Observatorio de la Economía Latinoamericana

 


Revista académica de economía
con el Número Internacional Normalizado de
Publicaciones Seriadas  ISSN 1696-8352

 

Economía de Cuba

 

REDISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA DE PRODUCTOS LÁCTEOS ESCAMBRAY

 

Arelys Toledo Navarro
Adnely Yera Jacomino (CV)
ayera@ucf.edu.cu


 

RESUMEN

En las actuales condiciones de nuestra economía se impone de inmediato el perfeccionamiento de los instrumentos de dirección y en particular de aquellas herramientas que contribuyan a evaluar con mayor precisión u objetividad la gestión y el grado de cumplimiento de los principios del control interno, en particular en su vertiente técnico administrativa.

Desde la década de los 80 han sido abordadas diversas definiciones y conceptos con respecto al término Control Interno, en diferentes países desarrollados se comenzó a llevar a cabo una serie de acciones con el propósito de alcanzar un consenso a escala mundial y lograr establecer un marco para los conceptos de control interno que permitan una definición común del mismo así como la identificación de sus componentes.

En los últimos años se ha incrementado la necesidad de tener un buen Sistema de Control Interno en las organizaciones, debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, por eso, es resulta importante tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión. La implementación del control interno implica que cada uno de sus componentes estén aplicados a cada categoría esencial de la empresa convirtiéndose en un proceso integrado y dinámico permanente, como paso previo cada entidad debe establecer los objetivos, políticas y estrategias relacionadas entre si, con el fin de garantizar el desarrollo organizacional y el cumplimiento de las metas corporativas; aunque el sistema de control interno debe ser intrínseco a la administración de la entidad y busca que esta sea mas flexible y competitiva en el mercado.

Cada persona es un eslabón que garantiza hasta cierto punto la eficiencia y efectividad de la cadena, cabe destacar que la responsabilidad principal en la aplicación del control interno en la organización debe estar siempre en cabeza de la administración o alta gerencia con el fin de que exista un compromiso real a todos los niveles de la empresa.

El Control Interno ha sido diseñado, aplicado y considerado como la herramienta más importante para el logro de los objetivos, la utilización eficiente de los recursos y para obtener la productividad, además de prevenir fraudes, errores, violación a principios y normas contable, fiscal y tributaria.

En Cuba, al igual que el resto del mundo y adecuado bajo las características y condiciones propias, dada la necesidad de una definición única de Control Interno se traza la tarea de analizar con profundidad los lineamientos establecidos en el Informe COSO y mediante la Resolución No. 297/2003 del MFP, se instruye al Comité de Normas Cubanas para que establezca el concepto de control interno y las consideraciones necesarias al efecto pues los modelos vigentes con anterioridad se inclinaban hacia el Control Interno Contable y no abarcaban la organización en su conjunto, por lo que urge implantar un sistema de control interno que involucre a la organización como un todo, en busca de niveles de eficiencia y eficacia, de acuerdo a los parámetros que se exigen, así como en la generalización del sistema de control más allá del marco contable, y se adapte a las características de la entidad.

Situación problémica: Los cambios ocurridos en la economía cubana contemporánea han incidido en la necesidad de que las Entidades se introduzcan en un proceso de perfeccionamiento y como respuesta a estos, se han desarrollado métodos que permiten tener una visión global y estratégica de las organizaciones y de su entorno como punto departida para el éxito en la gestión.

En La Empresa Productos Lácteos Escambray como en otras entidades del país se han realizado diversas verificaciones al Sistema de Control Interno en las que se han detectado deficiencias que violan normas y procedimientos en los diferentes subsistemas, Tomando como base auditoría Financiera realizada en el 2009 por el Departamento Territorial de Auditoría del MINAL radicado en Villa Clara, señalando en el informe: Incumplimiento en las resoluciones 245/08 del BCC Normas bancarias para los cobros y los pagos , 20/09 del MFP en lo que respecta a faltantes y sobrantes, 235/05 MFP y otras asociadas a las Normas Cubanas Información Financiera, 297/03 del MFP señalando esta última en todos los componentes.

En Análisis parcial de los resultados de Tesorería y Cuentas por Cobrar de Auditoría Financiera que dio inicio el 11 de enero del 2010 la Contraloría General de la República radicada en Cienfuegos señala: se viola la Resolución 294/05 MFP que establece Normas Generales de Contabilidad, la 297/03 del MFP Control Interno en los componente Actividad de control, Información y Comunicación, Supervisión y Monitoreo y la Resolución 20/09 MFP de faltantes y Sobrantes. Por lo que considero imprescindible una revisión y adecuación del mismo con vistas a detectar faltas y fallas que ponen en peligro el correcto funcionamiento de la Entidad.

Al tenerse en cuenta lo expuesto con anterioridad se plantea como Problema de la investigación La no adecuación de un Sistema de Control Interno integrador que le permita a la entidad contar con un proceso preventivo para la obtención de resultados y de esta forma la toma de decisiones oportunas.

De acuerdo con el problema científico se asume como Hipótesis que con el rediseño del Sistema de Control Interno en función de las estrategias y estructura real de la Entidad se logra que la misma cuente con un Sistema de Control Interno integrador.

De acuerdo con el problema científico se traza como Objetivo General del presente trabajo el Rediseño del Sistema de Control Interno según la Resolución No. 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en La Empresa Productos Lácteos Escambray.

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Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:

Toledo Navarro y Yera Jacomino: "Rediseño del sistema de control interno en la empresa de productos lácteos Escambray" en Observatorio de la Economía Latinoamericana, Nº 149, 2011. Texto completo en http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2011/


DESARROLLO

Rediseño del Sistema de Control Interno.

Tras haber realizado el diagnóstico de la situación actual de la Empresa Productos Lácteos Escambray con el objetivo de detectar las fallas que presenta el Sistema de Control Interno de la misma se procede a realizar el rediseño de este sistema sobre la base de las deficiencias detectadas por componente se plantean una serie de medidas para su actualización.

Componente Ambiente de Control

Integridad y valores éticos

La Empresa de Productos Lácteos Escambray debe trazarse como meta que cada trabajador conozca los valores éticos y estos deben estar firmados como constancia de su análisis.

El reglamento disciplinario debe estar acorde con las exigencias actuales y las características de la entidad y puede ser actualizado siempre que sea necesario.

Para lograr que los trabajadores alcancen un total dominio de los aspectos más importantes del Reglamento Disciplinario la empresa deberá establecer cronogramas de capacitación para profundizar el conocimiento que tienen los mismos acerca de dicho Reglamento.

El Sistema de Control Interno de toda entidad debe ser analizado sistemáticamente en aras de mantenerlo actualizado, en La Empresa Productos Lácteos Escambray se deberá establecer éste análisis en el Consejo de Dirección dejando constancia de ello en sus actas.

Competencia Profesional.

Los dirigentes, funcionarios y demás trabajadores deben caracterizarse por poseer un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, implementación y mantenimiento del control interno.

Para complementar lo antes expuesto, en la entidad es necesario rediseñar el Plan de

Capacitación individual por cada trabajador en base a la disponibilidad real del personal.

Se le debe dar prioridad a las acciones de capacitación que permitan la formación de entrenadores que posibiliten que el Plan de Capacitación responda a las necesidades de la empresa en correspondencia con el mecanismo de preparación del Control Interno.

Buscar en organismos externos personal competente para cumplir el Plan de Capacitación de ser necesario. Realizar la Evaluación de Desempeño a cada trabajador trimestralmente para lograr una mayor efectividad de la misma.

Atmósfera de confianza mutua.

Lograr que todos los trabajadores ejerzan control permanente de los puestos de trabajo para que conozcan los avances y logros obtenidos. Que alcancen conocimiento general y completo del sistema de control interno y de la importancia de su contribución al logro de los objetivos organizacionales.

Comité de Control.

En cada entidad el Comité de Control debe estar constituido con el objetivo de vigilar el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno y su mejoramiento continuo, contribuyendo de esta forma positivamente al Ambiente de Control.

La empresa Productos Lácteos Escambray para alcanzar un desempeño efectivo de este Comité deberá diseñar un Plan de Acción donde se plasmen las comprobaciones, evaluaciones y verificaciones del Sistema de Control Interno tanto en las tareas relacionadas con las actividades continuas como puntuales en la entidad.

El Comité de Control deberá dejar evidencia documental de su funcionamiento mediante actas en las que se reflejen tanto el cumplimiento del cronograma de reuniones del comité como la constancia de las verificaciones realizadas para llevar a cabo el Plan de Acción.

Componente Evaluación de Riegos

Identificación y estimación del riesgo:

En toda entidad se deben identificar los riesgos relevantes que enfrenta la misma en el logro de sus objetivos, y para ello hay que llevar el Mapa de Riesgo el cual como herramienta metodológica permite hacer un inventario ordenada y sistemático de los riesgos, definiendo en primera instancia los riesgos, posteriormente presentando una descripción de cada uno de estos y finalmente definiendo las posibles consecuencias. Para ello se aplicaron dos grandes grupos de temáticas, uno con temáticas de actualidad tales como: estructura organizativa, métodos y estilos de dirección, recursos humanos, evaluación y control de riesgos, contratación económica, seguridad informática, información y comunicación, aspectos legales, acceso a la entidad, Y otro con temáticas tradicionales como efectivo en caja, efectivo en banco, ingresos, inventarios, activos fijos tangibles, nominas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, finanzas, costos y gastos, precios y tarifas. a todas las áreas que no se ha aplicado en su totalidad , en las aplicadas se puede determinar su origen ya sea interno, es decir; provocados por la empresa teniendo en cuenta la actividad específica o sus características internas en el funcionamiento, como externos que son los elementos fuera de la organización que afectan, en alguna medida, el cumplimiento de sus objetivos. Una vez identificados los riesgos, deberán ser estimadas la frecuencia con que se presentaran y la pérdida que los mismos pueden ocasionar. Para obtener una mejor evaluación de los riesgos y tomar todas las medidas necesarias en su prevención y de ocurrir minimizar su impacto.

Componente Actividades de Control

Para el análisis de este componente se tuvieron en cuenta los Elementos Claves al presentarse dificultades en algunos de ellos por lo que se deberá tener en cuenta las siguientes medidas en correspondencia con dichas dificultades.

Elemento Clave I- Gestión Financiera.

Cuentas por Cobrar y por Pagar

Las gestiones de cobro deberán efectuarse de forma personal y dejar evidencia mediante documento firmado y acuñado por el cliente como constancia de reconocimiento de la deuda y de su posible fecha de pago y a su vez los expedientes tienen que tener toda la documentación reglamentada y cuando una factura es cobrada tiene que constar el número de documento, fecha y la palabra cobrado. Las Suma de los documentos archivados en los mismos tienen que coincidir con el saldo del submayor y Mayor.

Separar las funciones de la persona que factura y la que rebaja el submayor, y a su vez ejercer la rotación del personal en puestos claves.

Inventarios

El personal que realiza los conteos del 10% y a finales de mes a los inventarios, queda probado que no se realizan con el rigor necesario, debe rotar el mismo y tomar medidas para erradicar dichas diferencias en los almacenes.

Activar las gestiones para la eliminación de los inventarios ociosos por exceso o por desuso y controlarlos separados.

Activos Fijos

Establecer el registro adecuado y oportuno de los hechos económicos, tomar todas las medidas necesarias para una correcta ubicación de los activos.

Mantener estricto control en el destino final de las bajas de los Activos Fijos Tangibles y en caso de Desmantelación establecer un personal designado para ello y dar evidencia del destino de las partes.

Combustibles

En los contratos de vehículos con otras empresas se deben tener en cuenta todas las cláusulas especificando en ellas la entidad que asignara el combustible existiendo la certificación del índice de consumo aprobado necesario para lograr un control de los portadores energéticos.

Los auxiliares de tráfico tienen que completar el primer renglón de la Hoja de Ruta, exigir y revisar momento de su recepción que todos los chips de Diesel y Gasolina cuenten con los datos la matricula del vehiculo utilizado y la firma del chofer.

Cuentas Por Cobrar

Las actas de conciliación de las facturas pendientes de cobro las realizan los gestores deben archivarse en el expediente del cliente que corresponda garantizando el respaldo documental en las ventas realizadas, para poder proceder correctamente en caso de incumplir el compromiso de pago de lo pactado.

Cuentas por Pagar

Los expedientes de pago deben estar confeccionados correctamente separando las facturas pagadas de las pendientes de pago plasmando la palabra pagado en cada una de ellas la fecha y el número del documento de pago. Las sumas de las facturas deben coincidir con el submayor específico que muestra a su vez la suma de los clientes y el cuadre con el mayor.

Análisis y Conciliaciones.

La empresa deberá dejar mensualmente documental del cuadre de los submayores de los sistemas de Nómina, Activo Fijo, Inventario así como de las cuentas que por su desglose poseen submayores con el Mayor General.

Elemento Clave IV-Tecnologías de la Información.

La Empresa Productos Lácteos Escambray debe trazarse un plan de medidas encaminado a darle cumplimiento a Resolución 127/07 del Ministerios de Informática y las Comunicaciones y a su vez solicitar la certificación del sistema computarizado utilizado para la confección de las nóminas, de no ser posible la certificación del mismo entonces deberá evaluar la posibilidad de utilizar otro sistema que cumpla con los requerimientos necesarios.

Componente Información y Comunicación.

Toda entidad debe disponer de una corriente fluida y oportuna de la información relativa a los acontecimientos internos y externos.

Además de una buena comunicación interna, es importante una eficaz comunicación externa que favorezca el flujo de de toda la información necesaria.

Componente Supervisión y Monitoreo

La dirección de la empresa y cualquier funcionario que tenga a su cargo un área de la misma debe evaluar periódicamente la eficacia de su Sistema de Control Interno y comunicar los resultados ante quien es responsable. Un análisis periódico de la forma en que ese sistema esta operando le proporcionará, al responsable, la tranquilidad de un adecuado funcionamiento o la oportunidad de su corrección y fortalecimiento.

Para lograr cumplir con exactitud lo antes expuesto, en la Empresa Productos Lácteos Escambray cada área de responsabilidad deberá emitir con la periodicidad que determine el Comité de Control, y esta no debe ser menos de una vez por semestre; un informe de la situación del Control Interno y del cumplimiento de las medidas contempladas en el Plan de Prevención. Dichas acciones de control proporcionan recomendaciones para fortalecer el sistema de Control Interno, brindarles información a los trabajadores acerca del funcionamiento del mismo, y las fallas que pudiera tener y de existir como resolverlas.

Tratamiento de las deficiencias detectadas:

La empresa tiene que dejar evidencia documental del análisis de los resultados de las acciones de control realizadas en el consejo de Dirección, y tomar estas como base para la actualización y adecuación del plan de prevención de la empresa a partir de los nuevos riesgos y deficiencias detectadas en acciones de control, vinculadas con indisciplinas, ilegalidades o manifestaciones de corrupción y Adoptar de inmediato las medidas necesarias ante cualquier desviación o irregularidades de la administración de los recursos o el incumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

El Director General como máximo responsable debe chequear sistemáticamente el trabajo del Comité de Control procurando así que el mismo cumpla con su función adecuadamente.

El Plan de Acción debe hacer énfasis en el control del cumplimiento del Plan de Medidas elaborado como respuesta a las deficiencias señaladas por las distintas inspecciones realizadas a la entidad.

CONCLUSIONES

Partiendo de los resultados del diagnóstico que se había realizado y a las auditorías efectuadas en la Empresa de Productos Lácteos Escambray se realizó el Rediseño del Sistema de Control Interno de acuerdo a la Resolución 297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios contribuyendo a elevar la calidad del mismo y de esta forma una conducción ordenada de las actividades de la organización.

BIBLIOGRAFÍA

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