Observatorio de la Economía Latinoamericana

 


Revista académica de economía
con el Número Internacional Normalizado de
Publicaciones Seriadas  ISSN 1696-8352

 

Economía de Cuba

 

METODOLOGÍA PARA LA APLICACIÓN DEL PLAN DE SUPERVISIÓN Y MONITOREO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA AGENCIA GENERAL DE SEGURIDAD Y PROTECCIÓN DEL MINISTERIO DEL TRANSPORTE

 

Jorge Agustín Moya Guerrero
Agencia de Seguridad y Protección del MITRANS
informatica.alicia@ettvcl.co.cu
 


INTRODUCCIÓN

En cumplimiento de lo dispuesto en la Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba y en virtud de instrucción del Consejo de Ministros al Comité de Normas Cubanas de Contabilidad, en el propósito de dotar al país de una definición común de Control Interno que respondiera a los intereses de todas las partes y facilitara la comunicación y unificación de expectativas para el alcance del propósito de establecer fuertes restricciones financieras que posibilitaran el control oportuno y eficaz de la actividad económica y que el uso eficiente de los recursos fuera interno al mecanismo de gestión y no dependiera, únicamente, de comprobaciones externas, en situaciones de una economía con un mayor grado de descentralización y mayor vinculación con las exigencias de la competencia internacional, el Ministerio de Finanzas y Precios emitió con fecha 23 de diciembre del 2003 y dispuso la entrada en vigor el 14 de diciembre del propio año, de la Resolución No.297, la que establece las Definiciones de Control Interno, así como el Contenido de sus Componentes y Normas.

El control interno ha carecido, durante muchos años, de un marco referencial común, generando expectativas diferentes entre empresarios y profesionales, a partir de la extensión del concepto de control como exclusiva obligación y competencia de los directivos y especialistas de las áreas económicas, con un reflejo amplio de normativización centrado en disposiciones legales que implicaban a sus actores, no sólo en su calidad de registradores contables de hechos y transacciones, sino en la dirección y planeación estratégica soportada en resultados económicos, como responsables universales del universo operacional, con implícito marginamiento del resto de los protagonistas empresariales en el proceso de toma de decisiones y el consecuente distanciamiento de las responsabilidades individuales con los resultados colectivos y en su entramado subliminal, el subyacente descontrol administrativo.
 

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Moya Guerrero, J.A.: “Metodologia para la aplicación del plan de supervisión y monitoreo del sistema de control interno en la agencia general de seguridad y protección del ministerio del transporte" en Observatorio de la Economía Latinoamericana, Nº 116, 2009. Texto completo en http//www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2009/jamg.htm


Tal problemática, abordada en el entorno internacional a partir del llamado Informe COSO (Committee of Sponsoring Organization), resultó la conclusión del esfuerzo mancomunado desplegado por una Comisión de Organizaciones Patrocinadoras de la constituida Comisión Treadway, como el American Institute of Chartered Public Accountants (AICPA), el Financial Executives Institute (FEI), The Institute of Internal Auditors (IIA), The Institute of Management Accountants (IMA), y la American Accounting Association (AAA), en cuyo seno, el Control Interno fue sometido a un riguroso estudio y de cuyas premisas básicas surgió el deslindamiento, en el escenario de una empresa y con independencia de su régimen de propiedad estatal o privada, de un conjunto de Cinco Componentes, en las que se agrupan Treinta y Cinco Normas, como actividades interrelacionadas que, en su integración, simulan una estructura piramidal de control que concluye, en su ápice, en la erección de un sistema de controles endógenos con empleo de metodologías y técnicas de auditoria encaminadas a la renovación permanente de la validación de resultados asumidos por la dirección de cada organización, ratificándose los positivos o congruentes con los criterios de medida de eficacia, eficiencia y calidad preestablecidos y modificándose aquellos incongruentes, con resultados negativos, en una dinámica de cambios permanentes propulsados por el accionar interno, sin la expectativa de cambios originados por comprobaciones externas.

Por ello en la Resolución No.297/2003, del Ministerio de Finanzas y Precios, el objetivo estratégico resultó el establecimiento de una definición de Control Interno, sin antecedentes normativos en el país.

Es por ello que podemos afirmar que el Control Interno es un proceso integrado por un conjunto de mecanismos, sistemas, procedimientos y normas que aseguran una eficiente gestión de la entidad, la consecución de sus objetivos y el mantenimiento de su patrimonio, en un ambiente de participación e integración de todos aquellos que lo emplean y con los que se relacionan: clientes y proveedores.

La definición de Control Interno anterior refleja los siguientes conceptos fundamentales:

El Control Interno es un proceso, donde se lleva a cabo un grupo de acciones estructuradas, integradas y coordinadas, que están encaminadas a la consecución de un fin. El mismo tiene un mayor grado de eficiencia cuando están insertados a los procesos y se complementan como parte indisoluble de la entidad.

El Control Interno es realizado por las personas en cada nivel de la entidad, pues desde la dirección de la entidad hasta el último trabajador deben sentirse partícipes del mismo y de este modo, cada uno de ellos podrá adquirir un alto grado de conciencia en el momento de evaluar los riesgos, aplicar controles y estar en condiciones de responder adecuadamente a ello.

El Control Interno solamente va a proporcionar un grado razonable de seguridad a la administración de la entidad, por lo que conociendo sus limitaciones, se podrá garantizar la consecución de los objetivos, resumidos en la confiabilidad de las informaciones como garantes de la correcta toma de decisiones, el alcance de eficiencia, eficacia y economía en las operaciones, el ahorro de los recursos materiales, financieros y humanos y el cumplimiento de lo legalmente establecido para cada actividad.

Ante la exigencia de aplicar los principios expuestos en la Resolución No.297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios, el presente trabajo pretende demostrar la valía que en tal proceso representó el aspecto metodológico o formal, al resultar consensual entre la comunidad directiva del Ministerio del Transporte la adversa circunstancia que ello supuso en todo el proceso previo de implantación o aplicación de 2 años, según se tratare de entidades con el perfeccionamiento empresarial aprobado o de 1 año y en tal sentido, conformar procedimientos que resultaren de fácil comprensión y que, a la vez, garantizaran el cumplimiento de las 35 Normas y 5 Componentes a partir de su descodificación metodológica de los principios, preceptos y códigos conductuales en que se basan y en tal propósito, el trabajo se enfocó en la elaboración de una metodología que posibilitara su aplicación en los diferentes niveles de la organización, partiendo de las características estructurales que asume la Agencia General de Seguridad y Protección “Senén Casas Regueiro”, del Ministerio del Transporte, con una Dirección General radicada en la ciudad de La Habana y la Dirección del Territorio Centro, con alcance para las Agencias de las provincias de Matanzas, Cienfuegos, Villa Clara y Sancti Spíritus y radicada en la ciudad de Santa Clara, lo cual impuso el desarrollo de un amplio proceso de capacitación del personal, en correspondencia con la máxima legal de que el Control Interno es un proceso que implica a todo el personal, liderado por la dirección de la entidad.

Aún cuando los procedimientos que se expondrán en el presente trabajo se integran a una misma norma legal, el marco teórico específico de cada una de las 35 Normas impuso la realización de un estudio de complementación o de adecuación de la esfera de actuación de cada Norma, en el contexto de una empresa estatal cubana, ante la necesidad de dotar a cada Norma y Componente de la Resolución No.297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios, como expresión de derecho sustantivo, de las leyes, decretos leyes, decretos, resoluciones ministeriales y normativas internas de la administración en la Agencia General de Seguridad y Protección ( AGESP) del Ministerio del Transporte, aplicables por su carácter de derecho adjetivo o de aplicación especifica y de lo cual se derivaron las normas legales de carácter referativo siguientes, en correspondencia con sus Normas y Componentes correlativos:

COMPONENTE DE AMBIENTE DE CONTROL

Norma de Integridad y Valores Éticos

- Código de Ética de los Cuadros del Estado Cubano.

- Código de Ética Ramal.

- Compromisos éticos suscritos por todos los trabajadores.

- Evidencias de la sistematicidad en el estudio del Código de Ética de los Cuadros del Estado Cubano en Consejos de Dirección, Asambleas Generales de trabajadores.

- Acuerdo 200/2003 del CECM 16 Lineamientos para el enfrentamiento a las indisciplinas e ilegalidades.

- Evidencias de hechos en los que las indisciplinas e ilegalidades se enfrentan en la entidad.

- Manual de Control Interno AGESP.

- Procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Norma de Competencia Profesional

De las personas naturales:

- Resolución No.8/2005 “ Reglamento General Sobre Relaciones Laborales”.

- Resolución No.28/2006 del MTSS “ Sobre el Proceso de Implantación de Nuevos Cargos, Principios de Idoneidad y Capacitación Requeridas”.

- Procedimiento Sistema de Gestión de la Calidad.

- Reglamento Funcional de la entidad.

- Resolución No.21/2007 del MTSS.

De las personas jurídicas:

- Resolución No.42/2002 del MINJUS, Sobre el status jurídico de las entidades y documentos rectores exigibles.

- Decreto Ley 229/2002 “Sobre los Convenios Colectivos de Trabajo”.

- Resolución No.467/2006 del MAC, “De las Auditorias de Cumplimiento”.

- Manual de Control Interno de la entidad.

- Resolución 26/2006 del MAC 8/2005 y 26, 27,28 y 29 del 2006 y 21/07 del MTSS.

- Decreto Ley No.186/98”Sistema de Seguridad y Protección” y su Reglamento Resolución No.2/2001 MININT.

Norma de Atmósfera y Confianza Mutua

- Reglamento Funcional de la entidad.

- Manual de Control Interno.

- Precisión documentada de los estilos y métodos de dirección aplicados en las diferentes áreas de la entidad.

- Convenio Colectivo de Trabajo

- Procedimientos Sistema de Gestión de la Calidad.

- Indicaciones del Director General AGESP o Dtor. Territorial Centro AGESP.

Norma de Estructura Organizativa

- Reglamento Funcional de la entidad.

- Manual de Control Interno de la entidad.

- Precisión documentada mediante organigrama, de la estructura organizativa, con análisis de eficiencia y eficacia.

- Procedimientos Sistema de Gestión de la Calidad.

Norma de Asignación de Autoridad y Responsabilidad

- Decretos Leyes 196 y 197/1999, con las modificaciones del Decreto Ley 251/2007.

- Reglamento Funcional de la entidad.

- Reglamento Disciplinario Interno.

- Normas Sobre la Unión y la Empresa Estatales aprobadas por Acuerdo del CECM en abril/88.

- Deberes funcionales de los cargos, dispuestos por la norma legal correspondiente.

- Resoluciones 8/2005 y 26, 27, 28 y 29 del 2006 y 21/07 del MTSS.

- Resolución No.2/2001 MININT.

Norma de Políticas y Prácticas en el Personal

- Resolución No.2253/2005 MEP “Indicaciones para la Contratación Económica”.

- Decreto Ley No.15/78 “Sobre la Contratación Económica”.

- Decreto Ley No.176/1997 y Resolución Conjunta 1/97 TSP-MTSS.

- Decretos Leyes Nros.196 y 197/99 y 236/2004, Tratamiento a Cuadros, Dirigentes y Funcionarios.

- Ley No.59/87 “Código Civil”.

- Ley No.49/84 “Código del Trabajo”.

- Reglamento Disciplinario Interno.

- Procedimientos Sistema de Gestión de la Calidad.

- Resoluciones 8/2005 y 26, 27, 28 y 29 del 2006 del MTSS.

Norma de Comité de Control

- Resolución No.297/2003 del MFP.

- Existencia del Comité de Control constituido, con evidencias de su funcionamiento sistemático.

COMPONENTE DE EVALUACIÓN DE RIESGOS

Normas de Identificación de los Riesgos, Estimación de los Riesgos, Determinación de los Objetivos de Control y Detección del Cambio de la Resolución No.297/2003 del MFP.

COMPONENTE DE ACTIVIDADES DE CONTROL

Norma de Separación de Tareas y Responsabilidades

- Procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad.

- Actividades de control vinculadas a los diferentes sub sistemas de contabilidad, enmarcadas en el Anexo de la Resolución No.297/2003 del M.F.P.

- Procedimiento y Normas establecidas en el Manual de Contabilidad Interno de la entidad, en correspondencia con lo previsto en la Resolución No.54/2005 del MFP, a partir del 1ro de septiembre del 2006.

- Manual de Control Interno de la entidad.

- Indicaciones del Director General o Territorial de AGESP.

Norma de Coordinación entre Áreas.

- Resolución No.297/2003 del MFP.

- Evidencias de la concertación documentada de las prestaciones recíprocas de colaboración entre las diferentes áreas de la entidad.

- Manual de Control Interno de la entidad.

Norma de Documentación

- Resolución No.297/2003 del MFP.

Norma de Niveles Definidos de Autorización

- Reglamento Funcional de la entidad.

- Procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad.

- Reglamento Interno de Seguridad y Protección Física, según Decreto Ley No.186/98.

- Resolución No2/2001 MININT “Reglamento del Sistema de Seguridad Física”.

- Sub Sistemas del Perfeccionamiento Empresarial.

- Procedimiento Sistema de Gestión de la Calidad.

- Indicaciones del Director General AGESP o Territorial Centro.

-

Norma de Registro Oportuno y Adecuado de las Transacciones y Hechos

- Resolución No.54/2005 del MFP, Manual de Contabilidad Interno de la entidad, a partir del 1ro de septiembre del 2006.

- Actividades de control vinculadas a los diferentes sub sistemas de contabilidad, incluidas en Anexo de la Resolución No.297/2003 del MFP.

- Resolución No.59/2004 del MINCIN “Reglamento de Logística de Almacenes”.

- Resolución No.2253/MEP “Indicaciones Contratación Económica”.

Norma de Acceso Restringido a los Recursos, Activos y Registros

- Reglamento Interno de Seguridad y Protección Física, según Decreto Ley No.186/98.

- Resolución No2/98 MININT “Reglamento del Sistema de Seguridad Física”.

- Procedimientos Sistema de Gestión de la Calidad.

- Indicaciones del Director General AGESP o Territorial Centro.

Norma de Rotación del Personal

- Resolución No.297/2003 del MFP.

- Procedimiento PG-24 del Sistema de Gestión de la Calidad.

- Indicaciones del Director General AGESP o Territorial Centro.

- Principios Éticos de AGESP.

Norma de Control del Sistema de Información

- Sistema de Información de la entidad.

- Procedimientos Sistema de Gestión de la Calidad.

Norma de Control de la Tecnología de Información

- Resolución No.6/1996 del MININT

- Resolución No.204/1996 del SIME

- Resolución 127/2007 del MIC.

- Reglamento de Seguridad Informática de la entidad.

- Plan de Emergencia de Seguridad Informática de la entidad.

Norma de Indicadores de Desempeño

- Resolución No.8/2005 del MTSS “Reglamento General Sobre Relaciones Laborales”.

- Resolución No.21/2007 del MTSS.

- Procedimientos del Sistema de la Calidad

Norma de Función de Auditoria Interna Independiente

- Resolución No.297/2003 del MFP.

- Normativas dictadas por el Ministerio de Auditoria y Control.

COMPONENTE DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Normas de Información y Responsabilidad; Contenido y Flujo de la Información; Calidad de la Información; Flexibilidad al Cambio; Sistema de Información; Compromiso de la Dirección; Canales de Comunicación y Comunicación de Valores Organizacionales y Estrategias, según su identificación en el Sistema de Información y Comunicación de la entidad, con las evidencias correspondientes de su puesta en practica según lo previsto en la Resolución No.297/2003 del MFP.

COMPONENTE DE SUPERVISIÓN Y MONITOREO

Normas de Evaluación del Sistema de Control Interno, Eficacia del Sistema de Control Interno, Auditorias al Sistema de Control Interno, Validación de los supuestos Asumidos y Tratamiento de las Deficiencias Detectadas, expresadas en el Plan de Acción elaborado por la entidad, en el que se cumplen requisitos que evidencian la realización de acciones continuadas de supervisión a cada una de las Normas y Componente del Sistema de Control Interno durante el año, las evaluaciones realizadas, las medidas preventivas o correctivas aplicadas, los puntos o áreas claves seleccionadas que posibiliten el comportamiento real de los riesgos estimados económicamente, de modo integrado, en el propósito de verificar el grado de eficacia del Control Interno, todo ello derivado de la propia Resolución No.297/2003 del MFP.

Como se puede apreciar, asignar las normas legales cubanas aplicables a cada Norma y Componente de la Resolución No.297/2003 del M.F.P, en un proceso de constantes cambios y de atemperamiento a nuevas reglas o criterios de medida, ha devenido el marco teórico imperativo que posibilitó el ejercicio de las comprobaciones prácticas a ejecutarse en cumplimiento de las acciones de supervisión previstas en el Plan Único de Supervisiones al Control Interno, las que pautan o signan el grado de cumplimiento que se alcanza en sus diferentes esferas de actuación por parte de los trabajadores implicados en su desempeño y que en definitiva, posibilitan la integración de los diferentes eslabones organizacionales en la consecución de los objetivos estratégicos propuestos por la entidad en un período determinado

SITUACION PROBLEMÁTICA:

La necesidad de dotar metodológicamente a la organización de procedimientos y técnicas que posibilitaran la aplicación de los principios del Control Interno, constituyó necesidad impostergable con la entrada en vigor de la Resolución No.297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios, pues aún cuando se disponía de personal especializado en el cumplimiento de acciones de supervisión al estado ejecutivo de las técnicas de servicios propios de la actividad de seguridad y protección que constituyen el fundamento existencial de la entidad, con la correspondiente planificación y con una metodología amparada en la certificación del Sistema General de Calidad bajo las Normas ISO 9001-2000, se imponía su integración en el contexto de un Sistema de Control Interno vertebrado en 5 Componentes y 35 Normas, garantizándose mayor integralidad y su cumplimiento, tratándose de una normativa legal de carácter imperativo para todas las entidades estatales, con énfasis en la introducción en el proceso de un procedimiento metodológico para la gestión de los riesgos, internos y externos y la planificación anual de las acciones de control que posibilitaran validar los supuestos asumidos por la entidad de modo dialéctico, atemperados a los cambios del entorno administrativos del sector del transporte.

PROBLEMA CIENTIFICO:

En virtud del escenario anteriormente descrito, la tarea investigativa demostró, ante todo, la necesidad de crear una metodología que garantizara la integración al proceso del Plan Único de Supervisiones al Sistema de Control Interno, sin antecedente alguno en su concepción y que incluyera tareas específicas desagregadas mensualmente que satisfacieran los requerimientos expuestos en la Resolución No.297/2003 del M.F.P y se garantizara el ejercicio de acciones de supervisión continuadas del estado de cumplimiento del Sistema de Control Interno.

HIPOTESIS:

Con la concepción metodológica señalada, la hipótesis a demostrarse se expresaba en la pertinencia del cumplimiento del Componente de Supervisión y Monitoreo de la Resolución No.297/2003 del M.F.P con resultados sustentables que avalaran el cumplimiento de los objetivos de confiabilidad en la información, eficiencia y eficacia en las operaciones, la maximización del uso racional de recursos y el cumplimiento de lo legalmente establecido en la entidad y ello ha resultado confirmado a partir de los resultados certificados por las Auditorias Financieras ejecutadas por CANEC S.A durante los años 2007 y 2008, tomados como períodos referenciales y por la aplicación y generalización de sus premisas en los Territorios y Agencias de Base de Occidente, Puerto Habana, Centro Este y Oriente y en la Dirección General de la Agencia General de Seguridad y Protección del Ministerio del Transporte, con sede en la Ciudad de la Habana, como resultado de su presentación en el Fórum de Ciencia y Técnica de AGESP del año 2007.

DESARROLLO

Por otra parte, dentro del Componente de Supervisión y Monitoreo, cuyo contenido y Normas se expresan en los numerales 3.5, 3.5.1 y 3.5.2 de la norma legal, se inscribe la confección de un Plan de Acción que contemple la ejecución de acciones que posibiliten el cumplimiento de 8 requerimientos básicos:

 Alcance de la evaluación.

 Las Actividades de supervisión continuadas existentes.

 Las tareas de los auditores internos y externos.

 Áreas o asuntos de mayor riesgo.

 Programas de evaluaciones.

 Evaluadores, metodología y herramientas de control.

 Presentación de conclusiones y documentación de soporte.

 Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes.

El conjunto de la aplicación de estos requerimientos deberá encaminarse a la implantación, en lo fundamental, de las 5 Normas del Componente:

 Evaluación del Sistema de Control Interno, en el propósito de instrumentar actividades continuas y la ejecución de evaluaciones puntuales de los resultados obtenidos.

 Eficacia del Sistema de Control Interno, con el objetivo de proporcionar a la autoridad competente el alcance del concepto de seguridad razonable en la eficiencia y eficacia de las operaciones, confiabilidad en la información, el control de los recursos de todo tipo y el cumplimiento de las políticas y disposiciones establecidas.

 Auditorias del Sistema de Control Interno, basadas en normas y procedimientos generalmente aceptados.

 Validación de los supuestos asumidos, a partir del empleo de técnicas de control eficaces que posibiliten el cotejo actualizado de cada supuesto a tenor de los cambios impuestos por los procedimientos y la legislación vigente.

 Tratamiento de las deficiencias detectadas, como acciones preventivas o correctivas a ejecutarse por la autoridad competente en el propósito de corregir las desviaciones detectadas.

Para exponer, aunque de modo sucinto, la manera en que se encuentran implícitos en el diseño del Plan Único de Supervisiones al Sistema de Control Interno cada uno de los 8 requerimientos básicos, procederemos a la exposición de cada uno de manera puntual:

 Alcance de la evaluación.

Este requerimiento básico supone, como expresión de su alcance, el tiempo y el espacio que deberán abarcar las medidas contempladas en el Plan. En cuanto al primero, el concepto evaluativo rector parte de la esencia anual de la aplicación del Sistema de Control Interno, por lo que deberá incluir la totalidad del período y hasta su término, con la confección del Plan.

En cuanto al espacio, el alcance se encuentra determinado por la inclusión de cada área o subdivisiones estructurales en que se encuentra dividida la entidad en cuestión, desde la Dirección General, los Territorios y las Agencias subordinadas, en correspondencia con la totalidad de las medidas previstas en el cronograma de implantación, el cual deviene el derrotero de cada una de las acciones de control previstas en el Plan.

 Las actividades de supervisión continuadas existentes.

En cuanto a éste requerimiento, el Plan define de modo preciso, ejecutantes, responsables y fecha de ejecución de cada una de las actividades de supervisión previstas, resultando necesario destacar que no basta con incluir las actividades de control administrativo y económico dadas por las sesiones de trabajo de los órganos colegiados de dirección (Consejos de Dirección, Consejillos, Asambleas de Eficiencia Económica, de Afiliados y otras) o por el cumplimiento de informaciones estadísticas, sino que resulta indispensable incluir las actividades de monitoreo, planificadas y no planificadas, en todas las actividades que se cumplen de ordinario en la organización.

 Las tareas de los supervisores internos.

En el Plan deberán precisarse los objetivos y tareas que deberán ejecutar los supervisores y demás ejecutantes, y en su diseño, se observará el empleo por éstos de las diferentes técnicas aplicables, entre las que se encuentran la aplicación de cuestionarios, encuestas, muestreos representativos y otras que posibiliten el alcance de fidelidad en los registros alcanzados, informaciones veraces y profesionalidad en el desempeño de cada supervisor.

 Áreas o asuntos de mayor riesgo.

En correspondencia con la determinación, en el Componente de Evaluación de Riesgos, de los puntos clave o de mayor riesgo, las acciones incluidas en el Plan deberán jerarquizar éstos dentro de su alcance, por resultar decisivo para la buena marcha del Sistema de Control Interno en su conjunto la aplicación en éstos de las acciones preventivas o correctivas que se deriven con inmediatez, a partir del logro de la detección oportuna de las desviaciones detectadas.

 Programas de evaluaciones.

Las acciones comprendidas dentro del Plan suponen la aplicación de un diseño de revisión donde se conjuguen la táctica y estrategia como elementos integrantes de la política de control trazada por la dirección de la entidad y ello se materializa en el modo en que se habrán de ejecutar las evaluaciones, la frecuencia y método utilizado en la revisión de cada medida comprendida en el Sistema de Control Interno, lo cual se integra en la programación que se determine en cada caso.

 Evaluadores, metodología y herramientas de control.

El Plan deberá incluir, en correspondencia con éste requerimiento básico, la evaluación de los resultados de las acciones ejecutadas, con la aplicación de metodologías que garanticen la validez y oportuna comunicación de las deficiencias detectadas a la dirección de la entidad y si se cumple con el concepto de activa y participativa integración de todos los trabajadores en el proceso de cumplimiento de cada operación y el alcance de seguridad razonable en el Sistema.

 Presentación de conclusiones y documentación de soporte.

Este requerimiento se expresa en la presentación documentada de los resultados de las acciones contempladas en el Plan, para lo cual se deberá prever con periodicidad mensual la presentación de un Informe ante el Consejo de Dirección o de Administración en el nivel de que se trate (Dirección General, Territorio y Agencia), que resuma los resultados alcanzados, como mecanismo que garantice la precisa y oportuna comunicación de las deficiencias detectadas a las autoridades competentes de la adopción de las medidas correctivas y preventivas pertinentes.

 Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes.

Este requerimiento entraña el carácter sistemático que deberán caracterizar las acciones contempladas en el Plan, en el propósito de garantizar la irreversibilidad del Sistema de Control Interno a partir de la aplicación de las medidas correctivas que solucionen las desviaciones detectadas, para lo cual se incluirán en el Plan acciones destinadas al análisis de los resultados alcanzados con propuestas concretas de las medidas correctivas y preventivas a aplicarse, evaluando su eficiencia y eficacia y a partir de la adopción de acuerdos por el Consejo de Dirección o del Consejo de Administración, según el nivel correspondiente, se propiciará el seguimiento de su cumplimiento, como acción administrativa de carácter directivo e imperativo del máximo órgano colegiado de dirección.

El Plan de Acción, implícito dentro del Componente de Supervisión y Monitoreo de la Resolución No. 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios, es la expresión concentrada y documentada de los resultados que se alcanzan en un momento determinado en la aplicación del Sistema de Control Interno en los diferentes niveles estructurales de la organización, globalizando de manera participativa, las acciones de control y supervisión en todos los niveles erigiéndose en insustituible herramienta de control y comunicación que posibilita al Consejo de Dirección o de Administración y a su máxima dirección administrativa, el conocimiento oportuno de las deficiencias que presenta el Sistema de Control Interno.

A continuación, exponemos la planeación de las acciones de supervisión y monitoreo a cada una de las Normas, con un formato que en su concepción metodológica, garantiza el cumplimiento de los 8 requerimientos legales que debe cumplir el Plan de Acción del Componente de Supervisión y Monitoreo, a modo de muestra representativa del Plan de cada mes:

MES DE ________

No. Acción de Supervisión Norma y Componente Punto Clave. Evaluación

B, R, M Técnica Aplicada Ejecuta Responsable Fecha

P R

METODOLOGIA DEL PLAN UNICO DE SUPERVISIONES AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Columna 1: Número de orden consecutivo.

Columna 2: Descripción de la acción de supervisión a ejecutarse, con la definición implícita del objetivo propuesto.

Columna 3: Relación existente entre la acción de supervisión y la medida específica del cronograma, considerando que las mismas deben resumir la aplicación de cada una de las 35 normas previstas en la norma legal. En caso de apreciarse que alguna de las normas no se encuentra expresada en medida alguna del cronograma inicial de implantación, resultará necesario proceder a la realización de una acción de supervisión a la ejecución con la inclusión de la medida que corresponda.

Columna 4: Área o puntos sensibles de interés a incluirse en la acción de supervisión prevista, (Agencias, Departamentos, Objetivos, etc) en correspondencia con el monitoreo de cada Norma y Componente, con énfasis de aquellas áreas de mayor riesgo.

Columna 5: Evaluación otorgada, una vez practicadas las técnicas de auditoria que posibilitan objetividad en los resultados. Los parámetros son los siguientes: Bien, entre 85% y el 100% de correspondencia cuantitativa y cualitativa de los resultados alcanzados en el supuesto asumido con la medida; Regular, entre el 70% y el 84% de correspondencia cuantitativa y cualitativa de los resultados alcanzados en el supuesto asumido con la medida y Mal, con menos del 70% de alcance cuantitativo y cualitativo de los resultados esperados con el supuesto asumido por la medida del cronograma.

Columna 6: Técnicas de auditoría aplicables, en correspondencia con la naturaleza de la medida del cronograma y la acción de supervisión dispuesta y las que se enmarcan en exámenes de documentos y expedientes y su cotejo con las normas y reglamentos para verificar el cumplimento de lo legislado específicamente, así como la aplicación de observación especializada, entrevistas, encuestas, etc, todo ello en el alcance de la muestra porcentual dispuesta en el área o unidad en cuestión.

Columnas 7 y 8: Miembros del Comité de Control Interno designados para la ejecución de la acción y el responsable designado de su cumplimiento. También, en las entidades que disponen de Auditores Internos, procede su designación.

Columnas 9 y 10: Referencia de la fecha de cumplimiento de la acción, tanto en su planificación como en su ejecución real, respectivamente.

METODOLOGIA DE LOS INFORMES MENSUALES DE RESULTADOS DE LAS SUPERVISIONES AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

A continuación y en correspondencia con el cumplimiento de lo previsto en el Plan Único de Supervisiones al Sistema de Control Interno, una muestra correlativa de los Informes Mensuales de Resultados de las Supervisiones Ejecutadas durante el primer semestre del año 2008, en correspondencia con el cumplimiento de las medidas contempladas en el Plan, en cuanto a número, temática inscrita en la Norma y Componente específico, actuantes y resultados alcanzados, todo lo cual se expone a la consideración del Consejo de Dirección del Territorio Centro, a fin de su examen y la aprobación de las propuestas de medidas correctivas o preventivas, de manera que con la adopción del acuerdo que corresponda, se garantiza el cumplimiento de las Normas de Tratamiento de las Deficiencias Detectadas y de Validación de los Supuestos Asumidos, pues los resultados demuestran con elocuencia, la perentoria necesidad de control sistemático de cada procedimiento y instrucción de trabajo del sistema de calidad vigente, así como de las leyes, decretos leyes, decretos y demás resoluciones que integran el entramado de normativas que devienen los criterios de medida acertados en la ejecución de cada operación administrativa y las que definen, en definitiva, si se alcanza eficiencia, eficacia y calidad, por parte de sus ejecutores y las calificaciones que se otorgan, sustentadas en resultados de rango de aceptabilidad, suponen el énfasis o prioridad que la alta dirección de la organización deberá prestar a la solución de cada problema, pues la calificación de Mal es reflejo de acciones u omisiones negativas detectadas en el proceso de supervisión que imponen una actuación correctora administrativa inmediata que restablezca el quebrantado ordenamiento de la organización en un aspecto. Los miembros del Comité de Control actuantes auxiliados metodológicamente de las correspondientes listas de chequeo contentivas de los aspectos objeto de control, comunican de modo documentado a la persona responsable mediante el Modelo de Supervisiones, la síntesis de los resultados que posteriormente engrosarán el Informe Mensual de Resultados de las Supervisiones Ejecutadas, lo cual posibilita, a priori, su accionar solucionador.

CONCLUSIONES:

El presente trabajo, resulta expresión de la aplicación de experiencias vivenciales, tanto positivas como negativas, que en el proceso de implantación de la Resolución No.297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios transitaron entidades del Ministerio del Transporte de diferentes uniones y grupos empresariales de todo el país, empeñadas en el alcance de metodologías y procedimiento eficaces en la interpretación y correcta aplicación de la mencionada normativa legal y si algún mérito pudiera conferírsele, éste radicaría en la demostrada eficacia en el alcance de seguridad razonable en la confiabilidad de la información, la eficiencia y eficacia de todas operaciones que se despliegan en la entidad referida, el ahorro de recursos de todo tipo y el cumplimiento de lo legalmente establecido en la misma, a partir de lo resultados alcanzados en el monitoreo interno de la propia organización en sus niveles Territorial y de las provincias de Matanzas, Cienfuegos, Villa Clara y Sancti Spíritus y por las auditorias externas de que ha sido objeto la Agencia General de Seguridad y Protección “Senén Casas Regueiro”, del Ministerio del Transporte, todo ello en un contexto de la imperfección que preside cada obra humana y en la certeza de que las precisiones críticas que se formulen contribuirán, de manera inequívoca, a la consolidación de los resultados actuales y al perfeccionamiento de la labor integrada de todos los trabajadores liderados por la Dirección en un empeño de clara receptividad ante el reclamo de la máxima dirección del país de garantizar en cada centro laboral la existencia de principios y normas de rigurosa actuación en las esferas del Control Interno, como soporte de confiabilidad en el control económico contable que en su ejecución posibiliten la detección, enfrentamiento y accionar preventivo y correctivo y la solución de cada deficiencia o fisura que aflore en el proceso de constante monitoreo de las Normas y Componentes, con un enfoque endógeno a tono con el pronunciamiento refrendado en la Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba y si apenas en un ápice éste trabajo contribuye a tales propósitos, el objetivo habrá sido alcanzado.

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA:

1 Cordovés Capote, Gabriel. El control interno y el control. Revista de Auditoría y Control. 1(1): 21-28, 2000

2 Estrada Santander, José L. Diccionario Económico. – La Habana: Editora Política, 1987. –

3 López Toledo Martha. Control Interno – Cuba, 2003. – p1-38

4 Ministerio de Auditoría y Control. Resolución 13/06. – La Habana: Ministerio de Auditoría y Control, 2006.

5 Ministerio de Finanzas y Precios. Resolución 297/03: - La Habana: Ministerio de Finanzas y Precios, 2003

6 Núñez López, Aurelio. Control Interno. Análisis de Riesgos. Revista de Auditoría y Control. 3(5): 1-11, 2002

7 Perfeccionamiento de la Actividad Económica del MES. – La Habana: MES, 2002. -p 198-216

8 Principios Básicos de Auditoría. – 4. ed. -/ Arthur W. Halmes

9 Wood Fonseca, Guillermo. El control es el hombre. Revista de Auditoría y Control. 2(4): 37-45, 2001

10 Manual de Control Interno de AGESP-MITRANS.


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