a Planchas a entidades en pesos cubanos y pesos convertibles

• Brindar servicios de recuperación y encuadernación de las producciones graficas a entidades en pesos cubanos y pesos convertibles.

• Comercializar de forma mayorista producciones gráficas realizadas a partir de las recorterías del proceso productivo, según nomenclatura aprobada por el Ministerio del comercio Interior en pesos cubanos.

• Comercializar de forma mayorista recorterías y desechos del proceso productivo de la industria poligráfica a las empresas de la Unión de Empresas de Recuperación de Materias Primas y a las Industrias Locales, según nomenclatura aprobada por el Ministerio del Comercio Interior en pesos cubanos.

• Brindar servicios de comedor-cafetería y transportación de personal a los trabajadores en pesos cubanos.

Cantera de productos y servicios.

Un universo de producciones gráficas y servicios se ofrecen con niveles de calidad adecuados que permiten abarcar un amplio mercado para la comercialización de: Libros y folletos, Impresos comerciales, Tarjetas varias, Plegables, Block y libretas.

Caracterización del Taller de Producciones Gráficas.

Consta dentro de ella con una estructura que es por donde comienza el proceso productivo, en esa área se recibe la orden de producción calculada por los compañeros de venta, donde se realiza toda la parte inicial del proceso que incluye cálculos de materias primas, salario, transporte y todos los elementos que inciden en la ficha de precio y que forman parte de la orden de producción que transitará durante todo el proceso productivo acompañada por la producción a realizar.

1. Brigada de Reimpresión.

• Área de Digitalización: Proceso digital del trabajo a realizar para la impresión en fotolitos o películas del trabajo en cuestión.

• Área de Montaje: Proceso de montaje o invertido de los fotolitos o películas en el vinality.

• Área de Pase: Proceso de pase a la plancha de lo que está en los fotolitos o película mediante una prensa que trabaja con luz de halógeno a la que se le realiza el revelado.

2. Brigada de Conversión: Proceso de conversión del papel de bobinas a pliegos, según las dimensiones y las normas técnicas establecidas.

3. Brigadas de Impresión: Es la reproducción en máquinas de impresión indirecta u Offset a las que se le montan las planchas que vienen del área de pase para la impresión de (modelos del Sistema Nacional de Contabilidad), tarjetas, plegables, sueltos, agendas, libretas, revistas y otros de la Industria Gráfica.

4. Brigada de encuadernación: Proceso de encuadernación para el caso de los folletos, producción de agendas, juegos de tapas para tesis, libretas y el embalaje de todas las producciones.

Descripción del Proceso.

Encargo estatal: Son todas aquellas producciones que el estado necesita producir en diferentes vertientes (libros, folletos y tabloides en diferentes materias para educación y modelos para salud pública).

Resto de organismos: Son todas aquellas instituciones que necesitan la impresión modelos, tarjetas, registros etc. para el desarrollo de su trabajo de modo general.

Insumos para el turismo: Encaminado a sufragar todas aquellas necesidades de impresión que estas instituciones del turismo necesiten (tarjetas de presentación, tarjetas varias, modelos, plegables, doyles y posa vasos).

Cuando el proceso comienza para el encargo estatal el tecnólogo de producción debe recibir la documentación que identifica la carga productiva (orden de edición) del mes o del trimestre, esta debe recibirse de forma documental (vinalitis, fotolitos o película) o digital para dar inicio al proceso. La misma se encarga de revisar los requisitos de calidad de estas y seguidamente se elabora el cálculo de los materiales a utilizar, salarios y demás gastos a tener en cuenta para la elaboración de la ficha. Luego de realizados los cálculos en la ficha se abre la orden de producción dándole un número consecutivo a los folletos y registros.

Los procesos de Resto de organismos o insumo al turismo son atendidos por la tecnóloga de producción. Esto es recibido en soporte digital o físico y en algunas ocasiones se dibujan a través del operario en digitalización, los materiales utilizados deben ser anotados en la orden de producción, la que transitará por todo el proceso.

PROGRAMA DE AUDITORIA DE GESTIÓN

CONTROL INTERNO

Evalúe el Sistema de Control Interno implementado por la entidad, según los objetivos de la auditoría.

Actividades de Control

Compra de mercancías

Verifique que:

• Se compran las mercancías a los suministradores autorizados, de acuerdo con la legislación vigente y los contratos firmados entre las partes.

• Los precios acordados entre las partes cumplen la legislación vigente.

• Se mantiene información actualizada sobre los suministradores.

• Se realizan las compras con la aprobación de la autoridad facultada y de acorde con la legislación vigente.

Recepción de mercancías

• Realice el conteo físico por muestra de las mercancías almacenadas.

• Compruebe si se realiza la recepción completa y oportuna de las mercancías recibidas en los almacenes.

• Verifique el tratamiento aplicado a las mercancías no enviadas por el suministrador.

• La entidad posee la documentación adecuada de todas las transferencias recibidas y entregadas al y desde el almacén.

• Compruebe que se realiza la solicitud previa de las mercancías a entregar a la producción, servicios u otras áreas.

• Verifique si se realiza el registro contable oportuno de las mercancías puestas a disposición de la producción, servicios, almacenes u otras áreas.

• Compruebe la custodia y salvaguarda adecuada de las mercancías puestas a disposición de la producción.

• Compruebe si las Actas de Responsabilidad están firmadas por las personas responsables de custodiar las mercancías.

• Determine si la entidad realiza los conteos físicos periódicos, según el plan aprobado por la autoridad facultada, de acuerdo con la legislación vigente.

• Verifique el tratamiento dado a los faltantes, pérdidas y sobrantes, de acuerdo con la legislación vigente.

• Verifique si las tareas y responsabilidades relativas a las transacciones y hechos están autorizadas, registradas y revisadas por personas diferentes, en los casos debidamente justificados.

• Compruebe el grado de actualización de la información vinculada con los documentos primarios relacionados con el control de los inventarios de mercancías.

• Compruebe si existen condiciones seguras de trabajo en las áreas de almacenamiento, acordes con la legislación vigente.

Despacho de mercancías

Compruebe que:

• Se procesan sólo las solicitudes debidamente aprobadas por la autoridad facultada.

• Existe la protección adecuada de las mercancías almacenadas.

• Se manipulación y almacenan las mercancías, de acuerdo con las normas aplicables.

• Están establecidos los registros primarios adecuados de los productos almacenados y disponibles para la producción, servicios, clientes u otras áreas.

• Las tareas y responsabilidades relativas a las transacciones y hechos están autorizadas, registradas y revisadas por personas diferentes, en los casos debidamente justificados.

EVALUACION DE LA GESTION

Producción

1. Compruebe si los planes de producción se elaboran con la anticipación necesaria con el objetivo de garantizar la disponibilidad de materias primas, materiales y equipamiento necesario; la cantidad y calidad de los recursos humanos que se necesiten y el cumplimiento de las entregas a los clientes

2. Verifique que si se cumplen los programas diseñados para la disminución sistemática de los desperdicios y rechazos

3. Comprobar si la entidad tiene implementado un sistema de evaluaciones periódicas de los resultados de la producción, que incluya:

a) la existencia de los canales de comunicación necesarios entre la dirección de la producción y el personal que la ejecuta directamente;

b) la necesaria comprensión del personal directo en la producción;

c) el cumplimiento de los programas de producción previstos;

d) las causas y efectos de los incumplimientos; y

e) las medidas a tomar por los directivos y ejecutores

4. Existen planes de mejora continua, modernización y automatización de los métodos de producción existentes en la entidad, que incluyan, la reducción de residuos; la formación de personal; la comunicación y el registro de la información; la prevención de problemas; los métodos de procesado y rendimiento del proceso; y los métodos de seguimiento

Planta y Equipo

Compruebe que:

1. Las instalaciones de producción son adecuadas para hacer frente a los objetivos de la entidad.

2. Las instalaciones de producción están distribuidas de manera que proporcione eficiencia en la producción; la administración de los inventarios; y la distribución y entrega de las mercancías.

3. La entidad incluye dentro de las estrategias y planes, la adquisición de nuevas plantas; equipos; y herramientas

4. Existen plantas, equipos o herramientas ineficientes y precise si la entidad se ha trazado estrategias y planes para reemplazarlas

5. Las instalaciones de la entidad se operan al nivel de capacidad instalada disponible. Determinando si la misma conoce las causas y si ha implementado las medidas correspondientes para la utilización de las capacidades instaladas.

6. Puede hacer frente la capacidad instalada disponible a las necesidades de la producción, de forma tal que se reduzcan o eliminen los cuellos de botella; se expanda la producción; y se disminuya la producción, si es necesario.

7. Cumplen las instalaciones y el equipamiento las condiciones necesarias para que:

a) la distribución de los materiales fluya por la ruta más directa desde la recepción hasta el embarque, pasando por la producción;

b) la implementación de un sistema de Gestión de la Calidad;

c) la mejoría, simplificación o especialización de los procesos productivos

SATISFACCION

Evalúe el nivel de satisfacción de los clientes, para ello determine:

- Ventas por clientes existentes

- Número de Reclamaciones aceptadas

- Resultado de la encuesta especializada aplicada a los clientes, (la muestra debe ser superior al 50 por ciento de los clientes)

RETENCION

Evalué el nivel que la entidad alcanza en la retención y/o mantenimiento de las relaciones existentes con sus clientes, para lo cual debe analizar los siguientes aspectos:

- Índice de repitencia de los clientes existentes

- Crecimiento de las ventas de los clientes existentes

INCREMENTO DE CLIENTES

Evaluar el nivel que la entidad alcanza en la atracción, recepción y atención a las necesidades de los nuevos clientes:

- Variación del número real de clientes con respecto a períodos anteriores

- Crecimiento de las ventas a nuevos clientes

Aprovechamiento de las capacidades de producción instaladas=

Capacidad Real / Capacidad disponible

Tiempo perdido =

Fondo disponible – Fondo real (horas)

EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN FINANCIERA DE LA ENTIDAD AUDITADA

Indicadores financieros de liquidez

Capital de trabajo=

Activos Circulantes – Pasivos Circulantes

Liquidez General=Activo circulante/ Pasivo circulante

Indicadores financieros de eficiencia de los activos

Rotación de los activos fijos=Ventas netas/Activos fijos totales

Rentabilidad

Rentabilidad sobre Ventas o Margen de Utilidad Neta=

Utilidad antes de Impuestos/Ventas netas

VENTAS

Expansión de las ventas

Ventas año n/ Ventas año (n-1)

Utilidad bruta n/Utilidad bruta (n-1)

Utilidad en operaciones n/Utilidad en operaciones (n-1)

Utilidad neta n/Utilidad neta (n-1)

PRODUCTIVIDAD

Utilidad o Pérdida en operaciones/ Total de Gastos

Análisis comparativos del cumplimiento del Presupuesto de Ingresos aprobado.

Utilidad bruta real/ Utilidad bruta plan

Utilidad en operaciones real /Utilidad en operaciones plan

Utilidad antes de impuestos Real /Utilidad antes de impuestos plan

Producción real /Producción plan


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