Observatorio de la Economía Latinoamericana

 


Revista académica de economía
con el Número Internacional Normalizado de
Publicaciones Seriadas  ISSN 1696-8352


Economía de Cuba

APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA TIENDA AUTOMOCIÓN DE DIVEP CIENFUEGOS



Damarys Fuentes Diaz
damarysf@ucf.edu.cu
Yailí Clarisse Valdez Garrido
Yoandry Vázquez Figueroa



RESUMEN

El estudio de la administración de inventarios es un campo del conocimiento que se ha examinado de manera científica hace ya varias décadas. Desde que fue propuesto el modelo de lote económico (Harris, 1915), muchos autores se han dado a la tarea de resolver múltiples problemas de inventarios. La presente investigación tiene como objetivo aplicar un procedimiento para la gestión de inventarios basado en modelos matemáticos que permita a la empresa minimizar los costos en el manejo de los mismos. Constituyen resultados de mayor relevancia, la aplicación de un procedimiento para mejorar la gestión de inventario en empresas comercializadoras de piezas de autos, la aplicación de procedimientos auxiliares para la clasificación de los productos y el cálculo de los costos en el manejo de los inventarios. Los valores de la aplicación del  procedimiento se registran en que asegura la optimización de la gestión de inventario, facilitando reducción de los costos totales en el sistema de inventario. También se considera como material de consulta para la gestión de inventario de otras empresas comercializadoras que venden este tipo de productos y apoya mediante un caso de estudio al proceso docente – educativo en la Sede Universitaria de Palmira. Para el procesamiento de la información se utilizan soportes informáticos tales como el WinQSB, SPSS versión 15.0 y Excel.

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Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:

Fuentes Diaz, Valdez Garrido y Vázquez Figueroa: Aplicación de procedimiento para la gestión de inventarios en la tienda automoción de DIVEP Cienfuegos, en Observatorio de la Economía Latinoamericana, Nº 157, 2011. Texto completo en http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2011/


INTRODUCCIÓN

La supervivencia y desarrollo de las  empresas hoy en día dependen de la competitividad que las mismas sean capaces de alcanzar ya que, en un entorno altamente turbulento donde los clientes son cada vez más exigentes en cuanto a la variedad de productos y el ciclo de  satisfacción de sus necesidades, deben mantener un alto nivel de satisfacción de los clientes y un nivel de eficiencia del sistema por encima de sus competidores.
En el nuevo contexto internacional, el aumento exagerado de los costos de partes, piezas y agregados tanto de equipos ligeros como pesados y las crecientes presiones por disminuir los presupuestos para la producción de los mismos en la mayoría de los países ha llevado a plantear la necesidad de una evaluación económica en la administración de estos recursos.
La evaluación económica de partes, piezas y agregados para automóviles constituye un instrumento que se utiliza cada vez con más fuerza en el mundo para la toma de decisiones. El equilibrio adecuado entre beneficios para el cliente y costos asociados se logra alcanzar cuando los mismos y las tecnologías se someten a una evaluación económica, tomándose en cuenta la necesidad real de estos o su demanda.
En las sociedades industrializadas tanto la actividad de comercialización de repuestos para autos y su fabricación forman parte de todo un proceso de mercado controlado por las inmensas corporaciones que integran la industria automovilística.
En los últimos años esta industria ha sufrido los embates de las crisis que se han originado en el seno de estas sociedades, encareciendo el costo de adquisición y mantenimiento de las referidas partes, piezas, y repuestos; así como de su producción terminada; experimentándose en la mayoría de ellas una política de redimensionamiento para sostener dichos costos y procurar la supervivencia de las mismas en el mercado.
La proliferación de productos en el mercado hace que hoy las políticas de comercialización de este tipo de inventario fundamentalmente en países con recursos limitados, tengan como componente obligado el suministro y la selección de aquellos productos que respondan a sus necesidades reales. Obviamente, la determinación de los costos de adquisición en general, de las cantidades de inventario que se necesitan en un momento determinado, ha impuesto la necesidad de establecer y perfeccionar los procedimientos para su control.
La empresa comercializadora del SIME DIVEP de Cienfuegos es la principal organización comercializadora de las producciones y servicios del SIME y otras que las complementan, ofreciendo soluciones integrales con profesionalidad y lealtad hacia el cliente. Es  una entidad  con más de 10 años de experiencia y el principal destino de las partes, piezas y agregados tanto de equipos ligeros como pesados corresponde al sector industrial, expone además en el mercado bienes de consumo y automoción con la calidad requerida así como una amplia gama de ferretería. Ofrecen servicios de postventas y garantías a través de los talleres identificados por su profesionalidad.
A partir de la implementación  de la Resolución  Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba, ha constituido la premisa fundamental, para el desarrollo de las políticas trazadas, dar comienzo al proceso de implantación del Perfeccionamiento Empresarial.  
Como estructura especializada, tiene la  función de garantizar la formación de pedidos y la distribución a la cadena de tiendas; la gestión y mantenimiento de los inventarios y el  control de la calidad, velando por la representación adecuada de todas las mercancías en las unidades de ventas;  de la mercancía disponible,  participar en  los procesos de contratación (Comité de Contratación), además de analizar y hacer las propuestas necesarias para la confección de la cifra del Plan de Negocios (Plan de Ventas, Plan de Compras y Plan de Distribución).
Analizando la importancia de la Empresa Comercializadora DIVEP,  la gestión de inventarios cumple un rol importante, debido a que debe presentarse un producto de alta calidad, entregado a tiempo y con garantía confiable generando un alto grado de satisfacción al cliente.
La Tienda Automoción de DIVEP de Cienfuegos, es una de las unidades pertenecientes a esta entidad en el territorio, la misma se encuentra enclavada en el vial a Palmira y calle 63 Rotonda cuatro caminos. Cienfuegos; y tiene como actividad fundamental la comercialización de forma mayorista de partes, piezas, componentes y agregados de equipos ligeros y pesados.
En la gestión de inventarios de la referida unidad comercial de DIVEP Cienfuegos se detectaron las deficiencias siguientes:

  • La gestión de los inventarios es deficiente, no satisfaciendo a los clientes; pues en la mayoría de los casos  no están disponibles los productos que estos demandan.
  • Existe un nivel de abastecimiento  inestable en todas  las unidades de la empresa.
  • La entidad no tiene implementado un procedimiento para la gestión de sus inventarios que permita reducir los costos en el manejo de los mismos y satisfacer al cliente.

Todo esto trae consigo afectaciones económicas a la empresa que se reflejan directamente en el servicio brindado.  Es por esto, que la correcta gestión de los inventarios reviste vital importancia para alcanzar los objetivos propuestos por la empresa, pero las dificultades  en las actividades de gestión de los inventarios, han provocado un bajo desempeño de dicho proceso. Todo lo anterior caracteriza la Situación Problemática que dio origen a la presente investigación, por lo que las políticas de gestión de inventarios que actualmente existen en la Tienda de Automoción de DIVEP de Cienfuegos carecen de una herramienta, que permita la disminución de los costos en el manejo del inventario, constituyendo este el Problema Científico a resolver.
Las consideraciones anteriores condujeron a  formular la hipótesis de investigación siguiente para dar solución al problema planteado:

Constituyen variables de esta investigación:

Variables dependientes:
Costos de ordenar un pedido.
Costos de mantener una unidad de producto en inventario.

Variables independientes:
Procedimiento para el cálculo de los costos del inventario.

Una  vez comprobada la hipótesis anterior se define como Objetivo General:
Aplicar un procedimiento para la gestión de Inventario.

Como  Objetivos Específicos  se plantean los siguientes:

  • Elaborar el marco teórico o de referencia de la investigación.
  • Caracterizar la Empresa Comercializadora SIME DIVEP Cienfuegos.
  • Aplicar el procedimiento seleccionado en la Tienda Automoción de DIVEP de Cienfuegos.

Resultados Esperados:

  • Método que permite clasificar los productos de inventario en  (A),  (B), y (C).
  • Modelo que permite calcular el tamaño óptimo del lote así como el momento de reordenamiento de cada uno de los productos seleccionado.

Las tareas de investigación se ofrecen a continuación:

  • Revisión bibliográfica de los diferentes modelos de optimización de inventarios.
  • Recopilación de la información necesaria.
  • Determinación de la muestra de productos en la unidad seleccionada.
  • Análisis estadístico de los datos de los productos seleccionados en el período de estudio.
  • Cálculo de los diferentes costos en el manejo de los inventarios de los artículos seleccionados.
  • Selección e implementación de los modelos de inventario que satisfacen las restricciones existentes.
  • Calcular el impacto económico de la investigación.

La justificación de la investigación está dada por la necesidad de la empresa en conocer qué cantidad de unidades por tipo de artículo seleccionado debe solicitar en cada pedido a realizar que le permita minimizar el costo en el manejo de los inventarios.

Preguntas claves de la Investigación:

¿Qué inventario comprar?
¿Qué cantidad comprar?
¿Cuándo comprar?
Métodos Utilizados en la Investigación:

  1. Métodos teóricos:

Histórico Lógico, que permite concebir la investigación, tomando como punto de partida el análisis histórico del problema.

  • Análisis y Síntesis e Inducción, Deducción, que permiten procesar la información que procede de las fuentes consultadas y de los resultados obtenidos con las técnicas utilizadas hasta llegar a la Aplicación del Procedimiento para el Mejoramiento de la Gestión de Inventario en la Tienda Automoción de DIVEP de Cienfuegos.
  • Modelación, que propicia la utilización de los modelos matemáticos de inventarios en la Tienda Automoción de DIVEP de Cienfuegos.
  1. Métodos Empíricos:
  • Criterio de trabajadores y clientes que permite confrontar la opinión de estos de acuerdo a su grado de satisfacción.

Técnicas:

  1. Entrevista a trabajadores y clientes de la mencionada entidad para conocer el grado de satisfacción de estos en las diferentes etapas de la investigación.
  2. Análisis porcentual como técnica de análisis de datos.
  3. Análisis estadístico de datos para pronosticar la demanda, tomando como base los paquetes de programas del SPSS 15.0 para Windows.
  4. Análisis de los resultados de la aplicación de modelos de inventario, utilizando las Aplicaciones del WINQSB, versión 1.0.

La investigación está estructurada según se muestra a continuación:

I: Marco Teórico Referencial.
En este capítulo se realiza una revisión teórica actualizada del tema de investigación donde se describen aspectos tales como: Administración de inventarios, gestión de inventarios,  Inventario, Sistemas de Inventarios, Modelos de optimización de inventario, y costos de los inventarios

II: Caracterización del Objeto de Estudio.
En este capítulo se caracteriza la Tienda Automoción de DIVEP de Cienfuegos y se describe la situación actual en la gestión de inventarios, detectando sus principales deficiencias.

III: Aplicación de un Procedimiento para el Mejoramiento de la Gestión de Inventarios en Tienda Automoción de DIVEP de Cienfuegos.
Se aplica el procedimiento seleccionado para el Mejoramiento de la Gestión de Inventarios en la entidad objeto de estudio,  teniendo en cuenta las características de la misma, así como la actividad fundamental de negocios a la que se dedica.

Aplicación del procedimiento en la Tienda de Automoción de DIVEP de Cienfuegos

Este tiene como objetivo la aplicación del procedimiento descrito en el epígrafe anterior en la entidad objeto de estudio.
Clasificación de los productos según método ABC siguiendo el criterio de clasificación escogido en la Tienda de Automoción de DIVEP de Cienfuegos.
Para el estudio que plantea en la fase 1 del procedimiento se tomaron los productos que se mantuvieron a la venta durante los años comprendidos entre el 2008 al 2010. De ellos se toma la cantidad de unidades vendidas,  y el precio al costo (unitario). Estos valores se toman mensuales. La información obtenida fue introducida en Microsoft Excel. El total de productos que conformó la muestra es de 144.
El criterio seleccionado para la clasificación de los productos es el del costo total, el cual se menciona en el epígrafe anterior, escogiéndose este por la influencia directa que este tiene en el nivel de utilidades de la empresa, paso este que se recoge en la fase 2 del mencionado procedimiento.
Criterio: Costo total del producto (ABC clásico)
Se implementó el algoritmo propuesto en Microsoft Excel
De los 144 productos analizados sólo 14 fueron evaluados de A impacto lo que representa aproximadamente el 9.72% del total de la muestra, de B fueron clasificados 41 productos para un 28.47% y de C se clasifican 89 productos para un 61.81%. Los resultados de estos cálculos se muestran en la tabla 3.3.

La aplicación del procedimiento continúa solo para los artículos clase A porque son productos que presentan los costos más elevados dentro de la estructura del inventario; además de encontrarse estos dentro de los que se han mantenido en las existencias dentro del período analizado y han presentado ventas en cada uno de estos años.

Las siguiente etapa y tercera comprende la estimación de la demanda diaria de cada producto y la desviación estándar de la demanda.
En esta fase se procede al cálculo del coeficiente de variabilidad para clasificar la demanda en determinística o probabilística, los resultados de este análisis se muestran en la tabla 3.5.
Para calcular el coeficiente de variabilidad se toman los consumos d1, d2,..., d3 durante los 3 años en cada uno de los meses y por cada producto clase A seleccionado.
Los 14 productos clasificados como A presentan un coeficiente de variabilidad mayor que 0.2, por tanto debe aplicárseles un modelo probabilístico.
Determinar la ley de distribución de la variable en estudio.
Después de haber calculado el coeficiente de variabilidad, se procede a aplicar la próxima fase: estudio de la ley de distribución de probabilidad que sigue cada uno de los catorce productos que tienen un coeficiente superior a 0.2 y que por tanto tienen una demanda aleatoria, constituyendo esta la fase 4 descrita en el epígrafe anterior.
Se aplican pruebas estadísticas, es decir, supuestos acerca de la ley de distribución de probabilidad de la variable aleatoria que describe la demanda, para determinar los parámetros que caracterizan a dicha ley. Fue aplicada la prueba Kolmogorov – Smirnov debido a que el tamaño de muestra seleccionado es inferior a 100 observaciones. (Ver Anexo 5)
Los resultados en la aplicación de dicha prueba se muestran en la tabla 3.5.

En la tabla 3.6 se aprecia que en todos los productos la significación es mayor que el nivel de significación prefijado, y por tanto  no se rechaza Ho, o sea en todos los casos la variable demanda sigue una ley normal de distribución de probabilidades.
Cálculo de los costos asociados a modelos de Inventario.
En el Anexo 6 se encuentran todos los cálculos realizados con el apoyo de Microsoft Excel para determinar los costos asociados al manejo de los inventarios tal y como queda establecido en la quinta fase del procedimiento.
Cálculo del costo de ordenar un pedido:
En la tabla 3.7 se resumen los cálculos realizados para determinar el costo de un pedido por cada producto en la entidad.
Costos de Inventario:

  • Los costos de pedido de inventario.
  • Los costos de mantenimiento de inventario.

La suma de ambos costos resultan los costos totales de inventario, los que se convierten en elementos de suma importancia en el modelo, ya que el objetivo del cálculo óptimo es precisamente determinar el monto del pedido que los minimice.

Es preciso señalar que para realizar un pedido a los proveedores de la entidad no se produce gasto de material alguno, ya que estos se realizan por medios digitales cuyos gastos son asumidos por el grupo a nivel nacional a quien se subordinan.
Cálculo del costo de mantener una unidad de producto en inventario.
Los costos de mantener inventario incluyen los siguientes:
El costo de oportunidad que se genera por destinar recursos en la compra de estos.
El costo de refrigeración, en el caso de los productos que utilizan esta.
En el caso de la entidad no se refrigera ningún producto por lo que el costo de mantenimiento sólo está conformado por el costo de oportunidad que se calcula como el resultado del producto del costo unitario del producto y la tasa de interés para concebir préstamos bancarios a corto plazo.
En la tabla 3.8 se resumen los cálculos realizados para determinar el costo de mantenimiento unitario por cada producto seleccionado.
Cálculo del costo de mantenimiento anual por unidades:
Costo de mantenimiento anual común para todos los artículos.

Una vez obtenidos los costos asociados a los modelos de inventario se procede a seleccionar y aplicar dichos modelos en la entidad objeto de estudio, etapa descrita en la sexta fase previamente mencionada y desarrollada a continuación.
Como todos los productos presentan demanda probabilística y los proveedores no establecen restricciones en cuanto al período en cual se deben realizar los pedidos los modelos de inventario a utilizar son probabilísticos y estos pueden ser de cantidad fija o periodo fijo.
En el caso de los modelos probabilísticos con CV >0.2 se trabaja con los modelos de revisión periódica, Sistemas FOI y OR por ser los que más se adaptan a las condiciones de la política de inventarios de la empresa y ser los más útiles en el caso de la toma de decisiones por la dirección.
Para cada producto se hizo la corrida con Sistemas FOI y OR y se escogió casuísticamente el resultado que más se adapta a la realidad y cuyos resultados sean los más convenientes dentro de la optimalidad que expresan.
A continuación se explica brevemente el significado de cada uno de los sistemas probabilísticos estudiados:
Sistema FOI. Llamados Sistemas de políticas (R, S). Cada R unidades de tiempo se revisa el nivel de inventario disponible I y se hace un pedido para llevar el mismo a un nivel máximo calculado S, se pide S-I unidades. Estos sistemas permiten definir fechas de pedidos y reabastecimientos y son más fáciles de administrar.
Sistema OR. Llamados Sistemas de políticas (R, s, S). Cada R unidades de tiempo se revisa el nivel de inventario disponible I. Si I es menor o igual al punto de reorden s, se ordena completar el inventario hasta el nivel máximo S, es decir, se pide S-I unidades. En caso de que I supere al punto de reorden s no se realiza acción alguna.
Análisis de los modelos en cada uno de los productos.
Los resultados de la aplicación del modelo período fijo de reorden (FOI) y (OR) se muestran en el Anexo 7; en la tabla 3.9 se muestra un resumen de la aplicación del modelo FOI.
Para el producto Bomba Inyección se escoge el modelo FOI y la política sería revisar el inventario cada 36 días y realizar un pedido por la diferencia entre S= 18 unidades, y el nivel de inventario existente en el momento de la revisión. Seguir esta política tiene un costo anual de $ 522.76. La explicación de los restantes productos es análoga a la explicación anterior.
Es importante recordar que el uso de una política de revisión periódica implica un incremento en el costo total anual. Este es un resultado lógico. No se puede olvidar que en el modelo de cantidad fija el inventario de seguridad debe servir para hacer frente a la demanda durante el tiempo de entrega (λ), mientras que en el modelo de periodo fijo, el inventario de seguridad debe abarcar la demanda durante el periodo (λ+R), y por tanto los costos de almacenamiento son mayores.

Para el resto de los productos el modelo que aplica también es el FOI, ya que es a través de este que se producen los menores costos relevantes, es decir, en el manejo y mantenimiento del inventario.
Análisis de los resultados.
Finalmente como se define la fase séptima del procedimiento se procede a calcular el impacto económico de la investigación, comparando la política actual de la entidad con la política propuesta (R, S) en cada uno de los productos estudiados.
La tabla 3.10 muestra el cálculo del mencionado impacto económico; los costos en el manejo de los inventarios de la política actual se realizaron con el apoyo del WINQSB, como se puede ver en el Anexo 7.
Se puede apreciar que en todos los productos el costo de la política actual es mayor que el costo de la política propuesta, por tanto si la entidad aplica el procedimiento propuesto en esta investigación, puede obtener un ahorro monetario anual estimado en $ 234.38
De esta forma se comprueba la hipótesis inicial planteada en la introducción de este trabajo.

En este capítulo se realiza un estudio del procedimiento para el análisis de la política de inventario el cual se aplica para dar solución a las deficiencias detectadas. Para la clasificación de inventario se utiliza el método ABC que ubica los productos en función de su cantidad y su costo en el almacén.  Además se realiza un estudio de la demanda para identificar qué tipo de modelo a utilizar, siendo el Probabilístico. Se emplea el resumen de las pruebas de hipótesis de la normalidad, los costos en el manejo de los inventarios se realiza a través del WINQSB, donde se pudo apreciar que el costo de los productos de la política actual es mayor que la política propuesta por lo que si la entidad aplica el procedimiento propuesto en la investigación va a obtener un ahorro monetario anualmente de $ 234.38 comprobándose de esta forma la política planteada inicialmente.

CONCLUSIONES

Como resultado de este trabajo, se arriba a las conclusiones generales siguientes:

  • A partir de la evolución de la teoría de inventario en el ámbito internacional y en Cuba, se realiza un resumen teórico de los modelos de inventario más utilizados en la actualidad.
  • El procedimiento aplicado para mejorar la gestión de inventario presenta todos los pasos interconectados unos con otros para garantizar las decisiones integradas.
  • La aplicación del procedimiento en la Tienda de Automoción de DIVEP arroja como resultados que el 9.72% (14 productos) del total de los productos estudiados (144 productos) fueron clasificados de clase A. Los 14 productos seleccionados como A tienen demanda probabilística. El costo más relevante en todos los productos fue el costo de ordenar y se aplica el modelo (R, S) de inventario a los productos con demanda estocástica de la entidad.
  • El efecto del procedimiento se materializa en la disminución del costo, lo cual favorece los indicadores de rentabilidad en las entidades; en el caso de la entidad objeto de estudio la aplicación del mismo logra un ahorro monetario para el año 2012 de $ 234.38, demostrándose así el cumplimiento de la hipótesis del trabajo.

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