Observatorio de la Economía Latinoamericana

 


Revista académica de economía
con el Número Internacional Normalizado de
Publicaciones Seriadas  ISSN 1696-8352

 

Economía de Cuba

 

ANÁLISIS DE AUDITORIA

 

Tania Rosa Vega Fernández (CV)
Francisco Manuel Pérez Díaz
trvega@ucf.edu.cu

 

Resumen

El trabajo se realizó en la unidad Presupuestada Electromedicina Provincial, donde se realizo investigaciones en la disciplina de Auditoria con el objetivo de implementar conceptos de las asignaturas Costo para el Control y la Toma de Decisiones, Administración Financiera Gubernamental y Auditoria de Gestión, llevando a cabo todo lo relacionado con ellas en esta entidad. Con este trabajo se pudo presentar el organigrama donde se logro demostrar la disposición de las actividades y el informe de los gastos, logrando que fluya la información de abajo hacia arriba o viceversa a través de su clasificación funcional, analizando las diferentes alternativas que hallan conllevado a la toma de decisiones con la posibilidad de hacer o comprar un producto realizando los pagos de los tributos y haciendo un análisis profundo en el departamento de recursos humanos con el fin de definir cuales son las principales actividades que obstaculizan la eficiencia de dicha actividad.

Palabras claves: Análisis de Auditoria para la disposición de las actividades


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Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato

Vega Fernández y Pérez Díaz:  "Análisis de auditoria", Nº 132, 2010. Texto completo en http//www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2010/vfpd.htm


INTRODUCCIÓN

En el año 1961 por orientación del Comandante en Jefe se crea por la Dirección Regional de Salud de Las Villas un taller mantenimiento para atender los servicios técnicos de los equipos médicos con que contaba la región, este taller se inició con seis compañeros los cuales en ese momento atenderían los servicios de bombas de agua, plantas eléctricas, refrigeración, equipos automotores y todo el equipamiento medico de la región. En 1964 se crean a nivel nacional los centros de electromedicina y se comienzan a impartir cursos de técnicos en la especialidad de electromedicina, ya en 1966 se incorporan nuevos compañeros. En el año 1976 después de la división político administrativa se crea en nuestra provincia el taller provincial y continúan la incorporación de nuevos compañeros ya graduados como técnicos para atender esterilización y dentales los primeros técnicos en la especialidad. Se crea en 1986 después de cumplir innumerables tareas el CENTRO PROVINCIAL DE SERVICIOS DE ELECTROMEDICINA con una plantilla de 46 trabajadores, los cuales iniciaron con su esfuerzo la construcción del actual local que ocupamos hoy desde 1995.En la actualidad la entidad cuenta con 87 trabajadores y es una unidad presupuestada por lo que pertenece a la cuenta única de Tesorería lo que indica que centraliza en una sola cuenta la totalidad de los recursos y a partir de las disponibilidades asume los pagos del sector público con el propósito de hacer más eficiente la gestión financiera.

DESARROLLO

Es necesario que en cada unidad o empresa se implemente un sistema de reporte que esté de acuerdo con las responsabilidades organizacionales. Este sistema de reporte debe contribuir al uso efectivo de los recursos y la medición de ejecución administrativa. La transmisión de las metas y objetivos de la gerencia a través de la organización en forma de responsabilidades. Asignadas a una base para identificar las áreas de responsabilidad los contadores gerenciales deben suministrar un informe contable y de reporte que acumulen e informen sobre los ingresos aprobados, gastos, activos, obligaciones e información cuantitativa relacionada para los gerentes. Estos tendrán mejor control sobre tales elementos. Cuando una unidad, empresa o compañía crece, la alta gerencia tiene que revaluar continuamente, reorganizar y quiéralo o no delega muchas de sus responsabilidades entre los gerenciales de nivel medio y nivel bajo. En el punto donde es deseable es necesario separar unidades físicas de la organización por lo que la alta gerencia tiene que decidir como dividir las responsabilidades y las actividades y como coordinar los segmentos de centralizados.

La Unidad Presupuestada Electromedicina Provincial está clasificada como un enfoque funcional donde la unidad se organiza según las funciones principales como protección, departamento económico, departamento de Recursos Humanos, Informática, Control en Gestión de la Calidad y por otro lado servicios técnicos y administración. Por lo que el control está centralizado en la dirección. Los empleados de servicios técnicos y administración informan hacia arriba desde el nivel más bajo hasta la dirección. Las desventajas consisten en que las decisiones claves deben tomarse arriba en la dirección, que muchas veces se solucionan en 72h, otras toman un largo proceso en dependencia al grado que tengan .En el Enfoque Funcional se incluye un organigrama para demostrar la disposición de las actividades y los informes de costo para ilustra la forma de reportar los costos en cada nivel. Por lo general cuanto más alto sea el nivel más condensado será el informe. (ANEXO1)El informe del director mostrará los gastos de la dirección según la categoría de gastos y luego el total por cada departamento o grupo que informa directamente. El director discutirá cualquier pregunta relativa a los costos de un departamento o grupos con la económica de la unidad, esta compañera es la encargada de realizar el plan de gasto de la economía para el año entrante por lo tanto el presupuesto de gasto se elabora, se ejecuta y se controla a todos los niveles por el Estado, aprobado por la Asamblea Nacional del Gobierno Provincial, Gobierno Municipal ,y tramitado a través de la ONAT que es la Organización Nacional de Administración Tributaria (VER ANEXO 2) Por ser una Unidad Presupuestada es necesario utilizar bien nuestro presupuesto, por lo que debemos analizar diferentes alternativas que hallan conllevado a la toma de decisiones para aprovechar y utilizar mejor nuestro presupuesto . la unidad tiene la posibilidad de escoger entre producir partes internamente o comprarla a un proveedor externo por lo que estamos en presencia de tomar una decisión de hacer o comprar. Los componentes manufacturados pueden producirse a un costo, incrementar más bajo que los cargados a los proveedores externos. La unidad puede en ocasiones producir tan económicamente como el proveedor y puede obtener la utilidad que un proveedor normalmente ganaría. Los costos fijos asignados permanecen invariables en total aunque los componentes se compren o se fabriquen internamente .Son irrelevantes en la decisión de hacer o comprar .Existen costos futuros que se incurrirán .Si una inversión de capital a fin de hacer el componente de los costos adicionales ya sean fijos o variables deben ser tenidos en cuenta en la alternativa de hacer, un factor cualitativo que el gerente o director debe considerar es la habilidad si es cierto curso de acción se seleccionan. Una compañía, empresa o unidad puede hacerlo mejor concentrándose sobre las áreas donde tiene capacidad, unidad y una historia de experiencia.(ANEXO 3 ejemplo decisión de Hacer o Comprar).

 Tributo : es el pago al estado como parte de un deber social para cubrir los gastos en que se incurran con el fin de satisfacer los requerimiento de la sociedad los cuales se establecen basados en principios de generalidad y equidad de la carga tributaria en correspondencia con la capacidad económica de las personas obligados a satisfacerla, además de ser medir para recaudar ingresos han de constituir instrumento de la política económica general y responder a las exigencias del desarrollo económico social del país. Los tributos pueden consistir en impuestos, tasas y contribuciones.

 Impuesto: Es el tributo exigido al obligado a su pago, sin contraprestación específica con el fin de satisfacer necesidades sociales.

 Tasa: Es el tributo por el cual el obligado a su pago recibe una contraprestación de servicio o actividad por parte del Estado.

 Contribución: Es el tributo para un destino específico, determinado, que beneficia directa o indirectamente al obligado a su pago.

Según la Ley 73 del Capitulo del Impuesto Sobre Utilidades VER ANEXO 4

En la entidad tenemos como obligación de pago de impuesto terrestre tres vehículos:

1. Moto

2. Moto sidecar

3. Automóvil.

VER ANEXO 5

El Impuesto por la Utilización de la Fuerza de Trabajo las demás obligaciones tributarias establecidas en esta Ley, hace que los resultados de su gestión en el año fiscal se reviertan negativamente, el referido Ministro queda facultado para conceder las exenciones o bonificaciones que así se requieran. Se realiza una tabla del total de trabajadores del centro reflejando las ausencias y pagando la obligación de pago del impuesto sobre la fuerza de trabajo. VER ANEXO 6

El impuesto por la utilización de la fuerza de trabajo se debe pagar en los primeros diez días del mes de no realizarse el pago en tiempo se le aplica una multa. En nuestra entidad al confeccionar el modelo TH-71 para pagar el impuesto sobre la fuerza de trabajo tuvimos un error en la confección de este y sin darnos cuenta lo tramitamos hacia la ONAT, allí lo rechazaron por un error en el importe. Esto sucede un viernes por lo que hubo un fin de semana por medio al confeccionarse el lunes ya el TH cae fuera del término de la fecha acordada para el pago del mismo, al tener la ONAT tres días de tramitación de este. El jurídico de la ONAT decidió multar al responsable por realizar el pago en el término no acordado pagando una multa de 500 cuotas de a $1.00 en moneda nacional.

En la auditoria de Gestión se pueden detectar procesos operativos obsoletos, recursos ociosos o faltantes, deficiente calidad en los recursos empleados, tareas faltantes pendientes a mejor proceso, falta de estándares, demoras o atrasos en procesos productivos, cuellos de botellas o cajas negras en algunos puntos de los procesos, deficientes sistemas de información, deficiencia en el cumplimiento de los objetivos, controles defectuosos. Nos proporciona algunas ventajas:

 Descarga obligaciones importantes dedicándose a asuntos no delegables.

 Extiende a la función auditora a toda la empresa.

 Asegura información detallada.

 Habitúa a los empleados a trabajar con órdenes y métodos.

 Obliga a la empresa a replantar situaciones.

Por lo que podemos decir que la Auditoria de Gestión ayuda a la administración a reducir los costos y aumentar utilidades, aprovechar mejor recursos humanos y materiales para lograr los objetivos para los que fue creada la empresa. Esta auditoria examina objetivos, planes métodos y política, la estructura orgánica de la empresa uso de sus recursos físicos y humanos. Informa sobre la eficiencia o ineficiencia de la actuación administrativa con el objetivo de aumentar la calidad, resaltar oportunidades eliminar desperdicios y pérdidas observar la realización de los controles, asegurarse que las políticas y procedimiento sean bien cumplida, vigilar los planes y objetivos de la empresa, estudiar con amplio sentido de colaboración nuevas ideas e innovaciones que conduzcan a la excelencia administrativa.

Se efectúa un análisis de gestión en la subdirección de recursos humanos con el fin de definir las principales actividades que obstaculizan la eficiencia de dicha actividad evaluando para esto el mes de mayo. Durante la primera etapa de exploración y examen preliminar recogimos la siguiente información:

-Estructura organizativa y funciones

1-Especialista principal en gestión de Recursos Humanos

2-Técnico (a) en gestión de Recursos Humanos

3- Un operador de Micro computadora

– Se revisaron documentos y se contactó que existe por escrito los objetivos y misión del área.

 La política de este departamento está normada en la Ley # 9 Código del trabajo, esta ley abarca contratación laboral, ley 13 de protección e higiene del trabajo, la capacitación técnica la seguridad social y la solución de conflictos etc. Además existen otras resoluciones que rigen la normalización, organización del trabajo, los salarios y otras dictadas específicamente para esta actividad por el ministro de salud. Se examinan los planes de trabajo

 La jefa de departamento es graduada: Ciencias Sociales.

 En cuanto a la planeación de la necesidad de fuerza laboral ya sea por apertura o baja está a cargo de la jefa del departamento, estas plazas en ocasiones se ponen en convocatoria y son cubiertas en un plazo de 10 días.

 Referente a la capacitación están confeccionados los planes llevando a cabo su cumplimiento y control

 Las evaluaciones de los trabajadores se realiza mediante la evaluación del desempeño de forma mensual y realizada por el jefe de inmediato

 Una de las principales dificultades que aquejan al personal es la ausencia de transporte para su traslado en muchos casos desde lugares lejanos

 Los trabajadores poseen comedor obrero con categoría de restaurante, excelente servicio y buena alimentación

 Además estos poseen los medios de protección indispensable para desempeñar su trabajo

 Se revisa reglamento interno donde se puntualizan: la jornada de trabajo.

Se creo el grupo de trabajo para aplicar la implementación de las Resoluciones No.187 y No. 188 del Ministro de Trabajo y Seguridad Social.

 El uniforme es de uso obligatorio así como los overoles

 No se pueden recibir visitas al centro

 Si la tarjeta no se encuentra debidamente firmada no se realizara el pago

 Cuando exista una plaza vacante se pondrá en convocatoria en término de 7 días.

En las nominas se cumplen las regulaciones establecidas por el Ministerio de Finanzas y Precio.

Con relación a los accidentes de trabajo que han tenido lugar en la unidad se tiene la siguiente información:

Periodo Cantidad Horas Número de TrabajadoresMayo 200647223Mayo 200725622Mayo 20081820

Las impuntualidades se controlan y en el mes de mayo por concepto de llegadas tardes se afectó la organización y realización del trabajo en 65 minutos por lo que las personas que incurrieron en ellas fueron penalizadas según reglamento.

Se recibió reporte de ausencia y tiempo trabajado

Resumen

CódigoConceptoAusencias(Horas26Certificado Médico4828Licencia sin sueldo3230Ausencia injustificada3229Ausencia Justificada6433Movilización Militar5634Circulo Infantil48Total280

Tiempo laborable del mes (24días) 1152horas

Capacidad disponible 1122horas

Capacidad no utilizable 280horas

Capacidad utilizable 842horas

El índice de ausencia para el mes es de 2%

Cuestionario: Reclutamiento, Selección, Contratación y Capacitación SINO-¿Posee conocimientos el responsable de Recursos Humanos para desempeñar su trabajo?x-¿Llenan los aspirantes una solicitud que consiguen sus datos personales y lo relativo a la escolaridad especialización y referencia en su trabajo? x-¿Se realiza a los aspirantes una entrevista formal?x- ¿Se realiza examen Médico?x-¿Se realizan pruebas psicometrías?x-¿Se les brinda posibilidades de capacitación y adiestramiento a aquellas personas que lo soliciten?x-¿Las posibilidades de capacitación se le asignan a los trabajadores que mas lo necesitan?x-¿Es adecuado el procedimiento que se sigue para la autorización y aprobación de nuevas plazas?x-¿Para otorgar una plaza vacante se tiene en cuenta las siguientes consideraciones?

 Tiempo de solicitud

 Conocimiento

 Antecedentes

 Experienciax-¿Periódicamente se efectúan evaluaciones del desempeño?x-¿Existe un programa para evaluación del rendimiento?x-¿Se recalifica el personal existente en la unidad?x-¿Los trabajadores que comienzan a brindar sus servicios en la unidad para convertirse en trabajadores fijos pasan 6 meses a prueba?x

Cuestionario de administración del personalSINO¿Se dispone de plantilla actualizada en cada área de la unidad?x¿Se controla diariamente la entrada y salida del personal?x¿Se controlan las impuntualidad? x¿Se realiza oportunamente los reportes correspondientes a nomina, alta, bajas, inasistencias, impuntualidad y subsidios?x¿Es correcto el tratamiento para pagar por concepto de subsidio?x¿Cada departamento cuenta con un responsable para la autorización de licencias, permisos y vacaciones.x¿Se cuenta con un sistema de nóminas computarizado?x¿Se conceden licencias por problemas personales? x ¿Es adecuado el tratamiento que se sigue para el pago de salario por concepto de licencia de Maternidad? x

Cuestionario de Estructura OrganizativaSINO-La estructura organizativa permite el entrenamiento en el puesto de trabajo para satisfacer nuevos inmediatos y futurosx-Se entrenan sustitutos de personal para mantener la continuidad de las operacionesx-Gozan la unidad de niveles de empleo estable que minimicen el x

problema de la sustitución de la mano de obrax

Cuestionario de ComunicacionesSINO-Se comunican las recomendaciones para adelantar el personal adecuadox-Comunican la dirección de manera dirigente la apertura de nuevos trabajos de forma interna antes de hacerlo afuerax

Cuestionario de Remuneración del personalSINO-Es adecuada la comunicación entre la administración del personal y el área que posee el pago x-Tiene el área de pago condiciones segurasx-Se cumplen los requisitos cuando se cobra por ordenx-Se encuentran establecidos los limites de día para efectuar el pago x-Se reintegran en el tiempo establecido los salarios no cobrados x

Cuestionario sobre el comportamiento del clima oralSINO-Existe cordialidad entre los miembros de la organización x-Constituye la satisfacción una característica de esta organizaciónx-Se estimulan a los miembros xSu organización es ordenada xSe pone énfasis en las responsabilidades personales xPermite la organización desarrollar personal creativo y habilidadesxExiste gran motivación en el trabajo por la organización x

Conclusiones

 La entidad presenta un organigrama con enfoque funcional el cual le permite desempeñar sus principales funciones con una buena preparación y estrategia para la toma de decisiones. Realizando así un análisis del comportamiento de los gastos con relación al presupuesto acordado y aprobado .lo que le permitirá a la empresa una buena preparación para el año.

 Se realiza el pago de los impuestos, pero hubo una deficiencia, por el impuesto de la fuerza de trabajo el cual se atraso el mismo por una mala confección de la persona responsable de dicho trabajo, teniendo en cuenta la obligación de estos pagos según lo regulado en la ley # 73.

 La entidad se puede clasificar con una categoría de Eficiente por la realización de las actividades sin presentar obstáculos en las mismas.

RECOMENDACIONES

La Unidad debe trabajar basándose en el perfeccionamiento y cumplimiento de la actividad económica logrando que se implemente la Resolución 297/03 con la aplicación correcta de todos sus componentes (Ambiente de Control, Actividad de Control, Evaluación de los Riesgos, Información y Comunicación, Supervisión y Monitoreo)

BIBLIOGRAFÍA

Documentos y archivos de la Entidad Presupuestada Electromedicina Provincial

Ley #73.

Resumen de notas de las siguientes asignatura.

Costo para el Control y la Toma de Decisiones,

Administración financiera Gubernamental y Auditoria 3 (Gestión).


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