"Contribuciones a la Economía" es una revista académica con el
Número Internacional Normalizado de Publicaciones Seriadas
ISSN 1696-8360

 

DEBILIDADES EN EL AMBIENTE DE TRABAJO QUE AFECTAN EL CONTROL INTERNO

 

Maileny Bacallao Horta (CV)
informatico@vcl.ausa.cu
 

Resumen.

Este trabajo muestra la investigación realizada sobre el Sistema de Control Interno en instituciones de salud, con el fin de determinar las debilidades presentes en su ambiente de trabajo. La razón por la que se concibe se debe al aumento de las deficiencias detectadas en las auditorías realizadas; esto coincide con el proceso de perfeccionamiento hospitalario o de excelencia lo que motivó lagunas en el sistema de control, sin que se previera incorporar medidas para corregir sus desviaciones.

En el mismo se expone las posibles manifestaciones que pueden generar desviaciones en los procesos, destacando mediante el método utilizado, las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades (DAFO) que resultan, de modo que valida su efectividad. Se presentan las Guías utilizadas para evaluar el ambiente de trabajo; adoptando como referencia la Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios. Fue necesaria la aplicación de diferentes instrumentos para el diagnóstico de la situación actual, para ello se tuvo en cuenta el realizado para el Perfeccionamiento Hospitalario en sus dos etapas.
 

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Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:
Bacallao Horta, M.: "Debilidades en el ambiente de trabajo que afectan el control interno" en Contribuciones a la Economía, mayo 2009 en http://www.eumed.net/ce/2009a/

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1. Desarrollo.

Las condiciones específicas que se señalan a continuación podrían indicar la presencia de debilidades en el ambiente del control interno, que aún cuando no las abarque todas, el auditor debe considerar:

- Estilo de trabajo de la administración.

- Estructura orgánica de la institución o entidad.

- Métodos para asignar autoridad y responsabilidad.

- Seguimiento y sistematicidad.

- Efectividad del trabajo de auditoría interna.

- Política laboral.

- Métodos de control sobre el cumplimiento de la legislación establecida y regulaciones.

Estilo de trabajo de la administración.

El estilo de trabajo de la administración se refleja en los controles internos y en todo el ambiente general del funcionamiento en una entidad determinada, teniendo en cuenta este precepto las debilidades en este aspecto se pueden reflejar en:

- Mostrar una actitud agresiva o poco racional para la toma de decisiones o ante los riesgos que se presenten, que pueden reflejarse también desde el punto de vista contable.

- Una administración resistente y justificativa ante las recomendaciones de los auditores internos, tanto en tareas de la contabilidad, como de control administrativo u otros.

- Lentitud para dar respuesta ante situaciones de crisis en las áreas económica, financieras y administrativas.

- El empleo y elaboración de informaciones imprecisas o poco confiables.

- Inestabilidad y falta de atención al personal de las áreas económicas y administrativas.

- Sobrevaloración o subestimación de los estados financieros y los resultados que estos arrojan y falta de análisis objetivo de los mismos.

- Falta de claridad, honestidad o celeridad durante el ejercicio de la auditoría, debido a falta de documentación, respuestas evasivas o desconocimiento.

- Comprometimiento de la administración con las causas que originan el descontrol.

Estructura orgánica de la institución.

Cuando la estructura orgánica no se ha aprobado en Directiva por más de 6 meses, sucede que será una fuente de incertidumbre y limitará su respuesta a las complejidades de sus funciones y operaciones, por tanto:

- Inhibe la segregación de funciones para lo que fue creada.

- Cuando se producen cambios de estructura administrativa, pueden derivarse de éstos desorden en la organización.

- La delegación de la responsabilidad y autoridad es inapropiada.

- La falta de definición y comprensión de la autoridad existe en todos los niveles de la organización.

- Falta de supervisión y control del trabajo que se realiza.

- Exceso de carga de trabajo, ya que la plantilla no se encuentra cubierta.

- Procedimientos no establecidos o inadecuados.

- Impide el inicio, registro y mantenimiento de las operaciones y la custodia sobre los activos.

- Los nuevos cambios en la estructura pueden ocasionar que las responsabilidades operativas no coincidan con la división de las funciones.

- La incompetencia o falta de experiencia del personal de las áreas económicas y otras, sobre quien recae la responsabilidad del registro de las operaciones.

- Actividades dirigidas y controladas por una sola persona.

Métodos para asignar responsabilidad y autoridad.

- Cuando las estructuras de una institución no son adecuadas, se dificulta o se hace imposible la asignación correcta de las responsabilidades y con ello la delegación de la autoridad, en especial para aquellos asuntos relacionados con: objetivos, metas y funciones operativas.

- No permite la descripción correcta del trabajo de sus especialistas y la adecuación de las funciones y responsabilidades de cada uno.

Seguimiento y sistematicidad.

Son condiciones que pueden afectar el control interno, toda vez que señalan debilidades que por sí solas afectan directamente los resultados y eficiencia del trabajo, entre ellas se pueden señalar:

- La administración no está suficientemente clara del control que debe ejercer en la ejecución de las distintas actividades.

- Los métodos para el control administrativo son inadecuados para investigar las situaciones imprevistas o inusuales y decidir las acciones oportunas para corregirlas.

- La administración carece de la suficiente visión para ocuparse de que se cumpla con efectividad la política establecida para el desarrollo del trabajo en cuanto a los sistemas contables y el control interno.

- La administración no le da el debido tratamiento a las notificaciones que se le hacen por parte de inspectores y auditores, ya sean internos o externos, incluyendo aquellas derivadas de errores y deficiencias detectadas que puedan llegar a constituirse en graves violaciones.

- La administración no confecciona plan de medidas, en algunos casos, por tanto no existe tampoco el seguimiento que debe derivarse del mismo.

- No se cumple el plan de medidas planteado por la administración y no se le da seguimiento e información de su cumplimiento como está establecido.

- Efectividad del trabajo de auditoría interna. Cuando este no cumple las directivas, normas y principios sucede que: El proceso de exploración de un trabajo de auditoría, no existe o no es lo suficientemente profundo, para que permita al auditor interno concentrarse en los objetivos que se propone.

- Las auditorías propuestas, no han tenido el enfoque adecuado hacia las áreas de más complejidad.

- Los auditores se hacen responsables de toma de decisiones operativas para poder controlar el trabajo en las áreas contables o administrativas objeto de auditoría, contrarias a sus funciones de contrapartida.

- No se cumple con rigor lo establecido en las resoluciones, referida a las Normas de Auditoría que miden el trabajo a ejecutar.

- Los procesos de supervisión y revisión no existen o son inapropiados, o no se revisan las conclusiones y el informe.

- Los papeles de trabajo, programas de auditoría y demás evidencias del trabajo realizado son incompletos y no logran servir de soporte a los resultados.

Política laboral.

Cuando no se cumple con el reglamento establecido en la selección del personal especializado, se pueden valorar las siguientes debilidades:

- La selección del personal es inadecuada.

- Son insuficientes los procedimientos para avalar el acceso de los nuevos trabajadores, promociones, traslados, etc.

- No existen o son insuficientes los programas de capacitación técnica y superación profesional.

- No existe claridad en el calificador del cargo y contenido de trabajo, como obligación al acceder a una plaza técnica o administrativa.

- Los trabajadores no conocen los procedimientos y regulaciones establecidas para sus áreas o la institución.

- No se controla el trabajo de los técnicos, especialistas y otros por sus respectivos jefes intermedios, ni de éstos por los principales administrativos.

- Métodos de control sobre el cumplimiento de leyes y reglamento. Estas debilidades son frecuentes en procesos actuales.

- Los reglamentos, circulares, leyes y decretos leyes, aplicables a su actividad y vigentes, se ignoran por los directivos y especialistas.

- No existen mecanismos propios creados que utilicen para autoevaluarse y controlar sus propias dificultades.

- Los directivos descuidan su reacción ante los casos que se identifican de incumplimientos o violaciones de lo legislado, aún cuando estas estén reflejadas en las auditorías internas o externas y se destaquen por ser repetitivos.

- La administración se refleja renuente a proveer de las evidencias necesarias para evaluar los hechos.

- Son débiles las políticas que se aplican para promover el cumplimiento de lo legislado.

2. Conclusiones.

Con la culminación de este trabajo se pudo arribar a las siguientes conclusiones:

 Se logra exponer las posibles manifestaciones que pueden generar desviaciones en los procesos, tomando como base referencial la Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios, con vistas a elevar la eficacia, eficiencia y economía del trabajo en las instituciones de salud. Las condicionantes evaluadas, vinculadas entre sí, generan una sinergia y forman un sistema integrado que responde de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno.

 A partir de lo anterior se realiza, de forma global, un análisis de las amenazas y debilidades del sistema; concretando, en el ambiente de trabajo, las condiciones específicas, las que el auditor tiene que considerar. Las que tienen solución, porque las fortalezas y oportunidades actuales lo propician.

 La alta Dirección así como los trabajadores no tiene pleno conocimiento sobre los componentes relacionados con un Sistema de Control Interno, así como en materia de gestión del cambio y riesgos.

3. Bibliografía.

1. Cooper and Lybrand. Serie Control interno, auditoría y seguridad informática, “Control Interno: Las distintas responsabilidades de la Empresa. Diario Expansión. España. 2002.

2. González,D., Ramiréz, A., González, B., Torres, A., Ruiz, J. Metodología para la investigación científica: Guías para la elaboración del diseño de la investigación. Compendio I y II. Escuela Superior “Aridez Estévez Sánchez”. Centro de investigación y Docencia. 2008.

3. Resolución 297. Ministerio de Finanzas y Precios.2003.

4. Miranda, A., de, Torras, O. , González, J. Auditoría de las Empresas. Tomo I, Cuba, Editorial Combinado Poligráfico Juan Marinello. 1982.

5. Prevención de riesgos laborales. Vocabulario. ONN. 76: 2000.

6. Prevención de riesgos laborales. Reglas generales para la implantación de un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. ONN. 74:2000.

7. Prevención de riesgos laborales. Reglas generales para la evaluación de los sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Proceso de auditoría. ONN. 75:2000.

8. Wood, G. El control es el hombre, revista Auditoria y control, MAC, Cuba.2007.

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